Кто должен осуществлять контроль место нахождения работников

Обновлено: 19.05.2024

Не все выездные сотрудники одобряют контроль своего местоположения во время рабочего дня и даже называют его незаконным. Давайте подробно разберемся, можно ли отслеживать местоположение сотрудников, нужно ли оформлять для этого документы, и как повысить лояльность команды к новому инструменту.

Контроль местоположения сотрудников с точки зрения закона

В Трудовом кодексе нет прямых упоминаний о контроле местоположения сотрудников с помощью технических инструментов. Но можно руководствоваться тем, что GPS-слежение ведется в рамках трудовой деятельности, в которой подразумевается контроль со стороны работодателя.

По закону, работодатель вправе отслеживать фактически отработанное время и контролировать исполнение обязанностей.

Для этих целей и разработано мобильное приложение. Сервис для управления сотрудниками выступает как инструмент выполнения функций руководителя.

Как подготовиться к отслеживанию местоположения сотрудников

Трудовой кодекс РФ не предусматривает оформление видов контроля работодателем. Так как в связи с внедрением нового инструмента у сотрудника не появится новых дополнительных задач, вносить изменения в трудовой договор или внутренние документы необязательно.

Чтобы избежать непредвиденных ситуаций, лучше получить согласие команды на использование системы контроля местоположения сотрудников. В нашей инструкции по мобильному приложению есть возможность поставить подпись и подтвердить, что сотрудник ознакомился с документом. Этого будет достаточно для того, чтобы начать использование нового инструмента.

Документальное оформление

Если вы планируете прописать использование приложения с GPS-трекером во внутренних документах, воспользуйтесь нашим списком. В нем — перечень документов и данные, которые нужно указать.

Во-первых, в локальном документе (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) пропишите использование GPS-системы на корпоративных или личных устройствах: смартфонах или планшетах. Укажите, что это нужно для определения местоположения сотрудников во время рабочего дня. Не забудьте прописать пункт о том, что GPS-трекер должен быть включен в часы работы.

Во-вторых, в приказе обозначьте сотрудника, ответственного за сбор и обработку сведений о местоположении. Это может быть непосредственный руководитель, технический специалист или сотрудник отдела кадров. Конечно, если команда использует не только GPS-трекинг, но и остальные функции мобильного приложения, чаще всего местоположение контролирует непосредственный руководитель.

В-третьих, в положение о персональных данных внесите изменения, связанные с новым инструментом. Стандартно для этого указывают:

сведения, что для работы используется GPS-трекер,
порядок обработки информации (сбор, хранение, использование),
цель использования инструмента,
сроки хранения информации,
данные о том, передаются ли сведения третьим лицам,
каким образом осуществляется защита получаемой информации,
ответственных за сбор и обработку информации сотрудников.

В-четвертых, подготовьте лист ознакомления, которым вы уведомите сотрудников об отслеживании местоположения. В документе укажите названия актов и реквизиты приказов, их утвердивших.

После выполненных шагов вы можете начать контроль местоположения сотрудников с помощью GPS в мобильном приложении.

Как презентовать новый инструмент команде

Удобный планировщик дел. Информация обо всех рабочих процессах содержится в смартфоне или планшете: задачи на день, оптимальные маршруты до объектов и данные о клиенте.
Онлайн обмен информацией. Нужные документы доступны сотруднику в любое время (накладные, презентации, инструкции), а мобильные формы позволяют легко передавать данные в офис и избежать бумажной отчетности.
Учет рабочего времени и пробега. Сервис автоматически фиксирует время и место выполнения задания, время в пути и продолжительность поездок. Значит, процесс отчетности и возмещения транспортных затрат будет прозрачнее и проще.

Дополнительные преимущества для сотрудников

Сотрудники, которые устанавливают мобильное приложение на личный смартфон, часто спрашивают, не отслеживает ли оно местоположение в личное время, и не следит ли за работой других приложений. Ответ однозначен: в нерабочее время контроль не ведется. Для этого в приложении предусмотрены:

Расписание. В мобильном приложении B2Field есть базовая функция — расписание, которое сотрудник может установить в соответствии со своим рабочим графиком. На время обеда и в конце рабочего дня трекер в B2Field выключится самостоятельно, и не будет отслеживать геопозицию, а затем автоматически запустится.
Ручное управление. Когда сотрудник досрочно заканчивает рабочий день или отпрашивается, он может вручную отключить GPS-отслеживание. Это будет будет автоматически зафиксировано в отчете о рабочем времени.

Контроль местоположения сотрудников с B2Field

Подведем итог: по Трудовому кодексу, контроль местоположения специалистов в рабочее время с помощью GPS-устройств разрешен. Однако работодателю нужно разъяснить сотрудникам, как собирается и используется информация об их местоположении. Это поможет повышению слаженности работы и точному учету расходов, включая компенсацию на топливо.

Удаленный режим работы вынуждает многих работодателей усиливать контроль над сотрудниками. Конечно, благодаря современным способам легко контролировать KPI сотрудников, сохранение конфиденциальности и соответствие внутренней политике. Однако не все средства хороши для достижения цели. Тотальный контроль может привести к необратимым последствиям.

Контроль ограничивает приватность сотрудников, что несет для компании репутационные и юридические риски. Чем больше контроля над сотрудниками, тем выше риски того, что он будет признан вторжением в личную жизнь. Законодательством предусмотрена уголовная ответственность за нарушение закона о персональных данных, поэтому вводить формы контроля следует с осторожностью.

Следует также учитывать, что в подобных ситуациях уклон в сторону интересов работников всегда больше. В том случае, если вы не поставите сотрудников в известность о контроле, то собранной информацией для привлечения к дисциплинарной ответственности воспользоваться не сможете.

Что делать, если контроль действительно нужен?

Хотим обратить ваше внимание, что контроль затрагивает одновременно несколько правовых режимов: персональные данные, сведения о частной жизни и тайну коммуникаций. У каждого режима — своя специфика, и с этим необходимо считаться. Все рекомендации внедрения мер контроля можно условно поделить на пять групп.

Правовое основание контроля

Итак, прежде всего, нужно убедиться, в согласии работников. Отметим, что это согласие должно распространяться на все данные, к которым есть доступ у работодателя.

Помимо этого, советуем убедиться, что под контроль попадает лишь трудовая деятельность работника. Для этого в локальных актах организации должны быть закреплены ограничения по использованию сотрудниками предоставленных им устройств в личных целях. Имеются ввиду звонки и переписки по личным вопросам с использованием рабочих гаджетов. В то же время, работники не должны использовать личную технику для решения рабочих вопросов.

Что делать, если работник не дает свое согласие на контроль? Конечно, работодатель может уволить такого сотрудника, ссылаясь на изменения в трудовом договоре, но если дело дойдет до суда, то последний, скорее всего, займет сторону работника. Поэтому рекомендуем вам заранее подготовить аргументы для персонала. Предупредите коллектив, что при отказе возникнут проблемы с выполнением трудовых обязательств, к примеру, пользованием корпоративной техникой.

Внутренняя регламентация контроля

Все правила и ограничения контроля необходимо закрепить в локальных актах компании, с которыми работники будут ознакомлены под роспись. В этих актах обязательно должна быть указана следующая информация:

способы контроля и его цели;
источники получения данных;
сроки их обработки;
права и обязанности работников, включая пункт не препятствовать контролю;
права и обязанности компании при соблюдении контроля;
юридические последствия для работников.

Контроль неизбежно связан с обработкой персональных данных, поэтому он должен осуществляться строго по законодательным нормам.

Обоснованность контроля

Адекватность каждого из способов контроля легко проверить с помощью одного вопроса. Насколько интересы и цели работодателя соответствуют масштабам ограничений прав сотрудников? Чтобы на него ответить нужно заранее подготовить аргументы. Контроль считается обоснованным, когда речь идет о сохранении коммерческой тайны, исполнении договора, защите передаваемой информации.

Возможно, контрольные меры стоит вводить постепенно, а к тотальному контролю переходить только при нарушении уже введенных мер.

Информирование работников о контроле

Практически всегда тайный контроль считается нарушением прав работника.

Отметим, что сотрудник должен знать не только о самом факте контроля, но и о его способах, целях, последствиях. Помимо ознакомления с актами под роспись, рекомендуем постоянно напоминать о контроле путем рассылок, постеров и всплывающих окон на рабочих устройствах. Некоторые меры, например, видеонаблюдение требуют дополнительного информирования.

Организационные меры

Для каждой категории работников потребуется разный уровень контроля. Понятно, что те работники, которые имеют доступ к конфиденциальной информации и коммерческой тайне могут контролироваться больше, чем остальные сотрудники.

Главным принципом контроля должно быть соблюдение тонкой грани между вмешательством и невмешательством. Чтобы обезопасить себя от рисков, вмешаться в частную жизнь сотрудников, рекомендуем обеспечить коллектив корпоративной связью и рабочей техникой.

Как отслеживают больных коронавирусом на домашнем карантине:

обзванивают граждан на изоляции;
посещают их;
через специальные мобильные приложения;
с помощью данных из сторонних источников;
иными способами.

Конкретный перечень мер, предпринимаемых для контроля за гражданами на изоляции, устанавливается субъектами РФ самостоятельно.

Что отслеживает Роспотребнадзор и другие органы

С началом мировой эпидемии коронавируса в повседневный лексикон российских граждан плотно вошло несколько новых терминов, в том числе понятия карантина и самоизоляции. Они не тождественны друг другу.

Карантин предполагает режим строгой изоляции гражданина от внешнего мира, правила карантина по контакту с коронавирусом предполагают, что лицо не контактирует ни с кем, кроме медицинских работников и ограниченного круга лиц, которые находятся на изоляции вместе с ним. При этом местом изоляции выступают как жилье пациента, если тяжесть течения его заболевания это позволяет, так и стационар.

Если говорить о том, кто должен быть на карантине по коронавирусу, то это лица, имеющие подтвержденный диагноз COVID-19 или контактирующие с больным, а также граждане, прибывшие в РФ из заграничной поездки и не получившие отрицательного теста на коронавирус. За его соблюдением следят Роспотребнадзор и другие уполномоченные органы. Важно понимать, сколько дней карантин по ковиду у контактных — 14 дней, если по истечении этого срока у человека не появилось тревожных симптомов, то он вправе прервать карантин.

Суть полной изоляции состоит в том, чтобы не допустить заражения других лиц от больного ковидом пациента, поэтому нарушать ее строго запрещается. Отсюда ответ на вопрос, в каких случаях можно выходить из дома при карантине — ни в каких, полная изоляция от здоровых людей — это то, ради чего карантин придуман.

В отличие от карантина, самоизоляция — это добровольный режим, которого вправе придерживаться здоровые люди. Самоизоляция предполагает максимальное сокращение социальных контактов — чем меньше человек общается с другими людьми, тем меньше риск заражения и, соответственно, передачи коронавируса дальше. Добровольная самоизоляция — это мера, с помощью которой каждый человек имеет возможность препятствовать распространению вируса. Чем больше людей добровольно сокращают имеющиеся у них контакты, тем больше шансов у всего общества победить пандемию.

Самоизоляция — дело добровольное, ее соблюдение не контролируют ни Роспотребнадзор, ни другие органы.

Роспотребнадзор и другие уполномоченные органы отслеживают:

соблюдение карантина лицами, которым он официально предписан;
соблюдение противоэпидемиологических норм, которые введены в конкретном регионе РФ. В частности, в разные периоды эпидемии устанавливались различные ограничительные меры — например, ограничивалось время работы заведений общепита. Очередной такой период наступает в конце октября 2021 года — в разных городах страны утраиваются рейды для выявления нарушителей масочного режима, с 30 октября объявлен общефедеральный режим нерабочих дней, а организации культуры, отдыха, кафе и рестораны планируется закрыть сначала полностью, а затем ограничить доступ в них невакцинированных людей.

Как узнавать о текущих правилах из-за коронавируса

Ситуация с вирусом улучшается, и некоторые ограничения снимаются. КонсультантПлюс собрал в одном обзоре все актуальные правила: что запрещено, а что разрешено, обязательно ли носить маски, какие меры поддержки еще действуют и какие денежные выплаты еще могут получить физлица и организации. Удобно следить за изменениями. На 2 дня доступ бесплатный.

Кто вправе отслеживать соблюдение карантина и режима самоизоляции

Основным органом, возглавившим борьбу с пандемией в России, стал Роспотребнадзор.

Порядок отслеживания соблюдения гражданами изоляции устанавливается в каждом отдельном регионе самостоятельно. Кроме того, что конкретно делать каждому человеку с коронавирусом, сильно зависит от политики противокоронавирусного штаба поликлиники, к которой он приписан, и множества других факторов. Большое влияние в том, как отслеживают соблюдение гражданами изоляции, имеет и региональный Роспотребнадзор.

В целом не является преувеличением утверждение, что никакой общепринятой, понятной и структурированной системы, как отслеживают самоизоляцию при коронавирусе в России, нет: общеобязательного порядка Роспотребнадзор не разработал.

Как правило, если человек получил положительный ПЦР-тест на коронавирус, то информация о нем поступает в региональный Роспотребнадзор. Оттуда гражданину обязаны позвонить, осведомиться о его состоянии, сообщить о необходимости соблюдать карантин, отслеживать состояние организма и, при необходимости, вызывать врача.

Затем информацию о больном Роспотребнадзор передает в районную поликлинику, откуда к пациенту приходит врач, берет тест на коронавирус, по его результатам решается, посадят ли на карантин по коронавирусу этого человека, и отслеживается его состояние. Позднее, через несколько дней, оттуда же к человеку придет специалист для повторного забора анализа. На период пребывания в изоляции поликлиника оформляет гражданину больничный.

Помимо очного контроля, сотрудники поликлиники или Роспотребнадзора вправе позвонить больному, чтобы убедиться, что он дома и состояние его стабильно. Известны случаи, когда и сотрудники полиции совершали обходы по адресам больных и отслеживали соблюдение ими режима изоляции. Однако единого порядка, как проверяют тех, кто дома на карантине по коронавирусу, сотрудники этих организаций, нет — все зависит от организации контроля пациентов в регионе в целом и в конкретной поликлинике в частности. Более того, имеет значение и загруженность медучреждения в данный момент.

В некоторых регионах разработаны и внедрены специальные мобильные приложения, с помощью которых отслеживают местоположение лица. Информация с приложения поступает в контролирующие органы, в частности в Роспотребнадзор.

Таким образом, четкий перечень органов, которые отслеживают лиц на карантине, сформулировать сложно. К ним относится и Роспотребнадзор, и поликлиники, и даже полиция.

На практике отзывы о том, как Роспотребнадзор проверяет самоизоляцию на дому, от граждан нелестные. Нередки случаи, когда Роспотребнадзор и специалисты поликлиник противоречат друг другу относительно момента начала и окончания карантина и порядка, по которому они отслеживают больных: мобильные приложения фиксируют нарушения, которых не было.

Вся эта неразбериха приводит к тому, что человек сидит на больничном дольше, чем следовало бы, и получает необоснованные штрафы.

Более того, в ряде регионов сообщается о том, что поликлиники настаивают на самостоятельной явке к ним граждан, подозревающих у себя коронавирус. Это требование связано в том числе с большой загруженностью врачей и сильной нехваткой временных и людских ресурсов. Однако такое требование совершенно не сочетается с понятием карантина: потенциально зараженным гражданам предлагается не просто покинуть дом, но и посетить поликлинику, где, кроме них, присутствует огромное количество людей.

Какие штрафы есть

Поскольку самоизоляция — добровольный режим, за ее несоблюдение никаких штрафов не устанавливается.

Несоблюдение карантина чревато для гражданина административной ответственностью по ст. 6.3 КоАП РФ, штраф за нарушение самоизоляции при коронавирусе по ней составляет от 15 000 до 40 000 рублей. Если в результате нарушения пострадал другой человек, заболел или умер, то ответственность увеличится и составит от 150 000 до 300 000 рублей.

В отдельных случаях возможна и уголовная ответственность за нарушение самоизоляции при коронавирусе по ст. 236 УК РФ. Штраф по этой статье достигает 2 000 000 рублей, но возможны и альтернативные виды наказания, вплоть до лишения свободы до пяти лет.

Понятие

федеральные органы исполнительной власти;
органы исполнительной власти регионов;
органы местного самоуправления;
государственные корпорации, публично-правовые компании – в случаях, предусмотренных федеральными законами (например – Росатом, саморегулируемые организации (СРО)).

При этом отдельные виды контроля (надзора) или отдельные полномочия по их осуществлению могут быть возложены на государственные или муниципальные учреждения (ГУПы и МУПы) – в случаях, установленных федеральными законами о видах контроля, законами субъектов РФ.

Порядок определения органов контроля (надзора) и их полномочий

ВОПРОСЫ

КАКОЙ ОРГАН РЕШАЕТ

ДОКУМЕНТ-ОСНОВАНИЕ

Установление их организационной структуры, полномочий, функций, порядка деятельности

Установление их организационной структуры, полномочий, функций, порядка их деятельности

Установление их организационной структуры, полномочий, функций, порядка деятельности

Если осуществление отдельного вида федерального госконтроля (надзора) возложено на публично-правовую компанию, федеральный закон о виде контроля устанавливает, что такая компания или федеральный орган исполнительной власти принимает нормативные правовые акты как контрольный (надзорный) орган.

Федеральные законы о видах контроля, законы регионов, предусматривающие возложение контрольно-надзорных полномочий на ГУП или МУП, определяют органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, которые могут принимать нормативные правовые акты как контрольные (надзорные) органы.

Кто проводит проверки

Руководитель (зам. руководителя) такого органа.
Инспектор – это должностное лицо контрольного (надзорного) органа, в должностные обязанности которого в соответствии с положением о виде контроля, должностным регламентом или должностной инструкцией входит осуществление полномочий по виду контроля (надзора), в том числе проведение профилактических и контрольных (надзорных).

Инспекторов, которые вправе проводить конкретные профилактические или контрольные (надзорные) мероприятия, определяет решение контрольного (надзорного) органа о проведении соответствующего мероприятия.

В Положении о виде контроля может быть запрет на проведение контрольного (надзорного) мероприятия в отношении объектов контроля инспекторами, которые проводили профилактические мероприятия в отношении этих же объектов.

По общему правилу инспекторы государственных и муниципальных учреждений, полномочные осуществлять вид контроля, не вправе:

составлять акты контрольных (надзорных) мероприятий;
выдавать предписания.

Но иное может быть установлено федеральным законом о виде контроля, законом региона.

Президент РФ по представлению Правительства России, высший исполнительный орган госвласти региона, представительный орган муниципального образования вправе устанавливать особый порядок оплаты труда должностных лиц контрольного (надзорного) органа – в зависимости от показателей служебной деятельности, определяемых служебным контрактом (трудовым договором).

Чем занимаются органы контроля (надзора)

Их деятельность направлена на предупреждение, выявление и пресечение нарушений обязательных требований посредством:

профилактики их нарушений;
оценки соблюдения гражданами и организациями обязательных требований;
выявления их нарушений;
принятия мер пресечения выявленных нарушений обязательных требований;
устранения их последствий;
восстановления правового положения, существовавшего до возникновения таких нарушений.

Контрольные (надзорные) органы вправе заключать соглашения между собой, а также с иными органами госвласти и органами местного самоуправления. В том числе для совместного проведения профилактических и контрольных (надзорных) мероприятий.

Сведения о видах контроля и осуществляющих их контрольных (надзорных) органах, их территориальных органах и подразделениях обязательно должны быть в Едином реестре видов контроля.

В свою очередь, в Едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий отражают все проводимые мероприятия и принятые меры, решения и действия инспекторов.

Все документы, оформляемые контрольным (надзорным) органом, составляют в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Читайте также: