Компенсация за разъездной характер работы 2021 налогообложение

Бухучет сумм за работу с разъездами

При начислении и выплате компенсаций за понесенные расходы делают следующие бухгалтерские проводки:

• Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 – начислена компенсация работнику за понесенные им расходы на проезд, проживание и т. п.;
• Дебет 73 Кредит 50 (51) – выплачена компенсация.

Средства на компенсацию могут быть выданы авансом. В этом случае их следует отразить как подотчетные суммы.

• Дебет 44 Кредит 71 – 3500 – отражена сумма компенсируемых расходов сотрудника в поездке;
• Дебет 71 Кредит 50 – 500 – компенсирован перерасход сотруднику по утвержденному отчету.

Сумму по авансовому отчету тоже не облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Итоги

Компенсацию за разъездной характер работы можно выплачивать различными способами. При выборе любого из вариантов необходимо данное условие предусмотреть в локально-нормативном акте компании, коллективном или трудовом договоре.

Если доплата установлена в твердой сумме, она считается частью зарплаты и облагается НДФЛ и взносами. Если же выплаты работнику носят компенсационный характер по предоставляемым им документам, НДФЛ и страховые взносы с них исчислять не нужно.

Когда речь идет о разъездном характере работы, все почему‑то сразу представляют себе водителей. Конечно, им, как правило, такой характер работы и устанавливается, но на самом деле он может быть установлен абсолютно любому работнику, трудовая функция которого связана с разъездами. О порядке установления разъездного характера работы и оформлении работниками отчетности в специализированной литературе и в законодательстве говорится очень мало и некоторые работодатели в этих вопросах теряются. Давайте разбираться…

Основные признаки разъездной работы.

Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.

Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.

К сведению:

Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная разъездная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т. д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.

Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, разъездная работа - это та, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.

Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209‑ТЗ.

То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.

Вопрос

Распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?

Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.

И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше – например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).

Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.

Как устанавливается разъездной характер работы?

Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.

Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор. Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца. Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

Обратите внимание:

Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.

Если работникам в связи со служебными поездками не удается соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, работодателю целесообразно установить им суммированный учет рабочего времени. В зависимости от специфики разъездов им может быть установлен и гибкий график, и ненормированное рабочее время.

Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?

Требований об оформлении каких‑либо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.

К сведению:

Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 [1] ).

Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т. д.): маршрутные листы, служебные задания и т. п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.

Расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы. Оплата приобретаемых проездных билетов. Доплата суточных, приказ.

Рассмотрим следующие вопросы по теме:

• доплата при разъездном характере работы и образцы начислений;
• доплата на время командировки, если работник социальный педагог.
  

Разъездной характер работы, Состав расходов

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.
  

✅ При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Когда компенсации сотрудникам с разъездным характером освобождаются от страховых взносов

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размер и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). Важно помнить, что у работников должны быть документы, подтверждающие расходы: билеты на проезд, гостиничные счета и т д. В противном случае выплаты работникам не могут быть признаны компенсационными.

1. размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, оговорены в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте (ст. 168.1 ТК РФ);
2. условие о разъездном характере работы работника включено в трудовой или коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт (ст. 57 ТК РФ);

Итак, что согласно позиции Роструда, перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть прописан в коллективном договоре, соглашениях или иных локальных нормативных актах, а условие о разъездном характере — в трудовом договоре.

Разъездной характер работы и командировка

Возмещение на основании статьи 168.1 ТК РФ. Расходы, связанные со служебной командировкой. Разъездной характер работы. Расходы на такси в служебных целях.

Во многих организациях есть сотрудники, работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер работы . Это водители-дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы и т.п. Их работа связана со служебными поездками, которые не признаются командировками по статье 166 ТК РФ.

Статья 166. Понятие служебной командировки

Статья 166. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

В чем отличие служебных поездок от командировок?

Понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное место работы которых находится в офисе.

Поправки в Трудовой кодекс обязали работодателей компенсировать стоимость поездок, которые сотрудники совершают в интересах фирмы. Отныне возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, закреплено в статье 168.1 ТК РФ.

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

• Списывается на расходы по п.3 статьи 255 НК РФ;
• Не облагается страховыми взносами;
• С нее не удерживается НДФЛ на основании статьи 217 НК РФ.

в данном случае органы государственной власти отстранены от регулирования выплаты компенсаций. Однако условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных, содержащихся в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Но мы ведь живем на земле и друг другу не доверяем, особенно налоговые органы. Инспекторам недостаточно соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре - они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).

Оформление документов при разъездном характере работы. Форма приказа. Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками.

Чтобы воспользоваться нововведением, необходимо правильно оформить документы.

1 . Утвердите круг лиц, перечень и размеры расходов. Выпустите приказ .

Все это следует прописать в трудовых договорах с работниками , а также в локальном нормативном акте, пример которого приведен ниже.

о перечне должностей работников с разъездным характером работы

г. Москва . . . . . . . . . . . . . . 10.01.2022

ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить перечень должностей работников с разъездным характером работы (либо которым может быть установлен разъездной характер работы):

– менеджер по продажам;

Генеральный директор Иванов А.В. Иванов

1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, принятым на основании статьи 8 ТК РФ и в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ.

3. Положение вступает в силу с 1 января 2007 года и действует до отмены в установленном порядке.

• по проезду (в том числе в общественном транспорте );
• по найму жилого помещения;
• суточные;
• иные расходы, произведенные с согласия работодателя.

5. Расходы возмещаются только в том случае, если поездка являлась служебной, т.е. осуществлялась в соответствии с трудовой функцией работника или по распоряжению работодателя.

6. Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются работникам на основании проездных документов, счетов гостиниц в размерах, предусмотренных этими документами.

7. Суточные выплачиваются в размере 300 рублей за каждый день поездки.

8. Иные расходы, произведенные с письменного разрешения работодателя, возмещаются в размере, установленном этим разрешением или письменным соглашением между работником и работодателем.

9. Работники, указанные в п.2 настоящего Положения, 1 раз в месяц обязаны составлять отчет о служебных поездках, с указанием всех понесенных расходах, который утверждается руководителем организации.

10. В случае необходимости работнику выдается аванс в счет предстоящих расходов на основании его заявления, подписанного руководителем организации.

11. О расходовании полученных денежных средств работник должен отчитаться течение 3 дней по окончании срока, на который выдан аванс, по форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1.08.01г. №55.

2 . Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98) .

3 . Правильно оформляйте подтверждающие документы.

Чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, на конкретные поездки лучше составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки и краткий отчет о его выполнении.
Документы, которыми должны оформляться служебные поездки, не унифицированы, в отличие от командировок. Организация вправе сама установить их форму, либо воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом для командировок ( приказ Т-9, командировочное удостоверение Т-10, служебное задание и отчет о его выполнении Т-10а).

• авансовый отчет работника, получившего компенсацию, с приложением билетов и счетов гостиниц;
• документ, составленный с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, подтверждающий служебный характер поездок работника (маршрутный лист, разъездная ведомость и т.п.).

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ, Бланк и форма

Унифицированной формы МАРШРУТНОГО ЛИСТА нет, разработайте ее самостоятельно.

Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21.11.2011 № 402-ФЗ "Закон о бухгалтерском учете"
За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78.

Налогообложение и страховые взносы при разъездной работе, расходы в бухучете, ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

• НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
• взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

✉ Аналогичные разъяснения в письмах Минфина России от 14 апреля 2017 № 03-04-06/22286, от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182.

Суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами только в том случае, если работники документально подтвердили целевое использование этих денежных средств. Об этом напомнил Минтруд России в письме от 28.12.15 № 17-3/В-641.

Таким образом, суточные, выплачиваемые сотрудникам в связи с особым характером работ, освобождаются от страховых взносов только в том случае, если подтверждено, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, а также имеются документы, свидетельствующие о целевом использовании денежных выплат. В противном случае на указанные выплаты придется начислить страховые взносы в общем порядке, независимо от размера суточных, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Нужно ли для целей НДФЛ и страховых взносов нормировать суточные сотрудникам с разъездным характером работы по правилам для командировок

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 и пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 июля 2017 № 03-04-06/45592).

Расходы на проезд сотрудника на такси не облагаются НДФЛ

Не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые компания потратила на оплату проезда сотрудника, даже если он ездил на такси не в командировке, а просто по городу. К такому выводу пришли судьи ФАС Московского округа в постановлении от 08.07.2009 № КА-А40/6166-09.

Аргументом в пользу компании стало то, что у нее был 1) заключен договор со службой такси на оказание транспортных услуг. Кроме того, у организации был 2) приказ об использовании такси в служебных целях . В нем были прописаны размер и порядок возмещения расходов на проезд в такси в служебных целях , а также оговорен перечень должностей, имеющих разъездной характер работы.

У нас бухгалтер ездит три раза в месяц в банк на такси. Можно ли учесть оплату такси в расходах?

Можно, если такие затраты будут экономически обоснованы и документально подтверждены согласно требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть у таксиста вы должны взять чек , подтверждающий оплату проезда. А обосновать затраты вы можете тем, что везете денежные средства, банковские документы, которые в общественном транспорте могут быть утеряны.

Возмещение работникам затрат, связанных с разъездным характером работы, включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией

Финансовое ведомство разъяснило, в каком порядке учитываются затраты работодателя по компенсации расходов на служебные поездки работникам, трудовая деятельность которых постоянно осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в экспедициях (ст. 168.1 ТК РФ). Как указал Минфин, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат: выплаты, связанные с особыми условиями труда (являются элементами оплаты труда) и установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Последние в систему оплаты труда не входят, поскольку являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, возмещение работникам расходов, связанных с разъездным характером работы, относится к компенсации затрат, которые вызваны выполнением трудовых обязанностей, и учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией , на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В трудовом договоре сотрудника предусмотрен разъездной характер работ. Расходы на возмещение затрат такого работника можно подтвердить документами, составленными по собственным формам. Главное, чтобы эти формы содержали все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 402-ФЗ

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Бухучет разъездов

Дебет 26 (44, 08…) - Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 - Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Автор: Наталья Белова, специалист по трудовому законодательству, консультант по кадровым вопросам. Команда портала

Подвижной характер работы — это режим работы с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства (п. 1 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87). Документ утратил силу на территории РФ в связи с изданием Приказа Минтруда России от 29.12.2016 № 848.

Трудовой кодекс РФ прямо не упоминает соответствующие выплаты. Выплаты, обусловленные особым характером работы, могут быть отражены в условиях коллективных договоров, локальных нормативных актов и трудовых договоров, так как работодатели вправе самостоятельно устанавливать системы оплаты труда, предусматривая в том числе любые надбавки компенсационного характера (ст. 135 ТК РФ).

Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, указание особого характера работы в трудовом договоре позволяет установить и обосновать (в том числе для целей налогообложения) специальные компенсации. Конкретные виды и размеры компенсаций определяются с учетом особенностей исполнения трудовых обязанностей. Полагаем, что статью 168.1 ТК РФ можно применять при подвижном характере работ наравне с разъездным характером работ.

Минфин России разъяснил порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами расходов сотрудников, чья работа носит разъездной (подвижной) характер, в служебных командировках (Письмо Минфина России от 26.09.2017 № 03-04-06/62150). Выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, которые связаны со служебными поездками сотрудников:

• не подлежат обложению НДФЛ в размерах, которые установлены коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ);
• не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (подп.2 п.1 ст. 422 НК РФ).

Положение НК РФ распространяется на физических лиц, работа которых по занимаемой должности носит разъездной характер, что отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах или трудовом договоре. Лимит 700 руб. не применяется, как для командировок, потому что он установлен исключительно для суточных при нахождении в служебной командировке.

Таким образом, можно сделать вывод, что суточные при подвижном характере работ освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в размерах, установленных локальным нормативным актом.

По мнению Минфина России, выплаты на возмещение работодателем расходов специалиста, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения (Письмо Минфина России от 19.04.2018 № 03-15-06/26525).

Это положение распространяется на работников, в коллективных договорах, локально-нормативных актах или трудовых договорах с которыми установлено, что их труд носит разъездной характер. Суммы указанных выплат подлежат обложению страховыми взносами в общем порядке, если их нельзя будет признать компенсационными (при отсутствии подтверждающих документов).

В связи с последними разъяснениями, есть риск что проверяющие предъявят претензии в отношении начислений страховых взносов на суточные, которые не подтверждены документами. Чтобы избежать претензий, по возможности, прилагайте документы, подтверждающие расходы.

А. В. Нестерович
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

Разъездной характер работ. Организация занимается перевозками грузов по России и за рубежом. Водители находятся в рейсах по 30 суток.

Ответ

1. Заработную плату начислять нужно в соответствии с установленной системой оплаты труда на основании табеля учета рабочего времени. В табеле фиксируется отработанное время водителем, включая работу в выходные дни и в ночные часы, сверхурочная работа, если водители привлекаются. В отношении водителей необходимо учитывать особенности их труда и отдыха, время управления автомобилем.
2. Водителям с разъездным характером работ или работой в пути работодатель обязан возмещать расходы, связанные с такой работой. Фиксированные суммы компенсации трудовым законодательством не установлены, как и лимит по России и зарубежью не установлен. Расходы возмещаются на основании подтверждающих документов.НДФЛ и страховыми взносами данные выплаты не облагаются, так как они признаются компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством.
3. Размер и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Обоснование

Под разъездной работой понимается работа, связанная с разъездами в течение дня (например, работа водителя-курьера и пр.), при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. Работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер. Подвижной характер работы предполагает постоянную смену дислокации места работы (например, работа строителя). Если же водители находятся в рейсах по 30 суток, то его работа осуществляется непосредственно в пути.

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени (ч. 1 ст. 91 ТК РФ).

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Согласно п. 6 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденных Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15, в течение рабочего времени водитель должен исполнять свои трудовые обязанности в соответствии с условиями трудового договора, правилами внутреннего трудового распорядка организации и графиком работы (сменности).

Нормальная продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю.

Для водителей, работающих по календарю пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, нормальная продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать 8 часов, а для работающих по календарю шестидневной рабочей недели с одним выходным днем - 7 часов (п. 7 Положения).

Заработная плата водителя автомобиля устанавливается в зависимости от системы оплаты труда, принятой у работодателя. На водителя автомобиля распространяются нормы Трудового кодекса РФ, регламентирующие оплату труда, в том числе за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст.153 ТК РФ).

Сверхурочная работа - работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере.

Каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст.154 ТК РФ).

Согласно ст.168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В силу статьи 164 ТК РФ возмещение работнику "разъездных" расходов признается компенсационной выплатой.

В соответствии с п.1 ст.217 НК РФ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку).

Поскольку служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, то "разъездные" суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных, применяемых при командировках, на что указано в Письмах Минфина России от 26.09.2017 N 03-04-06/62150, от 05.07.2013 N 03-04-06/25956.

На основании абз.10 пп.2 п.1 ст.422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в частности связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

По мнению Минфина России, изложенному в Письме от 19.04.2018 N 03-15-06/26525, в целях освобождения от обложения страховыми взносами вышеуказанных сумм законодательство предусматривает необходимость представления работником соответствующих подтверждающих расходы документов.

А. В. Нестерович
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Читайте также:

  
• Допуск работника к работе и порядок его оформления
  
• Куда можно поместить пожилого человека на время отпуска
  
• Профессия и ремесло в чем разница
  
• Какая зарплата у менеджера по туризму
  
• Кто такая молочница профессия