Каким образом организовать первый день сотрудника в компании

Обновлено: 01.05.2024

Собеседование в 3 этапа пройдено, желанный офер получен – и, казалось бы, можно, наконец, выдохнуть. Делаем глубокий вдох: впереди первый рабочий день!

Первый день на новом рабочем месте неповторимый и запоминающийся: новые лица, запутанные коридоры офисного здания, нескончаемый поток ознакомительной информации. День полон суеты не только для нового сотрудника, но и для HR, и кадровика – тех ключевых персон, за руку с которыми входит сотрудник в новый второй дом.

Чек-лист первого рабочего дня нового сотрудника для HR

Для того чтобы не упустить детали, которые и создают первое впечатление о компании у нового сотрудника, эйчару необходимо составить чек-лист первого дня. Четко сформулированные задачи помогут задать правильный настрой сотруднику в этот ответственный и полный стресса день.

1. Дать организационную информацию

За 2-3 дня до выхода на работу HR подготавливает и передает сотруднику следующую информацию: где и во сколько его ждут, номер телефона встречающего, какие документы для оформления нужно взять с собой.

2. Позаботиться о рабочем месте

Внимательно подготовленное рабочее место даст сотруднику понять, что его ждали. Стоит обеспечить место всем необходимым: техникой, канцелярией, подготовить рабочую SIM-карту, если требуется. Часто в компаниях практикуется welcome pack – стартовый набор приятных и полезных брендированных мелочей, которые помогут новому сотруднику быстрее почувствовать себя частью команды. В подобные наборы могут входить блокноты, ручки, стикеры, майки, ланъярды или даже термокружки.

3. Сориентировать по поводу зарплатной карты

Менеджер по персоналу проинформирует сотрудника в первый день, каким банком обслуживается компания. Зарплатную карту желательно подготовить за 2-3 дня до начисления средств, а лучше – закрыть этот вопрос в первые дни пребывания на работе. Если карта данного банка у сотрудника уже есть, HR останется только попросить IBAN сотрудника.

4. Провести экскурсию

Показать популярные комнаты (уборные, кухню, комнаты отдыха), рассказать о расположении офисов и отделов компании, кто чем занимается. Подробно рассказать о ближайших местах питания и обеденных часах. Проинформировать о правилах пользования библиотекой, соцпакете, компенсации спорта и английского языка (если такие льготы предусмотрены).

5. Познакомить с кадровиком

Тут как раз и понадобятся взятые с собой документы. В следующем разделе разберем, какие документы понадобятся кадровику при оформлении сотрудника.

6. Представить руководителю и коллегам

Познакомить нового сотрудника с руководителем, заранее совместно разработав план адаптации.

Руководитель ставит цели и задачи на период испытательного срока, определяет содержание работы – новый работник должен четко понимать, по каким критериям будут оценивать по истечении испытательного срока. Руководитель отслеживает и контролирует промежуточные результаты, помогает ему войти в рабочий процесс и легко влиться в коллектив.

7. Предоставить доступы

Доступы к корпоративным средствам связи (рабочая почта, планеры, календари). С самими инструментами и используемым ПО будет знакомить непосредственно руководитель. От HR требуется рассказать о ценностях компании, общих правилах поведения в офисе и образовавшихся установках, технике безопасности.

8. Ревью в конце рабочего дня

План ревью, входящий в план адаптации, эйчар и руководитель составляют на свое усмотрение, однако обязательной является встреча в конце первого рабочего дня сотрудника. Обсуждаются прошедший день, впечатления, ожидания, задачи.

Обычно предусмотрена еще одна промежуточная встреча в начале недели и еще одна – в конце: так появляется возможность подвести итоги выполненной за неделю работы. Грамотно составленный план адаптации позволит сотруднику регулировать свою нагрузку, оценивать ожидания работодателя и вносить определенность в рабочий процесс.

В первый рабочий день важно спланировать поток входящей информации. Обработанная информация поможет не перегрузить сотрудника и четко ввести в курс дела.

Что необходимо знать кадровику?

Еще на собеседовании HR и будущий сотрудник оговаривают условия заключения их трудовых отношений. После знакомства с рабочим местом менеджер по персоналу и новый работник отправляются к кадровику. Кадровика, в свою очередь, предупреждают о появлении сотрудника и о том, как его планируется оформлять.

Какие документы требуются от сотрудника?

Нового сотрудника оформляют либо на стажировку, либо по договору подряда, либо же по контракту – зависит от должности, специфики работы и оговоренных на собеседовании условий.

В первый день стажировки от сотрудника требуются только паспорт и подписание NDA (документа о неразглашении коммерческой тайны).

По окончании стажировки (длится от двух дней до месяца) сотрудником, HR и руководителем согласовываются даты официального трудоустройства. Исходя из полученной информации кадровик оформляет сотрудника по контракту или договору подряда.

2. Контракт или трудовой договор

Перед непосредственным составлением контракта HR, сотрудником и руководителем согласовываются условия оформления: оклад, должность, дата оформления. Трудовой договор заключается сроком не менее одного года и не более пяти лет.

Согласно ст. 17 Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК) трудовые договоры заключаются:

на время выполнения определенной работы;

на время выполнения сезонных работ;

на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор или контракт);

на неопределенный срок (бессрочный договор);

на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется рабочее место.

Для составления контракта необходимо собрать следующие документы:

копия паспорта (стр. 31-33 и страница с пропиской);

копия диплома или аттестата;

военный билет или удостоверение призывника;

копия свидетельства о рождении детей (для многодетных матерей);

направление (если сотрудник перераспределяется из вуза);

возможно, сертификаты о пройденных курсах или тренингах, нужные для подтверждения соответствующей должности.

Также необходимо рассказать новому сотруднику о коммерческой тайне и предоставить для подписи NDA.

1. Договор подряда

По договору подряда одна сторона (именуемая подрядчиком) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) необходимую работу и сдать ее заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить услуги, которые оказал подрядчик.

Договор подряда заключается либо на выполнение работ, либо на оказание услуг. При этом указывают сроки выполнения.

Требуемые от сотрудника документы:

копия паспорта (стр. 31-33 и страница с пропиской);

Первая неделя нового сотрудника

Тщательная подготовка непременно дает плоды. И если первый день на работе пройдет как праздник, то это задаст новому сотруднику необходимый настрой и ощущение ценности в компании.

HR и руководителю следует спланировать не только первый день, но и первую рабочую неделю. Если сразу после продуманного и лаконично структурированного дня новичок попадает в хаос – хорошее впечатление на старте могут моментально перекрыть стресс и суета последующих дней.

Первый день – только начало новой истории. За волнением и неопределенностью последуют цветение и раскрытие потенциала сотрудника. Только спустя месяцы работы он почувствует себя расслабленно и уверенно, достигнув нужной точки личной эффективности, и благоприятным стартом для этого станет тот самый первый день.

Первый рабочий день – испытание не из легких. Нужно произвести хорошее впечатление на новых коллег и выглядеть высококлассным специалистом в глазах работодателя. Оставатесь спокойной и уверенной в себе, несмотря на нервное напряжение и стресс, тогда адаптация пройдет удачно.

Обратите внимание, что после подписания договора, который заключается в двух экземплярах, представитель отдела кадров должен выдать один из оригиналов документа, а не копию.

Накануне

За день до вашего выхода на работу свяжитесь с отделом кадров вашего нового работодателя, а именно с тем эйчаром, который принимал вас на работу. Еще раз уточните, во сколько вам нужно быть в офисе и кто вас встретит.

Не забудьте подготовить документы, необходимые при приеме на работу: паспорт, диплом (для студентов – справка из университета), свидетельство пенсионного страхования, свидетельство о постановке на учет в налоговой, трудовую книжку, две-три фотографии (формат нужно уточнить у работодателя, как правило, это размер 3х4). Стандартный перечень документов могут дополнять свидетельство о регистрации по месту пребывания (для иногородних), справка о доходах с прежнего места работы, а также свидетельства о регистрации брака и рождении детей, которые нужно будет захватить с собой, если работодатель попросит об этом отдельно.

Оформление

Трудовой договор заключается с новым сотрудником не позднее трех дней с его фактического выхода на работу. Но даже если он не подписан в срок, а вы уже вступили в должность, то, согласно ТК, трудовой договор считается заключенным в устной форме. Кроме того, работодатель в течение пяти дней должен сделать запись о приеме на работу в вашей трудовой книжке или оформить ее, если вы впервые заключаете трудовой договор.

Продумайте, что на вас будет надето и какой макияж вы предпочтете, накануне вечером. Выходите из дома пораньше, чтобы не переживать о том, что вы опоздаете. Пунктуальность – хорошее качество любого сотрудника, кроме того, у вас будет возможность немного пройтись пешком, что успокоит ваши нервы, а свежий воздух улучшит настроение.

Кроме трудового договора и приказа о приеме на работу, возможно, вас попросят подписать правила трудового распорядка компании и другие внутренние нормативные документы, которые вы также должны внимательно прочесть.

Держитесь уверенно, здоровайтесь с каждым и улыбайтесь всем, кому вас представляют, – доброжелательность расположит других людей к вам.

Знакомство с коллегами

Когда все бумаги подписаны, самое время познакомиться с будущими коллегами. Не стоит замыкаться и вести себя, как будто вас нет. Держитесь уверенно, здоровайтесь с каждым и улыбайтесь всем, кому вас представляют, – доброжелательность расположит других людей к вам. Как правило, познакомить с другими сотрудниками вас должен руководитель отдела или эйчар. Он представляет вас и очерчивает круг ваших обязанностей, а также вкратце рассказывает вам о других работниках. Не переживайте, если имена всех коллег вы не запомните сразу.

На первой встрече руководитель должен поставить вам четкие задачи на время испытательного периода и выразить свои пожелания по поводу срока их реализации.

Чтобы расположить к себе коллег и снять общее напряжение в офисе (ведь приход нового сотрудника является стрессом не только для самого новичка, но и для его будущих коллег), принесите коробку конфет и поставьте на стол, когда к вам будут подходить сотрудники компании с тем или иным вопросом, угощайте их сладким. А главное, будьте спокойны, говорите ровно, не суетитесь – это будет означать для других, что вы уверены в своем опыте, знаниях и умеете их применить в работе.

Встреча с руководителем

После знакомства с коллективом вы обязательно должны побеседовать с руководителем, чтобы обсудить ваш план работы на ближайшие месяцы. Встреча должна вам дать точное представление о том, в чем заключаются ваши обязанности и к каким делам стоит приступить прежде всего. Попросите вашего начальника проговорить ваши задачи и цели на время испытательного периода или составить для вас план, в котором он отразит сроки выполнения задач и ожидаемый результат.

Знакомство с компанией

Рабочее место к вашему приходу должно быть уже подготовлено, но если этого не произошло, то используйте это время на знакомство с компанией. Пройдите по офису, посмотрите, где стоит принтер, ксерокс, факс, где находятся другие отделы, уточните, кто занимается программным обеспечением и к кому обратиться, если у вас сломается компьютер или телефон. Узнайте, есть ли у компании сайт, внутренняя сеть интранет, найдите информацию об истории компании, ее деятельности, изучите структуру организации рабочего процесса и иерархию подчинения сотрудников.

Нашли работу мечты и вскоре первый рабочий день? Счастье может омрачить только страх сделать что-то не так. Как сориентироваться в потоке новой информации, не растеряться и проявить себя наилучшим образом? Опытные психологи подскажут, как себя вести и чего лучше не делать в первый день на новой работе.

Как себя вести на работе в первый день

Новая работа, новый коллектив, новый офис — не удивительно, что первый рабочий день вызывает большой стресс. Человеку нужно многое запомнить, познакомиться с коллегами, произвести на всех хорошее впечатление. Поможет стратегия, которая состоит из нескольких шагов.

Придите вовремя

Этот довольно простой и понятный пункт не всегда дается легко, но приходить в первый день на работу с опозданием ни в коем случае нельзя. Это не добавит бонусов ни в глазах руководства, ни в глазах коллег.

Позаботьтесь о том, чтобы прийти на новую работу вовремя:

Заранее спланируйте путь до офиса и определите время, которое понадобится, чтобы добраться в спокойном темпе и без спешки.
Подготовьте с вечера все необходимые вещи, в том числе одежду.
Заведите будильник так, чтобы встать немного раньше обычного, или попросите кого-то разбудить вас, если боитесь проспать.

Придя на работу вовремя, сможете спокойно обустроиться на новом месте и зарекомендуете себя пунктуальным человеком.

Знакомьтесь с коллегами

В первый день важно познакомиться с теми сотрудниками, с которыми придется чаще всего сталкиваться по работе:

Постарайтесь запомнить их имена: кратко запишите, как кого зовут и кто за что отвечает.
Если руководитель вас кому-то не представил, самостоятельно подойдите и познакомьтесь. Неплохо было бы заранее узнать, как вести себя с начальником, особенно если это женщина.
Если забыли чье-то имя, не стесняйтесь переспросить, тем более если коллектив большой и вам сразу представили несколько десятков сотрудников.

Займитесь работой

Как себя вести в первый день на работе: Freepick

На то, чтобы влиться в новый коллектив, понадобится время. Сделать это за один день невозможно. Поэтому после знакомства с коллегами приступайте к непосредственным обязанностям:

Уделите внимание рабочему месту: обратите внимание на то, что необходимо иметь под рукой, и создайте комфортные условия.

Задавайте вопросы

Чем больше информации узнаете в первый рабочий день, тем легче и быстрее адаптируетесь в коллективе. Профессиональный психолог-консультант Елена Колобкова рекомендует не стесняться просить помощи или спрашивать совета у более опытных сотрудников.

Спрашивайте коллег или руководителя (по возможности) обо всем, что интересует или что непонятно. Старайтесь запоминать, а лучше записывайте информацию. Вопросы помогут как избежать ошибок, так и завязать знакомства. То, что их возникает много, абсолютно естественно для новичка.

Уделите внимание соцсетям

В компаниях обычно есть рабочие чаты или группы в социальных сетях. Поинтересуйтесь этим вопросом и попросите, чтобы вас туда добавили. Так будете в курсе всех новостей и получите контакты коллег.

Кроме того, в соцсетях можно ненавязчиво подчеркивать мотивированность к новой работе. После первого рабочего дня:

Обновите профессиональную информацию о себе, укажите новое место работы.
Подпишитесь на страницы компании и коллег.

Соцсети помогут ближе познакомиться с корпоративной культурой и быть в курсе новостей.

Сохраняйте уверенность и позитив. Напоминайте себе, что каждый из коллег когда-то был на вашем месте, никто не ждет от вас всего и сразу. Сосредоточьтесь на непосредственных задачах и постарайтесь выполнять их максимально качественно.

Что нельзя делать в первый день на работе

Важно помнить о перечне того, чего не надо делать в первый рабочий день. Эти рекомендации пригодятся как на первом этапе вступления в новый коллектив, так и в дальнейшем.

Не пытайтесь установить свои правила

Совершенно нормально, если, глядя на то, как работают в новой компании, захотите что-то поменять. Но помните, что стали частью слаженного коллектива со своими ценностями и определенными рабочими понятиями.

Не становитесь революционером в первый же день. Наблюдайте и старайтесь принять то, что хотелось бы оспорить. Спустя время, когда вольетесь в коллектив, попробуйте что-то скорректировать, но, скорее всего, такая необходимость исчезнет.

Не будьте безотказным

Что нельзя делать в первый день на работе: Freepick

В сложившихся коллективах часто пользуются тем, что новички не могут сказать нет. Поэтому им дают лишнюю работу или перепоручают то, что никто не хочет делать. Не делайте такой ошибки, чтобы в дальнейшем коллеги не пользовались вашей безотказностью. Для этого:

Изучите свои обязанности, чтобы четко знать, что в них входит, а что нет.
Если коллега просит сделать что-то, что не входит в круг ваших задач, корректно скажите, что не можете выполнить просьбу, так как заняты своими непосредственными обязанностями.
Будьте вежливы, но тверды.

Не участвуйте в корпоративных интригах

Участвуя в разговорах сотрудников в первый рабочий день, можете услышать что-то неприятное об организации или о коллегах. Люди часто жалуются на низкую зарплату, переработки, неадекватность начальства. Это может быть как ловушка, так и интриги, которые вам пока не известны.

Помните о том, что всегда существует противоположная точка зрения. Постарайтесь не вовлекаться в такие разговоры, а если избежать их не удается, то ведите себя отстраненно: улыбайтесь, понимающе кивайте головой, но ни с чем открыто не соглашайтесь. В дальнейшем ограничьте общение с такими коллегами, пока не разберетесь в ситуации.

Не отстраняйтесь от коллектива

В первый рабочий день важно уделить максимум внимания новым обязанностям и вникнуть в базовые процессы. Коллеги еще не знакомы и общение с ними потребует усилий, но не откладывайте его на потом:

Здоровайтесь с новыми людьми первым и знакомьтесь с ними.
Будьте открыты к общению.
Задавайте вопросы.

Не закрывайтесь в себе, не уходите с головой в дела, не замечая никого вокруг. Большинство коллег ждут от новичка первого шага, поэтому не бойтесь его сделать.

Не теряйте контроль

В некоторых компаниях отмечают появление новых сотрудников. Если такая традиция есть, примите поздравления, но держите себя в руках:

Не злоупотребляйте алкоголем.
Не выдавайте всю личную информацию.
Не навязывайте коллегам дружбу и близкие отношения.

В первый рабочий день будьте в позитивном настроении, внимательны и собраны. Уделяйте время и рабочим процессам, и коллегам. Побольше наблюдайте за происходящим, задавайте вопросы, и уже скоро все станет привычным и комфортным.

Узнавайте обо всем первыми

Подпишитесь и узнавайте о свежих новостях Казахстана, фото, видео и других эксклюзивах.

Правильное начало работы новых сотрудников может помочь вам подготовить их к успешному выполнению задач в вашей компании. Поэтому важно иметь план для них на первый день и в целом на первый год.

Наличие контрольного списка для адаптации помогает новичкам стать продуктивными членами команды, которые останутся в вашей компании на долгие годы уже после подачи резюме.

Что такое адаптация? Почему она так важна в карьере любого человека?

Адаптация - это процесс приема новых сотрудников в компанию и оказания им помощи. Например, она может включать в себя помощь сотрудникам в заполнении необходимых документов, получении визитных карточек и многое другое.

Хотя адаптация обычно рассматривается как этапы, которые происходят в первые несколько дней пребывания сотрудника в должности, в реальности этот процесс может длиться год или дольше. Вот почему так важно иметь четкий, хорошо отлаженный процесс, прежде чем вы начнете.

Что есть смысл сделать еще до начала работы сотрудника?

Итак, давайте тезисно рассмотрим этот момент. Вам желательно осуществить следующие шаги:

На что обратить внимание в первую неделю работы?

Для начала разработайте учебный материал, который должен охватывать как краткосрочное, так и долгосрочное обучение.

Следите за прогрессом нового сотрудника, пока он выполняет свои первые проекты. Спросите, чем вы можете помочь.

Не забудьте также позаботиться о наставнике. Он должен быть опытным и надежным членом вашей команды.

Важно научить нового работника ладить с руководителем. Начните с беседы о роли сотрудника в коллективе.

Не забудьте объяснить ожидания на следующий месяц. Сообщите новому сотруднику о вероятном рабочем процессе. Определите, насколько он уже вовлечен в некоторые из долгосрочных целей компании.

Организация ознакомительной сессии - это также важный этап при адаптации. В ней должны участвовать сотрудники отдела кадров, коллеги, другие новые сотрудники и, возможно, один или два руководителя высшего звена. Подчеркните вклад нового работника в будущее компании. Полезны видеопрезентации и слайд-шоу. Эти занятия должны быть увлекательными и интерактивными. Избегайте подталкивания нового сотрудника к выступлению, если он пока не готов к этому.

Обратите внимание на контроль за оформлением документов. Встретьтесь с новым сотрудником, чтобы убедиться, что все бумаги в порядке.

Полная и структурированная первая неделя адаптации поможет новому сотруднику освоиться, чтобы он был готов внести свой вклад на более высоком уровне.

Первый год работы: продолжаем адаптацию

В течение первого года продолжайте проверять, всегда побуждая сотрудника думать о долгосрочной перспективе. Можете задать ему вопрос: "Где вы видите себя через пять лет?". На самом деле он не обязательно должен задаваться в процессе собеседования. Он актуален на любом этапе работы.

Хорошая идея - предложить возможности для профессионального развития внутри компании, в местном образовательном учреждении или онлайн для работника, чтобы он понимал, что его развитие и рост важны.

Также воспользуйтесь услугами внешнего консультанта, который будет инструктировать новых сотрудников. Хотя такого рода внешние коучи обычно связаны с адаптацией руководителей, они могут укрепить сотрудников на всех уровнях организации.

В конце концов, оцените, что сработало, а что не сработало во время адаптации. Узнайте мнение сотрудника в неформальной обстановке или с помощью простого опроса.

Заключение

Следуя этому контрольному списку, вы можете убедиться, что процесс адаптации - это только начало позитивных, длительных отношений между каждым новым сотрудником и вашим бизнесом.

Читайте также: