Каким документом определено распределение ответственности работников специализированной организации

Обновлено: 28.04.2024

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ

от 26 ноября 2020 года N 461

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует до 1 января 2027 г.

в Министерстве юстиции

30 декабря 2020 года,

регистрационный N 61983

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федеральной службы по
экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 26 ноября 2020 года N 461

Федеральные нормы и правила в области промышленной безопасности "Правила безопасности опасных производственных объектов, на которых используются подъемные сооружения"

I. Общие положения

1. Настоящие Федеральные нормы и правила в области промышленной безопасности "Правила безопасности опасных производственных объектов, на которых используются подъемные сооружения" (далее - ФНП) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 116-ФЗ "О промышленной безопасности опасных производственных объектов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст.3588; 2018, N 31, ст.4860) (далее - Федеральный закон N 116-ФЗ).

ФНП устанавливают необходимые требования к деятельности в области промышленной безопасности на опасных производственных объектах (далее - ОПО), на которых используются стационарно установленные грузоподъемные механизмы, подъемные сооружения (далее - ПС), в том числе к работникам указанных ОПО; безопасности технологических процессов на ОПО, на которых используются ПС, в том числе к порядку действий в случае аварии или инцидента на опасном производственном объекте.

Положения настоящих ФНП распространяются на организации независимо от их организационно-правовых форм, а также индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность в области промышленной безопасности ОПО, на которых используются ПС, на территории Российской Федерации и на иных территориях, над которыми Российская Федерация осуществляет юрисдикцию в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормами международного права.

2. Требования настоящих ФНП распространяются на обеспечение промышленной безопасности ОПО, на которых применяются следующие ПС и оборудование, используемое совместно с ПС:

а) грузоподъемные краны всех типов;

б) мостовые краны-штабелеры;

д) строительные подъемники;

е) подъемники (вышки), предназначенные для перемещения людей, людей и груза (подъемники с рабочими платформами);

ж) грузовые электрические тележки, передвигающиеся по надземным рельсовым путям совместно с кабиной управления;

з) электрические тали;

и) краны-экскаваторы, предназначенные для работы с крюком;

к) сменные грузозахватные органы и съемные грузозахватные приспособления (крюки, грейферы, магниты, спредеры, траверсы, захваты, стропы), используемые совместно с ПС для подъема и перемещения грузов;

л) грузовая тара, за исключением специальной тары, применяемой в металлургическом производстве (ковшей, мульдов) и в морских и речных портах;

м) специальные съемные кабины и люльки, навешиваемые на грузозахватные органы кранов и используемые для подъема и транспортировки людей;

н) рельсовые пути (для опорных и подвесных ПС, передвигающихся по рельсам).

Самоходными кранами, кранами-манипуляторами и подъемниками (вышками) должны осуществляться грузоподъемные операции только на специально подготовленных для этих целей площадках, при этом крановые, крано-манипуляторные установки и подъемные установки подъемников (вышек) стационарно закреплены на шасси или раме.

3. Требования настоящих ФНП не распространяются на обеспечение безопасности объектов, на которых используются следующие ПС:

а) применяемые в интересах обороны и безопасности государства, гражданской и территориальной обороны или относящиеся к вооружению и военной технике, кроме ПС общепромышленного назначения, перечисленных в пункте 3 настоящих ФНП и предназначенных только для транспортировки обычных грузов, и кроме ПС, применяемых на ОПО, эксплуатируемых организациями Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" (далее - Госкорпорация "Росатом"), при разработке, изготовлении, испытании, эксплуатации и утилизации ядерного оружия и ядерных установок военного назначения;

б) специально сконструированные для применения на вводимых в эксплуатацию, эксплуатируемых и выводимых из эксплуатации объектах использования атомной энергии при обращении с ядерными материалами, ядерным топливом, радиоактивными веществами, радиоактивными отходами, радиационными источниками и их перемещении, а также при перемещении грузов в помещениях (зонах), в которых располагаются системы и элементы, важные для безопасности объектов использования атомной энергии;

в) с ручным приводом, лифты, канатные дороги, фуникулеры, эскалаторы, напольные, завалочные и посадочные грузоподъемные машины, электро- и автопогрузчики, путе- и мостоукладочные машины, подъемные комплексы для парковки автомобилей, эвакуаторы автомобилей;

г) установленные в шахтах и на любых плавучих средствах;

д) предназначенные для работы только с навесным оборудованием (вибропогружателями, шпунтовыдергивателями, буровым оборудованием);

е) монтажные полиспасты и конструкции, к которым они подвешиваются (мачты, балки, шевры);

ж) краны для подъема и опускания затворов гидротехнических сооружений без осуществления зацепления их крюками, оборудованные единственным механизмом подъема и не оснащенные механизмом передвижения крана;

и) манипуляторы, используемые в технологических процессах;

к) подъемники (вышки), предназначенные для перемещения людей, людей и груза (подъемники с рабочими платформами) с высотой подъема до 6 м включительно;

л) предназначенные для работы только в качестве аттракционов с применением кабин (люлек) с людьми.

Общие требования для ПС

4. Подтверждение соответствия ПС, на которые распространяются требования Технического регламента Таможенного Союза "О безопасности машин и оборудования" (ТР ТС 010/2011), утвержденного решением Комиссии Таможенного союза от 18 октября 2011 г. N 823 (официальный сайт Комиссии Таможенного союза http://www.tsouz.ru/, 21 октября 2011 г.), осуществляется в соответствии с требованиями указанного технического регламента, за исключением ПС, применяемых на ОПО, эксплуатируемых организациями Госкорпорации "Росатом", подтверждение соответствия которых осуществляется в соответствии с требованиями документов по стандартизации ядерно-оружейной продукции и предназначенных для разработки, изготовления, испытания, эксплуатации и утилизации ядерного оружия и ядерных установок военного назначения.

С изменениями, внесенными решениями Коллегии Евразийской экономической комиссии от 04.12.2012 N 250 (официальный сайт Евразийской экономической комиссии http://www.tsouz.ru/, 05.12.2012), от 13.05.2014 N 73 (официальный сайт Евразийской экономической комиссии http://www.eurasiancommission.org/, 14.05.2014), от 25.10.2016 N 119 (официальный сайт Евразийского экономического союза http://www.eaeunion.org/, 27.10.2016). Является обязательным для Российской Федерации в соответствии с Договором об учреждении Евразийского экономического сообщества от 10 октября 2000 г. (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 7, ст.632); Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 г., ратифицированным Федеральным законом от 3 октября 2014 г. N 279-ФЗ "О ратификации Договора о Евразийском экономическом союзе" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, N 40, ст.5310) (далее - Технический регламент ТР ТС 010/2011).

5. Требования настоящих ФНП обязательны для применения на всех стадиях жизненного цикла ПС и оборудования, используемого совместно с ПС, введенных в обращение до вступления в силу Технического регламента ТР ТС 010/2011, а также на другие ПС и оборудование, используемое совместно с ПС, в части, не противоречащей требованиям законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.

6. Общие требования к транспортировке и хранению ПС, их отдельных сборочных единиц, материалов и комплектующих для их ремонта, реконструкции (изменение конструкции ПС или его основных показателей назначения, вызывающее необходимость внесения изменений в паспорт), переоборудование ПС для работы с другими грузозахватными органами или грузозахватными приспособлениями, а также другие изменения, вызывающие перераспределение и изменение нагрузок на расчетные элементы металлоконструкции и (или) приводы) и (или) модернизации (изменение, усовершенствование, отвечающее современным требованиям.

7. Общие требования к утилизации (ликвидации) ПС должны соответствовать требованиям руководства (инструкции) по эксплуатации ПС и Технического регламента ТР ТС 010/2011.

Цель и основные принципы обеспечения промышленной безопасности ОПО, на которых используются ПС

8. Целью настоящих ФНП является создание организационной основы обеспечения промышленной безопасности ОПО, на которых используются ПС, направленной на предотвращение и/или минимизацию последствий аварий, инцидентов, с учетом индивидуального риска потери жизни и здоровья людей, участвующих в процессах монтажа (демонтажа), наладки, эксплуатации, в том числе обслуживания, ремонта, реконструкции, модернизации и утилизации (ликвидации) ПС.

Оформление и ведение предусмотренных настоящими ФНП журналов, паспортов, нарядов (нарядов-допусков), актов и иной документации в процессе эксплуатации и обслуживания ПС допускается в электронном виде при соблюдении требований к их содержанию.

9. Для предотвращения и (или) минимизации последствий аварий, инцидентов на ОПО с учетом возможной потери жизни и (или) здоровья людей в процессах, перечисленных в пункте 9 настоящих ФНП, должны выполняться следующие общие принципы (требования) промышленной безопасности ПС:

а) соответствие паспортных грузовых и высотных характеристик ПС требованиям технологического процесса;

б) соответствие группы классификации (группы режима работы) ПС, а также групп классификаций механизмов, установленных на ПС, требованиям обслуживаемого ПС технологического процесса;

в) соответствие прочности, жесткости, местной или общей устойчивости и уравновешенности (последнее только для стрел ПС, имеющих в конструкции систему уравновешивания) элементов металлоконструкции и механизмов ПС нагрузкам в рабочем и нерабочем состояниях.

Указанные соответствия должны соблюдаться во всем диапазоне температур рабочего и нерабочего состояний ПС, а также с учетом внешних воздействий, в том числе воздействия от взрывопожароопасных и химически агрессивных сред, нагрузок от ветра (для ветрового района установки), снега и льда (для ПС, установленных на открытом воздухе) и возможных нагрузок от сейсмических воздействий (для ПС, установленных в сейсмически активных районах). В случае, когда в паспорте ПС отсутствует запись о соответствии ПС ветровому району и сейсмичности района установки, указанные сведения могут быть подтверждены изготовителем ПС с предоставлением расчетов ветровой нагрузки и сейсмоустойчивости ПС;

г) соответствие оснащенности ПС регистраторами, ограничителями и указателями, указанными в паспорте ПС, а также требованиям обеспечения безопасности технологического процесса обслуживаемого ПС;

д) соответствие фактического срока службы ПС (срок службы исчисляется со дня изготовления ПС), указанному изготовителем ПС, если фактический срок службы не продлевался по результатам проведения экспертизы промышленной безопасности;

е) соответствие прочности, жесткости, устойчивости строительных конструкций (в том числе зданий, сооружений, рельсовых путей и (или) площадок установки ПС) нагрузкам от установленных ПС с учетом нагрузок от других технологических машин и оборудования;

ж) соответствие требованиям промышленной безопасности в процессах монтажа (демонтажа), наладки, эксплуатации, в том числе ремонта, реконструкции и ликвидации ПС, приведенных в настоящих ФНП;

з) соответствие порядку действий в случае аварии или инцидента с ПС, определенному в руководстве (инструкции) по эксплуатации ПС, а также требованиям, приведенным в пунктах 252-253 настоящих ФНП.

II. Требования промышленной безопасности к организациям и работникам, осуществляющим монтаж, наладку, ремонт, реконструкцию или модернизацию ПС в процессе эксплуатации ОПО

10. Деятельность по монтажу (демонтажу), наладке, ремонту, реконструкции или модернизации ПС в процессе эксплуатации ОПО осуществляют специализированные организации, выполняющие хотя бы один из следующих видов работ:

разработку проектов производства работ, технологических карт и схем строповок для объектов, на которых используются грузоподъемные краны, краны-манипуляторы, подъемники (вышки), строительные подъемники;

обслуживание, монтаж (демонтаж), ремонт, реконструкцию (модернизацию), наладку ПС и (или) регистраторов, ограничителей, указателей, систем дистанционного управления ПС, электро-, пневмо- и гидрооборудования ПС;

обслуживание, монтаж (демонтаж), ремонт, реконструкцию (модернизацию), наладку рельсовых путей, по которым перемещаются ПС;

проведение технических освидетельствований, неразрушающего контроля, технического диагностирования, экспертизы промышленной безопасности ПС;

проведение комплексного обследования рельсовых путей (далее - специализированные организации).

Конкретный перечень требований данного раздела ФНП к специализированной организации определяется видами, типами, моделями ПС и технологическими процессами, заявленными специализированной организацией для своей последующей деятельности.

11. Изменения конструкции ПС и (или) оборудования ПС, применяемых на ОПО, эксплуатируемых организациями Госкорпорации "Росатом" при разработке, изготовлении, испытании, эксплуатации и утилизации ядерного оружия и ядерных установок военного назначения, возникающие при их ремонте, реконструкции или модернизации, должны проводиться в соответствии с требованиями документов по стандартизации ядерно-оружейной продукции, а также процессов и иных объектов стандартизации, связанных с такой продукцией.

12. Структура управления в специализированной организации должна обеспечивать каждому работнику конкретную сферу деятельности и пределы его полномочий.

13. Распределение ответственности работников организации должно быть определено в положении о контроле соблюдения технологических процессов специализированной организации.

Для чего необходимо положение о материальной ответственности и на чем оно основано

Положение о материальной ответственности работников (ПМО) представляет собой внутренний локальный акт, описывающий схему взаимоотношений работодателя и работников в плане сохранности имущества фирмы и затрагивающий нюансы возмещения ущерба.

С какими локальными актами нужно ознакомить работника при приеме на работу, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в путеводитель по кадровым вопросам.

Наличие такого документа предусматривает единый подход ко всем работникам в отношении их ответственности за имущество фирмы, а также исключает разногласия между сторонами трудового договора по вопросам возмещения материальных убытков.

Положение № 85 носит дополнительный нормативно-информационный характер. Помимо готового шаблона договора о материальной ответственности (ДМО), в нем перечислены должности и работы, выполняемые сотрудниками, с которыми возможно заключение ДМО.

Постановление № 85 и ПМО

При разработке ПМО стоит деликатно отнестись к содержанию постановления № 85. Предусматривая ответственность работников, связанную с обеспечением сохранности имущества фирмы, необходимо соотнести законность требований ПМО с информацией, отраженной в указанном постановлении. Кроме того, договоры с работниками лучше оформлять с учетом приведенного в постановлении № 85 шаблона ДМО.

Заключая со своими сотрудниками ДМО, придется не только свериться с перечнем должностей из постановления № 85, но и принять во внимание указанные в нем виды работ.

ВАЖНО! Чем более дотошно работодатель проведет подготовительные процедуры по оформлению всех важных бумаг, тем проще в будущем будет разрешать ситуации, связанные с материальным возмещением ущерба. Кроме того, ответственный подход работодателя к системе обеспечения сохранности своего имущества и изначальная детальная проработка расчетных алгоритмов определения суммы ущерба (на этапе заключения трудового договора и ДМО) показывают работнику степень его материальной ответственности.

У работодателя может возникнуть соблазн перестраховаться и заключить ДМО со всеми без исключения сотрудниками. В этом случае он самовольно расширит перечень лиц, с которыми по постановлению № 85 можно заключать ДМО, а права работников, чья профессия или выполняемая работа в этот перечень не включены, будут нарушены.

Во избежание признания ДМО неправомерно заключенным и придания ПМО статуса документа, соответствующего законодательству, непосредственно в тексте или в качестве приложения к нему необходимо перечислить все должности согласно штатному расписанию фирмы, занятие которых работником требует оформления ДМО.

Особые случаи, отражаемые в ПМО

Ограничиться перечислением в ПМО должностей, соответствующих постановлению № 85, - значит не учесть важный нюанс, предусмотренный трудовым законодательством. Он касается ситуаций, когда полная материальная ответственность может наступить для тех работников, с которыми ДМО не заключены (и по закону их оформление не требуется).

Внедоговорная материальная ответственность наступает в следующих случаях (ст. 243 ТК РФ):

ущерб имуществу фирмы нанесен умышленными действиями работника;
повреждение, утрата и порча активов наступила в результате действий или бездействия сотрудника, находящегося в состоянии опьянения (алкогольного, наркотического или токсического);
имущество фирмы было испорчено в результате преступных действий работника (есть приговор суда) или совершенного им административного проступка, факт которого установлен госорганом;
работник повредил имущество фирмы, используя его в личных целях;
фирма понесла ущерб в результате разглашения ее работником секретных сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

В такой ситуации работодатель может дополнительно подстраховаться, заключив с работником, имеющим допуск к секретной информации, договор о неразглашении коммерческой тайны. Он подчеркнет важность неразглашения секретных данных и формально наложит на работника дополнительную ответственность за их сохранность.

ВАЖНО! Взыскать с работника упущенную выгоду договор о неразглашении не поможет, так как обязанность по возмещению ущерба возникает в рамках трудовых отношений и правила ст. 139 ГК РФ о возмещении убытков в полном объеме для таких случаев не применяются.

Возрастной аспект ПМО

Описывая в ПМО принципы возмещения работниками материального ущерба, необходимо принимать во внимание такой немаловажный фактор, как их возраст.

К примеру, если активы фирмы пострадали от действий несовершеннолетнего работника, находящегося в неадекватном состоянии (под воздействием наркотиков, алкоголя или токсических веществ), а также в результате совершения им преступления или административного проступка, ущерб подлежит возмещению в полном объеме.

Остальные работники, возраст которых превышает 18 лет, перед законом равны и возмещают нанесенный работодателю ущерб в соответствии с возложенными на них обязанностями и условиями заключенных ДМО.

5 нюансов при возмещении ущерба, которые нужно учесть

В ПМО необходимо предусмотреть условия, когда работодатель может на законных основаниях предъявить работнику претензии по поводу ненадлежащего исполнения им трудовых обязанностей, повлекшего необходимость возмещения материального ущерба. В этом случае фирма обязана:

доказать вину работника в недостаче или материальном ущербе;
определять размер ущерба только в величине реального уменьшения (ухудшения) имущества и суммы затрат на его восстановление (при их наличии) без учета неполученных доходов;
производить расчет суммы возмещения из рыночных цен, действующих на день причинения ущерба, но не ниже остаточной стоимости утраченного или испорченного имущества по данным бухучета с учетом естественной убыли;
не требовать от работника полного возмещения ущерба в случаях, когда не произошло недостачи и (или) порчи имущества (ограниченная ответственность);
освободить работника от возмещения ущерба, если не были обеспечены надлежащие условия для хранения имущества, вверенного работнику.

Вправе ли работодатель привлечь работника к материальной ответственности за ущерб, возникший в результате уплаты работодателем штрафа, который был наложен на него по вине работника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Описание этапов взыскания материального ущерба с работника

Обособленно от организационных аспектов в ПМО необходимо уделить внимание подробному описанию процесса взыскания с работников стоимости утраченного или испорченного имущества фирмы.

Последовательность процедур взыскания представляет собой цепочку поэтапно выполняемых работодателем действий, направленных на снижение собственных материальных потерь, вызванных халатными действиями сотрудников. Особое значение при этом имеет соблюдение всех требований законодательства.

Начальный этап: инвентаризация

Предварительной ступенью процедуры взыскания ущерба является инвентаризация. Она призвана выявить факт порчи имущества фирмы и задокументировать его (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Инвентаризация проводится после оформления соответствующего приказа.

1-й этап: служебное расследование

Следующее звено цепочки - внутрифирменное расследование, целью которого является определение причин повреждения или утраты активов (ст. 247 ТК РФ). При этом не обойтись без создания комиссии, состав которой утверждается приказом руководителя фирмы.

Работнику, нанесшему ущерб, тоже придется потрудиться - он обязан письменно объяснить причины возникновения ущерба. Его отказ это сделать налагает на работодателя дополнительную функцию по составлению акта, фиксирующего факт отказа (ст. 247 ТК РФ).

Письменные объяснения провинившегося работника рассматриваются комиссией и принимаются во внимание при определении степени его вины. Если ущерб причинен несколькими работниками, комиссии придется выяснить объем ответственности каждого из них.

2-й этап: расчет суммы ущерба

Прибавится работы и у специалистов финансовой службы фирмы - им необходимо максимально достоверно определить величину причиненного работником ущерба.

Во внимание нужно принять множество факторов: рыночную цену утраченного или испорченного имущества на дату нанесения ущерба, информацию из бухучета об остаточной стоимости имущества и др. (ст. 246 ТК РФ).

Заключительный этап: оформление документов и иные завершающие процедуры

Материалы служебного расследования не являются закрытой информацией для работника, в отношении которого оно проводится, и (или) его представителя. Чинить препятствия указанным лицам при ознакомлении и обжаловании оформленных и полученных в ходе расследования бумаг работодатель не вправе (ст. 247 ТК РФ).

Длительность завершающего этапа зависит от того, будет ли работодатель обращаться в суд для взыскания ущерба.

Взыскать с работника исчисленную сумму ущерба работодатель вправе без обращения в судебные органы, если его величина не превышает среднего месячного заработка работника. Этой процедуре предшествует оформление распоряжения руководителя фирмы. Сделать это необходимо в месячный срок с даты расчета окончательной суммы ущерба (ст. 248 ТК РФ).

В отдельных случаях работник и работодатель могут заключить соглашение, предусматривающее постепенное возмещение работником материальных потерь (рассрочка). Одновременно с соглашением работник должен письменно выразить свое обязательство уплатить означенную сумму и конкретизировать сроки платежей.

Если работник уклонился от обязательств по возмещению ущерба, работодатель имеет право обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).

Все вышеописанные этапы закрепляются в положении о материальной ответственности работников, содержание которого у разных компаний может отличаться. С одним из вариантов такого документа вы можете ознакомиться бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Материальные потери фирмы, возникшие по вине ее работников, подлежат возмещению. Чтобы взыскать ущерб, работодателю придется потрудиться: провести инвентаризацию, создать комиссию, рассчитать ущерб и т. д. Все этапы этого процесса, а также общие вопросы взаимодействия работодателя и работников по вопросам обеспечения сохранности имущества находят отражение в положении о материальной ответственности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Управление документами. Распределение ответственности

Распределение ответственности за работу с документами необходимо каждой организации. Регламент работы с документами при переходе на безбумажный документооборот отражается при настройке СЭД через разграничение прав пользователей по исполняемым ими ролям в рамках структуры предприятия. Четкая структура распределения ответственности за документы и связанные с ними процессы - непременное условие для оптимизации документооборота организации.

Ответственность за работу с документами может быть закреплена:

· За Владельцем системы ДОУ (это могут быть: генеральный директор, его заместитель, начальник отдела делопроизводства). Владелец обладает полнотой прав и ответственности за документарное обеспечение управления в Компании, включая:

– решения по классификации, типизации и систематизации документов Компании,

– решения по распределению или изменению зон ответственности должностных лиц при работе с документами Компании,

– решения по применению новых или изменению действующих методологий и технологий ДОУ,

– решения по применению средств автоматизации и требованиям к автоматизации процессов ДОУ,

– решения по составу и содержанию документов СУ ДОУ.

· За всеми должностными лицами и руководителями структурных подразделений Компании в части:

– соблюдения правил создания документов,

– соблюдения правил работы с документами,

– обеспечения достоверности информации в документах,

– обеспечения сохранности документов,

– учета документов и ведения дел в подчиненном подразделении согласно номенклатуре дел.

· За всеми сотрудниками компании в части:

– соблюдения правил работы с документами,

– обеспечение достоверности информации в документах,

– обеспечение сохранности документов.

· За функциональными руководителями в части:

– разработки содержания нормативных документов, регламентирующих системы управления, владельцами которых они являются.

· За директорами подчиненных организаций в части:

– обеспечения правил работы со всеми официальными документами, относящимися к организации, в соответствии с требованиями законодательства, органов государственного управления и местных (региональных) нормативно правовых актов.

· За директором департамента информационных технологий в части:

– обеспечения автоматизации бизнес процессов ДОУ.

– обеспечения электронных хранилищ документов на электронных носителях и в СУБД.

– обеспечения информационной безопасности ДОУ.

· За начальником отдела качества в части:

– обеспечения процессов ревизии и экспертизы документов Компании,

– обеспечения публикации документов и ознакомления сотрудников Компании с правилами работы с документами,

– формирования систем управления и распределения документов по функциональному признаку.

· За начальником отдела делопроизводства в части:

– обеспечения регистрации и учета всех документов по местам хранения в соответствии с номенклатурой дел,

– обеспечения условий выработки управленческих решений коллегиальными органами (протокольная служба),

– подготовки документов, содержащих управленческие решения, в соответствии с правилами создания документов,

– обеспечения документооборота в соответствии с правилами движения документов

– контроля исполнительской дисциплины,

– контроля внешней переписки подразделений Компании, включая регистрацию входящих и исходящих документов,

– обеспечения экспедиции входящих и исходящих документов в твердой копии (курьерская служба),

– формирования отчетности и статистики по оборачиваемости документов и контролю исполнительской дисциплины.

· За начальником отдела архивоведения в части:

– обеспечения процессов изъятия документов из обращения,

– контроля уничтожения документов,

– передачи официальных документов организаций в государственный архив,

– архивное хранение корпоративных и секретных документов Компании.

· За директором департамента персонала в части:

– обеспечения процессов подбора, обучения, адаптации и аттестации персонала на соответствие квалификационным требованиям при работе с ДОУ,

– контроля качества оформления положений о подразделениях и должностных инструкций на полноту отражения функций и ответственности подразделений и должностных лиц требованиям стандартов, подчиненных настоящему Руководству ДОУ,

– соблюдения требований по созданию, учету и хранению документов кадрового делопроизводства.

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардны.

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц.

Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации

Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации.

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях.

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ, состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

Руководитель за все в ответе!

Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардны.

Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации

Кто будет вести делопроизводство?

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Читайте также:

Каким документом определено распределение ответственности работников специализированной организации

УТВЕРЖДЕНЫприказом Федеральной службы поэкологическому, технологическомуи атомному надзоруот 26 ноября 2020 года N 461

I. Общие положения

Общие требования для ПС

Цель и основные принципы обеспечения промышленной безопасности ОПО, на которых используются ПС

Для чего необходимо положение о материальной ответственности и на чем оно основано

Постановление № 85 и ПМО

Особые случаи, отражаемые в ПМО

Возрастной аспект ПМО

5 нюансов при возмещении ущерба, которые нужно учесть

Описание этапов взыскания материального ущерба с работника

Начальный этап: инвентаризация

1-й этап: служебное расследование

2-й этап: расчет суммы ущерба

Заключительный этап: оформление документов и иные завершающие процедуры

Итоги

Управление документами. Распределение ответственности

Руководитель за все в ответе!

Кто будет вести делопроизводство?

Руководитель за все в ответе!

Кто будет вести делопроизводство?

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федеральной службы по
экологическому, технологическому
и атомному надзору
от 26 ноября 2020 года N 461