Какие организации обязаны осуществлять хранение документации по охране труда
Обновлено: 25.06.2024
Учет и ведение документации по охране труда: каких правил придерживаться
Какая документация необходима специалисту по охране труда?
Какими нормативными актами определены правила оформления учетных документов?
Как правильно оформлять документы по охране труда?
Какая документация необходима специалисту по охране труда
Документация по охране труда, которую работодателю необходимо вести, может охватывать:
а) политику и цели организации по охране труда;
б) распределение ключевых управленческих ролей (функций) по охране труда и обязанностей;
в) наиболее значительные опасности / риски, вытекающие из деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и регулированию;
г) положения, методики, инструкции или другие внутренние документы, используемые в системе управления охраной труда.
Такие рекомендации даны в Руководстве МОТ-СУОТ 2001 и стандартах по системам управления охраной труда (межгосударственный ГОСТ 12.0.230-2007, национальный (российский) ГОСТ Р 12.0.007-2009).
Из всего разнообразия документов можно выделить несколько основных типов.
Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, устанавливающие организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда. К ним относятся:
правила внутреннего трудового распорядка;
инструкции по охране труда;
различные приказы, связанные с вопросами охраны труда;
программы обучения, инструктажей и т. п.
К такой документации следует отнести также и результаты специальной оценки условий труда (ранее – аттестация рабочих мест), и материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В-третьих, Трудовой кодекс обязывает каждого работодателя иметь документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Это комплект нормативной документации по специфике своей деятельности. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя.
Грамотно оформленная документация по охране труда при спорных ситуациях между работником и работодателем всегда станет надежным помощником в разрешении возникших разногласий. А если произойдет несчастный случай, работодатель всегда сможет объяснить сотруднику, что произошло, что нарушено, по чьей вине и что делать на основе документации по охране труда.
К документации по охране труда можно также отнести документы, содержащие:
требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования;
требования к безопасному использованию инструмента;
Сюда же включаются документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти и документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем).
Это основной перечень документов, который может быть расширен с учетом особенностей производственной деятельности работодателя.
Какими нормативными актами определены правила оформления учетных документов
Общие требования к оформлению управленческой (организационно-распорядительной) документации содержатся в:
Методических рекомендациях по внедрению ГОСТР 6.30-2003, утвержденных Росархивом.
Оформление документов по различным направлениям охраны труда регламентируется нормативными актами. В них, как правило, содержатся и формы самих документов.
Так, разработке и оформлению инструкций по охране труда посвящен раздел 5 Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. В приложении 8 к названному постановлению приведен примерный вид титульного листа инструкции по охране труда для работника.
Для оформления результатов специальной оценки условий труда необходимо руководствоваться приказом Минтруда России № 33н от 21 января 2014 г. Им утверждена форма отчета о проведении специальной оценки условий труда и инструкция по ее заполнению.
Организация и проведение обязательных медицинских осмотров оформляется по правилам приказа Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.
Форма личной карточки, в которой делаются отметки о выдаче работнику специальной одежды, спецобуви и других СИЗ, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.
Как правильно оформлять документы по охране труда
Всю документацию по охране труда нужно:
ясно изложить и понятно оформить;
при необходимости обновлять и распространять.
Документация должна быть легкодоступной для всех работников организации, кому она предназначена.
Записи данных по охране труда необходимо поддерживать в актуальном состоянии, а срок их хранения должен быть точно определен.
Обязательным элементом являются реквизиты документа. Они обеспечивают его юридическую силу. К ним относятся:
наименование организации – автора документа, дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
гриф утверждения, согласования, печать и др. (при необходимости).
Требования к текстам
Текст документа должен быть объективным и точным, кратким и ясным. Объективность и точность служат доказательством определенных фактов, событий. Расплывчатые формулировки текста документа снижают его правовое значение. Краткость документа позволяет легче его понять, исполнить. При этом краткость не должна снижать полноту рассмотрения вопроса, а ясность достигается последовательностью изложения. Выводы должны логически следовать из посылок.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части документа указывают:
цели его составления.
Во второй (заключительной) указывают:
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – только распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают реквизиты этих документов:
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту.
Например, в тексте инструкции по охране труда указывают, на основании какой типовой инструкции или правил по охране труда она была разработана.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его развивают на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
организаций, действующих на принципах единоначалия;
адресованных руководству организации.
устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкции);
содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка).
Оформляя учетную документацию, важно быть внимательным и аккуратным, стараться не делать ошибок. Если необходимо внести изменения и исправления, выполнять их допустимыми способами. Журналы регистрации инструктажей нужно заполнять в соответствии с наименованиями граф, построчно. То есть в отношении каждого работника должна быть видна исчерпывающая информация о том:
когда был проведен инструктаж;
с каким работником (фамилия, имя, отчество);
какой вид инструктажа проведен;
кто проводил инструктаж (должность, фамилия, инициалы), а также росписи сотрудника, проводившего инструктаж, и работника, прошедшего инструктаж.
Если работник проходил стажировку, то заполняются и эти графы. Все журналы должны быть защищены от изъятия листов, т. е. страницы или листы пронумерованы, прошиты и скреплены печатью (при наличии).
Кто оформляет документы по охране труда
Оформлением конкретных документов занимаются работники, у которых в должностных обязанностях прописана данная функция. Например, руководители подразделений, как правило, проводят с подчиненными инструктаж на рабочих местах. Поэтому они и должны разработать программу инструктажа, инструкции по охране труда, а также зафиксировать проведение инструктажей в журналах инструктажей. Кто непосредственно выдает СИЗ, тот и обязан вести личные карточки учета выдачи СИЗ.
Специалист по охране труда (служба охраны труда) занимается, в первую очередь, разработкой проектов локальных нормативных актов регламентирующего или организационного характера (положений, планов мероприятий и т. п.). Во вторую очередь, он фиксирует результаты своей деятельности. К примеру, составляет программу вводного инструктажа, регистрирует его проведение, оформляет результаты проверок, выписывает предписания, составляет отчетность по установленным формам и т. д.
Все оформленные документы должны сохраняться в течение определенных сроков. Они установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Самые необходимые нормативные акты
Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст
Выяснить, какие требования установлены к оформлению нормативной документации
Уточнить, какие рекомендации даны по оформлению документации
Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558
Узнать, какие сроки хранения установлены для документации по охране труда
Приказ Минтруда России от 21 января 2014 г. № 33н
Выяснить требования к оформлению документов по спецоценке
Постановление Минтруда России от 24 октября 2002 г. № 73
Уточнить, как правильно оформлять расследование несчастных случаев
1 Документация по охране труда может охватывать политику и цели организации по охране труда, распределение ключевых управленческих ролей, наиболее значительные опасности / риски и мероприятия по их предупреждению и регулированию, положения, методики, инструкции и другие внутренние документы.
3 Текст документа должен быть объективным и точным, кратким и ясным. Объективность и точность служат доказательством определенных фактов, событий. Расплывчатые формулировки текста документа снижают его правовое значение. Краткость документа позволяет легче его понять, исполнить.
4 Специалист по охране труда (служба охраны труда) занимается, в первую очередь, разработкой проектов локальных нормативных актов регламентирующего или организационного характера (положений, планов мероприятий и т. п.). Во вторую очередь, он фиксирует результаты своей деятельности.
Сроки хранения журналов по охране труда — от 1 года до 75 лет, а некоторые придется держать в архиве постоянно.
Нормативная база
Кто утверждает сроки хранения
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.
Где хранить документы по охране труда
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Сколько хранить журналы регистрации инструктажей
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сроки хранения иных документов по охране труда
Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).
Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).
Пять лет нельзя уничтожать:
- сертификаты безопасности (п. 408);
- протоколы обучения по ОТ (п. 422);
- журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
- справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
- справки о причинах болезни работников (п. 418);
- договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.
Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).
В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:
- протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
- списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
- актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).
Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):
- перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
- порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
- гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).
Документы по аттестации рабочих мест
После проведения мероприятий по специальной оценке условий труда (СОУТ) на предприятии остается множество отчетов и документов. Среди них протоколы, заключения экспертов, перечни рабочих мест, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий по улучшению ОТ и другие.
Все они должны быть сохранены в организации. Конкретный срок хранения документов по аттестации рабочих мест зависит от того, в каких условиях трудятся люди — в обычных или опасных. Если в нормальных условиях — 45 лет (по месту проведения), в опасных — 50/75 (п. 407).
Удостоверения по охране труда
Чтобы приступить к работе, сотрудники проходят обучение по охране труда и получают удостоверение. Срок его годности не ограничен, но периодически туда вносят отметки о прохождении обучения, обычно раз в три года. Если сотрудник уже не работает на предприятии, работодатель обеспечивает хранение удостоверений по охране труда так же, как и остальных документов. По закону, удостоверения о прохождении обучения по ОТ хранят целую пятилетку (п. 423 б).
Новые штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения
Не спешите избавляться от важных бумаг раньше времени, за это предусмотрена административная ответственность. Сейчас штраф назначается как на должностное лицо, так и на организацию. За несоблюдение срока архивного хранения журналов инструктажей по ОТ руководителю придется выложить круглую сумму. Она составит от 3000 до 5000 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
Наказание за отсутствие документов гораздо жестче. Ответственность придется нести за нарушение требований по охране труда (ст. 5.27.1 КоАП РФ). Штраф составит от 15 000 до 25 000 рублей — для должностного лица и от 110 000 до 130 000 — для организации.
Читайте также: