Какие документы должны храниться в отделе кадров на сотрудника

Обновлено: 29.05.2024

Деятельность кадрового подразделения. Обязательные документы.

Прием и хранение документов

1. Трудовой кодекс РФ:

- Статья 65 ТК РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

- Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

- Статья 283 ТК РФ. Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству

2. Статья 13.11 КоАП РФ. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)

3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":

- Статья 17 Федерального закона. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

- Статья 22.1 Федерального закона. Сроки временного хранения документов по личному составу

4. Глава 4 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Обязанности оператора

5. Раздел VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). Учет и хранение трудовых книжек

6. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19)

7. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

1. Пример оформления номенклатуры дел ("Отдел кадров коммерческой организации")

2. Положение о порядке передачи документов работниками кадровой службы ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

3. Служебная записка о создании комиссии по приему документов ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

4. Приказ о создании комиссии для передачи кадровых документов ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

5. Акт приема-передачи кадровой документации ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия")

6. Сдаточная опись личных карточек подразделения организации ("Кадровик. Кадровое делопроизводство")

Письмо Федерального архивного агентства от 8 августа 2016 г. N 7/1742-Н (о сроках хранения документов по личному составу)

3. Кадровое делопроизводство (журнал "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2019 г.)

5. Архив по личному составу с нуля (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 3, март 2017 г.)

6. Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2017 г.)

7. Можно ли применять дырокол при хранении документов? (журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2016 г.)

8. Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ: новые сроки хранения документов по личному составу (журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2016 г.)

9. Учимся хранить документы в электронном виде (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 3, март 2016 г.)

10. Уничтожение кадровых документов (журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 12, декабрь 2015 г.)

11. Взаимодействие отдела кадров с архивом организации ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 8, август 2015 г.)

14. Правила хранения кадровых и бухгалтерских документов ("Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2015 г.)

17. Опломбирование кадровых документов ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2015 г.)

18. Типичные ошибки в трудовых книжках ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 1, январь 2015 г.)

19. Номенклатура дел для новичка ("Кадровик.ру", N 12, декабрь 2014 г.)

20. Трудовые книжки в аптеке: организуем учет и хранение правильно ("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2014 г.)

21. Передача дел в кадровой службе ("Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 6, июнь 2014 г.)

Решения практических ситуаций

Ситуация 1: Юридическое лицо находится в одном городе, а документы в бумажном виде хранятся в другом. В случае проверки государственной инспекцией труда в том городе, где по факту располагается юридическое лицо, но не хранятся документы в бумажном виде, примут ли контролирующие органы к проверке электронный вариант запрашиваемого документа? Достаточно ли будет копии, заверенной печатью и подписью директора? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)

Ситуация 2: Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта, ИНН, СНИЛС, диплом и прочее), или они могут храниться вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие на обработку персональных данных, которое не отозвано)? Обязан ли работодатель выдать копии этих документов по заявлению работника и в какой срок? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Ситуация 3: Необходимо ли при приеме на работу предъявлять документы, перечисленные в приказе Министерства транспорта РФ от 18.04.2016 N 104, водителям хлебокомбината, перевозящим хлебобулочные изделия на грузовых автомобилях? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Ситуация 4: Приказы о предоставлении отпусков по уходу за ребенком подлежат хранению в течение 75 лет, а приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков - в течение 5 лет. Значит ли это, что хранить их необходимо раздельно? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2015 г.)

Ситуация 5: Российская организация (общество с ограниченной ответственностью) планирует хранить все текущие кадровые документы, содержащие персональные данные работников, в том числе трудовые книжки, а также все текущие документы, связанные с организацией ее деятельности, у одного из своих участников за пределами Российской Федерации. Может ли данная организация хранить свои кадровые документы, содержащие персональную информацию, и учредительные документы заграницей у одного из своих участников? (служба Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.)

Ситуация 7: Существуют ли какие-либо нормативы или правила ведения либо формирования личных дел работников в бюджетных организациях? Будет ли законно требование трудового инспектора или проверяющего из вышестоящих организаций (профсоюз) о предоставлении им для проверки личных дел работников? Существует ли какая-либо ответственность за неправильное по мнению проверяющих органов и организаций ведение, хранение, формирование личных дел? Не будет ли хранение копий документов работников в личном деле нарушением законодательства о персональных данных? Имеет ли право бюджетная организация вообще не хранить и не формировать личные дела работников? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", февраль 2018 г.)

Ситуация 8: Какие локально-нормативные документы должны быть в отделе кадров? Когда приходит проверка, что проверяют? Как подготовиться к проверке? Какие документы должны храниться в отделе кадров? Кадровое делопроизводство "с нуля", с чего начать? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2015 г.)

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Путеводитель по кадровому делу

Подготовлен экспертами компании "Гарант"

Путеводитель по кадровому делу включает тематические подборки правовых норм, судебной практики, разъяснений государственных органов власти, аналитических материалов, практических ситуаций, а также форм документов и образцов их заполнения.

Быстро разобраться с кадровым вопросом Вам помогут:

- одновременное наличие различных видов информации по интересующей проблеме,

Корешки папок оформляются в соответствии с заголовками указанных в номенклатуре дел. Это необходимо для четкой систематизации новых документов, их хранения и оперативного использования в текущем 2018 г.

А с января 2018 г. документы с истекшими сроками хранения начинают готовить к отбору, экспертизе ценности и уничтожению. Давайте будем делать это правильно.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДОКУМЕНТЫ ИСХОДЯ ИЗ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Далее для вашего удобства перечислим основные виды документов, образующихся в отделе кадров, и укажем соответствующие им номера статей Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее — Перечень).

Данным Перечнем установлены следующие сроки хранения для документов:

• постоянный срок хранения;

• долговременный срок хранения;

• временный срок хранения.

Кроме того, подскажем, какие документы по личному составу можно уничтожать в 2018 г.

Кадровые документы постоянного срока хранения

Постоянный срок хранения установлен для следующих документов:

• документы (докладные, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами (ст. 648 Перечня);

• протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формированию кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60 лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним (ст. 670 Перечня);

• протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов (ст. 678 Перечня);

Кадровые документы со сроком хранения 75 или 50 лет

В 2018 году можно уничтожать почти все документы по личному составу, закрытые по 1942 г. включительно:

• штатные расстановки (ст. 74 Перечня). Не перепутайте штатные расстановки со штатными расписаниями (штатные расписания хранятся постоянно, ст. 71 Перечня). Отличие: в штатных расстановках конкретно указываются Ф. И. О. работников, их должности и оклады;

• личные дела уволенных работников (ст. 656 Перечня);

• выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом (ст. 659 Перечня);

• личные дела изобретателей, рационализаторов (ст. 629, 676 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011)) и др.;

• личные карточки уволенных работников (ст. 658 Перечня);

• списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда (ст. 613 Перечня);

• аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел (ст. 697 Перечня);

• документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала (ст. 704 Перечня);

• невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) (ст. 664 Перечня) и др.

• командировочные удостоверения для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (ст. 668 Перечня), и др.

Кадровые документы со сроком хранения 5 лет

В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2012 г. включительно:

• характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел (5 лет ЭПК) (ст. 661 Перечня);

• документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел (ст. 665 Перечня);

• командировочные удостоверения после возвращения из командировки (ст. 668 (1) Перечня), кроме командировок в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (срок хранения — 75 лет);

• документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников (5 лет ЭПК), кроме долгосрочных зарубежных командировок (10 лет ЭПК) (ст. 669 Перечня);

• документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок (ст. 676 Перечня), но при отсутствии приказов — 75 лет ЭПК;

• переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок (ст. 677 Перечня);

• переписка об оформлении командировок (ст. 687 Перечня), но для зарубежных командировок — 10 лет ЭПК (ст. 687 (1) Перечня) и др.

Кадровые документы со сроком хранения 3 года

В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2014 г. включительно:

• переписка о переводе работников в другие организации (ст. 651 Перечня);

• документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу (ст. 663 Перечня);

• переписка по воинскому учету работников (ст. 690 Перечня);

• документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (ст. 686 Перечня);

Кадровые документы со сроком хранения 1 год

В 2018 году можно уничтожать документы по личному составу, закрытые по 2016 г. включительно:

• графики предоставления отпусков (ст. 693 Перечня);

• графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов (ст. 707 Перечня) и др.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

своевременный учет всей документации о сотруднике;
отслеживание карьерной динамики;
учет данных о возможных полагающихся льготах;
оценка перспектив профессионального роста;
сохранность и упорядоченность личной документации;
оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

руководящее звено;
заместители руководителей разных уровней;
ключевые специалисты;
сотрудники, несущие материальную ответственность;
кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

первичное заведение личного дела;
внесение в него новых записей и документов;
изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
при необходимости заверение копий;
внутренняя опись входящих в дело документов;
плановая проверка состояния личных дел;
ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
хранение дел;
помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Номер личного дела из Журнала переносится:

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Пример 3. Обложка личного дела

После увольнения работника передаем документы в архив

Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.

При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.

На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.

Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.

Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.

Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.

Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.

Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание к ст. 248 Перечня):

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)

Пример 6. Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)

Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.

Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.

Пример 7. Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году (фрагмент описи дел по личному составу)

То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:

б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);

в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;

г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:

лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;

Пример 8. Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу

Пример 9. Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу

Пример 10. Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)

В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).

А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).

Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?

В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.

В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.

А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.

Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома:

Указывать следует только те буквы, которые действительно есть в томе. Если в нем нет личных карточек на фамилии, начинающиеся с букв А, Л, Щ, Э, Ю и Я, то их и не надо указывать. Тогда деление на буквы будет таким:

Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).

Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:

Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:

Читайте также: