Какие документы должны быть у работников гостиницы

Обновлено: 18.05.2024

Штат, структура организации и управления гостиницы зависят от множества факторов. Главным из них, естественно, является размер отеля и количество обслуживаемых им посетителей. Однако особенности гостиничного бизнеса подразумевают наличие ряда должностей и персонала, обязательных для любого отеля. К их числу, как правило, относятся директор или менеджер гостиницы, администратор и горничная.

С каждым из них в соответствии с требованиями законодательства заключается договор, предназначенный для определения прав и обязанностей работника и нанимателя, а также условий труда и его оплаты. Также должны быть учтены все производственные особенности конкретного места работы и мероприятия по охране труда.

Кроме заключенного договора любой сотрудник в своей деятельности должен руководствоваться разработанными в гостинице правилами и нормами внутреннего распорядка, а также собственной должностной инструкцией. Эти документы составляются исходя из действующего законодательства и основной цели гостиничного бизнеса – обслуживания клиентов с высоким качеством при обеспечении должного уровня их безопасности.

Для того чтобы более точно представлять структуру организации гостиничного бизнеса, необходимо рассмотреть должностные обязанности основных сотрудников.

Обязанности администратора гостиницы

Как уже было сказано выше, обязанности администратора гостиницы должны быть четко прописаны в соответствующей должностной инструкции. Первые впечатления клиента об отеле создаются именно администратором, поэтому его работа крайне важна. Она заключается, как правило, в координации работы персонала различных гостиничных служб. Администратор является, по сути, руководителем низшего или среднего звена структуры управления, что наделяет его правом давать указания сотрудникам отеля с целью увеличения эффективности их работы по обслуживанию посетителей.

Еще одним важнейшим участком работы является общение с клиентами, которое начинается прямо при заселении. Именно администратор знакомит прибывших с основными правилами проживания и внутреннего распорядка, действующего в гостинице. Также он занимается расселением гостей, выдачей и получением ключей от гостиничных номеров, осуществляет прием и доставку до адресата корреспонденции, заполнением необходимой документации и проведением расчетов с клиентами.

Не менее важным направлением деятельности является общение с потенциальными клиентами по телефону, бронирование номеров и оказание консультационных услуг. Основные правила, соблюдение которых необходимо при этом, приведены на видео:

Обязанности менеджера гостиницы

Менеджер отеля является руководителем высшего звена структуры управления, что делает его работу крайне важной для нормальной и эффективной деятельности всей гостиницы. В крупных отелях нередко работают сразу несколько менеджеров, помимо управляющего, отвечающих в соответствии со своими должностными инструкциями, за отдельные участки работы.

Для получения должности менеджера отеля необходимо высшее профессиональное образование, знание всех требований действующего законодательства, регулирующего сферу гостиничного бизнеса, а также основных правил его ведения, включая организационные и финансовые вопросы.

Менеджер гостиницы осуществляет руководство всей деятельностью организации, финансово-экономической и хозяйственной. Важнейшим участком работы менеджера гостиницы является управление персоналом, которое должно быть направлено, в первую очередь, на повышение качества обслуживания посетителей отеля. Именно менеджер заключает договора с сотрудниками и контролирует соблюдение ими правил внутреннего распорядка и требований должностных инструкций.

От эффективности работы управляющего во многом зависит успешность деятельности всей гостиницы.

Обязанности горничной в гостинице

Уровень и качество обслуживания клиентов зависит не только от руководителей разного уровня, но и, главным образом, от работы сотрудников, ежедневно общающихся с посетителями или оказывающих им различные услуги – работников кухни, горничных и т.д.

Горничная является, как правило, единственным работником, регулярно посещающим гостиничные номера постояльцев. Это делает ее работу крайне важной для создания позитивного образа организации в глазах гостя.

В обязанности горничной в соответствии с должностной инструкции обычно входит:

ежедневная уборка гостиничных номеров;
замена белья и санитарно-гигиенических принадлежностей в соответствии с нормами и правилами внутреннего распорядка, утвержденными в отеле;
комплектование мини баров, расположенных в номерах;
уборка коридоров и мест общего пользования на пути до лифта или лестницы;
проверка целостности имущества и комплектности оснащения номеров;
выполнение поручений и распоряжений администратора и менеджера гостиницы.

Несмотря на кажущуюся простоту должностных обязанностей горничной, их качественное выполнение оказывает значительное влияние на уровень обслуживания клиентов в масштабах всего отеля и, как следствие, на впечатления гостя.

Разумеется, дополнительно необходимо соблюдать санитарные нормы и правила, правила ведения бухгалтерского учета и прочие нормативные акты, которые касаются всех видов деятельности в России.

Начиная с проектирования отеля, его создатели активно взаимодействуют с различными организациями и властными структурами. В зависимости от региона и конкретного случая этот список может меняться. На всех этапах создания и управления отелем его деятельность контролируют государственные органы от федерального до муниципального уровня.

1-й этап создания малого отеля. Проектирование

На этом этапе инвесторам приходится иметь дело со Следующими организациями:

глава Администрации, который подписывает распоряжение о создании нового гостиничного объекта;
главный архитектор, утверждающий эскизный проект и предпроектную документацию;
комитет по защите (охране) памятников (должен дать разрешение на перестройку существующего здания, если для строительства отеля используется существующий дом);
органы Роспотребнадзора и Противопожарного надзора, а также остальные члены так называемой Межведомственной комиссии, куда, помимо указанных организаций, входят представители районного архитектора, строительный комитет и пр., которые утверждают проект гостиницы;
городские организации Водоканала и электроснабжения, которые должны согласовать проект гостиницы на предмет предоставления отелю необходимых объемов электроэнергии и воды.

Для эффективной работы с указанными организациями инвесторы должны привлекать архитектурную мастерскую, имеющую все необходимые лицензии, в том числе на проведение авторского и технического надзора, а также профильные организации, имеющие право на проведение электротехнических испытаний, проверку грунтов, землеустройства и пр.

2-й этап создания малого отеля Строительство (реконструкция), отделка и оснащение

На этом этапе инвесторам, получившим все необходимые разрешения на строительство, приходится иметь дело с органами Роспотребнадзора и Противопожарного надзора, которые проводят проверку соблюдения всех необходимых норм при проведении строительства.

На этом же этапе начинается работа с самым трудным и непредсказуемым партнером — строительной организацией. Чем четче проведен этап проектирования, тем проще контролировать работу строителей при условии постоянного присутствия на объекте представителя инвестора или управляющей компании. В задачи последнего входит непрерывный контроль над соответствием фактического строительства архитектурному проекту. Помимо строительной организации начинается сотрудничество с поставщиками оборудования и оснащения отеля. Здесь главное - обеспечить временное соответствие поставок и отделки отеля. Чаще всего возникает два несоответствия:

поставщики уже готовы завозить и устанавливать оборудование, а строители еще не подготовили помещения; помещения готовы, а поставки задерживаются.

Для минимизации именно таких проблем и нужен менеджер проекта.

3-й этап создания малого отеля. Сдача-прием объекта государственной комиссией

Здесь опять происходит встреча с Межведомственной комиссией, которая должна подписать акт о соответствии построенного объекта утвержденной проектной документации и всем нормативным актам. После получения такого документа необходимо зарегистрировать объект как отель в городском бюро регистрации для получения учетного номера и свидетельства.

4-й этап создания малого отеля. Получение различных сертификатов, лицензий и разрешений

Гостиничные услуги не требуют обязательного лицензирования и сертификации. Тем не менее в некоторых случаях отелю необходима добровольная сертификация и классификация.
Отель хочет получить определенную категорию (звезды) — для этого необходимо пройти сертификацию на соответствие гостиничным услугам и классификацию Ростуризма.

Отель работает с иностранными гостями, и ему необходимо оказывать им визовую поддержку. Это возможно только при получении так называемого референс-номера в Министерстве иностранных дел РФ. Такой референс-номер может получить только туристическая фирма, которую необходимо будет открыть при отеле, после чего подать заявление на получение референс-номера.

5-й этап. Работа отеля

Когда отель уже работает и принимает гостей, он продолжает активно взаимодействовать с государственными органами:

органами управления туризмом в регионе (городе) -общий контроль над работой гостиницы;
налоговой инспекцией — контроль правильности бухгалтерского учета и уплаты налогов, пошлин и других платежей в бюджет, кассовой дисциплины;
органами пожарного надзора — контроль выполнения требований противопожарной безопасности;
органами Роспотребнадзора — контроль санитарного состояния объекта, выполнения санитарных норм, а также контроль выполнения закона о защите прав потребителей;
органами миграционной службы — соблюдение законодательства в области регистрации иностранных граждан;
органами МВД — соблюдение законодательства, контроль регистрации российских граждан;
городской трудовой комиссией — контроль исполнения трудового законодательства.

Ниже приведены организации различного уровня, с которыми будет сталкиваться отель, на примере Санкт-Петербурга.

Пример. Взаимоотношение с петербургскими надзорными органами на всех этапах создания и работы малого отеля

Этапы / Государственные органы власти

Глава Администрации
Комитет по градостроительству и архитектуре
Комитет по охране памятников
Районная Межведомственная комиссия
Ленэнерго
Водоканал Санкт-Петербурга

Свой тренинговый центр за 69 000 руб. Можно вести бизнес онлайн!

В стоимость входят комплект материалов для очного проведения всех программ + 2 дня живого обучения онлайн. Бессрочное право проведения 10 программ. Никаких дополнительных отчислений и платежей. Запуск за 2 дня.

Районный отдел пожарного надзора
Отдел Роспотребнадзора
Сдача-прием объекта
Районная Межведомственная комиссия
Городское бюро регистрации

Получение различных сертификатов и лицензий

Ростуризм
Министерство иностранных дел РФ
Районный отел Миграционной службы РФ
ТЕСТ Санкт-Петербург

Управление по туризму Комитета по инвестициям и стратегическим проектам Санкт-Петербурга
Налоговая инспекция
Районный отел Роспотребнадзора
Городская трудовая комиссия
Районный отел Миграционной службы РФ
Районный отдел внутренних дел
Районный отдел пожарного надзора

Эта книга представляет собой практически исчерпывающее руководство по запуску отеля с нуля. Вы получите не только детальные советы по планировке, оборудованию отеля, ценообразованию и взаимодействию с проверяющими органами, но и готовую форму финансового плана, а также должностные инструкции сотрудников.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 18 ноября 2020 года N 1853

(с изменениями на 1 апреля 2021 года)

Документ с изменениями, внесенными:

2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует по 31 декабря 2026 г.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М.Мишустин

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 18 ноября 2020 года N 1853

Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации

(с изменениями на 1 апреля 2021 года)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила регулируют отношения в области предоставления гостиничных услуг при заключении и исполнении договора о предоставлении указанных услуг между заказчиком (потребителем) и юридическим лицом, филиалом иностранного юридического лица, включенным в государственный реестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц, или индивидуальным предпринимателем, предоставляющими потребителю гостиничные услуги (далее - исполнитель).

2. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

"бронирование" - закрепление за потребителем номера (места в номере) в гостинице на условиях, определенных заявкой заказчика или потребителя и подтверждением этой заявки со стороны исполнителя;

"время выезда (расчетный час)" - время, установленное исполнителем для выезда потребителя;

"время заезда" - время, установленное исполнителем для заезда потребителя;

"заказчик" - физическое или юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, имеющие намерение заказать или приобрести либо заказывающие или приобретающие гостиничные услуги в пользу потребителя;

"потребитель" - физическое лицо, имеющее намерение заказать или приобрести либо заказывающее или приобретающее и (или) использующее гостиничные услуги для личных и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности;

"цена номера (места в номере)" - стоимость временного проживания и иных сопутствующих услуг, определенных исполнителем, оказываемых за единую цену.

Понятия "гостиница" и "гостиничные услуги", используемые в настоящих Правилах, имеют значения, определенные в Федеральном законе "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации".

Состав услуг, входящих в гостиничные услуги, определяется требованиями, установленными Положением о классификации гостиниц, утверждаемым в соответствии с частью седьмой статьи 5 Федерального закона "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации", в зависимости от вида и категории гостиницы.

3. Требования к гостиничным услугам, в том числе к их объему и качеству, определяются по соглашению сторон договора о предоставлении гостиничных услуг (далее - договор) и не должны противоречить требованиям, установленным федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4. Цена номера (места в номере) соответствующей категории устанавливается одинаковой для всех потребителей, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации или локальными нормативными актами исполнителя допускается предоставление льгот и преимуществ для отдельных категорий потребителей.

5. Предоставление гостиничных услуг допускается только при наличии свидетельства о присвоении гостинице определенной категории, предусмотренной положением о классификации гостиниц, утверждаемым в соответствии с частью седьмой статьи 5 Федерального закона "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации", в случае, если такое требование предусмотрено законодательством Российской Федерации.

6. Исполнитель вправе самостоятельно устанавливать правила проживания в гостинице и пользования гостиничными услугами, не противоречащие законодательству Российской Федерации.

7. Настоящие Правила в доступной форме доводятся исполнителем до сведения заказчика (потребителя).

II. Информация об исполнителе и о предоставляемых исполнителем гостиничных услугах

8. Исполнитель обязан довести до сведения потребителя посредством размещения на вывеске, расположенной около входа в гостиницу, или в помещении гостиницы, предназначенном для оформления временного проживания потребителей, следующую информацию:

а) наименование (фирменное наименование для коммерческих организаций), адрес места осуществления деятельности и режим работы - для юридического лица, адрес и режим работы - для филиала иностранного юридического лица, включенного в государственный реестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц;

б) фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес места осуществления деятельности индивидуального предпринимателя, режим работы, а также государственная регистрация и наименование зарегистрировавшего его органа - для индивидуального предпринимателя.

9. Исполнитель обязан довести до сведения потребителя информацию об оказываемых им услугах, которая должна содержать:

а) сведения об исполнителе, в том числе номер его контактного телефона, для юридических лиц - основной государственный регистрационный номер и идентификационный номер налогоплательщика, для индивидуальных предпринимателей - основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и идентификационный номер налогоплательщика, для филиала иностранного юридического лица, включенного в государственный реестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц, - номер записи об аккредитации, идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет с указанием органа, осуществившего государственную регистрацию;

б) сведения о виде гостиницы, присвоенной гостинице категории, предусмотренной положением о классификации гостиниц, утверждаемым в соответствии с частью седьмой статьи 5 Федерального закона "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации", о реквизитах (номере и дате выдачи) свидетельства о присвоении гостинице определенной категории и о выдавшей его аккредитованной организации, а также о приостановлении действия свидетельства о присвоении гостинице определенной категории;

в) сведения о категории номеров гостиницы и цену номеров (места в номере);

г) перечень услуг, входящих в цену номера (места в номере);

д) сведения о форме и порядке оплаты гостиничных услуг;

е) перечень и цену иных платных услуг, оказываемых исполнителем за отдельную плату, условия их приобретения и оплаты;

ж) сведения о форме, условиях и порядке бронирования, а также о порядке отмены бронирования;

з) предельный срок проживания в гостинице, если этот срок установлен исполнителем;

и) перечень категорий лиц, имеющих право на получение льгот, а также перечень льгот, предоставляемых при предоставлении гостиничных услуг в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами;

к) сведения об иных платных услугах, оказываемых в гостинице третьими лицами;

л) сведения о времени заезда и времени выезда из гостиницы;

м) сведения о правилах, указанных в пункте 6 настоящих Правил (при наличии).

10. Информация, предусмотренная пунктом 9 настоящих Правил, оформляется таким образом, чтобы можно было свободно ознакомиться с ней неограниченному кругу лиц в течение всего рабочего времени гостиницы, и размещается в помещении гостиницы, предназначенном для оформления временного проживания потребителей.

Исполнитель также вправе довести до сведения потребителя информацию, предусмотренную пунктом 9 настоящих Правил, посредством ее размещения на сайте гостиницы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

11. Информация об исполнителе и оказываемых им услугах доводится до сведения потребителя на русском языке и дополнительно по усмотрению исполнителя на государственных языках субъектов Российской Федерации, родных языках народов Российской Федерации и иностранных языках.

III. Заключение и изменение договора

12. Гостиничные услуги предоставляются исполнителем на основании договора, заключаемого в письменной форме.

Договор, заключаемый с потребителем или с заказчиком - физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, является публичным договором.

13. Договор, указанный в абзаце втором пункта 12 настоящих Правил, должен содержать:

а) наименование исполнителя, основной государственный регистрационный номер и идентификационный номер налогоплательщика - для юридических лиц, фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и идентификационный номер налогоплательщика - для индивидуальных предпринимателей, наименование исполнителя, номер записи об аккредитации, идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет - для филиала иностранного юридического лица, включенного в государственный реестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц;

б) сведения о заказчике (фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица и сведения о документе, удостоверяющем его личность, оформленном в установленном порядке);

в) сведения о виде гостиницы, категории гостиницы, указанной в свидетельстве о присвоении гостиницы определенной категории, предоставляемом номере (месте в номере) и об адресе гостиницы;

г) сведения о категории номера, цене номера (места в номере), количестве номеров (мест в номере);

д) период проживания в гостинице;

е) время заезда и время выезда (расчетный час);

ж) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

14. Письменная форма договора считается соблюденной в случае составления одного документа (в том числе электронного), подписанного 2 сторонами, или подтверждения исполнителем заявки, направленной заказчиком (потребителем) исполнителю, а также в случае совершения заказчиком (потребителем) действий, направленных на получение услуг (в том числе уплата заказчиком (потребителем) соответствующей суммы исполнителю).

15. Форма и порядок направления заявки устанавливаются исполнителем, при этом такой порядок должен обеспечивать возможность установить, что заявка исходит от заказчика или потребителя.

Исполнитель при наличии в указанные в заявке даты свободных номеров (мест в номере), соответствующих заявке заказчика (потребителя), направляет заказчику (потребителю) уведомление, содержащее сведения о наименовании (фирменном наименовании) исполнителя, заказчике (потребителе), категории заказанного номера и цене номера (места в номере), сроках проживания в гостинице, об условиях бронирования, а также иные сведения, определяемые исполнителем.

В этом случае договор считается заключенным с момента получения заказчиком (потребителем) подтверждения бронирования.

16. Исполнитель вправе применять в гостинице следующие виды бронирования:

а) гарантированное бронирование - вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до расчетного часа дня, следующего за днем запланированного заезда. В случае несвоевременного отказа от бронирования, опоздания или незаезда потребителя с него или с заказчика взимается плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки договор прекращается;

б) негарантированное бронирование - вид бронирования, при котором гостиница ожидает потребителя до определенного часа, установленного исполнителем, в день заезда, после чего договор прекращается.

17. Исполнитель вправе отказать в заключении договора, если на указанные в заявке даты отсутствуют свободные номера, соответствующие требованиям заявки.

IV. Порядок и условия предоставления гостиничных услуг

18. Заселение потребителя осуществляется при условии предъявления потребителем документа, удостоверяющего его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе:

паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;

паспорта гражданина СССР, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, до замены его в установленный срок на паспорт гражданина Российской Федерации;

свидетельства о рождении - для лица, не достигшего 14-летнего возраста;

паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, для лица, постоянно проживающего за пределами Российской Федерации;

временного удостоверения личности гражданина Российской Федерации;

паспорта иностранного гражданина либо иного документа, установленного федеральным законом или признанного в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

документа, выданного иностранным государством и признаваемого в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;

разрешения на временное проживание лица без гражданства;

вида на жительство лица без гражданства.

Заселение в гостиницу несовершеннолетних граждан, не достигших 14-летнего возраста, осуществляется на основании документов, удостоверяющих личность находящихся вместе с ними родителей (усыновителей, опекунов), сопровождающего лица (лиц), при условии предоставления таким сопровождающим лицом (лицами) согласия законных представителей (одного из них), а также свидетельств о рождении этих несовершеннолетних.

Заселение в гостиницу несовершеннолетних граждан, достигших 14-летнего возраста, в отсутствие нахождения рядом с ними законных представителей осуществляется на основании документов, удостоверяющих личность этих несовершеннолетних, при условии предоставления согласия законных представителей (одного из них).

Д алеко не все владельцы и руководители отелей и гостиниц в полной мере знакомы со всеми требованиями, которые возлагает на них законодательство о защите персональных данных. Нарушая требования закона и Роскомнадзора, они оказываются в ситуации, несущей потенциальные риски для бизнеса. Знание всех нюансов обработки и использования персональных данных, обучение этим правилам персонала поможет избежать любых видов ответственности и правильно отрегулировать отношения с клиентами.

Какие персональные данные клиента нужны отелю

Все эти сведения являются персональными данными. Точного их перечня в законе нет, под этим термином подразумеваются любые сведения, имеющие отношение к конкретному лицу и позволяющие его достоверно идентифицировать. Факт сбора персональных данных делает отель их оператором, и его руководитель или индивидуальный предприниматель, оказывающий эти услуги, обязан подать уведомление в Роскомнадзор о том, что он занимается деятельностью по их обработке. Как правило, за несвоевременное уведомление, если оно состоялось, операторов не наказывают, в том числе и в административном порядке. Кроме уведомления, требуется позаботиться о разработке пакета внутренней документации по защите информационных баз, в которых хранятся данные клиентов.

Деятельность по защите персональных данных

Персонал отеля больше занят выполнением своих служебных обязанностей, чем соблюдением законодательства об обеспечении защиты персональных данных. Избежать рисков привлечения к административной ответственности поможет составление инструкции для руководства и персонала, описывающей основные действия, которые они обязаны совершать, взаимодействуя с клиентами и получая у них персональные данные для обработки. Нельзя забывать о том, что административные штрафы налагаются на руководителя даже в том случае, если нарушение допущено сотрудником.

Обязательное получение согласия на обработку персональных данных

При заполнении бумажных анкет непосредственно в отеле клиенту нужно предложить заполнить бумажную форму согласия, которая может быть отсканирована и учтена в его анкете. При подписании документа клиент должен точно понимать, для чего собираются его данные, какими способами они будут обрабатываться, кому они будут передаваться и с какими целями. Нарушение этого требования может привести к административной ответственности. Максимальный штраф составит 75 тысяч рублей, которые должна будет заплатить гостиница.

Ознакомление клиента с политикой гостиницы по обработке персональных данных

Прежде всего, этот документ нужно разработать и утвердить. Он не очень сложен, стандарты легко найти в Сети. Главное при его подготовке – подробно описать права и обязанности клиента, связанные с предоставлением и обработкой персональных данных. Если документ выложен на сайте и физическое лицо предоставляет сведения онлайн, задача гостиницы считается выполненной.

В ситуации, когда клиент заполняет формы в гостинице, распечатанный экземпляр политики должен предоставляться ему по запросу. Желательно также предлагать ему прочитать его, так как именно там он найдет ответы на свои вопросы.

Данные должны использоваться только в соответствии с целями их обработки

Каждая гостиница – оператор персональных данных – должна уведомить клиента о цели сбора сведений и используемых способах их обработки. Эта информация должна содержаться в политике обработки персональных данных, она заявляется Роскомнадзору при направлении ему уведомлений. Но могут возникнуть ситуации, когда неинформированные сотрудники нарушают установленный порядок и используют доверенные им сведения не по назначению.

В гостиничном бизнесе могут возникнуть три типичных случая использования данных неустановленным способом:

запрос излишней информации, например, данных паспорта, при бронировании номера;
направление СМС-уведомлений на телефон или электронную почту клиента без получения его предварительного согласия;
передача персональных данных клиентов третьим лицам.

Такая активность персонала приведет и к штрафам, налагаемым в административном порядке, и к негативной реакции ФАС на незаконную рекламу, и к претензиям и судебным искам со стороны недовольных клиентов.

Права клиента на получение информации о порядке использования его персональных данных должны быть соблюдены

В политике гостиницы должны быть оговорены права клиента получать информацию о судьбе своих персональных данных и на другие действия с ними, и персонал должен знать об их наличии. К ним относятся права клиента:

знать, какие именно данные о нем хранятся в отеле;
узнать, как и при помощи каких технических средств они защищаются;
потребовать изменить или удалить избыточную или некорректную информацию;
отозвать согласие на обработку.

По заявлению клиентов персональные данные должны быть заблокированы или уничтожены, несмотря на то, что эти действия могут не соответствовать бизнес-процессам и принятым в гостинице стандартам обработки информации. Так, требование об исключении телефонного номера клиента из баз, используемых для СМС-рассылок, должно быть выполнено незамедлительно. Нарушение этого требования не только приведет к привлечению к административной ответственности и наложению штрафа в сумме 45 тысяч рублей, но и может стать основанием для возбуждения ФАС РФ дела о недобросовестной рекламе.

Отказ удовлетворить требование клиента приведет также к жалобе в Роскомнадзор, штрафам и судебным искам. Поэтому от сотрудников отеля требуется оперативность в реакции на запросы клиентов. Решением может стать внесение обязанностей по сопровождению обработки персональных данных и по общению с клиентами по этим вопросам в должностные инструкции.

Какие технические требования необходимо соблюдать администрации отеля

Технические требования к хранению информации также должны соблюдаться максимально точно. Если информационная система, в которой находятся персональные данные, подключена к сети Интернет, должны быть установлены антивирусные средства защиты. При передаче сведений по телекоммуникационным каналам третьим лицам они должны шифроваться. Сами компьютеры должны быть физически защищены, допуск к ним должен быть ограничен, поручен только лицам, уполномоченным на это отдельным приказом руководства. Если есть возможность, нужно установить DLP-систему, которая полностью блокирует возможность передать сведения третьим лицам, которые могут интересоваться и базой данных состоятельных клиентов, и их телефонными номерами. Система защиты персональных данных должна быть комплексной и учитывать все возможные риски.

Руководство гостиницы должно помнить, что клиент может оказаться более информированным в вопросе защиты персональных данных, чем сотрудники отеля. И это знание при выявлении ошибки персонала может быть использовано и для причинения ущерба деловой репутации гостиницы, и для подачи исков о возмещении морального вреда. Единственным решением станет обучение персонала всем аспектам работы с персональными данными.

В Москве традиционно популярнее всего высококлассные брендовые отели. В основном это связано с большим количеством бизнес-путешественников. При этом, по мере развития рынка, мы видим, что спрос на лайфстайл-отели еще далеко не освоен.

Во многих регионах России дефицит качественных гостиничных услуг — отелей с высоким уровнем сервиса и разумным, отвечающим спросу соотношением цены – качества. Потенциал есть в каждом регионе и городе, даже, например, в Санкт-Петербурге, где летом особенно высока заполняемость отелей, хостелов и другого жилья.

Чтобы адекватно оценить дефицит, нужно учитывать не только количество доступных вариантов размещения, но и спрос на проживание в них. В каких-то регионах туристический поток постоянно растет. Например, на Алтае, в Краснодарском крае, республике Карелия и в Свердловской области, также популярны города Золотого кольца России. А где-то турпоток начнет увеличиваться только в ближайшие годы, в том числе в связи с облегченным режимом получения виз для иностранных туристов. Я бы рекомендовал учитывать эти факторы при выборе города и региона для открытия нового отеля.

Федеральное агентство по туризму разграничивает большие и мини-отели по количеству номеров: если планируете номерной фонд меньше 50 комнат, то вы будете условно считаться владельцем мини-отеля.

Также гостиничный бизнес подразделяется на виды гостиниц по классу услуг (Постановление от 16 февраля 2019 года №158):

Один из наиболее популярных вариантов размещения; будет включать от 5 до 50 номеров, регистрационную стойку и обеденную зону. Отели такого типа редко предлагают дополнительные услуги.

Это микс хостела и капсульного отеля, чаще с качественным ремонтом, который большинство постояльцев использует для длительного проживания.

Обеспечит качественный отдых постояльцу, предполагает наличие на территории ресторанов, бассейнов, спортзала и других сервисов.

Отель с номерным фондом от 50 комнат, предлагает большой спектр дополнительных услуг, часто является сетевым.

Это основные формы для России. Также встречаются акватели, капсульные, апарт-отели, комплексы апартаментов, гостевые, или семейные, бизнес-отели и другие типы.

Обратите внимание: В материале мы расскажем про этапы открытия небольшого отеля, так как это самый понятный вариант для запуска первого бизнеса. Также мы не берем тему франшизы: в таких случаях процесс контролирует франчайзер, у которого обычно есть конкретные требования к новой точке.

Концепция отеля включает в себя следующее: месторасположение и характеристика ближайшего гостиничного фонда, номерной фонд (количество и их виды), площадь (в том числе нежилых отельных помещений), цены на проживание, ориентировочная среднегодовая загрузка, сезонность, штат, дополнительные услуги вроде завтраков, трансфера, экскурсий и другие параметры.

Лайфхак: Для качественного сбора аналитики можно обратиться в компании, которые занимаются управлением и консалтингом в гостиничной нише. Маркетинговый анализ позволит не ошибиться с выбором типа и концепции предприятия, а также поможет рассчитать плановые издержки и доходы со сдачи номеров — отразите его в вашем бизнес-плане (см. следующий шаг).

Хостелы обещают быстро окупиться и требуют меньше всего вложений. По данным Российской газеты, сейчас хостелы занимают долю в 20–40% всего рынка размещения (в зависимости от региона).

Исключением из законопроекта станут нежилые помещения на 1 и 2 этажах (над другими нежилыми объектами), обязательно с отдельным входом, при наличии систем противопожарной безопасности, звукоизоляции в номерах, охранной сигнализации и сейфов. То есть, если требования соблюдаются, размещаться в жилом доме хостел или мини-отель все-таки сможет. Правда, поскольку эти требования, особенно отдельный вход, сложны в исполнении, ищите в первую очередь помещения в нежилом фонде.

Евгений Насонов, член правления Лиги хостелов:

Вы определились с типом и концепцией отеля, теперь нужно понять объем инвестиций и желаемой прибыли. Эти цифры позволят начать работать над бизнес-планом.

Прединвестиционные исследования сформируют выводы о рентабельности будущего бизнеса. Кроме того, маркетинговый анализ поможет рассчитать плановые издержки и доходы со сдачи номеров — он должен быть отражен в вашем бизнес-плане. Когда определитесь с помещением (см. шаг 3), дополните план: проанализируйте ближайших конкурентов и их ценовую политику — вам придется играть по уже установившимся ценовым правилам.

Еще необходимо проанализировать и зафиксировать в бизнес-плане вашу финансовую модель. Рассчитать стоимость продажи номера на следующие годы после открытия правильнее будет с момента выбора помещения, ориентируясь на рынок. Спрогнозировать операционные расходы можно уже сейчас: подсчитайте, во что вам обойдутся зарплаты персоналу (подробнее о персонале мы остановимся на шаге 7), коммунальные платежи, приблизительная аренда (сколько закладываете, если помещение не в собственности), уборочный инвентарь и расходные материалы.

Если результаты расчетов по бизнес-плану оправдают ожидания, переходим к поиску помещения и регистрации бизнеса.

Найдите поставщиков сервисов и услуг для бизнеса

Читайте также: