Как заставить сотрудников своевременно сдавать документы в бухгалтерию

Обновлено: 02.05.2024

Но все-таки есть ряд довольно распространенных сценариев, как бухгалтер может подставить собственника.


Потеря базы и возможное вымогательство

Сегодня один из главных рисков для собственника возникает в ситуации, когда бухгалтер ведет учет на своем личном компьютере и доступ к базе данных есть только у него.

Это значит, что если вас не устроит работа такого специалиста или вы решите расстаться с ним по другой причине, он может попросту не отдать вам учетный регистр или начать спекулировать и вымогать деньги.

Оставшись без базы, вы будете вынуждены восстанавливать весь учет — представьте, что это такое, если за год у компании были сотни операций на сумму в несколько десятков миллионов.


Как этого не допустить?

Использовать облачную бухгалтерию и не замыкать весь процесс на одного сотрудника: пароль должен быть и у него, и у вас, и все уведомления должны приходить вам на почту.

А чтобы максимально обезопасить себя при расставании с бухгалтером, можете поменять пароль в ночь перед его увольнением.


Переплата налогов и другие ошибки

Бизнес может страдать не только от злонамеренных действий бухгалтера, но и от его невнимательности, некомпетентности, банальной лени или страха. В итоге вы можете платить гораздо больше налогов, чем должны.

Или, к примеру, люди, вышедшие из 90-х и привыкшие к неофициальному обороту наличных, часто даже не задумываться о том, чтобы официально оформить командировочные или представительские расходы вроде похода в ресторан на деловую встречу.


Что делать, чтобы не терять деньги?

Часто проблемы возникают из-за отсутствия коммуникации или из-за того, что директору и бухгалтеру некомфортно друг с другом. Поэтому важно выстраивать отношения на понимании и не обесценивать труд такого сотрудника — электронный документооборот не происходит сам собой, и по сравнению с началом нулевых объем работы у бухгалтеров вырос вдвое.

Также важно помнить, что человеку свойственно ошибаться, особенно если мысли заняты личными проблемами. Если вы знаете, что у вашего бухгалтера сложный период, лучше перепроверить все за ним.

Еще одна полезная мера — внешний аудит, который можно проводить раз в квартал, чтобы держать бухгалтера в тонусе и быть уверенным, что все в порядке (или вовремя выявлять и исправлять ошибки). А если нет возможности нанять внешнего консультанта, можно самому иногда залезать в собственную базу (как минимум, нужно знать, где она лежит).



Откровенное воровство

Как правило, больше воруют снабженцы — те, кто непосредственно связан с контрагентами. Сам бухгалтер не влияет на решения о покупке и видит их уже постфактум.


Как не стать жертвой?

  • Запрашивать сверки с налоговой, чтобы знать, есть ли у вас долг и когда он возник.
  • Настроить получение уведомлений о сдаче отчетности.
  • Читать и самостоятельно подписывать документы — в частности, о выплате премий. Не нужно давать человеку возможность и повод воровать.
  • И — опять же — не отдавать бухгалтеру право подписи в интернет-банке.


Корыстное использование информации о вашем бизнесе


Как понять при найме, что сотрудник будет надежным?

Первое, что должно вас насторожить, — резюме с ошибками. Если не выдержан слог, не хватает точек или заглавных букв, этом может свидетельствовать о невнимательности, необязательности и отсутствии той самой педантичности (в хорошем смысле), которая важна для человека такой профессии.

Еще один важный момент, который стоит прояснить на старте: какая у человека мотивация. Если он хочет расти, чтобы в будущем стать главбухом и аудитором, — это одно. А если ему важно просто заработать денег, то это не то поприще.

В бухгалтерской сфере деньги не льются как из рога изобилия, при этом здесь много ответственности и нужно постоянно учиться. Если человек этого не осознает и его цель — сугубо финансовая, от него можно ожидать подвоха.


Подытожим: как не дать бухгалтеру вас подставить

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.


Если подотчетное лицо не отчиталось в срок, бухгалтеру необходимо предпринять ряд действий согласно определенному алгоритму. О нем мы и расскажем в этой статье.

Порядок предоставления денежных средств под отчет

Нередко в компании возникают ситуации, когда сотрудник должен самостоятельно закупить материалы для производства, расплатиться за какие-либо услуги наличными средствами либо получить командировочные (как на руки, так и безналичным путем). Все это превращает обычного сотрудника в подотчетное с точки зрения бухгалтерии лицо.

Кстати, о порядке ведения кассовых операций на предприятии вы можете прочитать здесь.

В данном документе указано, что сотрудник получает деньги из кассы на основании собственного заявления или распоряжения руководителя организации, в котором прописывается:

  • цель получения денежных средств;
  • запрашиваемая сумма;
  • планируемый срок траты финансов (период покупки материалов, сроки командировки, например).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Данный документ должен быть утвержден руководителем.

Отчитаться за потраченные средства подотчетник должен в течение установленного работодателем срока. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. То есть в бухгалтерии должен появиться авансовый отчет с приложением подтверждающих бумаг. Проверку документа необходимо произвести в сроки, установленные внутренними распоряжениями.

Также стоит отметить, что, по мнению налоговых органов, на предприятии должен существовать приказ, в котором будут указаны все лица, имеющие право получать денежные средства под отчет, и сроки представления ими отчета.

Нарушение сроков представления авансового отчета

Нередко случается, что авансовый отчет поступает в бухгалтерию гораздо позднее заявленного срока.

Например, Макаров А. И. был в командировке в Калининграде с 20 по 22 июля 2021 года. Оргнизацией установлен 3-х дневный срок для представления отчета. Это значит, что не позднее 27 июля он должен был отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчет был отдан на проверку только 3 августа 2021 года.

Чем это грозит предприятию:

  1. Сумму, потраченную сотрудником, нельзя будет включить в расходы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (в примере — при расчете авансовых платежей за полугодие), поскольку расход этих денежных средств документально на конец периода не подтвержден.
  2. Существует спорный момент по начислению НДФЛ и взносы по авансам, выданным работникам. Позиция ФНС ясна: на подобные суммы необходимо начислять налог. Но есть судебная практика, подтверждающая, что подотчетные суммы не являются доходом налогоплательщика и, следовательно, не должны облагаться налогом. Какой позиции придерживаться, решает руководитель. Налоговики при проверке могут попытаться доначислить налоги, и, возможно, отстаивать свою позицию придется в суде.

3. Также будут нарушены правила ведения кассовых операций.

Важно! Работодатель вправе принять решение об удержании денег из заработной платы работника не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания (ст. 137 ТК РФ), а уже потом, после сдачи отчета, вернуть ему денежные средства.

Итак, что делать бухгалтеру во избежание подобной ситуации:

  1. Следить, чтобы все подотчетные лица были ознакомлены с внутренними распоряжениями о выдаче сумм под отчет.
  2. Возможно, напоминать сотрудникам о необходимости своевременного представления документа.

Итоги

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: