Как заполнить электронную трудовую книжку в пу 6

Обновлено: 19.05.2024

Программа СЗВ-ТД и соглашение с ПФР. Примеры заполнения электронной трудовой книжки. Как получить данные из своей цифровой книжки.

В статье рассмотрены следующие вопросы:

С 1 июля 2021 года будет действовать обновленная форма СЗВ-ТД

Форму в MS-Word и MS-Excel см. в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п .

В форме СЗВ ТД есть новый раздел "Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь". Его нужно заполнять при исправлении сведений, которые подавал правопредшественник.

Появилась графа "Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера".

В графе "Код выполняемой функции" следует указывать 5 цифр - четырехзначный код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий и контрольное число оттуда же.

Новый код должен соответствовать не наименованию должности по трудовому договору, а фактически выполняемой трудовой функции.

Код состоит из 5 цифр:

первые 4 цифры – из Общероссийского классификатора занятий;
последняя цифра – контрольное число из данного классификатора, указанное рядом с кодом группы.

Цифровой документ работы

С 2020 года в России ввели ЭТК. Электронную трудовую книжку - в новом формате хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей деятельности. А работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на цифру добровольный. И позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Штраф за СЗВ ТД в 2022
Все работодатели должны сдавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Если СЗВ-ТД вы не сдали вовремя, то вам будет грозить штраф.

Более 6 млн россиян перешли на электронные трудовые книжки
Информация ПФ РФ

Электронная трудовая книжка (ЭТК) не предполагает физического носителя. И будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения современной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России. Или на портале Госуслуг. А также через соответствующие приложения для смартфонов.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажного документа , получат ее на руки. Сведения об их деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате .

Как заполнить СЗВ‑ТД на совместителя

Сведения о работе по форме электронной трудовой составляются на каждого сотрудника. С которым заключен договор. В том числе на тех, кто работает по совместительству. О том, как заполнить форму в отношении совместителей, специалисты ПФР сообщили. В письме от 05.03.20 № В-6181-19/10665-20.

Электронная трудовая на единственного учредителя

В отношении единственного учредителя — директора организации, с которым не заключен договор на работе. Представлять сведения по форме электронной трудовой с записью в электронную трудовую книжку не требуется. Об этом сообщил Минтруд. В письме от 24.03.20 № 14-2/В-293.

Вся остальная информация пока остается в обычном документе. В случае ее утери гражданину придется делать заново бумажную версию, как это происходило ранее.

формы СТД‑Р и СТД‑ПФР

Минтруд приказом от 20.01.2020 № 23н утвердил формы справок СТД-Р и СТД-ПФР. По этим формам работодатели и Пенсионный фонд будут выдавать работникам сведения из электронной трудовой книжки.

✉ Её будет выдавать гражданам Пенсионный фонд. По сути это и есть электронная трудовая книжка, сформированная на бумажном носителе.

Переход на цифровые документы

Какая запись должна быть в бумажном документе, выдаваемой работнику. Подавшему заявление о переходе на электронный формат книжки?

При выдаче книжки в раздел "Сведения о работе" вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем электронных трудовых сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В документе о работе записи осуществляются в следующем порядке. (раздел 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69):

в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 указывается дата выдачи документа на руки;
в графе 3 может быть произведена запись следующего содержания. "Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем электронной трудовой о работе. В соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года. № 439-ФЗ "О внесении изменений в ТК РФ в части формирования трудовой книжки в электронном виде")";
в графе 4 проставляется дата заявления с указанием числа, месяца, года.

Закон не обязывает работодателя вносить запись о выдаче трудовой книжки. В книгу учета движения трудовых книжек в случае получения от работника заявления об отказе ведения бумажной версии документа. Такая запись вносится только в случае увольнения работника. (подпункт 35, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако факт выдачи документа о работе рекомендуется зафиксировать.

Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку. И представил соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года. Это не лишит его права в дальнейшем перейти на электронный вариант книжки. Об этом напомнили специалисты Минтруда в письме от 11.02.20 № 14-2/В-141.

Соглашение с ПФР и программа формирования СЗВ-ТД

Не позднее 17 февраля работодатели, у которых были кадровые движения, должны сдать новый отчет в Пенсионный фонд .

Но ПФР запустил новую информационную систему федерального уровня. И в ней необходимо зарегистрироваться, даже если вы раньше подписывали соглашение с ПФР об электронном документообороте. Иначе отчет не будет принят в Пенсионном фонде.

Сделать это можно в электронном виде — через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Выданной на имя руководителя организации.

Программа подготовки данных ЭТК

ПФР разместил на своем сайте обновленную версию программы ПУ-6. В которой теперь можно сформировать сведения по форме СЗВ-ТД. (Добавление, редактирование, удаление, печать, выгрузка и импорт XML файлов). Она появилась 27 января 2020 года в версии 1.1.14.1023.

29 января 2020 вышла еще более новая версия 1.1.15.1023, в которой были исправлены некоторые ошибки.

Протестировать сформированный в ней файл можно с помощь другой бесплатной программы ПО ПД 2.0.68 (версия от 22.01.2020).

Уведомления работников

Электронная трудовая книжка (ЭТК) - это сведения о трудовой деятельности работника. Которые в цифровом виде хранит ПФР. С появлением ЭТК у работодателя в 2020 г. появились новые обязанности (ст. 66.1 ТК РФ).

Во-первых , сдавать в ПФР новую форму отчетности - СЗВ-ТД .

✅ Утвержденную Постановлением ПФР РФ от 25 декабря 2019 г. № 730п . Порядок заполнения, скачать сзв-тд

Ее надо подавать на каждого работника. Который был принят, уволен, переведен на другую постоянную работу. А также на того, кто подал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки. Срок сдачи СЗВ-ТД - 15-е число следующего месяца. Но, если в текущем месяце с работником ничего из этого не случилось. Сдавать СЗВ-ТД не надо (ст. 11 Закона № 27-ФЗ ).

Во-вторых , до 30.06.2020 уведомить каждого работника о том, что он может сохранить бумажную трудовую книжку. Или отказаться от нее (ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работодатель не обязан уведомлять внешнего совместителя об изменениях в законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. А также о праве работника сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки. И предоставлением ему работодателем сведений о трудовой.

Работникам, отказавшимся от бумажной трудовой книжки, выдайте ее на руки. На тех, кто решил сохранить ее. Или не заявил о своем выборе, ведите бумажные трудовые книжки как обычно (ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Тем, кто впервые в жизни принят на работу в 2020 г. предложите выбор. Завести бумажную трудовую книжку или ограничиться ЭТК. Бумажные книжки не положены только работникам, которые впервые трудоустроятся в 2021 г. (ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работник подал заявление о переходе на ЭТК , а теперь просит опять вести его бумажную трудовую книжку? На такую просьбу можно ответить только отказом.

В частности, в графе "Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья ТК РФ, федерального закона". Подраздела "Наименование" указываются без каких-либо сокращений причина прекращения рабочего договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. И пункт, часть статьи, статья ТК РФ. Или иного федерального закона, являющиеся основанием для увольнения (пп. 2.5.6 Порядка).

Порядок выдачи сведений из электронной трудовой книжки

Получить сведения о трудовой деятельности физлица можно будет в любом многофункциональном центре предоставления госуслуг (МФЦ). Или в любом территориальном органе ПФР. Независимо от места жительства физлица. Или места нахождения работодателя. Такой порядок установлен постановлением Правительства РФ от 24.01.20 № 40. И распоряжением Правительства РФ от 24.01.20 № 91-р.

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить, в том числе, любом в территориальном подразделении ПФР или в МФЦ. Услуга будет предоставляться без привязки к месту жительства физлица. Или месту нахождения организации.

Автор: Наталья Белова, специалист по трудовому законодательству, консультант по кадровым вопросам. Команда портала

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Как работник должен подтверждать сведения о трудовой деятельности в зависимости от формата его трудовой книжки

Правила оформления работников в 2022 году изменились, ведь с 01.01.2020 года вступил в законную силу нормативно-правовой акт об электронных трудовых книжках. В течение всего 2020-го года работающие россияне могли выбрать, какой формат фиксации их трудовой активности является для них более предпочтительным – бумажный или электронный. По какому механизму теперь проводится прием нового сотрудника с электронной трудовой книжкой и что делать с теми, кто сохранил бумажный документ, – давайте разбираться.

Особенности оформления нового работника в 2022 году

В текущем году продолжается масштабный переход на электронные трудовые книжки (далее сокращенно ЭТК). Основание – ФЗ №439 от 16.12.2019 года, согласно которому были внесены изменения в ТК РФ в части формирования электронных сведений о трудовой деятельности.

Если лицо устраивается на работу впервые в 2022 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.

Те, кто начал свой трудовой путь до 2022 года, могут выбирать между бумажным и электронным документом. Для сохранения бумажного носителя сотрудников обязали подать своему работодателю соответствующие заявления до 31.12.2020. Однако это условное правило, поскольку работник имеет право перейти на ЭТК в любой момент, никаких временных ограничений в этом вопросе нет.

Бумажную трудовую книгу также сохраняют в таких случаях:

лицо вообще не подало работодателю заявления относительно перехода или не перехода на электронный формат;
лицо в течение 2020 года не работало.

Важно! В 2022 году прием на работу работника с бумажной трудовой книжкой осуществляется по стандартным правилам, которые действовали и в предыдущих годах. При заключении трудового договора лицо обязано предоставить работодателю бумажную трудовую книжку, а также другие документы, указанные в ст. 65 ТК РФ.

Как принять на работу владельца ЭТК?

Если в 2022 году на работу принимается лицо, которое по прежнему месту труда отказалось от бумажной книжки, при оформлении понадобятся дополнительные документы.

Претендент на свободную должность подает в отдел кадров:

бумажную трудовую книгу, в которую внесена закрывающая запись;
сведения о трудовой деятельности (это и есть та самая выписка из ЭТК);
форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-ПФР (от Пенсионного фонда).

Закрывающую запись в бумажной трудовой книжке должен сделать работодатель по прежнему месту работы, который принял от работника заявление о переходе на ЭКТ и выдал подчиненному бумажный документ на руки.

Есть несколько причин, по которым новому работодателю понадобится этот старый документ. Дело в том, что только из бумажной трудовой книжки можно получить сведения о профессиональной квалификации лица и о стаже работы по специальности.

Кроме этого, из бумажной книги можно узнать, какова продолжительность страхового стажа новопринятого сотрудника. Ведь именно от этого показателя зависит величина пособия по временной нетрудоспособности.

Работодатель может оставить у себя только форму СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника. Бумажная трудовая книжка предоставляется исключительно для ознакомления и подлежит возврату владельцу. После закрывающей записи никакие данные в документ уже не вносятся.

Отчетность СЗВ-ТД

Оформление сотрудника на работу отражается в отчетности СЗВ-ТД, которую работодатель готовит для ПФР. В 2022 году документ необходимо передать в территориальное управление Фонда не позднее одного рабочего дня после дня издания приказа о приеме на работу. Электронные сведения о трудовой деятельности формируются именно на основании данных из СЗВ-ТД. Информация храниться на электронных ресурсах ПФР.

В 2022 году правила оформления СЗВ-ТД изменились. Отчет нужно заполнять по новой форме, которая согласно Постановлению Правления ПФР №769п от 27.10.2020 применяется с 01.07.2021.

За первое полугодие необходимо отчитаться по форме, которая утверждена Постановлением Правления ПФР №730п от 25.12.2019.

Вам также будет интересно:

В 2022 году подготовка отчетности осуществляется с учетом следующих изменений:

Если лицо устраивается на работу впервые

В отношении всех работников, которые получат свое первое рабочее место в 2022 году, заводятся исключительно ЭТК. Данная категория не имеет права выбора между бумажным и электронным форматом.

Вам также будет интересно:

Заключение

В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2022 выглядит так:

Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.

Насколько полезной оказалась эта статья?

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 14

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

4 коммент. по статье “ Прием на работу с электронной трудовой книжкой ”

Здравствуйте! Сотрудник поступил на работу с ЭТК. Нужно ли ему оформлять заявление о продолжении ведения ЭТК?

Если сотрудник, поступивший на работу, имеет электронную, а не бумажную трудовую книжку, при трудоустройстве он должен представить вам документ со сведениями о его трудовой деятельности. Сведения могут быть представлены в электронном виде (в этом случае документ должен быть подписан электронной цифровой подписью) или в виде бумажного документа (при этом он должен быть заверен предыдущим работодателем).

Если у работника нет бумажной трудовой, и при этом есть документ, содержащий сведения о трудовой деятельности, значит при работе у предыдущего работодателя он уже подавал заявление о переходе на ЭТК. Бумажная трудовая книжка при этом была выдана ему на руки в соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Возможность отозвать такое заявление в действующем законодательстве отсутствует – это значит, что работник, перешедший на ЭТК, вернуться к бумажной трудовой уже не сможет.

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что в описанной вами ситуации у вас, как у нового работодателя, не возникает обязанности по получению от работника еще одного заявления на ведение ЭТК – вы лишь должны продолжить вести книжку в электронном виде.

Здравствуйте. Принимаем сотрудника на работу по новому формату ЭТК, но по прежнему месту работы велась бумажная трудовая книжка. Можем ли мы принять указав сразу ЭТК?

Переход на цифровую трудовую – право, а не обязанность работника, поэтому перейти на новый формат фиксации сведений о местах его работы и занимаемых должностях вы можете только с его согласия.

Если работник, имеющий бумажную трудовую, не возражает против перевода на ЭТК, вы должны:

1. Оформить прием и внести соответствующую запись в представленный им бумажный документ в течение 5 дней с момента трудоустройства сотрудника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
2. Получить заявление о переходе на новый формат ведения трудовой книжки. Заявление пишет сам работник в свободной форме на имя директора предприятия, в котором он трудится. При этом неважно, как именно будет написано заявление – от руки или на компьютере с последующей распечаткой на принтере – главное, чтобы работник собственноручно его подписал и указал дату составления документа.
3. Внести в бумажную трудовую запись со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ, указав, что работником было подано заявление об отказе от бумажного документа в пользу электронного. Запись заверяет руководитель отдела кадров и директор предприятия, после чего работник письменно подтверждает тот факт, что он ознакомлен с этой записью.

После того, как оформление бумажной трудовой будет закончено, она выдается на руки работнику – с этого момента учет его трудовой деятельности будет вестись только в электронном виде. Бумажная трудовая останется у него в качестве документа, подтверждающего трудовой стаж, который он наработал до того, как сведения о трудовой деятельности стали собираться и храниться в электронном виде.

ЛК сотрудника. Проекты любой сложности. Соответствие законодательству РФ.

Поможем разобраться, как вести учет ЭТК в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!

Поддержка работы в 1С, регулярные консультации, помощь в ведении ЭТК и устранении ошибок

С нового года начался переход на электронные трудовые книжки. Для создания нормативной базы, поддерживающей данное новшество, были скорректированы следующие принятые законы

Плюсы и минусы ЭТК

Плюсы ввода трудовых книжек в электронном виде очевидны:

ЭТК невозможно потерять или испортить;
Невозможно подделать указанные в базе данные;
Отмена затрат на ее приобретение;
Невозможно допустить грамматическую ошибку при вводе, например, информации о наименовании предприятия;
Доступ к информации через Интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придется копировать и заверять данные о трудовом стаже, например, при оформлении пенсии (и других госуслуг);
Если отдел кадров находится в другом городе, не придется отправлять туда ТК на хранение, то есть процесс устройства на работу станет проще как для работодателя, так и для работника;
Повысится уровень защищенности сотрудника от недобросовестного работодателя;
Уровень аналитики по трудовой деятельности граждан вырастет в разы благодаря централизации данных.

К минусам следует отнести:

Получите запись вебинара с этапами работы в 1С и рекомендуемыми действиями на этот год

Когда будут введены электронные трудовые книжки?

Как будет выглядеть ЭТК?

Цифровая книжка в общем случае представляет собой отчет по данным трудового стажа гражданина РФ, хранящийся в Пенсионном фонде РФ.

Данный отчет будет доступен:

Работник имеет право затребовать этот отчет и получить в трехдневный срок, а при уходе – в день увольнения, если ранее он отказался от бумажного варианта.

Какие сведения будет содержать электронная трудовая книжка?

О работнике;
Вид, даты, основание кадрового события (приема/увольнения, перевод на другое место);
Место работы;
Должность, профессия, специальность, квалификация;
Подразделение;
Вид поручаемых обязанностей (обязателен с 2021 года);
Основание окончания ТД.

Главным отличием ЭТК от бумажных является тот факт, что сведения обязательно подавать и по совместителям.

Как организации перейти на электронные трудовые книжки?

В первую очередь отдел создает уведомление о переходе на цифровой вариант книжек для персонала и о праве оставить прежний (бумажный) вариант.

Также работодателям необходимо приобрести программное обеспечение для внедрения новых возможностей учета или обновить существующее программное обеспечение.

Как заполнять ЭТК?

По запросу работника ему предоставляется форма СТД-Р как в распечатке, так и в цифровом формате. Бумажную СТД-Р нужно заверять подписью и печатью организации, а электронную – УКЭП.

Рис.1 Форма СТД-Р для выдачи сотруднику по запросу

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

В срок до 30 июня 2020 года работодатели должны собрать с персонала заявления о предпочтениях дальнейшей формы ведения ТК:

Таким образом, работник может реализовать свое право остаться со старой версией трудовой. Если он находится в длительном отпуске (к примеру, по уходу за ребенком) и не написал заявление, его ТК продолжают вести в прежнем виде.

Работникам, подавшим заявление, работодатели с 2021 года вносят запись о выдаче трудовой книжке и выдают их на руки, освобождаясь после этого от ответственности за их ведение и хранение.

Новый отчет в ПФР по ЭТК – Сведения о трудовой деятельности

С начала 2020 года в ПФ РФ нужно сдавать форму СЗВ-ТД. Каждый месяц, следующий за отчетным, не позднее 15 числа. В случае если 15 число выпадает на выходной, срок сдачи переносится на ближайший будний день.

Рис.2 Форма СЗВ-ТД для предоставления информации в ПФР

В какой программе можно будет вести электронные трудовые книжки?

Работа с электронными трудовыми книжками предполагает наличие автоматизированной системы для учета кадровых данных сотрудников. Поэтому предприятиям, которые до сих пор ведут учет в ручном режиме, не избежать внедрения такой системы. Напомним, если численность организации превышает 25 сотрудников, отчетность соответствующие госорганы принимают только в электронном виде.

Автоматизация кадрового учета в 1С:ЗУП

Комплексный подход к планированию персонала, учету электронный трудовых, перемещению кадров и т.д.

Электронный кадровый документооборот

Перевод кадрового документооборота в цифровой формат, личный кабинет сотрудника, индивидуальные проекты

Наша компания оказывает услуги по внедрению 1С:ЗУП с 2003 года и наработала огромный опыт в решении любых задач, касающихся автоматизации кадровых служб. Поэтому, если у вас возникает вопрос, какую использовать программу для ведения ЭТК, обращайтесь к нашим специалистам, мы ответим на него и подберем оптимальный вариант решения.

Рассмотрим некоторые наиболее известные решения, в которых можно будет составлять отчетность по ЭТК.

Хотелось бы отметить, что 1С:ЗУП имеет разные версии (Базовую, ПРОФ и КОРП), чтобы максимально соответствовать нуждам заказчиков. Если вы уже работаете с одной из этих программ, но у вас возникают сложности по составлению отчетности или любому другому аспекту, обратитесь к нашим специалистам за бесплатной консультацией по ЗУП, мы с радостью вам поможем.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С ЗУП

Рис.4 СЗВ-ТД (создание)

Рис.6 Подбор сотрудника

Рис.7 Мероприятия

Рис.8 Добавление записи

Форма СТД-Р формируется аналогично и предоставляется на бумаге заверенная подписью и печатью организации.

Читайте также: