Как заполнить 6 ндфл если зарплата переплачена

Обновлено: 13.05.2024

Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

Определите дату дохода

Дата получения дохода в виде заработной платы – последний день месяца, за который ее начислили. При увольнении дата дохода в виде зарплаты – последний рабочий день сотрудника.

Удержать НДФЛ надо при выплате дохода и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня после удержания налога (п. 2 ст. 223, абз. 1 п. 6 ст. 226 НК).

В раздел 1 расчета 6-НДФЛ зарплату включите в периоде, за который ее начислили, а в раздел 2 – в периоде, когда наступит предельный срок уплаты налога. Например, зарплату за сентябрь 2020 года, которую выплатили 7 октября, отразите:

– в разделе 1 расчета за девять месяцев, так как дата дохода – 30 сентября;
– разделе 2 расчета за год, так как крайний срок уплаты налога – 8 октября.

Заполните раздел 1

Отразите зарплату в разделе 1 расчета 6-НДФЛ в периоде, за который ее начислили. В строку 020 включите сумму дохода, а в строку 040 – исчисленный налог. Строку 070 заполните в отчетном периоде, когда налог удержали.

Это следует из пункта 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили зарплату в следующем квартале и до окончания месяца.

Заполните раздел 2

В разделе 2 покажите зарплату, по которой предельный срок уплаты НДФЛ наступил в последнем квартале отчетного периода. Например, в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие включите зарплату со сроком уплаты налога в апреле, мае и июне.

В разделе 2 укажите:

– в строке 100 – последнее число месяца, за который организация начислила зарплату, или последний рабочий день, если сотрудник уволился;
– в строке 110 – дату выплаты или перечисления зарплаты;
– в строке 120 – крайний срок уплаты НДФЛ – следующий рабочий день после выплаты зарплаты;
– в строке 130 – выплаченную зарплату вместе с НДФЛ;
– в строке 140 – общую сумму удержанного с зарплаты налога.

Это следует из пункта 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили зарплату в следующем квартале и до окончания месяца.

Выдали аванс по зарплате

При выплате аванса по зарплате доход у сотрудника не возникает, поэтому аванс отражать в расчете отдельной суммой не нужно. Включите его в состав зарплаты за соответствующий месяц (п. 2 ст. 223 НК). Исключение – когда аванс выплатили в последний день месяца.

Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили за отчетный месяц только аванс или 100-процентный аванс.

Когда аванс выплачивают в последний день месяца, даты выплаты и получения дохода совпадают.

Аванс признают оплатой труда, поэтому работодатель должен удержать НДФЛ (определения Верховного суда от 19.02.2020 № 305-эс19-27749, от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).

Сумму аванса покажите в расчете как самостоятельную выплату по тем же правилам, что и зарплату. В разделе 2 в строках 100 и 110 укажите последнее число месяца, за который выплачен аванс, а в строке 120 – следующий за этой датой рабочий день.

Зарплату начислили в одном квартале, а выплатили в другом

В расчете за период, когда зарплату начислили, укажите в строке 020 всю сумму зарплаты вместе с НДФЛ, а в строке 040 – НДФЛ с нее. В строки 070 и 080 этот НДФЛ не включайте.

В расчете за период, когда зарплату выплатили, в строку 070 включите удержанный НДФЛ. В разделе 2 заполните для этой зарплаты отдельный блок строк 100–140.

Такой порядок подтверждается письмами ФНС от 13.12.2018 № БС-4-11/24355, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 16.05.2016 № БС-4-11/8609, от 12.02.2016 № БС-3-11/553 и от 25.02.2016 № БС-4-11/3058.

Ситуация	Как заполнить 6-НДФЛ
Зарплату за март выдали в апреле	Мартовскую зарплату и НДФЛ отразите:

– в строках 020 и 040 раздела 1 расчета за I квартал;
– в строке 070 раздела 1 и в разделе 2 расчета за полугодие.

Зарплату выдали до окончания месяца

С авансов НДФЛ не удерживают и их выплату в 6-НДФЛ не отражают (письма Минфина от 21.06.2016 № 03-04-06/36092, ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893). Зарплату, которую выплачиваете до окончания месяца до того, как закрыли табель и фактически рассчитали доход сотрудника, признают авансом. Дата фактического получения дохода в виде зарплаты – это последнее число месяца, за который ее начислили (п. 2 ст. 223 НК).

В частных разъяснениях представители ФНС также указывают, что дата в строке 110 не может предшествовать дате в строке 100. Так, датой получения зарплаты за декабрь формально считается 31 декабря.

Раньше этого срока ни исчислить, ни удержать НДФЛ нельзя (письма ФНС от 16.05.2016 № БС-3-11/2169 и от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).

Но дата выплаты зависит от установленных в организации сроков выдачи зарплаты, поэтому обязанность ее выдать может возникнуть в текущем месяце. Когда установленный день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то выдать деньги и надо заранее, накануне этого дня (ст. 136 ТК). За нарушение трудовая инспекция вправе оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Подобная ситуация возможна в декабре. Если срок выплаты зарплаты приходится на новогодние каникулы, зарплату нужно выдать не позднее 31 декабря. В таких случаях общие правила заполнения расчета 6-НДФЛ не подходят.

Работодатель обязан выплатить зарплату до начала праздников, поэтому и начислить ее придется в декабре. Дата начисления зарплаты и будет датой получения дохода. В этот день исчислите НДФЛ, а при выплате дохода – удержите налог. Раздел 2 расчета 6-НДФЛ заполните, как показано в таблице.

Как отразить зарплату за декабрь в разделе 2

Дата выплаты	6-НДФЛ за период	Строка 100	Строка 110	Строка 120
28 декабря	2020 год	28.12.2020	28.12.2020	29.12.2020
29 декабря		29.12.2020	29.12.2020	30.12.2020
30 декабря		30.12.2020	30.12.2020	31.12.2020
31 декабря	I квартал 2021 года	31.12.2020	31.12.2020	11.01.2021

Доходы включайте в раздел 2 за тот отчетный период, на который приходится крайняя дата уплаты налога (вопрос 3 из письма ФНС от 21.08.2017 № БС-4-11/14329@). Для зарплаты это следующий день после ее выплаты.

Официальных разъяснений Минфина и ФНС с утвержденным вариантом заполнения нет, поэтому на практике используют и другой способ. А именно, в строке 100 указывают дату получения дохода в виде зарплаты по НК – последний день месяца, а в строке 110 – дату выплаты зарплаты.

Альтернативный способ, как отразить зарплату за декабрь в разделе 2

Дата выплаты	6-НДФЛ за период	Строка 100	Строка 110	Строка 120
28 декабря	2020 год	31.12.2020	28.12.2020	29.12.2020
29 декабря		31.12.2020	29.12.2020	30.12.2020
30 декабря		31.12.2020	30.12.2020	31.12.2020
31 декабря	I квартал 2021 года	31.12.2020	31.12.2020	11.01.2021

Такой вариант допустим, и налоговая инспекция обязана принять расчет. Дело в том, что по НК дата получения дохода по зарплате всегда последний день месяца. А по ТК организация обязана в данном случае начислить и выплатить зарплату заранее.

Но, когда в разделе 2 расчета 6-НДФЛ по декабрьской зарплате в строке 110 будет более ранняя дата, чем в строке 100, ИФНС может запросить пояснения. Формально налог будет удержан раньше, чем сотрудник получил доход. В ответе достаточно указать, что нестыковка возникла из-за переноса срока выплаты зарплаты из-за выходных и нерабочих праздничных дней.

6-НДФЛ - если зарплата выплачивалась несколько дней, как оформить расчет? В нашем материале приведены пояснения для бухгалтеров, в каких случаях возникает нужда в дробной выплате и как в этих случаях заполнять строки расчета.

Различные хозяйственные ситуации, возникающие при выплате заработной платы

Зарплата может быть выдана частями в следующих случаях:

для соблюдения условий, изложенных в ч. 6 ст. 136 ТК РФ в части оплаты за исполнение трудовых обязанностей с периодичностью раз в полмесяца;
когда у предприятия недостает денег для выдачи заработанных средств и работодатель вынужден частями гасить долги по плате за труд работников.

Подобные ситуации могут вызывать у бухгалтеров вопросы по правильному внесению в 6-НДФЛ данных, касающихся как основного дохода, так и авансовых выплат. Немалые трудности возможны и при отражении дробных зарплат.

Используя нормативные материалы, ниже мы опишем основные правила формирования расчета 6-НДФЛ, а затем укажем, как внести в него выдачу заработной платы при возникновении ситуаций, связанных с задолженностью перед работниками и при перечислении денег напрямую банку на погашение кредита. Именно эти 2 ситуации, как нам представляется, чаще всего встречаются в современных экономических условиях и могут вызвать затруднения при составлении отчетности.

Правовое регулирование порядка заполнения 6-НДФЛ

С отчетности за 1 квартал 2021 года форма 6-НДФЛ обновлена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Теперь бланк 6-НДФЛ включает в себя сведения из справки 2-НДФЛ по каждому сотруднику, т.к. справки 2-НДФЛ, как самостоятельный отчет, с 2021 года отменены. А сама привычная нам форма 6-НДФЛ сильно изменилась.

Если вам нужен образец 6-НДФЛ за 3 квартал/9 месяцев 2021 года, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.

Правила внесения в расчет записей определены приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. В соответствии с документом надо выполнить 2 действия:

внести в расчет доходы, выплаченные налоговым агентом физлицам, а также налоговые вычеты, которые получали работники;
записать в соответствующие строки НДФЛ, который удерживался из доходов, выплаченных физлицам.

Все записи при этом должны соответствовать нормам НК РФ, а также письмам Минфина и налоговых органов, где детально разъясняются правила соблюдения данных норм.

Как отразить различные выплаты в новой форме 6-НДФЛ, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Приводим таблицу, из которой можно понять, как правильно сделать записи во 2-м разделе 6-НДФЛ при выдаче зарплаты:

Строка расчета и записываемые в нее сведения

Источник правовой нормы

Особенности

Записывается дата, когда сумма налога должна быть перечислена в бюджет

Ст. 6.1, п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ;
П. 4.2 порядка заполнения формы 6-НДФЛ

Налоговый агент должен перевести НДФЛ в казну не позже дня, который следует за днем выплаты дохода получателю. Исключением является налог с отпускных и больничных, для которого срок уплаты установлен, как последний день месяца.
Записывается предельный срок, указанный в НК РФ, не позже которого следует перечислить налог, а не дата, когда налог перечислен в действительности.
При выпадении срока на выходной, указывается ближайших следующий за ним рабочий день

Записывается сумма налога, который удержан из дохода

ВАЖНО! В обстоятельствах, когда доходы выплачивались в один день, а подоходный налог должен перечисляться в разные сроки, в 6-НДФЛ надо будет заполнять несколько блоков строк 021-022 с разбивкой по срокам уплаты налога (письмо ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312).

6-НДФЛ и выплаты зарплаты в разные сроки

Рассмотрим, как будет на примере выглядеть внесение в расчет записей в ситуации с зарплатой, выдаваемой поэтапно.

За май сотруднику была начислена заработная плата в размере 21 264 руб., исчислен НДФЛ в размере 2 764 руб. (вычеты не предоставлялись), к выплате — 18 500 руб. В связи с трудностями, возникшими на предприятии, заработная плата была выплачена частями в следующие сроки: 6 июня — 10 000 руб., 27 июня — 3 500 руб. (суммы приведены за вычетом удержанного налога, подлежащие уплате на руки). НДФЛ перечислили 6 и 27 июня соответственно. Кроме того, 16 мая выплачен майский же аванс в размере 5 000 руб. Но налог с него организация перечислила уже 6 июня.

Сумма полученного дохода в рассматриваемом случае может определяться как начисленная сотруднику сумма, умноженная на частное от деления фактически выплаченной суммы к общей сумме, подлежащей выплате.

С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.

Что такое 6-НДФЛ?

За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого каждый квартал работодатели сдают отчёт 6-НДФЛ. До 2021 года сдавали ещё и ежегодный отчет 2-НДФЛ, в который входили справки по всем сотрудникам. Теперь отдельный отчёт 2-НДФЛ отменили, а данные из него входят в отчет 6-НДФЛ за год.

Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:

вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
дивиденды,
беспроцентные займы,
подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.

Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.

В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Справки по каждому сотруднику отразите в приложении к годовому отчёту 6-НДФЛ.

Нулевой 6-НДФЛ

Нулевого 6-НДФЛ не бывает. Если вы не платили физлицам, просто не сдавайте отчёт.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

6-НДФЛ следует сдавать один раз в квартал:

за 1 квартал — до 30 апреля,
за полугодие — до 2 августа,
за 9 месяцев — до 1 ноября,
за год — до 1 марта следующего года.

Если вы впервые заплатили физлицу только во 2 квартале, сдайте 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год.

Антон — индивидуальный предприниматель и работает один. В июне он обратился к копирайтеру, который написал 5 статей для сайта. Всё оформили договором авторского заказа. Антон заплатил 10 000 рублей копирайтеру и 1495 рублей НДФЛ государству. В июле Антону нужно сдать 6-НДФЛ за полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.

Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только те выплаты, у которых крайний срок перечисления НДФЛ попадает в отчётный квартал, отдельно за каждый месяц.

Строка 020 — налог, который удержали за квартал по всем сотрудникам. Это сумма строк 022.

Строка 021 — срок перечисления налога. В этой строке укажите дату, до которой необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Для зарплаты, расчёта при увольнении, выплат по договорам ГПХ и дивидендов — это следующий рабочий день после даты выплаты. Для отпускных и больничных — последнее число месяца, в котором их выдали. Если выдали зарплату сотруднику 10 марта и в этот же день перечислили НДФЛ в бюджет, то в строке 021 укажите 11 марта.

Строка 022 — сумма удержанного НДФЛ.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Обобщает данные за все месяцы отчётного периода — с 1 января по последний день отчётного квартала.

Строка 110: укажите доходы физлиц с начала года — до того, как из доходов вычли НДФЛ. Для второго квартала — зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно, за какой период. Другие доходы, которые физик получил с января по июнь и с которых вы должны удержать НДФЛ.

Строки 111, 112 и 113 отвечают за разные виды начислений: дивиденды, выплаты по трудовым договорам и по договорам ГПХ. Укажите общие суммы с начала года.

Строка 120 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.

Строка 130 — сумма вычетов по доходам из строки 110. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.

Строка 140 — сумма НДФЛ с доходов из строки 110.

Строка 141 — сумма НДФЛ только с дивидендов, если платили их.

Строка 150 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.

Строка 160 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 140. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.

Строка 170 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.

Строка 180 — заполняйте, если удержали больше НДФЛ, чем полагалось.

Строка 190 — заполняйте, если возвращали налог работникам.

Сдать отчёт на бумаге можно, если у вас не больше 10 сотрудников. И только электронно — если сотрудников больше 10.

Куда сдавать 6-НДФЛ?

Сдавайте отчёт в налоговую по прописке ИП или юридическому адресу ООО.

Но за сотрудников, которые заняты в деятельности по патенту, отчитывайтесь в налоговую по адресу работы. Эта налоговая может отличаться от налоговой по адресу регистрации.

Что будет за нарушение?

Не вовремя сдать отчёт: штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, блокировка счёта в банке после 10 дней. Указать недостоверные сведения: 500 рублей за каждый недостоверный документ.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

А Эльба поможет?

6-НДФЛ в Эльбе состоит всего из двух шагов. На первом вы проверяете выплаты сотрудникам, а на втором отправляете отчёт в налоговую.

Статья актуальна на 05.02.2021

У многих налоговых агентов вызывает затруднения заполнение отчета по форме 6-НДФЛ в случае, если зарплата начислена за декабрь одного налогового периода, а выплачена в январе следующего.

Эту ситуацию рассмотрели налоговики в Письме от 09.08.2021 № СД-19-11/283@ (далее – Письмо № СД-19-11/283@).

Отчет по форме 6-НДФЛ (утверждена Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@) в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ заполняется отдельно за каждый налоговый период нарастающим итогом.

В силу п. 4 Порядка заполнения, утвержденного Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Налоговый период по НДФЛ представляет собой календарный год, то есть новый налоговый период начинается 1 января и заканчивается 31 декабря.

Обычно не бывает проблем, если работодатель выполняет требование ст. 136 ТК РФ (данная норма, в частности, гласит, что при совпадении дня выплаты заработной платы с выходным или нерабочим праздничным днем выплата производится накануне этого дня)и выплачивает зарплату за декабрь не позднее 31 декабря.

В этом случае в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ в полях 140 и 160 указывается одинаковая сумма исчисленного и удержанного налога соответственно. Это следует из п. 2 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ.

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Налоговые агенты должны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

В данном случае доход выплачен в декабре и тогда же согласно нормам НК РФ из него удержан НДФЛ.

Вопросы могут возникнуть, если заработная плата за декабрь выплачена в январе, ведь это уже следующий налоговый период (при этом она в любом случае относится к правильному налоговому периоду, так как начисляется за декабрь).

Налоговики в Письме № СД-19-11/283@, взяв в качестве примера декабрь 2021 года и январь 2022 года, остановились на том, что сумма НДФЛ, исчисленного с дохода в виде заработной платы, начисленной за декабрь, независимо от срока перечисления налога отражается в поле 140 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 2021 год.

То есть эти данные отражаются в отчете точно так же, как и в случае выплаты заработной платы и удержания НДФЛ в декабре 2021 года.

Чиновники ничего не сказали, как быть с отражением удержанной суммы НДФЛ, ведь удержание осуществляется в январе 2022 года, потому что в этом месяце выплачивается доход.

Отметим, до 01.01.2021 расчет по форме 6-НДФЛ заполнялся в соответствии с Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. По поводу заполнения этого расчета налоговики придерживались позиции, согласно которой при выплате дохода, начисленного за декабрь, в январе сумма удержанного налога и вся операция, связанная с выплатой дохода в январе, должны отражаться в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал следующего налогового периода (то есть включающего январь) (см., например, письма от 05.12.2016 № БС-4-11/23138@, от 29.11.2016 № БС-4-11/22677@).

Очевидно, этот подход должен сохраниться и теперь, так как требования п. 2 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ не изменились, так же как и подход к заполнению справки. При ее заполнении учитывается, что зарплата, начисленная за декабрь, считается фактически полученной в декабре, независимо от даты выплаты. Поэтому если зарплата за декабрь выплачена в январе следующего года и налог из нее удержан и перечислен в бюджет в январе, то сумму перечисленного налога все равно требовалось отражать в справке 2-НДФЛ за отчетный год (к которому относился декабрь) (см. письма ФНС РФ от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@, ЕД-4-3/1698@).

Приведем на примере образец заполнения указанной отчетности за 2021 и 2022 годы.

Читайте также: