Как выгрузить остатки отпусков из 1с в эксель

Обновлено: 20.05.2024

Выгрузка данных в файл

Выгрузку в файл рекомендуется применять только в случае, если перенос данных непосредственно из информационной базы невозможен.

Если необходимо выгрузить только часть данных исходной информационной базы, то нужно воспользоваться последовательностью действий, описанной в следующем разделе.

Перенос данных выполняется поэтапно. Перед началом переноса требуется убедиться, что исходная информационная база закрыта и в ней не работают пользователи.

Этап 1. Резервное копирование

Этап 2. Выгрузка данных

Перенос данных осуществляется с помощью файлов, которые находятся в подкаталоге ExtForms (1SBDB\ExtForms):

После обновления правил переноса можно приступать к выгрузке данных. Для этого необходимо воспользоваться помощником перехода. Требуется нажать Переход на 1С:Бухгалтерию 8 панели инструментов программы.

Шаг 1. Начало работы с помощником

Для ознакомления с преимуществами перехода нажать О преимуществах 1С:Бухгалтерии 8.

Шаг 2. Проверка обновлений

Для проверки наличия обновлений нажать Проверить наличие обновлений.

При наличии ИТС можно сразу обновить конфигурацию. Далее программу необходимо будет закрыть. При повторном запуске в режиме 1С:Предприятие работа с помощником продолжается с момента остановки.

Шаг 3. Настройка периода выгрузки

Выбрать период выгрузки.

Для этого требуется установить переключатель на одном из следующих значений:

Остатки на начало года – если остатки переносятся на начало года;
Обороты – если данные переносятся в середине года;
Документы– если переносятся остатки за незакрытый период текущего года.

Обязательно указывается период переноса. Например, если выгрузка формируется на 01.01.2013, то установить переключатель Остатки на начало года, и в качестве периода укажем 2013 г.

Если установить флажок Выполнить проверку выгружаемых данных то сначала будет проведена проверка целостности данных в переносимой информационной базе и предложены варианты исправления выявленных ошибок.

Шаг 4. Адрес файла выгрузки

В поле Выгружаемые данные будут записаны в файл отображается расположение файла выгрузки.

Шаг 5. Выгрузка данных

Для выгрузки данных нажать Выгрузить. В результате выгрузки будет создан файл в формате XML.

Рекомендуется установить флажок Сформировать оборотно-сальдовую ведомость. В этом случае после окончания выгрузки программа автоматически сформирует отчет Оборотно-сальдовая ведомость. Необходимо использовать отчет для проверки загруженных данных.

Неполная (частичная) выгрузка данных в файл

Под неполной (частичной) выгрузкой понимается перенос только ряда объектов информационной базы. Для этого нужно воспользоваться универсальной выгрузкой данных.

Требуется открыть универсальную выгрузку (Сервис – Дополнительные возможности).

В открывшемся окне выбрать пункт Выгрузка данных для 1С:Бухгалтерии 8.

Далее нужно заполнить параметры универсальной выгрузки данных.

Необходимо указать параметры выгрузки:

Имя файла правил – выбрать файл правил конвертации данных;
Имя файла данных – указать файл, в который будут выгружены данные в формате .xml;
Дата начала, Дата окончания – указать период выгрузки. Если перенос осуществляется на начало года, то в полях Дата начала и Дата окончания необходимо указать одинаковую дату. Например, если перенос осуществляется на начало 2013 года, то нужно указать дату начала и дату окончания – 01.01.2013;
Правила выгрузки данных – нажать Загрузить правила обмена для заполнения табличной части Правила выгрузки данных. По тем разделам, по которым выгрузка не производится, снять флажки. Например, если необходимо перенести только данные справочника Банковские счета и Банки, то установить флажки Банки и Банковские счета в табличной части Правила выгрузки данных.

Нажать Выгрузить для выполнения выгрузки данных.

Загрузка данных из файла

Шаг 1. Выбор варианта загрузки данных

Выбрать пункт Загрузить данные из файла.

Шаг 2. Выбор файла загрузки

Выбрать в поле Путь к файлу данных файл загрузки.

После выбора файла в разделе Описание загружаемых данных отображается информация о конфигурации, номере релиза, организации, периоде и дате выгрузки данных из исходной информационной базы.

Для загрузки данных нажать Загрузить данные.

Шаг 3. Загрузка

Загрузка данных и их проверка осуществляются автоматически.

загрузка данных,
проведение загруженных документов,
проверка загруженных документов.

В поле Выполнение отображается индикатор выполнения загрузки в процентах. Ниже приводится наименование исходной информационной базы.

Шаг 4. Результат переноса

Если используется версия ПРОФ, можно сразу приступить к переносу следующей информационной базы или данных из файла.

Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП 3.1

В ТК РФ за каждым работником закреплено право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Некоторым категориям работникам положены также дополнительные ежегодные отпуска.

Где в 1С посмотреть количество дней отпуска? Остаток дней отпуска в ЗУП 3.1 можно посмотреть:

В карточке сотрудника.
В кадровых отчетах по остаткам отпусков.
В документах Отпуск , Увольнение .

Как посмотреть остатки отпуска из карточки сотрудника

Узнать текущие остатки отпуска из карточки сотрудника можно двумя способами.

Из карточки сотрудника можно вывести печатную форму справки по остаткам отпусков по ссылке Печать – Справка по отпускам сотрудника
Посмотреть текущий остаток отпуска, а также сформировать Справку об остатках отпусков можно из карточки сотрудника по ссылке Отсутствия

Отчеты по остаткам отпусков

В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствуют несколько отчетов, которые позволяют получить остатки отпусков на любую заданную дату. Отчеты по отпускам в 1С 8.3 ЗУП:

Отчет Остатки отпусков (кратко) выводит информацию об остатках отпусков по их видам. Данные по каждому виду отпуска и общий итог содержатся в соответствующих колонках отчета
Отчет Остатки отпусков выводит более детальную информацию об остатках отпусков в разрезе видов отпусков и рабочих лет
Отчет Справка об остатках отпусков позволяет вывести максимально детализированную информацию, с точностью до документа-регистратора. Плюсом формирования справки через отчеты является то, что в отчете можно вывести информацию на любую дату

Информацию об остатках дней отпуска для сотрудника можно быстро запросить при вводе приказа на отпуск непосредственно из документа Отпуск . Для этого используется ссылка Как сотрудник использовал отпуск . По щелчку на нее выводится Справка об остатках отпусков сотрудника на дату начала отпуска

Аналогичная ссылка имеется в документе Увольнение

Как внести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП

Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП могут вводиться двумя документами: Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков .

Ввод начальных остатков отпусков документом Начальная штатная расстановка

Если работа в ЗУП 3 начата после перехода из прошлых версий и при этом для перехода использовался рекомендованный вариант переноса данных, то при переходе в программе сформировался документ Начальная штатная расстановка . Этим документом зарегистрировались и начальные остатки отпусков.

Информация об остатках отпуска содержится в графе Отпуска .

Как скорректировать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП? По щелчку на ссылку в графе Отпуска открывается форма, в которой можно подробно посмотреть и скорректировать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП

В табличной части Права на отпуск должны быть отражены все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков и указано количество дней в год для каждого вида отпуска.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Количество дней вводится на конец дня, поэтому оно должно быть рассчитано на дату, предшествующую дате начала эксплуатации.

Правила расчета и ввода начальных остатков отпусков в 1С ЗУП разобраны далее в статье.

Документ Ввод остатков отпусков

Документ Ввод остатков отпусков может служить для ввода начального остатка отпуска на произвольную дату.

Список документов Ввод остатков отпусков открывается из раздела Главное — Остатки отпусков . Чтобы ссылка отображалась в интерфейсе необходимо выполнить Настройку навигации для этого раздела

Также создать новый документ можно из карточки сотрудника по ссылке Оформить документ – Отсутствия – Ввод остатков отпусков

Структура документа и правила его заполнения аналогичны описанным выше для формы ввода остатков отпусков в документе Начальная штатная расстановка :

в табличной части Права на отпуск – указываются все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков с указанием годового количества дней отпуска;
в табличной части Остатки отпусков по рабочим годам — вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Остатки следует вводить по состоянию на Дату остатков , указанную в шапке документа. Важно учесть, что остатки вводятся на конец дня. Поэтому если мы хотим ввести остаток отпуска на начало дня 01.09.2021 г., то Дату остатков заполняем значением 31.08.2021 г.

Правила ввода остатков отпусков в ЗУП 3.1

1. Остатки вводятся на конец дня указанной Даты остатков . При этом достаточно ввести остатки только за те прошедшие рабочие годы, по которым имеются ненулевые остатки и обязательно ввести остаток за текущий рабочий год.

Пример 1

За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – отпуск использован полностью;
За рабочий год с 15.09.2019 по 14.09.2020 – использовал 22 дня отпуска, остаток 6 дней
За рабочий год с 15.09.2020 по 14.09.2021 – отпуск еще не использовался.

Сведения об остатке отпуска необходимо ввести на начало дня 01.09.2021 г. Поэтому в качестве Даты остатков в документе Ввод остатков отпусков укажем предшествующий день, 31.08.2021 г.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам введем:

За рабочий год с 15.09.2019 по 14.09.2020 – остаток 6 дней;
За рабочий год с 15.09.2020 по 14.09.2021 – накопленный на 01.09.2021 остаток 28 дней (с 15.09.2020 по 01.09.2021 отработано 11,5 месяцев, значит, в расчет берем 12 месяцев. 2,33*12=28)

Рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 в таблице указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год, по которому не имеется остатка отпуска.

В итоге сформированный документ будет выглядеть так:

2. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней остатка нужно указывать с минусом.

Пример 2

За рабочий год с 15.11.2019 по 14.11.2020 – отпуск использован полностью
За рабочий год с 15.11 2020 по 14.11.2021 – использовано 26 дней отпуска

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

Рабочий год с 15.11.2019 по 14.11.2020 – указывать не нужно;
За рабочий год с 15.11.2020 по 14.11.2021 – укажем отрицательный остаток -2,67 (с 15.11.2020 по 01.09.2021 отработано 9,5 месяцев, значит, в расчет берем 10 месяцев. 2,33*10=23,33. 26 дней использовано. 23,33-26=-2,67)

3. Если на дату ввода остатков остаток отпуска за текущий рабочий год нулевой, то нужно ввести рабочий год, а количество дней отпуска не указывать.

Пример 3

За рабочий год с 26.08.2019 по 25.08.2020 – отпуск использован полностью;
За рабочий год с 26.08.2020 по 25.08.2021 – использовано 21 день отпуска;
За рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022 – отпуск еще не использовался.

В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:

За рабочий год с 26.08.2019 по 25.08.2020– ничего указывать не нужно;
За рабочий год с 26.08.2020 по 25.08.2021 – укажем остаток 7 дней;
За рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022 – укажем рабочий год, а остаток оставим нулевым (с 26.08.2021 по 01.09.2020 отработано менее половины месяца, право на отпуск еще не заработано)

Зачастую, при вводе остатков отпуска в 1С 8.3 ЗУП пользователи сталкиваются с ошибкой:

Дело в том, что последний рабочий год, за который вводятся остатки отпуска, должен быть согласован с датой ввода остатков: дата ввода остатков должна принадлежать именно этому году.

Например, такая ошибка будет возникать, если в условиях Примера 3, рассмотренного выше, не ввести нулевой остаток отпуска за рабочий год с 26.08.2021 по 25.08.2022

Для исправления ошибки надо скорректировать документ таким образом, чтобы последний введенный рабочий год содержал дату ввода остатков.

В рассматриваемом примере в таблицу Остатки отпусков по рабочим годам необходимо добавить строку с рабочим годом, включающим дату ввода остатков. Количество дней отпуска следует оставить пустым, поскольку на дату остатков за этот рабочий год еще не накоплено ни одного дня отпуска.

Мы рассмотрели ввод остатков отпусков в 1С ЗУП, как посмотреть остатки отпуска, как скорректировать остатки отпусков, как посмотреть отчеты по отпускам в 1С 8.3 ЗУП.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(16 оценок, среднее: 4,94 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Механизм создания табличных документов и печатных форм в 1С достаточно продуман и хорошо проработан, однако, до функциональных возможностей, реализованных в Microsoft Excel, ему, конечно же, далеко. Поэтому многие пользователи предпочитают действовать по следующему алгоритму:

Сформировать печатную форму в 1С;
Сохранить данные как лист Excel (Рис.1)или скопировать таблицу;
Продолжить работу с информацией в другой программе.

И, нередко, у них возникает вопрос: как осуществить непосредственную выгрузку информации из 1С в Excel, минуя дополнительные шаги?

Два главных требования, которые должны быть выполнены

Для безошибочного функционирования нашей обработки, необходимо:

Чтобы на компьютере пользователя был установлен Microsoft Office и, в частности, Excel (мы будем подключаться к приложению посредством создания COM-объекта);
Представлять себе структуру хранения данных в Excel (понимать, как формируются имена ячеек, знать, что такое лист, книга и т.д.).

Только убедившись, что два этих пункта выполнены, следует приступать к дальнейшей разработке.

Алгоритм при выгрузке и его реализация в 1С

Последовательность действий при выгрузке из 1С в Excel можно представить следующей последовательностью шагов:

Формируем набор данных, которые необходимо сохранить в Excel;
Создаем подключение к приложению (запускаем его);
Заполняем файл выгружаемыми данными;
Сохраняем файл;
Закрываем открытое приложение.

Теперь по этому списку подробнее.

Формирование набора данных

Осуществляем программный запуск приложения

Как было сказано выше, для того, чтобы запуститься, мы будем использовать режим Com-соединения. Код на Рис.3 показывает, как это можно осуществить.

Процедуру создания нового объекта мы сознательно вставили в конструкцию Попытка – Исключение-КонецПопытки, для того, чтобы исключить всевозможные нестандартные ситуации в дальнейшем ходе обработки.

Заполнение файла, его сохранение и завершение работы приложения

В первую очередь следует определиться, что мы хотим сделать: выгрузить данные в существующий файл или создать новый:

В первом случае нам необходимо запустить диалог выбора файла и получить полное имя существующего хранилища информации;
Во втором случае мы должны самостоятельно придумать имя создаваемого файла и определиться с его местоположением (именно из этих двух слагаемых будет создано имя файла).

Решив, где мы будем хранить наши данные, приступим к непосредственному заполнению файла , для этого создадим процедуру и передадим в нее в качестве параметра нашу выборку документов за текущий месяц. (Рис.4)

Как видно из кода, в первую очередь мы создали книгу, в которой будет храниться наша таблица. По умолчанию программа Excel при первом запуске создает в книге три листа. Для внесения данных мы можем выбрать любой из них, просто указав номер листа в качестве параметра для метода WorkSheets(). Если же нам понадобилось бы добавить новый лист в книгу, мы должны бы были записать строку вида:

На этом мы закончили формировать общую структуру документа и приступаем к его заполнению.

Циклом со счетчиком перебираем строки и колонки нашей таблицы значений, для получения данных конкретной ячейки и их переноса в конечную таблицу.

Здесь важно иметь ввиду, что индексы строк и колонок таблицы значения в 1С начинаются с 0 и заканчиваются на числе на 1 меньшем, чем количество этих строк и колонок, а нумерация строк и колонок ячеек в Exel начинается с 1.

Перебрав нашу таблицу и перенеся её в новое место, мы должны сохранить созданный файл. Параметр ПутьКФайлу, указанный в процедуре SaveAs, должен содержать полный путь к файлу, включая его имя.

Если на компьютере установлен Microsoft Office версии 2007 года или более поздний, у Вас, вероятно, может возникнуть необходимость в сохранении табличного документа в формате Excel 2003, программно это можно сделать, если указать в качестве второго параметра процедуры SaveAs значение (-4143). Именно это число указывает на формат сохраняемого файла, соответсвующий расширению xls.

В случае ошибки (допустим сохраняемый файл уже открыт), наша обработка должна предупредить пользователя о нестандартной ситуации, что и прописано в процедуре Сообщить().

Так как мы не планируем дальше продолжать работу с Excel, мы должны закрыть приложение. Здесь следует отметить, что визуально отследить выполнение нашей обработки можно только воспользовавшись диспетчером задач, в списке открытых окон его видно не будет. Опять же, если не прописать закрытие приложения, оно будет занимать место в оперативной памяти и может привести к конфликтам запуска дополнительных копий Excel.

Дополнительный способ сохранения табличного документа из 1С в Excel

Еще один способ выгрузки – непосредственное сохранение табличного документа на диск без его вывода на экран или перед выводом, код соответствующей процедуры показан на (Рис.5).

Одно очень важное замечание: в программах 1С и Excel различаются разделители целой и дробной части в числовых значениях, этот момент следует учитывать при выгрузке во избежание перекоса в данных.

Все лица, работающие по трудовому договору имеют право ежегодный оплачиваемый отпуск.

Наряду с основным отпуском отдельным категориям работников предоставляются ежегодные дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка либо без. Дополнительные отпуска предоставляются сверх базового основного отпуска.

Изначально право на отпуск назначается сотруднику в документе приема на работу:

В дальнейшем право на отпуск можно изменить кадровым переводом, например, назначить дополнительный отпуск за интенсивный труд.

Посмотреть весь список доступных видов отпусков можно в разделе Настройка-Предприятие-Виды отпусков:

Откроется предопределенный список видов отпусков:

Здесь можно добавить отпуска, используемые в вашей организации, но перед созданием рекомендуем проверить функциональность программы. Вероятнее всего необходимый вид отпуска уже предусмотрен разработчиками и нужно только включить возможность его использования. Для проверки зайдите в раздел-Настройка-Расчет зарплаты-Настройка состава начислений и удержаний-вкладка Отпуска:

Перейдем к просмотру остатков отпусков по сотрудникам. Есть несколько вариантов:

Далее выбираем справка по отпускам

И у нас формируется справка по накопленными и использованным дням отпуска сотрудника в аналитике рабочих лет:

2.Так же мы можем сформировать кадровый отчет по отпускам: раздел Кадры-Кадровые отчеты-Справка об остатках отпусков:

Устанавливаем необходимые отборы по сотруднику, дате отчета, нажимаем сформировать:

Так же в разделе-Кадры-Кадровые отчеты для анализа отпусков есть и другие отчеты

Аналогичная функция есть в документе Увольнение, на вкладке компенсация отпуска:

Рассмотрим ситуацию, при которой нам необходимо откорректировать количество дней отпуска по сотруднику. Например, учет по отпускам ранее в программе не велся либо был переход из старой версии программы в новую.

Для ввода остатков отпусков есть специализированный документ в разделе Главное-См.так же-Остатки отпусков. Если документа нет, то нужно сделать предварительную настройку, вывести документ в общее меню. В разделе Главное нажимаем на шестеренку Настройки-настройки навигации-раскройте пункт См.так же-выберите Остатки отпусков-нажмите добавить-ОК

Документ появится в общем меню Главное-См.так же-Остатки отпусков.

Нажимаем создать: выбираем ФИО сотрудника, дату ввода остатков. Документ делится на две части, в верхней Право на отпуск добавляем виды отпусков, положенных сотруднику с указанием количества дней за год.

В нижней части добавляем остатки отпусков в разрезе рабочих лет.

Если отпуск брался авансом, то количество дней остатка поставьте с минусом. Если остаток на дату ввода остатков за текущий год нулевой, то укажите только рабочий год. Прошлые рабочие года нужно вносить только если по ним есть ненулевой остаток.

Следует помнить, что данный документ по дате обнуляет предыдущие вводы остатков по сотруднику.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы (для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Читайте также: