Как выглядит больничный лист

Обновлено: 18.05.2024

Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя. Работодатель должен этот листок принять и заполнить свою часть.

Что такое электронный больничный лист

Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.

Ваш работник может оформить электронный больничный лист, если:

ваша компания готова к работе с ЭЛН: для этого нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с отделением фонда соцстрахования о работе с ЭЛН;
у медучреждения есть возможность оформления ЭЛН: это сотрудник должен узнать и проверить сам;
сотрудник дал письменное согласие медучреждению на оформление электронного больничного.

Если ваша компания не работает с ЭЛН и не собирается, работник должен оформлять обычный больничный на бумаге. Вы не обязаны принимать электронные больничные до 2022 года. С 1 января 2022 года все больничные будут только электронными.

Зачем нужны электронные больничные

Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и фонду социального страхования. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.

Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз потратить время на подключение к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывает с бумажными листками.

Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.

Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.

Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности

Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни оплачиваются ФСС. Поэтому, если сотрудник болеет меньше трех дней, больничный в фонд можно не подавать. Но если болезнь затягивается, номер листка и дату нужно внести в электронный реестр для фонда социального страхования, ФСС перечислит пособие работнику.

Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и фонд социального страхования работают с больничным.

Сотрудник. Он обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист. Чтобы больничный лист открыли в электронной форме, сотрудник должен подписать согласие на открытие ЭЛН в медорганизации. Если работник не согласен, до 2022 года ему откроют обычный больничный на бумаге.

Врач. Открывает больничный лист в день обращения. Он заполняет свою часть листка в электронной системе ФСС: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.

Талон с датой и номером ЭЛН выдают сотруднику, номер листка сотрудник должен передать работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе. По окончании лечения больничный закрывают.

Работодатель. Сотрудник сообщает работодателю о болезни, травме или декрете и сразу передает номер электронного больничного листка. Когда врач закроет больничный, работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности: указывает данные о страховом стаже и среднем дневном заработке. Потом подписывает листок квалифицированной электронной подписью и отправляет сведения в ФСС.

Подробнее о заполнении листка расскажем дальше.

Фонд социального страхования. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.

Схема работы с электронным листком нетрудоспособности

Как начать работу с электронными больничными

Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.

Заключить соглашение об информационном обмене с фондом страхования. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте ФСС.

Взять номер больничного у сотрудника. Врач сообщит номер электронного больничного сотруднику, он должен передать его вам. Если он забыл или потерял номер, посмотреть его сотрудник может в своем личном кабинете застрахованного на сайте ФСС по логину и паролю от портала госуслуг.

Если вы подписали с сотрудником соглашение об обработке персональных данных, вы можете узнать этот номер самостоятельно — достаточно ввести СНИЛС сотрудника.

Заполнить часть работодателя. Работодателю нужно указать сведения о доходах и страховом стаже работника. Электронные больничный выглядит как на бумаге — графы и поля такие же, только теперь их заполняют на компьютере.

Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете ФСС. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе ФСС.

Что нужно для работы с электронным больничным

Квалифицированная электронная подпись.
Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте фонда страхования.
Заключить соглашение с фондом.
Номер больничного или СНИЛС сотрудника.

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Вводная информация

Напомним, что изменения в законодательстве, которые позволили получать больничные листы в электронном виде, вступили в силу в июле 2017 года (Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ). А в конце 2017 года были приняты подзаконные акты, регламентирующие порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций (утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.17 № 1567; далее — Правила № 1567).

После этого ФСС начал работу по постепенному переходу на ЭЛН — этому были посвящены активные информационные компании 2018 и 2019 годов. А в 2020-м году Минздрав утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа (приказ от 01.09.20 № 925н; далее — Порядок № 925н).

Что такое электронный листок нетрудоспособности

Как известно, больничное пособие начисляется на основании листка временной нетрудоспособности, который выдается заболевшему работнику медицинской организацией. Согласно статье 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (в редакции, действующей с 1 июля 2017 года), медучреждение может формировать больничный лист как в виде бумажного документа, так и в электронной форме без дублирования на бумаге.

Справка

Важно

Условия перехода на ЭЛН

На основании действующей редакции статьи 13 Закона № 255-ФЗ больничный лист в электронном виде выдается заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Более того, если работник дал такое согласие, а позже выяснилось, что его работодатель с ЭЛН еще не работает, право на пособие сохранится. Как разъяснили специалисты ФСС России, в этом случае медицинская организация по заявлению сотрудника должна аннулировать ЭЛН и выдать ему больничный лист на бумажном носителе (письмо от 11.08.17 № 02-09-11/22-05-13462).

Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет), так как только этот вид подписи можно использоваться при работе с ЭЛН (п. 16 Правил № 1567 и п. 74 Порядка № 925н).

Внимание

Во-вторых, установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.

Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация перешла на работу с ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что теперь они могут требовать от медучреждения оформления больничного листа в электронной форме, что, несомненно, сэкономит им время.

В завершение процедуры возможно заключение соглашения об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС (соответствующие формы обычно размещены на сайтах отделений).

Как получить ЭЛН

Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой бюллетень оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о своем СНИЛС.

Внимание

Выданный работнику талон с номером ЭЛН не является документом строгой отчетности. Передавать его работодателю не нужно — достаточно назвать лишь номер больничного листа, указанный в талоне. Как сообщается на сайте ФСС , сделать это можно любым способом, в том числе по телефону или посредством электронной переписки. Талон, где указан этот номер, не является обязательным документом для расчета и оплаты больничного. Работодатель не должен ни требовать его от работника, ни ждать, когда работник его предъявит.

Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя

Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронными подписями руководителя и главного бухгалтера (или иного лица, уполномоченного вести бухучет) (п. 74 Порядка № 925н). После этого данные автоматически уйдут в ФСС.

Важно

Чтобы каждый раз не отвлекать руководителя и главбуха, можно передать уполномоченному лицу право оформлять ЭЛН. Для этого нужно издать приказ (распоряжение) или выдать доверенность. В таком случае подписывать ЭЛН нужно будет УКЭП уполномоченного лица (п. 74 Порядка № 925н).

Формируйте электронные реестры и сдавайте их в ФСС через интернет Сдать бесплатно

Важно

Работник, которому выдан ЭЛН, не должен подавать работодателю заявление о выплате пособия.

Плюсы и минусы электронного больничного

Для страхователей переход на ЭЛН имеет несомненные плюсы. К ним можно отнести:

полную защиту от оплаты поддельных больничных листов . Подлинность ЭЛН проверяет ФСС еще на этапе выдачи документа медучреждением. А значит, работодатель, запрашивая электронный больничный по номеру, предоставленному работником, получает для оплаты уже проверенный и одобренный фондом документ;
отсутствие необходимости хранить больничные листы и предъявлять их при проверках. Вся информация об ЭЛН всегда есть в распоряжении ФСС, который может проверить ее без участия организации. А значит, предъявлять электронные больничные листы при проверках не придется. Это подтверждается на сайте ФСС .

Практические выводы

Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса. Также придется приобрести необходимое программное обеспечение и сертификаты УКЭП (если их еще нет).

Читайте также: