Как в 1с отозвать из отпуска сотрудника
Обновлено: 28.05.2024
В некоторых случаях работодатели вынуждены вызывать на работу сотрудников, которые ушли в отпуск. Может ли отказ в этом случае расцениваться как нарушение трудовой дисциплины? Каких сотрудников нельзя отзывать из отпуска? И как правильно оформить процедуру, чтобы дело не закончилось судом?
Просто так отозвать работника из отпуска нельзя. Чтобы это сделать, у работодателя должны быть обоснованные причины.
В вопросе самостоятельного выбора работником периода в течение рабочего года, когда он будет догуливать свой отпуск, важно помнить еще об одной детали: рабочий год не равен календарному году. Рабочий год отчитывается с даты оформления трудового договора с работником. Так, если вы приняли работника на работу 1 сентября 2019 года, то с этого дня будет вестись отчет рабочего года (с 1 сентября 2019 года по 31 августа 2020 года).
Ошибки работодателя при отзыве работника из отпуска
Один из показательных примеров — Решение Нальчикского городского суда Кабардино-Балкарской Республики от 26.12.2017 № 2-4278/17. В нем как раз приводится ситуация с увольнением работницы за прогул, потому что она, по мнению работодателя, отсутствовала на рабочем месте без уважительных причин. Женщина обратилась в суд, где объяснила, что эти отгулы работодатель ей предоставил по устной договоренности за то, что ранее она была отозвана из отпуска. Но в суде доказать это она не смогла, поскольку никаких документов, свидетельствующих об отзыве работника из отпуска и предоставлении отгула, оформлено не было. Суд не принял даже свидетельские показания других работников.
Согласие оформляется так, как удобно работодателю, главное — чтобы оно было письменное, а не устное.
Например, работодатель может оформить приказ на отзыв из отпуска, а сотрудник письменно указать свое согласие на приказе. Другой вариант: работодатель готовит уведомление об отзыве из отпуска, и работник в письменной форме пишет согласие на перенос отпуска с указанием конкретных дат.
Даже если работодатель применит какие-то меры дисциплинарного взыскания, он нарушит Трудовой кодекс.
- Отзыв работников, которых запрещает отзывать из отпуска трудовое законодательство
В ч. 3 ст. 125 ТК РФ указаны категории работников, которых нельзя вызывать из отпуска даже в том случае, если они готовы дать на это письменное согласие. К ним относятся беременные женщины, работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также работники до 18 лет.
- Неправильный пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов
Допустим, работник ушел в отпуск на 28 календарных дней с 1 по 28 число. Работодатель выпустил соответствующий приказ, выплатил работнику отпускные. Через 20 дней он отзывает сотрудника из отпуска, и возникает проблема — что делать с оставшимися 8 календарными днями?
Если человек работает, то он должен получать зарплату. И с этой точки зрения важно вести табель учета рабочего времени. При отзыве работника из отпуска работодатель неизбежно сталкивается с пересчетом отпускных, поскольку платить зарплату и средний заработок одновременно нельзя.
В Апелляционном определении Забайкальского краевого суда от 08.04.2015 № 33-1263/2015 описывается ситуация, когда работник обратился в суд и просил взыскать с работодателя невыплаченные ему деньги за выход на работу в нерабочие праздничные дни. Работодатель, как оказалось, просто выплатил ему отпускные.
Алгоритм действий работодателя при отзыве работника из отпуска
1. Оформление письменного уведомления об отзыве из отпуска.
Этот документ должен быть оформлен с учетом того, что человек, которого работодатель собирается отозвать из отпуска, может находиться, например, за пределами страны, и ему нужно успеть добраться до рабочего места.
2. Получение письменного согласия сотрудника в произвольной форме.
Организация может самостоятельно разработать для себя такую форму. Но есть и другой вариант — просить сотрудника ставить отметку в приказе об отзыве из отпуска.
3. Издание приказа об отзыве из отпуска.
4. Корректировка табеля учета рабочего времени.
5. Внимательный пересчет отпускных.
Если работодатель выплатил сотруднику отпускные за 28 календарных дней, а через 20 дней отзывает его из отпуска, он должен за те дни, которые сотрудник работает, заплатить ему зарплату. То есть работодателю придется пересчитать отпускные, так как возникнет ситуация с переплатой отпускных. Ему нужно удержать ранее выплаченные отпускные за те дни, которые работник не находился в отпуске, а также пересчитать НДФЛ, страховые взносы.
Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок
Однако просто так удержать деньги работодатель не имеет право — это ему не позволяет сделать Трудовой кодекс. В ст. 137 ТК РФ установлен перечень оснований для удержаний из заработной платы работника, но такого основания, как отзыв из отпуска, в этой статье нет. Расширительному толкованию данный перечень не подлежит, предупреждает Роструд. Таким образом, возврат отпускных сумм может быть осуществлен работодателем только с письменного согласия работника.
Если работник не согласен вернуть излишне выплаченные отпускные, сделать перерасчет не получится. Эту проблему можно постараться решить только в судебном порядке. Важно при этом, чтобы всё было оформлено документально, а для этого нужно делать соответствующие отметки в графике отпусков, табеле рабочего времени.
Несогласие работника вернуть излишне выплаченные отпускные чревато тем, что одновременно работодатель будет платить сотруднику и зарплату, и отпускные, в результате чего может возникнуть спор с налоговой инспекцией, в частности на тему исчисления налога на прибыль, так как расходы компании будут уменьшены на сумму доходов в двойном размере, что недопустимо.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
В некоторых случаях работодатели вынуждены вызывать на работу сотрудников, которые ушли в отпуск. Может ли отказ в этом случае расцениваться как нарушение трудовой дисциплины? Каких сотрудников нельзя отзывать из отпуска? И как правильно оформить процедуру, чтобы дело не закончилось судом?
Просто так отозвать работника из отпуска нельзя. Чтобы это сделать, у работодателя должны быть обоснованные причины.
В вопросе самостоятельного выбора работником периода в течение рабочего года, когда он будет догуливать свой отпуск, важно помнить еще об одной детали: рабочий год не равен календарному году. Рабочий год отчитывается с даты оформления трудового договора с работником. Так, если вы приняли работника на работу 1 сентября 2019 года, то с этого дня будет вестись отчет рабочего года (с 1 сентября 2019 года по 31 августа 2020 года).
Ошибки работодателя при отзыве работника из отпуска
Один из показательных примеров — Решение Нальчикского городского суда Кабардино-Балкарской Республики от 26.12.2017 № 2-4278/17. В нем как раз приводится ситуация с увольнением работницы за прогул, потому что она, по мнению работодателя, отсутствовала на рабочем месте без уважительных причин. Женщина обратилась в суд, где объяснила, что эти отгулы работодатель ей предоставил по устной договоренности за то, что ранее она была отозвана из отпуска. Но в суде доказать это она не смогла, поскольку никаких документов, свидетельствующих об отзыве работника из отпуска и предоставлении отгула, оформлено не было. Суд не принял даже свидетельские показания других работников.
Согласие оформляется так, как удобно работодателю, главное — чтобы оно было письменное, а не устное.
Например, работодатель может оформить приказ на отзыв из отпуска, а сотрудник письменно указать свое согласие на приказе. Другой вариант: работодатель готовит уведомление об отзыве из отпуска, и работник в письменной форме пишет согласие на перенос отпуска с указанием конкретных дат.
Даже если работодатель применит какие-то меры дисциплинарного взыскания, он нарушит Трудовой кодекс.
- Отзыв работников, которых запрещает отзывать из отпуска трудовое законодательство
В ч. 3 ст. 125 ТК РФ указаны категории работников, которых нельзя вызывать из отпуска даже в том случае, если они готовы дать на это письменное согласие. К ним относятся беременные женщины, работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также работники до 18 лет.
- Неправильный пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов
Допустим, работник ушел в отпуск на 28 календарных дней с 1 по 28 число. Работодатель выпустил соответствующий приказ, выплатил работнику отпускные. Через 20 дней он отзывает сотрудника из отпуска, и возникает проблема — что делать с оставшимися 8 календарными днями?
Если человек работает, то он должен получать зарплату. И с этой точки зрения важно вести табель учета рабочего времени. При отзыве работника из отпуска работодатель неизбежно сталкивается с пересчетом отпускных, поскольку платить зарплату и средний заработок одновременно нельзя.
В Апелляционном определении Забайкальского краевого суда от 08.04.2015 № 33-1263/2015 описывается ситуация, когда работник обратился в суд и просил взыскать с работодателя невыплаченные ему деньги за выход на работу в нерабочие праздничные дни. Работодатель, как оказалось, просто выплатил ему отпускные.
Алгоритм действий работодателя при отзыве работника из отпуска
1. Оформление письменного уведомления об отзыве из отпуска.
Этот документ должен быть оформлен с учетом того, что человек, которого работодатель собирается отозвать из отпуска, может находиться, например, за пределами страны, и ему нужно успеть добраться до рабочего места.
2. Получение письменного согласия сотрудника в произвольной форме.
Организация может самостоятельно разработать для себя такую форму. Но есть и другой вариант — просить сотрудника ставить отметку в приказе об отзыве из отпуска.
3. Издание приказа об отзыве из отпуска.
4. Корректировка табеля учета рабочего времени.
5. Внимательный пересчет отпускных.
Если работодатель выплатил сотруднику отпускные за 28 календарных дней, а через 20 дней отзывает его из отпуска, он должен за те дни, которые сотрудник работает, заплатить ему зарплату. То есть работодателю придется пересчитать отпускные, так как возникнет ситуация с переплатой отпускных. Ему нужно удержать ранее выплаченные отпускные за те дни, которые работник не находился в отпуске, а также пересчитать НДФЛ, страховые взносы.
Рассчитывайте отпускные автоматически и без ошибок
Однако просто так удержать деньги работодатель не имеет право — это ему не позволяет сделать Трудовой кодекс. В ст. 137 ТК РФ установлен перечень оснований для удержаний из заработной платы работника, но такого основания, как отзыв из отпуска, в этой статье нет. Расширительному толкованию данный перечень не подлежит, предупреждает Роструд. Таким образом, возврат отпускных сумм может быть осуществлен работодателем только с письменного согласия работника.
Если работник не согласен вернуть излишне выплаченные отпускные, сделать перерасчет не получится. Эту проблему можно постараться решить только в судебном порядке. Важно при этом, чтобы всё было оформлено документально, а для этого нужно делать соответствующие отметки в графике отпусков, табеле рабочего времени.
Несогласие работника вернуть излишне выплаченные отпускные чревато тем, что одновременно работодатель будет платить сотруднику и зарплату, и отпускные, в результате чего может возникнуть спор с налоговой инспекцией, в частности на тему исчисления налога на прибыль, так как расходы компании будут уменьшены на сумму доходов в двойном размере, что недопустимо.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Поможем разобраться с перерасчетом отпускных в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!
Начисление и удобный перерасчет отпускных, продление отпуска, возврат неиспользованных дней и т.д.
Настроим корректный учет и перерасчет отпускных в 1С:ЗУП. Предоставляем гарантию на услуги!
При начислении отпускных сотрудникам случаются ситуации, требующие провести перерасчет. Причиной перерасчета может стать ошибка бухгалтера, при отзыве из отпуска сотрудника или, наоборот, продление дней отпуска, в том числе, в связи с больничным в период нахождения там.
Программа 1С:ЗУП 3.1, естественно, предоставляет возможность пересчитать отпускные. Порядок действий при этом зависит от того, производится ли перерасчет в текущем месяце или в следующем расчетном периоде.
Как сделать перерасчет отпуска в 1С:ЗУП
Например, сотруднице Волиной Ирине Валерьевне, предоставлен отпуск на период с 25.05.2020 по 06.06.2020 года, начислены и выплачены отпускные. По решению руководства ее отзывают из отпуска. Необходимо изменить дату окончания отпуска и выполнить перерасчет отпускных в 1С.
Рис.1 Документ начисления отпуска
Исправив дату отпуска и пересчитав сумму отпускных, излишне выплаченные отпускные вычитаются при следующей выплате зарплаты. Наша компания специализируется на автоматизации расчета заработной платы в 1С, поэтому если у вас возникнут вопросы по данной теме, вы можете связаться с нашими экспертами, просто оставив заявку на нашем сайте или по телефону. Мы с радостью вам поможем.
Рис.2 Выплата отпускных
Рис.3 Изменение количества дней отпуска
Рис.4 Отражение отпускных в расчетном листке
Перерасчет отпуска в 1С:ЗУП, если наступил другой период расчета зарплаты, требует введения документа-исправления.
Сотрудник Ваньков Александр Матвеевич ушел в отпуск на период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. За этот период ему начислены отпускные, зарплата рассчитана и выплачена. В следующем месяце по приказу руководителя он был отозван из отпуска. Требуется пересчитать начисление и изменить даты отпуска.
Рис.5 Документ начисление отпуска
Из расчетного листка сотрудника видно, что отпускные начислены за период с 25.05.2020 по 11.06.2020 и выплаты за период закрыты.
Рис.6 Расчетный листок
Рис.8 Изменение данных в документе-исправлении
Рис.9 Отражение перерасчета отпускных
Перерасчет определит разницу в днях и сумме. Данная операция отражается в расчетном листке сотрудника.
Рис.10 Расчетный листок
Мы рассмотрели, как сделать перерасчет отпуска в ЗУП 3.1, с помощью документа-исправления, если сотрудник отозван из отпуска и изменение производится в другом периоде.
Возврат неиспользованных дней отпуска
Рис.12 Отчет об использовании отпусков
В отчете отражается информация о накопленных днях отпусков, уже использованных, а при возврате дней отпусков – вернувшихся после перерасчетов.
По работнику Ванькову А.М. после проведения документа-исправления и перерасчета отпуска отражен возврат дней отпуска: +9.
Рис.13 Возврат дней отпуска
Используя данный отчет, расчетчик может контролировать дни отпусков.
Продление отпуска
Разберем ситуацию, когда нужно провести перерасчет отпуска при его продлении, на примере продления отпуска при предоставлении сотрудником больничного листа, оформленного в период нахождения в отпуске.
Эти дни вычитаются из отпуска и отпуск продляется: сотрудница Мейерсон Софья Карповна находилась в отпуске в период с 25.05.2020 по 11.06.2020 года. В период нахождения в отпуске она заболела и предоставила больничный лист на период с 27.05.2020 по 02.06.2020 года. Необходимо отразить больничный и продлить отпуск, на необходимое количество дней.
Рис.14 Начисление отпуска
Введите сотруднику больничный лист. Программа предупредит, что введено отклонение, и сделает удержание за дни отпуска, пересекающиеся с больничным.
Рис.15 Больничный лист
Рис.16 Перерасчет отпуска
Рис.17 Возврат дней отпуска
Рис.18 Исправление отпуска
Автоматизация расчета отпускных
Начисление и удобный перерасчет отпускных, продление отпуска, возврат неиспользованных дней и т.д.
Доработка расчета отпускных
Доработаем типовой функционал расчета и перерасчета отпускных в 1С:ЗУП под ваши задачи
Рис.19 Начисление документом-исправлением
Рис.20 Сторно документом-исправлением
В результате продления отпуска на 6 дней эти дни отобразятся в отчете как использованный отпуск.
Рис.21 Отображение дней при перерасчете отпускных
Мы рассмотрели, как в 1С сделать перерасчет отпускных и как использование дней отпуска отображается в отчетах. Автоматизация кадрового учета в 1С (и простой пересчет отпускных как одна из его функций) облегчают работу кадровика, избавляя от рутины, исключая возможные ошибки в оформлении документов и повышая эффективность работы кадровой службы.
Содержание
- Отзыв сотрудника из отпуска в 1С с продлением
- Процедура начислений
- Проведение отзыва в одном периоде
- Как продлить отпуск
- Изменение отпуска, когда расчеты по зарплате еще не произведены
- Если зарплата начислена и выплачена
Зачастую производственный процесс может требовать присутствия человека на работе, даже если он в отпуске. Есть предусмотренные законом моменты, позволяющие работодателям вызывать своих подчиненных из отпусков, конечно же с предоставлением в дальнейшем отдыха за досрочный выход. В приведенной статье изучим, как отразить отзыв сотрудника из отпуска в 1С с продлением.
Отзыв сотрудника из отпуска в 1С с продлением
Основным аргументом работодателя относительно досрочного отзыва из отпуска своих подчиненных является появление производственной необходимости, согласно которой присутствие ответственного сотрудника за какой-либо процесс является обязательной мерой. Человек может ничего не подозревая уйти на отдых, но спустя неделю уже приступить к исполнению своего функционала.
В таблице предложены две возможные ситуации относительно отзыва из отпуска.
| № п\п | Вариант отзыва | Характеристика |
| 1 | Разбивка сроков | В одном отчетном периоде может быть оформлен отпуск и исчислена выплата, а отозвать подчиненного возможно в ином периоде |
| 2 | Общий период | Все перечисленные события возникают и оформляются в один отчетный срок |
По законодательным нормам оформить приказ и выплатить отпускные нужно до наступления отпуска за три дня.
Итак, с чего же начать работу по отправке подчиненного отдыхать. Проследуйте в рабочую форму отпуск организации с указанием в ней предполагаемого периода отпуска. Найти данную форму Вы сможете в кадровом учете невыходов.
Далее от Вас потребуется заполнить форму отпуска организаций как показано на рисунке ниже.
Процедура начислений
Кадровики издают приказ на отпуск, на основании которого бухгалтер обязан исчислить отпускные. Сделать это нужно в разделе начисления отпуска работникам организаций за период, указанные в таком приказе. Сама по себе выплата производится с помощью команды зарплата к выплате организаций и машина подставляет все исходные сведения в форму исходя из исчисленных отпускных.
Все описанные манипуляции Вы оформляете как положено в трехдневный срок до ухода человека отдыхать и тут выясняется, что подчиненный отзывается из отпуска на основании нового кадрового приказа по нему. Тут и возникает потребность произвести пересчет отпускных и внести корректировки в кадровый документооборот. Разработчики предлагают Вашему вниманию специальные возможности внесения корректив в ранее добавленные сведения. Вы вносите правки в такие формы:
- кадровый приказ на отпуск и прописываете в нем новую дату конца периода отдыха;
- пересчитываете положенную сумму к выплате в спецформе.
На зарплате такие манипуляции никак не скажутся, так как эти корректировки относятся к одному сроку и зарплата за него еще не была исчислена.
Проведение отзыва в одном периоде
Далее пойдет речь о том моменте, когда человек ушел в отпуск и был отозван из него в одном месяце. Отзыв сотрудника из отпуска в 1С с продлением в одном и том же месяце повлияет лишь на кадровый документооборот, а все расчетные операции остаются без изменений. Так, первоначальный кадровый документ подлежит изменению из-за вновь возникших обстоятельств.
Переплата по отпускным зачтется при исчислении ежемесячного заработка отпускника.
Как продлить отпуск
Процедура продления отдыха как и отзыв из него также четко регламентирована на законодательном уровне разных вариантов подчиненности. Основное правило в них таково, что отпуск продляется ровно на столько, на сколько человек был отозван или болел в отпуске. Однако, по взаимной договоренности возможно согласовать периоды переноса отдыха. Продлить отдых возможно в случае болезни человека во время пребывания в нем, и все же больничный листок по уходу не будет основанием для продолжения отпуска в части корректировки даты его окончания.
Среди прочих перечисленных в статье оснований для продолжения течения отпуска, выделяют также исполнение различных гособязанностей и заданий подчиненным на момент пребывания его на отдыхе.
В машине все зависит от того, когда человек сообщил об определенном обстоятельстве, в результате чего отпуск подлежит продлению. Также важно, была ли уже выплачена месячная зарплата и закрылся ли период.
Изменение отпуска, когда расчеты по зарплате еще не произведены
Зачастую такие ситуации нередки в компаниях и допустим, что менеджер кондитерского производства “Престиж” Комаров И.Ю. оформил отпуск на вторую половину сентября. Бухгалтер компании произвел все необходимые расчеты с подчиненным по сумме отпускных и удержал с них подоходный за три дня до начала отдыха Комарова И.Ю. На основании банковской ведомости Комаров И.Ю получил свои отпускные, однако в середине своего отпуска он заболел и оформил больничный лист согласно всем требованиям. Он позвонил в бухгалтерию и сказал, что он болел и имеет на руках больничный за пять дней.
Руководство “Престижа” согласовала ему продление отдыха на указанный период и по выходу на работу он принес в расчетный отдел свой больничный. Бухгалтер по факту совершает такие регламентированные действия:
Шаг 3 – Машина производит пересчет и во вновь образовавшемся сроке положено все же две недели на отпуск. Исходная информация по среднему заработку осталась неизменной, число дней отдыха, за которые произведена оплата ранее также не подлежит корректировкам, следовательно, ничего пересчитывать не требуется. Подоходный остался в прежней сумме по факту того, что он был исчислен на момент выплаты человеку его отпускных, о чем есть сведения в платежке.
Шаг 4 – По факту проведения новой формы на отпуск машина сообщает пользователю то, что внесен больничный на указанные период отдыха.
Шаг 5 – В итоге проведенных действий бухгалтер проводит начисление ежемесячного заработка и закрывает период.
Информация по исчисленному и уплаченному в казну подоходному идет в шестую отчетную форму во второй раздел по нарастающей за весь год.
Если зарплата начислена и выплачена
Далее поговорим о том, что зарплата уже была выдана и период закрыт. Все исходные данные оставим те же для удобства. Как и в предыдущем примере, менеджер кондитерского производства “Престиж” Комаров И.Ю. ушел в отпуск на две недели с отпускными и уплаченным с них НДФЛ по банковской ведомости.
Но заболел он в срок, затрагивающий и сентябрь, и октябрь, то есть закрытый период и новый отчетный срок. Болел он без малого почти месяц и сообщил об этом руководству ради разрешения продлить действующий отпуск на этот срок. Ему рассчитали больничную выплату, но как известно, зарплата уже была посчитана и выдана. В таком случае бухгалтер должен будет произвести такие действия:
Шаг 1 – Провести регистрацию формы прогула с неявкой на тот период, следующим за день после окончания отпуска, но до конца месяца. Это необходимо для корректного расчета сентябрьской зарплаты дабы не начислять ее на время болезни.
Шаг 2 – Далее проводится расчет сентябрьского заработка в форме начисления зарплаты и взносов.
Шаг 3 – В октябре потребуется внести больничный и отразится в пересчете прошлого периода сторно начисленного отпуска на время болезни. Посмотреть величину сторно Вы сможете в главном поле перерасчета. Подоходный также предстоит пересчитать.
Шаг 4 – Откройте меню отпуска, введенного раньше и посредством исправления задайте новые параметры.
Документ для внесения корректировок обязательно потребуется провести в новом отчетном периоде. Коней отпуска по факту переносится на срок болезни Комарова И.Ю., то есть на 26 дней согласно листка нетрудоспособности. В итогу имеется отпуск общей длительностью в сорок дней за счет двухнедельного отпуска изначального плюс срок болезни. Здесь же в рабочей форме в графе перерасчета прошлого периода потребуется исчислить допсумму по отпускным, учитывая все пересчету согласно листа нетрудоспособности.
Налоговый учет вышеописанной ситуации находит свое отражение в отчетной форме 6-НДФЛ во втором разделе.
Суть перерасчетов заключается в том, что это остаток отпускных на выплату подчиненному за минусом больничных и подоходного с этой суммы. По факту такие произведенные пересчеты нельзя считать как отпускные выплаты, потому и налог с них уплачивается в казну не в последний отчетный день периоды, подлежащего закрытию, а максимум на следующий после выплаты средств.
Читайте также: