Как улучшить работу бухгалтера

Обновлено: 18.04.2024

Любой руководитель мечтает, чтобы его подчиненные работали качественно, быстро, без конфликтов и сбоев в работе. Порой, чтобы добиться этой идиллии, руководители подразделений, в том числе и главные бухгалтеры, прибегают к не очень популярным в народе методам: штрафам за просроченный отчет, лишению премии, выговорам и т. п. Но потом они, как правило, констатируют, что введение в бухгалтерии строгих порядков не приводит к желаемому результату - отчеты вовремя не сдаются, авралы по-прежнему перетекают из квартала в квартал. По мнению лектора, избежать этого поможет тайм-менеджмент, умение грамотно мотивировать сотрудников и разрешать конфликтные ситуации.

ПЛАНИРУЙТЕ. Тайм-менеджмент для бухгалтерии

Система эффективного планирования времени, поверьте мне, творит чудеса. Именно грамотное определение целей, четкое планирование долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных задач, а также умелое делегирование полномочий способны сделать из обычной бухгалтерской службы образец для подражания. Это вовсе не означает, что главбух как руководитель должен придирчиво следить за дословным исполнением сотрудниками своих должностных инструкций и засекать с секундомером, когда кто пришел на работу. Я говорю скорее о выявлении сильных сторон каждого работника, их развитии и правильном использовании. Именно в этом и заключается главная задача хорошего руководителя.

В планировании, как своего рабочего времени, так и работы всего бухгалтерского коллектива, главбуху поможет тайм-менеджмент. Он должен основываться на целях бухгалтерии. Запомните: все, что для целей бухгалтерии не важно, ваши подчиненные делать не должны. Задача главбуха - выстроить работу таким образом, чтобы, например, запросы других отделов поступали в строго оговоренное время и в строго оговоренной форме.

ДЕЛЕГИРУЙТЕ. Как расставить приоритеты и назначить ответственных

Что касается делегирования полномочий - это не только распределение ответственности, но и элемент мотивации. Делегируя полномочия, мы тем самым предоставляем сотрудникам право отвечать за свои решения. Это очень важно. Как руководитель, вы должны всегда помнить, что, работая в атмосфере недоверия, человек не может раскрыть свои лучшие качества. Но как только он получает пусть небольшой, но ответственный участок работы, где все зависит только от него, у сотрудника появляется стимул и возможности для реализации своих амбиций.

Делегирование основывается на установке, что каждое дело должно иметь ответственного исполнителя по возможности на самом нижнем уровне. При этом контроль возможен только по предварительной договоренности. Обратите внимание, что это не утрата контроля, а лишь передача его другим, основанная на доверии.

Предвижу ваши возражения, что делегировать полномочия непросто. Действительно, это так. На этот процесс уйдет не один день, но, уверяю вас, эти усилия окупятся. Учить - основная задача руководителя. А главный залог успеха - ответная заинтересованность подчиненных. Поручая сотруднику участок работы, надо четко прописать зоны ответственности и полномочий. То есть конкретно указать, какие решения работник принимает сам, а какие - посоветовавшись с вами. Других сотрудников бухгалтерии надо обязательно поставить в известность о новых полномочиях их коллеги.

Став обладателем новых полномочий, сотрудник должен четко понимать сроки, степень ответственности, а также свои возможности по привлечению ресурсов. То есть бухгалтер должен знать, на какие ресурсы - финансовые, материальные и человеческие - он может рассчитывать в своей работе.

МОТИВИРУЙТЕ. Как помочь подчиненным работать с удовольствием

Безусловно, делегирование полномочий является одним из способов мотивации, но далеко не единственным. Существуют различные виды нематериальной мотивации, которая нацелена на повышение интереса сотрудников к работе. Происходит это благодаря активному участию руководителя в жизни каждого члена коллектива, пониманию того, что важно для каждого сотрудника. Это потребует от главбуха много сил и энергии, но вскоре принесет значительные плоды.

Чтобы понять, что важно для ваших работников, давайте посмотрим на классическую схему потребностей человека - пирамиду Маслоу. Так, на нижней ступени стоят физиологические потребности, за ними - потребность в безопасности, далее потребность в общении, социализации, выше - в уважении и признании. На вершине пирамиды стоит потребность в самоактуализации, то есть в реализации своих целей, способностей и талантов. Так вот нематериальная, то есть неденежная мотивация воздействует на все четыре верхних этажа пирамиды (безопасность, социализация, уважение, самореализация).

Также необходимо помнить, что различают два вида людей. Первый - с внутренней мотивацией К достижению целей. Второй - с внутренней мотивацией ОТ, то есть нацеленных на избегание неудач. Первых не так много, и им очень важно видеть впереди цель и понимать, зачем они работают. Перед ними необходимо постоянно рисовать открывающиеся возможности, показывать вершины для покорения. Наилучшая мотивация для них - рост по карьерной лестнице, новые знания и навыки, возможность самореализации. Для таких людей сама дополнительная работа становится мотивирующим фактором. Тем же, кто избегает неудач, нужно четко обрисовать неприятности, которые произойдут, если работа не будет выполнена.

Как правило, среди бухгалтеров большинство людей - с системой мотивации ОТ. Они боятся допустить ошибку, готовы часами перепроверять данные, лишь бы чего не вышло. В этом случае лучше всего работает такая постановка задачи: если вы выпишете счет-фактуру без задержек, то в дальнейшем не возникнет конфликтов с отделом продаж и т. д.

НЕ БОЙТЕСЬ КОНФЛИКТОВ. Умение разрешать конфликты без потерь

Еще одна важная составляющая эффективной работы бухгалтерии - это умение руководителя грамотно разрулить конфликтную ситуацию. Я считаю, что конфликты можно, конечно, и избегать, но лучше их разрешать, потому что конфликт - признак того, что что-то не в порядке. Именно он дает дополнительную информацию, позволяет людям выразить свои мысли и чувства, точку зрения, удовлетворяет потребности в самоуважении. В результате создаются условия для интенсивного развития подразделения.

Главбух должен быть готов управлять ситуацией во время конфликта. Для этого первым делом нужно определить свое отношение к происходящему. Пока не удастся добиться определенности со своими чувствами и намерениями, конфликт решить не получится.

И последнее. Конструктивное разрешение конфликта заключается в нахождении решения, которое устраивает всех участников конфликта. Опираться при этом необходимо именно на те потребности каждого участника конфликта, которые являются для него первостепенными. Если, например, двое хотят занять одну и ту же должность, то постарайтесь выяснить, что именно привлекает каждого из претендентов. Вполне может оказаться, что для одного в этой должности наиболее привлекательной является вы

РЕКОМЕНДАЦИЯ ЛЕКТОРА

Контроль нужен в том числе и для похвалы

Однако если авральный режим главбуха стал нормой, это еще не значит, что пора расширять штат, нанимать главбуху помощников или повышать ему заработную плату. Сначала узнайте, куда уходит время.

Мы не будем говорить о том, что главбуху нужно планировать рабочий день, организовывать рабочее место, нельзя зависать в соцсетях и т.д. Это статья для руководителей, чтобы они со стороны могли оценить, на что действительно уходит время главного бухгалтера, и подумали, как его можно разгрузить.

Главных бухгалтеров любят приглашать на всевозможные совещания, вот только не всегда они там нужны.

Бывает, что обсуждаются технические вопросы, маркетинговые, организационные и любые другие, кроме финансовых. Бухгалтера на такие совещания зовут на всякий случай или для уточнения одного-двух моментов.

Проанализируйте, так ли нужен главбух на всех совещаниях, летучках, планерках? Минус одно совещание – это уже плюс один-два часа рабочего времени главбуха.

Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.

Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.

Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.

Если главбух тратит время на то, что должны делать его сотрудники или постоянно исправляет за ними ошибки, это еще не значит, что он герой труда, а сотрудники бестолковые. Это неумение делегировать, плохо организованная работа отдела или неумение (а может, нежелание) объяснять. И получается, что вы покупаете низкоквалифицированную работу по стоимости времени главбуха, да еще и рядовым сотрудникам платите.

Задача главбуха – построить работу бухгалтерии так, чтобы каждый хорошо делал свое дело. Для этого нужно грамотно подбирать кадры, обучать, объяснять, а где-то требовать. Парадокс в том, что и для этого главбуху нужно время, а его из-за постоянных авралов нет. Получается замкнутый круг: главбух делает работу сам, потому что нет времени объяснять, сотрудник не может научиться, потому что ему не доверяют и не объясняют.

Пропишите KPI (ключевые показатели эффективности) бухгалтеров, где их премия зависит от количества допущенных ошибок в учете и первичных документах, и выполнения дополнительной работы. Тогда бухгалтеры будут заинтересованы в том, чтобы не делать ошибок и учиться новому.

За сторонними специалистами не придется ничего переделывать – все свои ошибки компания-аутсорсер оплачивает из своего кармана.

Если главбух вовремя не получит накладную, акт, счет-фактуру или другие документы, он неправильно посчитает налог и сделает неправильную отчетность. Поэтому приходится либо одолевать отделы и службы компании звонками и требовать нужные документы, либо переделывать готовые отчеты, либо пересчитывать налоги и сдавать уточненные декларации. Нужно ли говорить, сколько времени это отнимает?

С такой проблемой особенно часто сталкиваются компании на общей системе налогообложения, которые платят НДС. Налоговики любят заваливать их требованиями, в ответ на которые бухгалтерии приходится собирать кипы документов.

Сократить потери времени в этой ситуации поможет полный порядок в документах и электронный архив документов, чтобы можно было быстро найти и собрать все бумаги.

Как выяснить, на что именно уходит время главного бухгалтера?

С этим поможет фотография рабочего дня.

Это документ, где в течение дня фиксируются все действия, которые выполняет сотрудник, и их продолжительность.

Фотографию может сделать:

Вам поможет аутсорсинг.

Вовсе не обязательно передавать на аутсорсинг всю бухгалтерию, вы можете отдать на аутсорсинг отдельные участки , чтобы сэкономить время и деньги на зарплате рядовых бухгалтеров для рутинных операций.

На аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, кроме рутинных операций, вы можете передать:

Обработку сложных документов и операций: ГТД, факторинг и пр.
Специфические, трудоемкие формы налоговой отчетности: отчеты о контролируемых сделках, подтверждение экспорта, подтверждение импорта из Белоруссии и Казахстана и пр.
Подготовку отчетности по кредитам и гарантиям по форме банка.
Учет и расчеты по второстепенным, вспомогательным бизнес-процессам: столовая, арендодатели, вспомогательное производство и пр.
Бухгалтерию сопутствующих/непрофильных юр.лиц и т.д.

Вывод

Освободите драгоценное время главного бухгалтера, дайте сосредоточиться на важном – и он принесет вашему бизнесу больше пользы.

Бухгалтерские подработки — для многих как чемодан без ручки. Времени уходит много, но и бросить жалко: хоть какой-то дополнительный доход. Прибавка оплаты маловероятна. Значит, нужно оптимизировать свою работу — за те же деньги тратить меньше времени.

Вы узнаете

На чем сэкономить время?

Доступ к бухбазе. Если ваш бизнесмен на обслуживании делает счета и отгрузки в программе — уже хорошо. Значит, можно эту базу взять на выходные — завести недостающую первичку и посчитать налоги. Программой нельзя пользоваться одновременно: вы работаете не когда удобно, а когда дали базу. А бизнес в это время ждет ваших изменений и работать не может. Конечно, есть еще удаленное подключение к месту подработки, но не все его могут обеспечить.

Как сэкономить несколько часов? Использовать облачную многопользовательскую бухгалтерию.

Обновление программы. Постоянные изменения отчетов и правил учета требуют обновления программы. Нужно время, чтобы его скачать и установить, в этот момент остальная работа парализуется.

Как сократить время? Найти программу с автоматическими обновлениями, без вашего участия. Те же облачные версии актуальны всегда.

Обмен документами. Типичная картина — вам дают пачку всего, что бизнесмен считает документами, причем сразу в конце квартала. Отсортировать полезное от ненужного, занести в программу, проверить, чего не хватает, — трудоемко.

Как работать меньше? Для начала выстроить процесс, чтобы первичку вам отдавали в течение квартала, а не общей кучей в конце. И оформлять эти порции не вручную, а используя современный сервис распознавания документов.

Подробно о сервисе распознавания показали и рассказали в статье.

А если ваш клиент — розница, современная программа сама создает ПКО и реализации.

Как ускорить работу с кадрами? Взять в помощники программу-кадровика, и ваш руководитель сможет сам заниматься приемами и увольнениями. Вам останется только проверить и вовремя сдать СЗВ-ТД.

Поиск ошибок и отклонений. Для приходящего бухгалтера это настоящая проблема — налоги посчитал, отчеты сдал, а в следующий квартал глядишь, а цифры-то не сходятся. Оказалось, менеджер изменил сумму отгрузки или директор случайно удалил поступление.

Как не тратить время на поиск косяков? Закрыть данные от изменений сразу после расчетов. И совсем высший пилотаж, когда можно закрывать отдельные проверенные документы или участки учета.

Как быстро получить ответ по определенному документу? Создать переписку в программе прямо по нему. Все участники диалога сразу понимают, о чем речь, да и у вас останется история решения вопроса.

Отчеты для директора. Редко подработка ограничивается расчетом налогов. Ты же бухгалтер, ведешь учет — предоставь отчет по дебиторам/кредиторам или посмотри, из чего состоят наши расходы, сколько зарплаты заплатили за прошлый квартал. Время уходит на выборку нужной информации и перевод обороток на человеческий язык.

Как не делать двойную работу? Использовать программу, которая умеет по данным бухучета составлять отчеты, понятные директору.

Итого набегает приличная экономия вашего времени, достичь которой помогает современный сервис для удаленных бухгалтеров.

Как поможет СБИС в учете подработок

Мы разработали онлайн-сервис с пониманием всех проблем и особенностей удаленной работы бухгалтера.

Вы подключаетесь, когда появляется время, и не заносите первичку — она уже оформлена директором, менеджером или самой программой по рознице.

Если учет закупок — ваша обязанность, в СБИС есть возможность подгружать сканы и автоматически заполнять по ним поступления. Когда приходит или увольняется сотрудник — создаете приказ и прямо из него пишете директору, что и когда оформить. Кстати, там же пошаговый чек-лист, какие справки взять или выдать и даже фотопример оформления бумажной трудовой.

Проверили документы или рассчитали зарплату — закрыли от изменений, чтобы потом не удивляться не своим цифрам.

И приятный бонус — директорские страницы, где руководитель сам смотрит нужную ему информацию о работе компании.

Хотите меньше усилий и больше выгоды? Значит, пора автоматизировать свои подработки.

Бухгалтерия дорого обходится бизнесу, но если ее грамотно организовать, можно платить за нее в два раза меньше. В статье расскажем, как сэкономить на бухгалтерии и сохранить качество учета.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Как передать на аутсорсинг весь бухучет или часть

2. Как найти квалифицированного бухгалтера в штат

3. Как оптимизировать учет в организации

4. Шпаргалка: как сэкономить на бухгалтерии

5. Комментарий эксперта

Как передать на аутсорсинг весь бухучет или часть

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения вашей бухгалтерии специалистам сторонней организации. Для малого бизнеса аутсорсинг выгоднее, чем бухгалтер в штате.

Рассчитаем экономию на примере организации с главным бухгалтером, бухгалтером-оператором и кадровиком.

Ежемесячная экономия в 84 334 рублей — весомый аргумент в пользу бухгалтерского аутсорсинга. И это без учета расходов на покупку мебели и оргтехники.

Наемный бухгалтер может улететь в отпуск на море, заболеть или уйти в декрет, тогда придется выплачивать пособия, а работать будет некому. С бухгалтером-аутсорсером такой проблемы не будет — вам быстро подберут нового.

На чем сократятся расходы

Я руковожу бухгалтерской компанией с 2010 года. Наши клиенты — малый бизнес и индивидуальные предприниматели. Они самые незащищенные с точки зрения бухучета и налогов, потому что не могут позволить себе полноценную бухгалтерскую службу. Для нормальной работы компании, в штате которой больше пяти человек, нужны главбух, бухгалтер-оператор и расчетчик-кадровик.

Если хочется своего бухгалтера, нужно быть готовым к серьезным расходам. Грамотный главбух не будет работать за среднюю зарплату по рынку, а обычный бухгалтер не сможет сделать грамотные отчеты. Тогда начнутся проблемы с налоговой и штрафы.

Для малого бизнеса оптимальный вариант — бухгалтерский аутсорсинг. Предприниматели платят аутсорсерам только за услуги, оказанные по заключенному договору. Чтобы выбрать организацию:

Найдите компанию в соцсетях, посмотрите, кто руководитель, чем он живет, как относится к работе, что о ней рассказывает;
Поищите отзывы в интернете;
Проверьте наличие страхования ответственности;
Внимательно изучите договор на оказание услуг.

В штате аутсорсинговых компаний можно найти бухгалтеров, которые работали в строительном бизнесе, в ресторанах, на крупных заводах или в стоматологии. Поэтому вы без труда выберете сотрудника, который специализируется на вашей сфере деятельности.

Какие вопросы задать перед заключением договора

Вопросы помогут понять, насколько профессиональные бухгалтеры работают в компании и как организована работа.

Как контролировать работу бухгалтера-аутсорсера?

Спросите, есть ли доступ к базе бухгалтерских документов и системе сдачи отчетов. С доступом вы сможете самостоятельно контролировать работу аутсорсера. Мы подробно рассказывали, как проверить бухгалтера и увидеть проблемы в бухгалтерии .

Убедитесь, что в договоре есть пункт о возмещении финансовых потерь, полученных по вине аутсорсера.

Как общаться с компанией-аутсорсером?

Уточните, кто из специалистов будет с вами работать и как вы сможете с ним общаться. В хорошей аутсорсинговой компании за каждым клиентом закреплен свой бухгалтер. К нему можно обращаться по всем вопросам, связанным с учетом.

Как отправлять документы?

Есть два варианта:

За что нужно платить?

Узнайте, как формируется цена на услуги, что в нее входит и как она может изменяться. Стоимость аутсорсинга зависит от вида деятельности, режима налогообложения, количества сотрудников и оборота компании. Могут быть задействованы и индивидуальные показатели работы предприятий.

Приведем пример расчета услуг бухгалтерского аутсорсинга исходя из средних цен по Спб на декабрь 2018 года.

На аутсорсинг можно передать всю бухгалтерию или ее часть, например, подготовку отчетности, кадровый учет (расчет зарплаты и страховых взносов, оформление больничных листов, подготовка приказов и т.д.) и юридическое сопровождение (составление договоров с учетом требование закона, подготовка справок, выписок и документов для клиентов). Это удобнее и дешевле, чем искать специалистов по каждому направлению. Выгоду мы показали в первой таблице.

Попытка сэкономить и ограничиться передачей на аутсорсинг одной операции не даст выгодного результата. Если вы хотите, чтобы аутсорсеры рассчитали налог и составили декларацию, вам нужно подготовить все первичные документы, составить отчеты и только потом передать специалистам. При этом надо уметь подготовить данные и правильно оформить первичку. Без нужных знаний легко допустить ошибку.

Учитывая затраты времени и риск ошибок, понятно, что проще передать аутсорсеру весь бухучет.

Как найти квалифицированного бухгалтера в штат

Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.

Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга рассказывает, зачем искать хорошего специалиста.

Одному из наших клиентов сильно не повезло с бухгалтером. Она каждую неделю забирала документы и делала вид, что работает. А клиент только удивлялся, откуда берется столько налогов. Когда мы посмотрели его налоговую базу, то увидели, что он платит налог на прибыль со всей выручки, не уменьшая ее на расходы. Бухгалтер не провела ни один входящий документ за полтора года. При этом исправно получала зарплату. А клиент потерял сотни тысяч рублей на излишне уплаченных налогах.

Халатное отношение к работе — самая распространенная причина плохого учета. На втором месте — сознательный отказ от легальной оптимизации налогов.

Например, к нам пришел новый клиент — разработчик IT-технологий. Очень удивился, почему с нами он стал платить так мало зарплатных налогов. Мы ему объяснили, что он имеет право на льготы. Почему он раньше платил в полтора раза больше, мы объяснить не смогли и посоветовали спросить у предыдущего бухгалтера.

На третьем месте — работа безграмотного бухгалтера, который даже не освоил программу 1С. Такое тоже встречается, но редко. Как правило, с этой категорией сталкиваются работодатели, которые с целью экономии берут бухгалтера без опыта и специального образования. Пока начинающий бухгалтер научится, бухучет компании окончательно испортится. В этом случае придется все сносить и строить заново.

Несколько советов по выбору хорошего бухгалтера:

1. Проверьте образование и опыт работы кандидата. Вчерашнего выпускника курсов брать очень смело, хоть и дешево. Вероятно, вы заплатите столько штрафов, что экономия на зарплате окажется каплей в море;

2. Созвонитесь с предыдущими работодателями. Узнайте, почему кандидат ушел с прошлого места работы, могут ли его рекомендовать или, наоборот, ругают;

3. Попросите бухгалтера высказать мнение о вашем бизнесе, а также о том, как устроить бухгалтерию: как должен быть организован документооборот, какие отчеты надо сдавать, как рассчитывать налоги;

4. Попросите рассказать на примере уже сданных отчетов, где в программе они формируются;

5. Обязательно заключите договор и пропишите в нем ответственность сторон.

По поведению кандидата и его навыкам использования программы вы поймете, есть ли у него на самом деле опыт работы.

Правильно опишите обязанности в вакансии

Только правильно изложив требования, вы сможете получить специалиста, отвечающего запросам вашей компании. Укажите:

Читайте также: