Как скорректировать резерв на оплату отпусков на конец года

Обновлено: 16.05.2024

Если условные активы не используются, при учете отпуска оформляется несколько проводок.

Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит зарплатного счета (70).
Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит счета для начисления взносов (69).

Такой порядок начислений, как правило, применяют малые и средние организации. При массовом сезонном оформлении отпусков сумма затрат может оказаться очень значительной. Чтобы избежать неравномерной нагрузки, затраты на такие расходы отражаются на счетах учета еще до того, как сотрудники взяли отпуска. При оформлении резерва используется несколько проводок.

Дебет оценочного счета 96 – Кредит зарплатного счета (70).
Дебет оценочного счета 96 – Кредит счета для начисления взносов (69).

Следует учитывать, что такой вид учета оценочных обязательств используется в регламентированном учете 1С:ЗУП 3.1. Для синхронизации процессов с бухгалтерским учетом используются специальные средства обработки и переноса информации.

Антикризисное предложение с 1С:ЗУП

Настройку 1С ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями;
Настройку электронного кадрового документооборота с сотрудниками;
Настройку интеграции 1С:ЗУП с Корпоративным порталом;
Создание корпоративного портала, если у вас его нет.

Особенности формирования в 1С:ЗУП 3.1 оценочных обязательств, связанных с оплатой отпусков

В соответствии с законодательством, малые предприятия могут не начислять оценочные обязательства. Остальные организации могут не использовать такой метод распределения затрат на счетах налогового учета. Но применение оценочных резервов в бухучете является обязательным.

Для расчетов резервов можно использовать два метода:

метод обязательств (по МСФО);
нормативный метод.

Метод обязательств (по МСФО) отличается использованием расчетных остатков отпусков. По каждому сотруднику на конец месяца определяется количество заработанных отпускных дней. Эти величины совпадают с количеством дней отпусков, которые должны представляться при увольнении работников.

К полученным затратам прибавляются суммы начисленных взносов. Получается сумма, практически совпадающая с фактическими затратами на отпуска сотрудников.

Для расчетов нормативным методом используется другая методика. Суммы ОО рассчитываются как определенный процент от фонда оплаты труда.

Этот метод, по сравнению с оценкой по МСФО, отличается меньшей точностью. Но начисления рассчитываются быстро, и полученную сумму можно легко проверить. Кроме того, нормативный метод должен использоваться в налоговом учете. Поэтому при расчете по нормативам нет необходимости учитывать временные разницы.

В конце каждого года ЗУП 3.1 производит инвентаризацию ОО. Для оценки данных НУ и БУ используется алгоритм МСФО. По результатам проведения инвентаризации данные бухгалтерского и налогового учета должны совпадать, а временные разницы нивелируются.

Методика учета резервов отпусков в 1С:ЗУП

Расчеты и начисления резервов отпусков в программе 1С

В примере приведены данные по расчетам за август 2019 года.

Оценочные обязательства и резервы: инвентаризация по итогам года

На каждого сотрудника рассчитывается количество неиспользованных отпускных дней и средний заработок (соответствующий используемому для расчета отпуска). Эти значения умножаются.

Из полученных величин вычитаются суммы ОО, начисленные за предыдущие периоды.

Определяются разницы между полученными и накопленными значениями.

Обобщаются итоги по каждому подразделению. Полученные данные передаются в систему БУ.

Пример расчета приведен ниже.

В данном случае суммы по БУ и НУ совпадают. Временные разницы, появившиеся из-за использования в бухучете метода МСФО, исчезли.

Дебет счета 96 – Кредит счета 91.

Используемые субсчета 96 счета должны соответствовать начислениям отпускных и взносов.

В случае появления положительных значений ОО доначисляются. Используются те же проводки.

Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит зарплатного счета (70).
Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит счета для начисления взносов (69).

Списание резервов отпусков в 1С ЗУП

Отпуск одного из сотрудников разделен на две части, относящиеся к различным месяцам.

Отчеты по отпускным резервам

Методика начислений оценочных резервов и обязательств не является слишком сложным. Для корректного учета необходим правильный выбор параметров учетной политики и настройка модуля 1С:ЗУП для формирования проводок.

Резервы по отпускам в бухгалтерском и налоговом учете — это аккумулирование средств, которые предназначены для выплаты будущих сумм работникам. Расчеты можно сделать несколькими способами.

Кто обязан создавать

Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина № 167н от 13.12.2010. Резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.

Другими словами, что такое резерв отпусков простым языком — это отложенные средства, которые будут потрачены в будущем. В нашем случае сотрудник будет отдыхать через несколько месяцев, а суммы будущих отпускных мы уже сейчас признаем в расходах и откладываем на будущее.

Типовые проводки при начислении резерва отпусков для коммерческих организаций

Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — да, это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

Эксперты КонсультантПлюс составили подробное руководство, как создать и использовать резерв отпусков в бухучете организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Методики создания оценочного обязательства в бухучете

Необходимо как минимум один раз в год создать резерв на оплату отпусков по ПБУ 8/2010 пункт 15 по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которую предполагается выплатить в будущем году одной проводкой. Например, допустимо взять объем выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: они могут уволиться, компания примет новых сотрудников, и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование оценочного обязательства в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:

ежемесячно (разделив на 12);
ежеквартально (разделив на 4).

Оценив, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков, их трудоемкость, организация вправе самостоятельно закрепить в учетной политике правила создания оценочного обязательства.

Налоговый учет

Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям НК РФ, содержащимся в статье 324.1. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

сам факт принятия решения;
способ резервирования;
максимальное отчисление на текущий налоговый период;
процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

Определяется количество неиспользованных дней отдыха у каждого сотрудника.
Исходя из расчета средней зарплаты для резерва отпусков определяется прогнозное значение сумм отпускных.
Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Минфин в 2012 году в письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.

Пример расчета отпускного оценочного обязательства

остаток начисленного ранее оценочного обязательства составляет 410 000 руб.;
численность работников — 50 человек;
средняя месячная зарплата — 25 000 руб.;
количество неиспользованных отпускных дней — 450.

Пример, как формируется таблица резерва отпусков:

Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм учитываем 31.12.2021 в составе внереализационных доходов в размере:

Другие способы расчетов

Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу:

При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.

Особенности формирования оценочного обязательства в бюджетном учреждении

Бюджетные и автономные учреждения при отражении операций используют собственный план счетов, установленный приказом Минфина № 157н от 01.12.2010 . Минфин в письме № 02-07-07/28998 от 20.05.2015 рекомендует, проводки и примеры резерва отпусков в бюджетном учреждении в 2022 году: определяется оценочное обязательство ежемесячно исходя из данных о неиспользованных днях отдыха на последний день месяца.

Производить расчет резерва отпусков на 2022 год в бюджетном учреждении предлагается одним из трех методов.

Метод 1. Персонально по каждому сотруднику:

Метод 2. По учреждению в целом:

Метод 3. По отдельным категориям (например, отдельно по каждому структурному подразделению):

где К1, К2. Кn — неиспользованные дни отдыха по каждой категории сотрудников,

ЗП1, ЗП2. ЗПn — средняя дневная зарплата по каждой категории сотрудников.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В соответствии с письмом Минфина России от 16.08.2019 N 02-06-10/62943 обязательства по начислению отпускных в текущем отчетном периоде, если работник фактически не отработал период, за который начислены отпускные, отражаются по кредиту счета 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" в корреспонденции с соответствующими аналитическими счетами счета 0 401 50 000 "Расходы будущих периодов".
Например, работнику предоставлен отпуск с 01.06.2020 по 28.06.2020 в количестве 28 календарных дней за период работы с 01.10.2019 по 30.09.2020. Из них семь дней (неиспользованный отпуск на 01.01.2020) учитываются за счет ранее созданного резерва. Рассчет количества календарных дней отпуска за отработанный период по 28.06.2020: 2,33 х 6 = 14 дней. Получается что 28 - (7 + 14) = 7 дней - это количество дней отпуска на счет расходов будущих периодов. Резерв на оплату отпусков в учреждении создается один раз в конце года по состоянию на 1 января.
Начислены отпускные за отработанное время - за счет резерва (за период работы с 01.10.2019 по 01.01.2020 в количестве семи дней) - Дебет 401 60.
Начисление оплаты отпуска за проработанное время (за период работы с 01.01.2020 по 28.06.2020 в количестве 14 дней) - Дебет 401 20.
Начислены отпускные за неотработанный период: (за период работы с 29.06.2020 по 30.09.2020 в количестве семи дней) - Дебет 401 50.
Каковы порядок отражения сумм начисленных отпускных и порядок дальнейшего списания на расходы текущего периода сумм отпускных, отнесенных на расходы будущих периодов, ежемесячно равными долями (по 2,33 дня) или в конце периода, за который предоставлялся отпуск (30.09.2020)? Как рассчитать ежемесячную долю дней по государственным гражданским служащим, у которых, помимо основного отпуска в 30 календарных дней, еще дополнительные отпуска за выслугу и за ненормированный рабочий день?

Резервы на оплату отпусков (счет 0 401 60 000) создаются в целях формирования полной и достоверной информации об отложенных обязательствах учреждения по методу начисления, предусматривающему отражение расходов в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены денежные средства, а также для равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. При этом резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых этот резерв был изначально создан (письмо Минфина России от 16.08.2019 N 02-06-10/62943).
Пунктом 26 Стандарта "Резервы. " установлено требование о ежегодной корректировке сформированных резервов. Вместе с тем показатели счета 0 401 60 000 включаются в Сведения (ф.ф. 0503169, 0503769), формируемые в составе квартальной отчетности, а показатели счета 0 502 99 000, которые должны соответствовать сумме сформированных резервов предстоящих расходов, включаются в ежемесячный Отчет (ф.ф. 0503128НП, 0503738НП). Соответственно, принцип допущения временной определенности фактов хозяйственной жизни для целей подготовки отчетности может быть соблюден при условии корректировки резерва предстоящих расходов с той же периодичностью, с которой установлено требование о включении соответствующих показателей в формы отчетности. В случае если учетной политикой предусмотрена корректировка резервов предстоящих расходов с годовой периодичностью, при отражении соответствующих показателей в промежуточной отчетности экономический их смысл весьма не очевиден, что, в свою очередь, потребует дополнительного раскрытия информации в Пояснительной записке.
Порядок формирования резерва предстоящих расходов по отпускам определяется самостоятельно субъектом учета. Основанием для расчета может служить информация кадровой службы о фактическом количестве по состоянию на дату формирования (корректировки) резерва дней отпуска, право на которое заработано. При этом в зависимости от численности работников и уровня автоматизации учетных процессов такая информация может предоставляться:
1) в разрезе каждого работника. Такой подход может применяться при небольшой численности работников. При этом сумма резерва может также определяться по каждому из работников путем умножения количества дней на среднедневной заработок, определенный по состоянию на дату формирования резерва;
2) в разрезе определенных категорий (групп) работников. Такой подход будет оправдан при значительной разнице в среднедневном заработке работников, относящихся к указанным категориям: он обеспечит наиболее точную сумму резерва и при незначительном увеличении трудозатрат на его формирование одновременно исключает необходимость корректировки резерва в случае, когда размер среднедневного заработка при расчете отпускных значительно отличается от среднедневного заработка, использованного при расчете резерва;
3) без детализации (общее количество дней). Такой подход менее трудозатратный, но при этом менее точный, чем первый и второй.
В соответствии с п. 302 Инструкции N 157н затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются по дебету счета как расходы будущих периодов и подлежат отнесению на финансовый результат текущего финансового года (по кредиту счета) в порядке, устанавливаемом учреждением (равномерно, пропорционально объему продукции (работ, услуг) и др.), в течение периода, к которому они относятся. При определении указанного порядка также необходимо обеспечивать принцип допущения временной определенности фактов хозяйственной жизни. По нашему мнению, в рамках учетной политики в отношении расходов, связанных с предоставлением отпуска авансом, может быть установлен следующий порядок признания расходов:
1) ежемесячно из расчета суммы, рассчитанной пропорциональной количеству дней отпуска, право на который в течение текущего месяца заработал работник, с отражением операции на протяжении периода, который должен быть отработан соответствующим работником. Данный способ трудозатратный, но при этом обеспечивает точность показателя расходов будущих периодов не только по состоянию на отчетную, но и на текущую дату, а также максимальную равномерность отнесения расходов на финансовый результат.
Количество дней отпуска в месяце, из расчета которых отпускные, ранее отнесенные в дебет счета 0 401 50 000, могут признаваться расходами текущего периода, также определяется в рамках учетной политики. Так, если статус работника предполагает отпуск в количестве 28 дней, то ежемесячный показатель может быть рассчитан путем деления их на 12 месяцев (28 / 12 = 2,33). Если же статус работника предполагает наличие дополнительного отпуска, то показатель может определяться индивидуально по каждому сотруднику либо группе должностей. Например, у госслужащих основной отпуск составляет 30 календарных дней. В ситуации, когда госслужащий имеет право на отпуск за ненормированный рабочий день (например, 4 дня) и выслугу лет (например, 8 дней), то при предоставлении ему отпуска авансом расходы будущих периодов ежемесячно могут признаваться из расчета количества дней, равного 3,5 (42 дня / 12 месяцев);
2) единовременно в полном размере при наступлении даты "погашения аванса". Такой способ менее трудозатратный, однако требует обязательной корректировки показателя по состоянию на начало очередного финансового года: в настоящее время отсутствует требование о включении данных по счету 0 401 50 000 в показатели промежуточной отчетности, поэтому он может быть применен в казенных учреждениях (органах власти и местного самоуправления), не формирующих показатели себестоимости готовой продукции, работ, услуг. Необходимость корректировки показателя по состоянию на начало очередного финансового года обусловлена наличием соответствующего показателя в Балансе (ф.ф. 0503130, 0503730).

Пример.
В учреждении установлена ежеквартальная периодичность уточнения резерва предстоящих расходов. Размер резерва рассчитывается путем умножения среднедневного заработка по учреждению по состоянию на отчетную дату (1 апреля, 1 июля, 1 октября, 1 января) и количества дней отпуска, право на который заработано всеми работниками учреждения по состоянию на такую дату.
Расходы будущих периодов относятся на финансовый результат текущего года с применением первого способа.
По состоянию на 1 января текущего года размер резерва составлял 225 000 рублей: среднедневной заработок 1250 рублей, количество дней отпуска - 180. В течение 1 квартала отпуск был предоставлен одному работнику. Продолжительность отпуска - 28 дней. По состоянию на 1 января у данного работника было заработано право на 15 дней отпуска.
За период с 1 января до даты начала отпуска было заработано право на пять дней отпуска. Восемь дней отпуска предоставлены авансом. Среднедневной заработок для расчета отпускных составил 1350 рублей, размер отпускных составил 37 800 рублей (1350 руб. х 28 дней).
На финансовый результат текущего года относятся отпускные за дни отпуска, право на которые заработано в период между крайней датой корректировки резерва (1 апреля, 1 июля, 1 октября, 1 января) и фактической датой начала отпуска. В рассматриваемом примере это пять дней отпуска (5 дней х 1350 руб. = 6750 руб.)
Согласно учетной политике на финансовый результат текущего периода относятся:
- разница между фактическим средним заработком конкретного работника и среднедневным заработком, исходя из размера которого был сформирован резерв на крайнюю отчетную дату, при условии, что фактический среднедневной заработок превышает величину показателя, используемого при определении размера резерва. Учитывая, что фактический среднедневной заработок работника превышает среднедневной заработок, из расчета которого сформирован резерв, то сумма отпускных, начисленных за счет ранее сформированного резерва, определяется исходя из размера 1250 рублей, а разница относится на финансовый результат текущего года (1350 руб. - 1250 руб. = 100 руб.);
- отпускных за дни отпуска, право на которые заработано в период между датой формирования резерва и фактической датой начала отпуска (5 дней х 1350 руб. = 6750 руб.).
Операции по начислению отпускных отражены в учете в следующем порядке:
1. Дебет 0 401 60 211 Кредит 0 302 11 737 (1250 руб. х 15 дней = 18 750 руб.)
- за счет ранее сформированного резерва начислены отпускные за те дни отпуска, которые были учтены при его формировании;
2. Дебет 0 401 50 211 Кредит 0 302 11 737 (1350 руб. х 8 дней = 10 800 руб.)
- на расходы будущих периодов отнесены расходы на выплату отпускных за часть отпуска, предоставленную авансом;
3. Дебет 0 401 20 211 (0 109 ХХ 211) Кредит 0 302 11 737 (100 руб. х 15 дней = 1500 руб.)
- на финансовый результат текущего финансового года отнесена разница между суммой отпускных, начисленных за счет резерва, и фактически начисленной суммой отпускных за период, учтенный при формировании резерва предстоящих расходов;
4. Дебет 0 401 20 211 (0 109 ХХ 211) Кредит 0 302 11 737 (1350 руб. х 5 дней = 6750 руб.)
- на финансовый результат текущего финансового года отнесена сумма отпускных за дни отпуска, право на которые заработано в период между датой формирования резерва и фактической датой начала отпуска.
По состоянию на 1 апреля размер неиспользованного резерва отпусков составил 206 250 рублей (225 000 руб. - 18 750 руб.). Среднедневной заработок для корректировки резерва на 1 апреля составляет 1300 руб., количество дней отпуска, на который работниками учреждения заработано право за 1 квартал, - 210. Соответственно, размер резерва предстоящих расходов по состоянию на 1 апреля составит 273 000 руб.
Таким образом, последним днем первого квартала (31 марта) в учете отражается операция по корректировке резерва предстоящих расходов (273 000 руб. - 206 250 руб):
Дебет 0 401 60 211 Кредит 0 302 11 737 (66 750 руб.).
В апреле предоставлен отпуск еще одному работнику. Продолжительность отпуска за фактически отработанный период - 28 дней. Среднедневной заработок работника составил 1250 рублей. Учитывая, что фактический среднедневной заработок работника не превышает среднедневной заработок, из расчета которого сформирован резерв, то сумма отпускных, начисленных за счет ранее сформированного резерва, определяется исходя из размера фактического среднедневного заработка работника:
Дебет 0 401 60 211 (0 109 ХХ 211) Кредит 0 302 11 737 (1250 руб. х 28 дней = 35 000 руб.).
За апрель текущего года работник, которому в первом квартале был предоставлен отпуск авансом, заработал право на два дня отпуска. Соответственно, последним днем апреля в учете отражена операция по отнесению расходов будущих периодов на финансовый результат текущего года:
Дебет 0 401 20 211 (0 109 ХХ 211) Кредит 0 401 50 211 (1350 руб. х 2,33 дня = 3145,50 руб.).

Если фонд заработной платы учреждения формируется в том числе за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оно вправе формировать резервы предстоящих расходов на оплату ежегодных отпусков (в отношении отпусков, оплачиваемых за счет средств, полученных от указанной деятельности). При этом должны быть соблюдены порядок и условия формирования резерва, установленные ст. 324.1 НК РФ (см. Письмо Минфина РФ от 12.12.2019 № 03‑03‑06/3/97181).

Как рассчитать размер отчислений в резерв? Как правильно использовать сумму начисленного резерва? Что делать, если на конец года суммы начисленного резерва не хватило или, наоборот, осталась недоиспользованная сумма?

Для чего создаются резервы в целях налогообложения?

В статье 25 НК РФ предлагается два варианта учета отпускных в составе расходов на оплату труда:

либо на основании п. 7 (как расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ);
либо на основании п. 24 (в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам, осуществляемых в соответствии со ст. 324.1 НК РФ).

Создание любого резерва в налоговом учете преследует цель равномерного включения предстоящих затрат в расходы, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль.

Порядок формирования резерва.

Порядок учета затрат на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков отражен в ст. 324.1 НК РФ. Налогоплательщик, принявший решение о создаем резерв на оплату отпусков, обязан закрепить в учетной политике для целей налогообложения:

способ резервирования;
предельную сумму отчислений в резерв;
ежемесячный процент отчислений в резерв.

Для этих целей необходимо составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Отпускплан), включая сумму страховых взносов с этих расходов (СВотпуск). При этом процент отчислений в названный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда (ОТплан) вместе со страховыми взносами (СВОТ).

Расчет ежемесячного процента можно выразить формулой:

% = (Отпускплан + СВотпуск) / (ОТплан + СВОТ) х 100 %.

Так как в расчете участвуют суммы страховых взносов, следует учитывать предельную базу, которая в 2020 году составляет: по взносам на обязательное социальное страхование на случай болезни и в связи с материнством – 912 000 руб.; по взносам на обязательное пенсионное страхование – 1 292 000 руб. (см. Постановление Правительства РФ от 06.11.2019 № 1407). Напомним, что взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не начисляются на суммы выплат и других вознаграждений, превышающие предельную величину базы. Пенсионные взносы после того, как превышена база, взимаются по меньшему тарифу – 10 % (вместо 22 %).

Обращаем ваше внимание, что Минфин в Письме от 08.09.2008 № 03‑03‑06/1/511 отметил: общая величина расходов на оплату труда (ОТплан) должна включать и предполагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков (Отпускплан). В отсутствие других разъяснений многие авторы бухгалтерской литературы нередко ссылаются на названное письмо. Полагаем, что это не совсем верно – показатель ОТплан должен учитываться отдельно от суммы предполагаемых отпускных. Ведь в дальнейшем при определении размера ежемесячных отчислений в резерв умножаться на процент будет сумма расходов на оплату труда без учета отпускных.

Пример 1.

На 2020 год учреждение запланировало, что по приносящей доход деятельности расходы на оплату труда равны 6 000 000 руб., на оплату отпусков – 600 000 руб.

В 2020 году тарифы страховых взносов с фонда оплаты труда составляют: на ОПС – 22 %, на ОСС – 2,9 %, на ОМС – 5,1 % (ст. 426 НК РФ).

Деятельность учреждения относится к первому классу профессионального риска [1] , и тариф взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний – 0,2 % (ст. 1 Федерального закона № 179‑ФЗ [2] ).

Итого общая ставка страховых взносов – 30,2 % (22 + 2,9 + 5,1 + 0,2).

В учетной политике на 2020 год отражено, что предельная сумма начисленный резерв на оплату отпусков равна предполагаемой годовой сумме на оплату отпусков плюс страховые взносы.

На основании этих данных был рассчитан ежемесячный процент отчислений в резерв и составлена смета (в произвольной форме).

Расчет (смета) резерва на оплату отпусков на 2020 год.

Предполагаемая сумма отпускных за год

Сумма страховых взносов с предполагаемой суммы отпускных за год

Предельная сумма отчислений в резерв

(строка 1 + строка 2)

Предполагаемая сумма расходов на оплату труда за год

Сумма страховых взносов с предполагаемой суммы расходов на оплату труда за год

Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда с учетом страховых взносов

(строка 4 + строка 5)

Процент ежемесячных отчислений в резерв

((строка 3 / строка 6) x 100 %)

Рассчитанный процент отчислений в резерв необходимо ежемесячно умножать на сумму фактических расходов на оплату труда за месяц (с учетом страховых взносов). Полученный результат будет учитываться для целей налогообложения согласно п. 24 ст. 255 НК РФ.

Нужно следить, чтобы сумма резерва, накопленного нарастающим итогом с начала года, не превысила предельную сумму, установленную в учетной политике. Если это произойдет, то в следующем месяце отчисления в резерв на оплату отпусков не производятся.

Пример 2.

Воспользуемся данными примера 1.

В 2020 году ежемесячные отчисления в резерв на оплату отпусков составят:

Фактические расходы на оплату труда (без учета отпускных), руб.

Страховые взносы, руб.

Сумма начисленный резерв на оплату отпусков, руб.

((графа 2 + графа 3) x 10 %)

Сумма резерва на конец месяца, руб.

* Предельная сумма отчислений в резерв – 781 200 руб. Отчисления в резерв в январе – ноябре составили 709 590 руб., поэтому в декабре они равны 71 610 руб. (781 200 ‑ 709 590).

Таким образом, в расходах на оплату труда будут учтены суммы начисленного резерва (нарастающим итогом):

за I квартал – 195 300 руб.;
за полугодие – 390 600 руб.;
за девять месяцев – 540 330 руб.;
за год – 781 200 руб.

В соответствии с п. 24 ст. 255 НК РФ отчисления в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков включаются в состав расходов на оплату труда.

В случае создания налогоплательщиком резерва суммы фактически осуществленных затрат с учетом расходов на начисление страховых взносов необходимо списывать за счет указанного резерва (см. Письмо Минфина РФ от 01.04.2013 № 03‑03‑06/2/10401).

Иными словами, учреждение будет уменьшать облагаемую базу по налогу на прибыль на сумму отчислений в резерв, рассчитанную на основании сметы, а не на сумму отпускных, начисленных по факту.

Итак, создание любого резерва в налоговом учете преследует цель равномерного включения предстоящих затрат в расходы, уменьшающие облагаемую базу. При этом если значительная часть отпусков приходится на лето, то резервирование помогает сэкономить на налоге на прибыль в первой половине года, ведь часть отпускных будет учтена в расходах до того, как они фактически выплачены.

Пример 3.

Определим выгоду от создания резерва на оплату отпусков, сравнив ситуацию из примера 2 с ситуацией, когда резерв не создавался, а отпускные в течение года были начислены в размере 600 000 руб., в том числе за июнь – 100 000 руб., за июль – 300 000 руб., за август – 200 000 руб.

В расходах для целей исчисления налога на прибыль затраты, связанные с начислением отпускных, будут учтены следующим образом (нарастающим итогом):

за I квартал – 0 руб.;
за полугодие – 130 200 руб. (100 000 руб. + 100 000 руб. х 30,2 %);
за девять месяцев – 781 200 руб. ((300 000 руб. + 300 000 руб. х 30,2 %) + (200 000 руб. + 200 000 руб. х 30,2 %) + 130 200 руб.);
за год – 781 200 руб.

Отчетный (налоговый) период

Разница, возникающая между двумя налоговыми базами**

(графа 2 - графа 3)

Разница между суммами авансовых платежей по итогам отчетного (налогового) периода* * *

При создании резерва

Без создания резерва

* Вместе со страховыми взносами.

* * * В данном случае отпуск пришелся на июнь – август, что привело к экономии при уплате авансовых платежей по итогам I квартала и полугодия.

В конце года не забудьте провести инвентаризацию резерва.

В конце налогового периода НК РФ обязывает налогоплательщика провести инвентаризацию резерва (абз. 1 п. 3 ст. 324.1 НК РФ). Дело в том, что по итогам года может быть выявлено следующее:

сумма, фактически перечисленная работникам в счет оплаты ежегодного отпуска, превышает сумму резерва;
сумма резерва, отнесенная на расходы, окажется больше фактических затрат.

Это происходит потому, что в течение года за счет резерва налогоплательщик учитывает предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков. При этом численность работников в течение года может меняться (одни уволились, другие приняты). Напомним, что по истечении шести месяцев непрерывной работы у последних возникает право на отпуск (ст. 122 ТК РФ).

Кроме того, в расчет сумм ежемесячных отчислений в резерв включается зарплата вновь принятых работников, а размер процента остается неизменным.

Какие дополнительные расчеты необходимо сделать бухгалтеру по ее результатам инвентаризации?

При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических затрат на оплату отпусков и, соответственно, сумму страховых взносов, по которым ранее не создавался указанный резерв (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Воспользуемся данными примера 2 и предположим, что работники учреждения находились в отпусках с июня по август и за этот период им были начислены отпускные в размере не 600 000 руб., как планировалось, а 650 000 руб., страховые взносы на эти отпускные (30,2 %) – 196 300 руб.

Всего за год был начислен резерв на оплату отпусков – 781 200 руб.

В конце года по результатам инвентаризации резерва было обнаружено, что сумма, фактически перечисленная работникам в счет оплаты ежегодного отпуска, превышает величину резерва, то есть средств фактически начисленного резерва недостаточно. Поэтому сумма 65 100 руб. (650 000 + 196 300 ‑ 781 200) подлежит включению в расходы на оплату труда.

Недоиспользованные суммы резерва на последнее число текущего налогового периода подлежат обязательному включению в состав налоговой базы этого периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ). На основании п. 7 ст. 250 НК РФ данные суммы отражаются в составе внереализационных доходов.

Воспользуемся данными примера 2 и предположим, что работники учреждения находились в отпусках с июня по август и за этот период им были начислены отпускные в размере не 600 000 руб., как планировалось, а 520 000 руб., страховые взносы на эти отпускные (30,2 %) – 157 040 руб.

При этом учреждение посчитало нецелесообразным создание резерва на оплату отпусков на следующий год.

В конце года по результатам инвентаризации резерва было обнаружено, что остался недоиспользованный резерв в размере 104 160 руб. (781 200 ‑ 520 000 ‑ 157 040). Эта сумма подлежит включению во внереализационные доходы.

Пунктом 5 ст. 324.1 НК РФ установлено: сумма остатка указанного резерва на конец года включается для целей налогообложения в состав внереализационных доходов текущего налогового периода в случае, если при уточнении учетной политики на следующий налоговый период налогоплательщик посчитает нецелесообразным формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков.

Перенос остатка недоиспользованного резерва на следующий год

Если учреждение не меняет учетную политику в отношении создания резерва на оплату отпусков на следующий налоговый период, то на конец отчетного налогового периода оно может иметь определенный результатами инвентаризации остаток недоиспользованного резерва (Письмо Минфина РФ от 11.01.2013 № 03‑03‑06/1/4, Постановление Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04).

На основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя:

из количества дней неиспользованного отпуска;
из среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
из обязательных отчислений страховых взносов.

Таким образом, при проведении инвентаризации резерва на оплату отпусков следует учитывать планируемое количество дней отпуска в расчете за год, которое сравнивается с фактически использованными днями отпуска за год (см. письма Минфина РФ от 02.09.2014 № 03‑03‑06/1/43925, от 28.10.2013 № 03‑03‑06/1/45507, от 11.01.2013 № 03‑03‑06/1/4).

Неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день календарного года. Таким образом, уточнение резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в течение налогового периода (на конец каждого отчетного периода) не производится.

Если по итогам инвентаризации сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска (определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года) (НО) превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года (ОНР), то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда.

То есть если НО > ОНР, то разница = расходы на оплату труда.

Воспользуемся данными примера 5, согласно которому сумма недоиспользованного резерва составила 104 160 руб. При этом учреждение планирует создание резерва на следующий год.

Предположим, что трое работников учреждения не полностью отгуляли очередной отпуск. Вместо 28 календарных дней они были в отпуске только 8 дней. Средний дневной заработок этих работников для оплаты отпуска равен 1 500 руб.

Сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска – 90 000 руб. (3 чел. х 1 500 руб. x (28 ‑ 8) кал. дн.). Вместе со страховыми взносами она составит 117 180 руб. (90 000 руб. + 90 000 руб. х 30,2 %).

Таким образом, НО (117 180 руб.) > ОНР (104 160 руб.). Разница в размере 13 020 руб. (117 180 ‑ 104 160) будет учтена в расходах на оплату труда.

Остаток резерва, который переходит на следующий год, составит 117 180 руб.

Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.

То есть если НО

[1] См. Классификацию видов экономической деятельности по классам профессионального риска, утв. Приказом Минтруда РФ от 30.12.2016 № 851н.

Читайте также: