Как работать с удаленными сотрудниками

Обновлено: 04.07.2024

Дистанционная работа подразумевает достаточно большую самостоятельность всех сотрудников. Работник осуществляет свою деятельность не в условиях офиса, самостоятельно занимается организацией своего рабочего дня, создает план работы, назначает онлайн встречи и формирует отчетность в электронном формате.

В соответствии с существующим законодательством, дистанционная (удаленная) работа является выполнением трудовой функции, описанной в договоре, вне места нахождения офиса работодателя, отведенного стационарного места, контролируемого руководством.

Удаленные сотрудники создают для себя рабочие места в любом подходящем помещении, имеющем доступ в интернет. Для работы требуется хороший интернет-провайдер и современная аппаратура.

Контроль дистанционных сотрудников

Деятельность работников за пределами офиса обязательно подлежит контролю. Современные способы контроля дают возможность эффективной работы на пользу компании, и развивают у подчиненных чувство ответственности.

Контроль объема работ

Самый простой и достаточно эффективный способ контроля за удаленными работниками – определение для каждого сотрудника соответствующих показателей качества и количества, например, KPI или установление определенного объема работ, рассчитанный на различный период времени. При этом работник вправе выполнять свою работу в любое время суток.

Контроль рабочего времени

При невозможности назначения конкретных показателей и в случаях, когда трудовая функция удаленного сотрудника заключается в постоянном нахождении на связи и своевременным подключением к рабочему процессу в любой необходимый момент, применяется специальное ПО, разработанное для контроля удаленных сотрудников.

Данное программное обеспечение занимается фиксацией всех действий удаленного сотрудника с целью определения, сколько времени сотрудник работает, какие сайты посещает, чем занимается в конкретный период времени.

В сервисе 1С:Битрикс Корпоративный портал система учета рабочего времени интегрирована с органайзером, документооборотом, телефонией и системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Собранная статистика автоматически передается в виде отчетов руководителю и в бухгалтерию. На основании данных учета использования рабочего времени начисляется зарплата.

Модели ПО для контроля рабочего времени удаленных сотрудников

Чтобы учитывать рабочее время дистанционных работников, создано множество программ, например Kickidler, ActivTrak, Hubstaff, Yaware.TimeTracker, Toggl, Time doctor, Bitcop, Monitask.

Для контроля различных проектов и этапов их создания: доски Trello и Kanban, задачники Битрикс24, Jira, сервисы Google и т.д.

Bitcop работает незаметно для сотрудника, фиксирует данные времени начала и окончания работы, учитывает продолжительность простоя, в который не входит участие в различных онлайн-конференциях, длительность рабочего общения с использованием мессенджеров, IP-телефонии, без чего невозможна удаленная работа.

Hubstaff занимается мониторингом рабочего времени, к тому же обладает рядом особенностей: возможностью сохранения снимков с экрана компьютера, созданием отчета по всем использованным видам приложений и посещаемым сайтам, анализом всех нажатий клавиш.

TMetric – удобный контроль времени, который запускается сотрудником с началом нового этапа работы.

Обновите 1С:ЗУП до последней версии!

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

Контроль рабочего места

Поскольку трудовой договор определяет удаленному сотруднику выполнение своих должностных обязанностей вне организации, работник самостоятельно определяется для себя соответствующее место работы, не советуясь с работодателем. Рабочее место тоже организуется самостоятельно.

Условие о посещении удаленного сотрудника в период рабочего дня абсолютно неправомерно и полностью противоречит действующему трудовому законодательству.

Что можно и что нельзя контролировать в работе дистанционного сотрудника

качественные и количественные параметры трудовой деятельности работника, в том числе объем выполняемой работы;
контроль сроков выполнения работ, ее соответствие всем требованиям трудового договора;
режим рабочего времени, если он оговорен в договоре. Примечание: заключаемый трудовой договор может давать сотруднику право самостоятельно определять режим работы и отдыха;
контроль сроков предоставления отчетов о выполненной работе;
применение средств для защиты информации, предоставленных работодателем или рекомендованных им и др.;
постоянную связь с работодателем;

Основная часть контролирующих позиций, в случае их несоблюдения, может быть причиной увольнения удаленного сотрудника.

несоблюдение более трех раз сроков выполнения полученной работы, несоответствие конечного результата условиям заключенного договора;
нарушение более трех раз сроков подачи отчетов о проделанной работе;
отказ сотрудника от использования выданных работодателем средств защиты информации;
отсутствие связи с сотрудником более двух дней без уважительной причины (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30 марта 2021 г. № ПГ/05823-6-1).

Нельзя контролировать удаленного сотрудника:

перемещения дистанционного работника, если он выполняет заданную работу;
нахождение сотрудника в определенном месте, запрещено посещать работника на дому;
время работы и перерывы на обед, если это не обговорено в договоре.

1С:Кабинет сотрудника

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время бухгалтера и кадровика

Удалённая работа выгодна и работодателю, и работнику. Работодатель экономит на оборудовании рабочих мест и аренде офисов. Работнику не надо тратить время и деньги на проезд и обеды в столовой. Но есть и обратная сторона — потеря коммуникации, переработки, выгорание и проблемы с дисциплиной.

Мы спросили предпринимателей, которые управляют коллективом дистанционно, как они сохранили мотивацию сотрудников и на какие аспекты удалёнки обратить особое внимание.

Чем отличается работа в офисе от работы на удалёнке

Работа из дома принципиально отличается от офисной двумя особенностями. От сотрудников требуется больше самодисциплины, чтобы не отвлекаться на домашние дела. Также удалённые работники могут чувствовать себя оторванными от коллектива.

Дмитрий Пучков, руководитель по развитию Авито Работы: Основные проблемы, с которыми сталкиваются работники, трудясь из дома: не могут быстро переключаться между рабочими и домашними делами, чувствуют отстраненность и одиночество, эмоционально подавлены из-за отсутствия частой коммуникации. Для дополнительной мотивации сотрудников постарайтесь создать позитивный микроклимат в команде, уделять внимание проблемам и развитию сотрудников.

Из-за того, что разграничивать рабочие и личные задачи на удалёнке сложнее, рабочий день размывается — это может привести к выгоранию сотрудников. О том, как не допустить выгорания, расскажем далее. Но одна из главных задач руководителя, который пытается сохранить мотивацию команды на удалёнке — четко ограничить время рабочего дня. Радоваться тому, что работники трудятся с утра до ночи не стоит, в долгосрочной перспективе это не принесет пользы.

Дмитрий Кравченко, генеральный директор Acer в России: В офисе рабочее время определено: ты приходишь к 10 и уходишь в 19. Дома ситуация иная: ты можешь проснуться позже, можешь отвлечься на что-то днем и вернуться к работе вечером, после того как рабочий день закончился. Все это размывает границы личной и профессиональной жизни, создавая у сотрудника ощущение, что рабочий день у него не заканчивается, что он работает всегда. Ненормированный рабочий день приводит к усталости, раздражительности, выгоранию. Бороться с этим — задача работодателя. Требуйте от сотрудников присутствия на рабочем месте в рабочее время, организуйте встречи, ставьте задачи, просите о них отчитываться, и не позволяйте себе беспокоить коллег по окончании рабочего дня.

Основные отличия офисной работы от удалёнки:

Ставьте дедлайны и просите сотрудников о них отчитываться.

Общайтесь с людьми во время рабочего дня, но не беспокойте после его завершения.

Наладьте регулярную и понятную коммуникацию: например, созвоны по задачам раз в неделю, обсуждение итогов — раз в месяц, переписка в рабочих чатах — каждый день.

Как выстроить коммуникацию с сотрудниками

Для эффективной удалёнки нужно выстроить не только границы рабочего дня, но и схему работы. Сотрудники должны точно знать, как связаться с руководителем, куда написать коллегам из другого отдела, где и во сколько планерки. Для этого полезно прописать правила коммуникации и ознакомить с ними сотрудников. Например, решить, что планерка с целями на неделю для всей компании проходит в понедельник в Zoom, короткие задачи обсуждаются в мессенджере, а сложные — в таск-трекере.

На удалёнке сотрудники меньше общаются друг с другом и могут чувствовать себя одиноко. Эту задачу должен решать руководитель команды — больше общаться с работниками, замечать их достижения и публично хвалить. А вот критиковать и разбирать ошибки сотрудников эксперты советуют лично, без участия остальной команды. Также полезно несколько раз в месяц созваниваться с сотрудником индивидуально на несколько минут. Это поможет руководителю заметить эмоциональное состояние работника, проговорить его достижения и узнать возможные жалобы.

Правила коммуникации :

Пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними сотрудников.

Вовлекайте команду в общение, чтобы на удаленке люди не чувствовали себя оторванными от коллектива.

Замечайте достижения сотрудников и публично хвалите их, а ошибки разбирайте тет-а-тет.

Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус внимания на личный аспект отношений.

Как контролировать работу удалённых сотрудников

Эксперты рекомендуют упростить систему измерения эффективности работы, чтобы сотрудники не расписывали поминутно, что делали в течение дня, а отчитывались о статусе выполнения отдельных задач. Задачи лучше делать более конкретными и короткими, тогда проще будет помочь сотруднику, если у него возникнут трудности в работе.

Но не стоит чрезмерно увлекаться контролем — это демотивирует команду и показывает сотрудникам, что руководитель им не доверяет. Таких ситуаций лучше избегать, более оптимальная стратегия в коммуникации с удалёнными работниками — доверительная.

Сергей Дегтярев, основатель холдинга Franch.Global, управляющей компании по развитию франшиз: Часто руководители внедряют программы записи экранов для контроля сотрудников на удалёнке. В этом есть смысл в редких случаях, когда в компании возможны факты воровства, коррупции и других нарушений корпоративной безопасности. Но в большинстве компаний это не требуется, а такой способ отслеживания нахождения сотрудника на рабочем месте является фактом излишнего контроля, который нарушает доверие внутри команды и отражает неэффективный менеджмент. Для эффективного контроля лучше использовать сервисы управления задачами, статистиками, финансами, организационной структурой, базой знаний. Те сервисы, которые отражают результаты работы сотрудников, а не их присутствие на рабочем месте.

Как контролировать удалённых сотрудников :

Ставьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь.

Упрощайте контроль. Отчеты о каждой минуте рабочего времени вредят коммуникации, сотрудники могут подумать, что руководитель им не доверяет.

Что делать, если после перехода на удалёнку продуктивность сотрудников упала

Продуктивность сотрудников может снижаться из-за того, что они не привыкли работать из дома, или у них нет условий для удалённой работы. В таком случае, компании следует озаботиться, чтобы создать такие условия и дополнительно провести обучающий вебинар о том, как правильно организовать своё рабочее место и не работать после завершения рабочего дня.

Также стоит обратить внимание на систему мотивации. Если команду перевели на удалёнку, а мотивация осталась со времен работы в офисе, она может просто перестать работать в новых условиях.

Елена Богдашкина, руководитель группы привлечения талантов компании Ingate: Чаще всего продуктивность снижается из-за несогласованности или технических проблем. Например, не всем хватило оборудования, не понятно, как коммуницировать с командой. Лучше всего провести первичное обучение по организации работы на удалёнке. Также продуктивность может падает из-за выгорания, так как по статистике работают из дома больше. Руководителю стоит чаще проводить видеовстречи и общаться не только на рабочие темы, попытаться решить психологические барьеры и помогать выстроить график работы.

Как сохранить продуктивность сотрудников :

Научите сотрудников работать на удалёнке. Проведите вебинар, пригласите экспертов, которые расскажут о том, как организовать удалённую работу оптимально и ответят на вопросы.

Следите за технической стороной процесса — у всех членов команды должно быть подходящее для работы оборудование, доступы к нужным программам и документам. В случае необходимости, такое оборудование нужно предоставить за счёт компании.

Пересмотрите систему мотивации с учетом нюансов удалённой работы.

Как не допустить выгорания удалённых сотрудников

Этот пункт мы специально поставили последним, потому что он включает в себя все нюансы удалённой работы, описанные выше. Чтобы сотрудники не выгорали, они не должны перерабатывать, постановка задач в компании должна быть прозрачной и понятной, а коммуникация — отлаженной.

Борис Попов, директор по развитию бизнеса компании Vinteo: Выгорание поможет предотвратить регламентированный рабочий график – временные границы рабочего дня, обеденный перерыв, минимизация внеурочных запросов после окончания работы. Также важна постановка реалистичных задач, фиксирование достигнутых сотрудниками результатов, методы поощрения, совместная работа с возникающими проблемами.

Дополнительные способы поддержать команду — организовать активности вне работы. Чаще всего эксперты предлагают в качестве таких активностей устраивать совместные утренние зарядки в прямом эфире, создать группу в Skype или Zoom, чат в телеграме, где сотрудники смогут без осуждения поговорить на внерабочие темы, поделиться мемасиком или запостить фото котика. Другой вариант — совместные мероприятия в различных форматах — квизы, выезды на природу.

Чтобы не допустить выгорания сотрудников :

Следите, чтобы сотрудники не перерабатывали, поощряйте и призывайте их не только к работе, но и к отдыху.

Упростите рабочую коммуникацию, ставьте сотрудникам понятные задачи и собирайте обратную связь.

Дайте людям возможность пообщаться на нерабочие темы — в специальных чатах, комнатах в Zoom-е, пусть просто болтают. На удаленной работе люди чувствуют себя одиноко, это поддержит командный дух.

Обсуждайте общие задачи и результаты с командой, пусть работники понимают, как личные задачи увязаны с общими планами. Так команда почувствует, что выполняет общее дело.

Не забывайте про нерабочие мероприятия — корпоративы, выезды на природу. Если пандемия не позволяет проводить офлайн-мероприятия, то проводите их онлайн. Это могут быть зарядки в прямом эфире, квизы, даже совместный просмотр кино с обсуждением в чатах.

Главное за 30 секунд

Следите, чтобы у всех членов команды имелось подходящее для работы оборудование и доступы к нужным программам и документам.

Ставьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь. Просите сотрудников отчитываться по результатам задач, а затраченному времени.

Проверяйте статус задач во время рабочего дня, но не беспокойте сотрудников после его завершения.

Наладьте регулярное рабочее общение с сотрудниками — пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними команду.

Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус на личный аспект отношений, замечайте их достижения.

Не забывайте о нерабочих мероприятиях — корпоративах, выездах на природу, онлайн-зарядках.

Карантины, локдауны — удаленка не теряет актуальности и в целом становится все привычнее. Пожалуй, пора разобраться, как работать с удаленными сотрудниками правильно, — новыми и теми, кого планируете перевести из офиса.

Удаленка и дистанционка — есть ли разница?

Есть три схожих термина: дистанционный работник, удаленный работник и надомник. Разберемся сначала с первыми двумя.

В конце 2020 года в силу вступил новый Федеральный закон, который сделал эти понятия однозначными. Если раньше бытовало мнение, что удаленная работа оформляется приказом, а дистанционная — письменным соглашением работника и работодателя, то теперь тождество этих понятий закреплено в Федеральном законе и ст. 312.1 Трудового кодекса.

Теперь о надомниках. Таким названием охватывается круг работников, которые выполняют ручную работу у себя дома. У такого работника дома находятся необходимые материалы и оборудование для выполнения работ.

Самое главное: надомная работа — это всегда ручной труд. Например, швея, занимающаяся пошивом нижнего белья для шоурума, может быть трудоустроена как надомница.

Дистанционная же работа предполагает интеллектуальный труд. Бухгалтер, дизайнер, контент-менеджер — таких сотрудников все чаще нанимают именно на удаленную работу.

Еще одно отличие дистанционной работы от надомной — возможность работать из любой точки мира. Удаленщик может работать с ПК или смартфона из кафе, метро, хоть из другой страны. У надомника такой возможности нет, если только работник не решит носить все необходимое с собой. Хотя такой вариант в принципе тоже возможен, если, например, работник занимается вязанием одежды: тогда достаточно взять с собой несколько мотков ниток и спицы или крючки.

В статье речь пойдет только об удаленной работе.

Как работать с удаленщиками?

Как написать текст вакансии, чтобы найти хорошего специалиста и не нарушить закон

есть правила внутреннего распорядка;
есть постоянная заработная плата с фиксированным окладом (для ГПХ характерно вознаграждение за объем выполненной работы);
в договоре указана трудовая функция, у исполнителя есть должность, профессия или специальность (в договоре ГПХ указывается только вид осуществляемых работ или услуг);
имеет место систематическое выполнение одной и той же работы, например, обзвон клиентов по телефонной базе;
есть корпоративные правила организации (для договора ГПХ характерно равенство заказчика и исполнителя, подчинение отсутствует);
есть премирование;
предоставляется отпуск.

Если отношения не планируются как трудовые, можно нанимать специалиста, причем любого: бухгалтера, писателя, программиста — по договору ГПХ. Тут есть свои тонкости — например, в договоре нужно обязательно указывать сроки исполнения работы; платить налоги и страховые взносы за самозанятого, если в течение последних двух лет с ним был трудовой договор. Еще ГПХ используется для работы с иностранцами, которые живут не на территории России. Про договор ГПХ с самозанятыми мы писали тут.

В ГПХ есть свои плюсы для работодателя: например, не нужно обеспечивать комфортные условия труда, если только это не прописано в договоре; не нужно платить налоги, если исполнитель самозанятый. Но есть и минусы, потому что ни исполнитель, ни заказчик не получают всех положенных трудовым законодательством гарантий. Например, заказчик может прекратить сотрудничество, не предупредив за две недели, как в случае с трудовым договором, его сложнее привлечь к материальной ответственности. Трудовой кодекс предупреждает такие ситуации автоматически, с заказчиком нужно искать компромиссы и договариваться на стадии подписания договора.

Я перевел сотрудников на удаленку

При заключении трудового договора существует два варианта. Есть стандартный трудовой договор, где в качестве места работы стоит адрес работодателя. В таком случае не нужно уточнять, что работник будет трудиться в дистанционном формате.

Можно заключить специальный договор о дистанционной работе, который для работодателя значительно удобнее. Во-первых, такой договор предусматривает дополнительные основания для увольнения, например, невыход работника на связь в течение двух рабочих дней. Во-вторых, на работодателя возлагается в разы меньше обязательств, связанных с охраной труда. Например, проводить оценку условий труда вообще не потребуется.

Как заключать договор с удаленным сотрудником?

Оформление трудовых отношений с удаленщиком предполагает несколько особенностей, отличающих его от стандартного договора со штатным сотрудником.

Первая состоит в том, что место работы дистанционного работника не находится под контролем работодателя. Такой работник может выполнять работу из дома, коворкинга, кафе, парка.

Вторая особенность — в большинстве случаев работнику и работодателю удобнее обмениваться документами в электронном формате. В том числе ознакомление с локальными нормативными актами, с приказами, подписание трудового договора производится электронными подписями. Обязательно нужно сделать запись в электронной трудовой книжке, в бумажной — по желанию работника.

Третья особенность — режим труда и отдыха такого работника может быть прописан в локальном нормативном акте или трудовом договоре, или работник устанавливает их по своему усмотрению. То есть у такого работника больше свободы: захотел — поработал ночью, захотел — в обед. Главное — успеть сделать работу в срок.

Четвертая особенность — при заключении трудового договора работник с работодателем должны согласовать формы контроля и порядок взаимодействия, сроки отчетности работника о проделанной работе.

1. Общие положения

2. Права и обязанности сторон 2.1. … 2.2. … 2.3. Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____

Теперь подробнее о порядке заключения договора. Если сотрудник находится в том же городе или регионе, что и работодатель, можно встречаться лично — и для заключения договора, и для подписания любых других документов.

Получить электронную подпись (КЭП) в налоговой

Если личная встреча невозможна, можно заключить договор с использованием электронной подписи (необходима обеим сторонам). В течение трех дней после заключения электронного трудового договора нужно выслать работнику бумажную версию договора со всеми соответствующими подписями и печатями.

Если по каким-то причинам не очень хочется разбираться в электронных подписях и как их удостоверить, можно просто обмениваться подписанными документами по почте заказным письмом.

Расторжение договора с удаленщиком ничем не отличается от обычного, за исключением дополнительных оснований для увольнения, перечисленных в ст. 312.8 Трудового кодекса. Таких оснований всего два: если сотрудник более двух дней подряд не выходит на связь с работодателем без уважительной причины, а также переезд в местность, из которой невозможно продолжение работы, то есть нет интернета или другие проблемы со связью.

4. Изменение, дополнение, прекращение договора

4.1. … 4.2. Настоящий трудовой договор может быть прекращен по инициативе работодателя в случае регулярного (более двух раз) несоблюдения формата отчета:

— о выполненном задании работодателя или непосредственного руководителя;

— о выполненных трудовых обязанностях, установленных настоящим трудовым договором (пункт 1.2 настоящего трудового договора).

Как перевести штатного сотрудника на удаленку?

Дистанционная работа может быть постоянной, временной или комбинированной. В первом случае работник трудится удаленно на всем протяжении действия трудового договора, второй характерен для временного перевода на удаленку по инициативе работодателя в исключительном случае, третий предполагает чередование офисной и удаленной работы. В последнем случае длительность офисной работы и дистанционки регулируется индивидуальным трудовым договором.

перевод производится по инициативе работодателя без согласия работника в экстренном случае. Например, во время эпидемии, пожара, землетрясения, наводнения, производственной аварии ;
для такого перевода составляется локальный нормативный акт, в котором указывается повод для перевода, список работников, подлежащих переводу, срок перевода, порядок обеспечения работников оборудованием, порядок организации труда удаленных работников и иные положения, касающиеся временного перевода на удаленку;

нужно внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и локальный нормативный акт о порядке оформления удаленной работы, порядке взаимодействия работника и работодателя, порядке обеспечения работника оборудованием или компенсации ему затрат на использование личного оборудования ;
строго запрещено снижать зарплату при переводе работника на удаленку;
перевод осуществляется добровольно;
можно заключить новый трудовой договора или дополнительное соглашение к уже существующему.

Как оплачивается труд дистанционного работника?

Перевод на дистанционную работу не должен быть основанием для снижения зарплаты работнику. То есть, не важно, выполняет работник обязанности со стационарного рабочего места или работает удаленно, заработная плата, установленная трудовым договором, выплачивается ему в полном объеме. Это условие гарантируется ст. 312.5 Трудового кодекса. На первый раз можно отделаться предупреждением или штрафом от 1 тыс. до 50 тыс. руб., при повторном нарушении работодателю гарантирован штраф от 10 тыс. до 100 тыс. руб.

Труд и отдых

Рабочее время — это время, в течение которого работник выполняет свои обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю. Все эти правила касаются и дистанционных работников. Хотя у дистанционных работников часто возникают сложности разграничения рабочего времени и времени отдыха.

Рабочее время удаленных работников может быть регламентировано так же, как и у работников, работающих на стационарных местах. То есть с 09:00 до 18:00 с обедом с 13:00 до 14:00. Режим прописывается в ПВТР или трудовом договоре. Но если работодатель не регламентирует этот вопрос, работник устанавливает рабочее время и отдых на свое усмотрение. При этом важно учитывать, что время взаимодействия с работодателем, то есть переписка, переговоры по телефону и в мессенджерах включается в рабочее время.

Отпуск удаленному работнику предоставляется на общих основаниях без каких-либо различий со штатными сотрудниками. Роструд в письме N ПГ/12255-6-1 высказал позицию, что дистанционных работников обязательно должны включать в график отпусков.

Нужно ли предоставлять работнику оборудование?

По трудовому договору — однозначно да. Работодатель обязан либо предоставить работнику все необходимое оборудование, либо возместить затраты на покупку, либо компенсировать расходы по использованию личного оборудования.

По договору ГПХ заказчик не обязан предоставлять оборудование и возмещать какие-либо затраты.

1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удалённой работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:

Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.

Определить регламент работы и планёрок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видео-конференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.

2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:

План А: часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе.

План Б: перевод всей компании на удалёнку.

3. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

Работа с клиентами, продажи:

Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?

Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?

Продажи возможно упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?

Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?

Умеете ли вы проводить вебинары и выкладывать видео? Умеете ли собирать клиентов на эти онлайн-мероприятия, писать в соцсетях и получать отклики? Если этих компетенций нет, необходимо срочно осваивать инструменты онлайн-общения с пользователями.

Бизнес-процессы, удалённая работа с сотрудниками:

Как перевести сотрудников на удалёнку?

Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?

Что делать с теми, кто не сможет работать удалённо, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?

Как оптимизировать затраты?

Если будет кассовый разрыв - чем в этом случае платить зарплату?

Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчётов – срочно разработать (и такие же отчёты можно рекомендовать клиентам).

Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?

Как не допускать просроченной дебиторки?

4. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удалённую работу и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.

5. Если к текущему моменту возможность удалённой работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.

6. Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто ещё не в теме, - доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удалённый доступ:

Подключите какие-либо средства удалённого доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут );

Выгрузите документы в облака.

Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.

7. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?

Для ЭДО, например, для сдачи отчётности в электронном виде, используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удалённых компьютеров они будут нормально работать.

8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:

Номера мобильных телефонов;

Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удалёнке не удаётся связаться.

9. Важно учесть юридические особенности оформления удалённой работы. По Трудовому кодексу РФ, дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удалённую работу (подробно можно прочитать тут ). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.

10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома и возможны перебои/замедление скорости интернета.

11. Пропишите следующие моменты:

Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).

Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.

Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.

Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.

13. Удалённая работа требует от руководителя чёткого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчинёнными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удалёнке:

Если в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её и удалённо (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.

Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).

Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах - и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.

Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.

Если у сотрудника маленький ребёнок и его не с кем оставить – нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счёт, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.

Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.

Не забывайте поздравить сотрудника с днём рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.

Не допускайте паники и пережёвывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.

Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удалённая работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придётся больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, всё это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в Facebook .
biz360

1 января 2021 года заработали поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе. В них дистанционную работу приравняли к удаленной и четко прописали обязанности работодателей и сотрудников. Рассказываем, как правильно обмениваться документами с удаленщиками, определять их график работы и увольнять.

Еще одна мера защиты дистанционных сотрудников — право на сохранение зарплаты. Гарантию специально закрепили из-за того, что некоторые компании снижали удаленщикам зарплаты, полагая, что дома люди работают меньше.

Теперь такое не пройдет: если задачи, которые выполняет сотрудник, не изменились, компания не вправе понизить зарплату. За это могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и наложить штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. Зарплату ущемленным сотрудникам тоже придется доплатить.

До 2021 года для оформления любых документов с удаленщиками подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись. Теперь процедуру упростили и добавили другие формы обмена.

Чтобы закрепить трудовые отношения, подойдет как обычный, так и электронный трудовой договор. Для электронного обмена работодателю всё еще понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная. Оформление каждой стоит от 2500 руб.

С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:

• трудовые договоры,
• допсоглашения,
• договоры о материальной ответственности,
• ученические договоры.

С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:

• трудовые договоры,
• допсоглашения,
• договоры о материальной ответственности,
• ученические договоры.

Вы вправе установить удаленному работнику фиксированный или гибкий режим работы. Закрепить график можно в локальном акте, коллективном или трудовом договоре. Для периодической удаленки нужно определить режим работы из дома и из офиса. Допустим, прописать, что три дня в неделю работник трудится дома, а два — в офисе. Если не сделать этого, сотрудник будет вправе сам выбирать время для работы.

Тем, кто работает на удаленке постоянно, полагается такой же отпуск, как любому офисному работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно. На временную удаленку распространяется график отпусков, действующий в компании.

Если захотите вызвать дистанционного сотрудника в офис, нужно соблюдать особые правила. Тем, кто временно работает на удаленке, достаточно сообщить об этом по почте или по телефону, а постоянным удаленщикам придется оформлять командировку.

Но можно подстраховаться и установить ненормированный рабочий день.

Читайте также: