Как проводится справочная работа по изданным правовым актам

Обновлено: 17.05.2024

Справочная работа заключается в учете и постоянном поддержании в выверенном (контрольном) состоянии всех находящихся в воинской части нормативных актов. Цель справочной работы — получение точных сведений о том, какими правовыми актами регламентирован тот или иной вопрос, какие правовые акты действуют по тому или иному вопросу, о наличии данных актов, а также о внесенных в них изменениях и дополнениях.

Справочную работу, как правило, ведут подразделения юридической службы, а там, где они по штату не предусмотрены, — другие квалифицированные работники, назначенные приказом командира воинской части. Ответственность за состояние справочной работы по приказам и директивам возлагается на начальника штаба воинской части.

Справочная работа по нормативным актам проводится путем:

— учета и хранения нормативных актов (в зависимости от грифа секретности). При этом учет приказов и директив министра обороны Российской Федерации ведется отдельно. Они комплектуются в сборники путем брошюровки в отдельные папки (дела) по годам издания и грифам секретности отдельно от других нормативных актов (кроме того, приказы — отдельно от директив);

— ведения контрольного экземпляра каждого нормативного акта, т. е. своевременного нанесения на него соответствующих отметок о признании акта (или отдельных его положений) утратившими силу, внесении в акт изменений и дополнений.

Контрольные экземпляры приказов и директив в воинской части ведутся на основании:

— получаемых приказов и директив соответствующих должностных лиц, предусматривающих отмену ранее изданных приказов и директив или внесение в них изменений и дополнений;

— рассылаемых в войска (силы) и органы военного управления справочника по приказам и директивам министра обороны Российской Федерации, издаваемого Управлением делами Министерства обороны Российской Федерации, справочников по приказам и директивам главнокомандующих видами Вооруженных Сил Российской Федерации, справочников по приказам и директивам заместителей министра обороны Российской Федерации, справочников по приказам и директивам командующих войсками округов, флотами, справочников (указателей) по приказам и директивам командующих объединений, флотилий.

При поступлении в воинскую часть приказов, к которым прилагаются законодательные и иные нормативные правовые акты (законы, указы Президента Российской Федерации, постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации), содержащие указание о признании утратившими силу, изменении или дополнении соответственно законов, указов, постановлений и распоряжений, ранее приложенных к приказам министра обороны, на тексты этих документов наносятся отметки применительно к порядку, установленному для приказов.

Для поддержания текстов приказов и директив в актуальном состоянии ведутся контрольные экземпляры. Контрольные экземпляры приказов и директив органов военного управления ведутся по тем же правилам, что и контрольные экземпляры приказов министра обороны Российской Федерации. Отметки, которые наносятся на приказы и директивы, соответствуют формулировкам, которые применяются в приказах и директивах, на основании которых делаются эти отметки. Соответственно при подготовке проекта приказа или директивы следует использовать формулировки, принятые для ведения справочной работы.

При получении воинской частью приказов, в которых имеются указания о признании утратившими силу (не действующими), изменении или дополнении ранее изданных приказов или отдельных их пунктов, на текст контрольного экземпляра приказа наносятся соответствующие отметки с указанием года издания и номера приказа, которым вносятся изменения. В таком же порядке наносятся отметки о распространении (или неприменении) ранее изданных приказов и директив или отдельных их пунктов. При этом даты и номера ранее изданных приказов, указанные во вновь полученном приказе, который вносит изменения, подчеркиваются, чтобы было видно, что необходимые отметки на контрольных экземплярах приказов сделаны. Отметки наносятся аккуратно и только чернилами на лицевой стороне приказа выше наименования, а если изменены, дополнены или признаны утратившими силу (недействующими) отдельные пункты, статьи и абзацы приказа и приложений к нему, то и на полях приказа (приложений к нему) — напротив этих пунктов, статей и абзацев.

Применение устоявшегося (стандартного) набора формулировок позволяет избежать их неоднозначного понимания.

Ежегодно состояние справочной работы проверяется комиссией, назначаемой приказом соответствующего командира (начальника). Подразделения юридической службы должны оказывать помощь командованию в организации справочной работы в подчиненных воинских частях, проводить занятия с лицами, назначенными для ведения справочной работы, и с членами комиссий по проверке справочной работы и отбору приказов и директив, подлежащих уничтожению.

Справочная работа по нормативным актам проводится путем:

Контрольные экземпляры приказов и директив в воинской части ведутся на основании:

Применение устоявшегося (стандартного) набора формулировок позволяет избежать их неоднозначного понимания.

Перечень локальных документов организации — это список нормативных актов, конкретизирующих трудовые нормы, применяемые в компании. К таким актам относятся:

режим труда и отдыха;
положение по оплате труда;
график отпусков и штатное расписание;
порядок обработки персональных данных;
графики смен;
другие, предусмотренные коллективным договором.

Что такое локальные нормативные акты, кому и почему они нужны

Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:

определяет выполнение федеральных законов в конкретной организации;
действует между работниками и работодателем компании;
применяется в отношении всех сотрудников;
не рассчитан на разовое применение — используется периодически;
улучшает положение сотрудников и расширяет базовый уровень гарантий по сравнению с действующими нормами;
принимается с учетом мнения представительных органов работников.

Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.

Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП

Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:

правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 – 190 ТК РФ;
по оплате труда и премированию — ст. 135 ТК РФ;
график отпусков — ст. 123 ТК РФ, письмо Роструда №4414-6;
установление порядка обработки персональных данных ст. 86, п. 8, ст. 87 ТК РФ;
графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору — ст. 103 ТК РФ;
штатное расписание — письмо Роструда № ПГ/4653-6-1.

Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:

правила и инструкции по охране труда — ст. 212 ТК РФ;
о нормировании труда — ст. 159 ТК РФ;
порядок аттестации — ст. 81 ТК РФ.

Локальные нормативные акты утверждают, когда возникает необходимость урегулировать ситуацию, возникшую в результате деятельности компании. Такие ЛНА не обязательны — их разрабатывают по желанию, если ситуация типовая для конкретной деятельности ООО или ИП.

Специализированные ЛНА

Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:

Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:

информация об СМК;
требования и спецификации;
методические разработки, рекомендации;
стандарты, инструкции;
объективные данные об испытаниях, результатах.

Как правильно разработать, утвердить, согласовать

Кто разрабатывает. Специалистов, ответственных за разработку ЛНА, определяет и утверждает руководитель.
Разработка. Пишется с нуля или за основу берется типовой документ, в который вносятся необходимые коррективы, соответствующие специфике конкретной организации.
Согласование. Проект согласовывается с профильными подразделениями, юристами. Если требует коллективный договор — с профсоюзом. Отдельные документы требуют обязательного согласования с работниками — например, график отпусков. В процессе согласования в проект вносятся изменения, корректировки.
Утверждение. Согласованный документ передается руководителю на подпись.
Ознакомление. Утвержденный ЛНА передают сотрудникам для прочтения. Способ указания численности и перечня работников в локальных нормативных актах для ознакомления и подписи выбирают сами разработчики. Если сотрудников немного — в конце документа прикрепляется ознакомительный лист, если организация большая — оформляется отдельный журнал. С документами общего характера знакомят всех сотрудников, если ЛНА носит специализированный характер — тех, кто имеет непосредственное отношение к регламентируемой в документе деятельности.

Надо ли знакомить с документами сотрудников

Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.

В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.

Некоторые особенности ознакомления с нормативными документами предприятия устанавливаются в коллективном договоре или других ЛНА.

Ответственность за отсутствие

Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.

Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.

Читайте также: