Как правильно написать довести до сведения сотрудников
Обновлено: 17.05.2024
Стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация. Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы (рис. 1).
Основные объективные факторы речевой ситуации
│Коммуникативные роли│ │ │Фактор адресата│
│Инициатор│ │Ответчик│ │ │Социальный│ │ Степень │
│Информирование│ │Поддержание отношений│ │ Воздействие │
На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.
Речевые цели связаны с необходимостью:
(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
(б) побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
(в) документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);
(г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.
Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.
│В связи с изменением цен на энергоносители просим Вас привести в│
│соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 г. │
При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, а речевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме.
│Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее. │
│С удовольствием сообщаем Вам. │
│Требуем незамедлительно погасить задолженность. │
Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз, состав и оформление реквизитов, иногда даже на лексический состав текста письма и его объем: к народным избранникам, к заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами: "глубокоуважаемый", "многоуважаемый", в остальных случаях - "уважаемый":
│Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич! │
│Уважаемый г-н Кутю. │
В случае если адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и отчество адресата:
│Уважаемый Владимир Егорович. │
│Уважаемая Марина Алексеевна! │
Практику обращения только по имени в русских деловых письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловой корреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования - обращение по имени и отчеству в условиях официального общения и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры.
Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллеге будет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий, подробностей.
│Транспорт прибыл 21.01.1996. Просим подтвердить дату отправки и наличие│
│С уважением, Барабин Е.Л. │
Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И напротив, чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся в письме.
Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяет выбор лексических средств:
│Позвольте сообщить Вам. │
│Мы с удовольствием сообщаем Вам. │
│Примите к сведению. │
│Доводим до Вашего сведения. │
Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором - официальность, административное давление.
Коммуникативные роли - это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма, требующие ответа, - в деловой практике это коммерческие письма. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10 - 12 дней.
│Настоящим отвечаем на Ваше письмо за. от. │
│Отвечаем на Ваш запрос о поставке запасных частей от. │
│Позвольте предложить Вам. │
│Прошу Вас выслать образцы материалов. │
Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:
1) повторение просьбы;
2) причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
│На Вашу просьбу о дополнительной оплате торговой наценки на учебники│
│сообщаю, что между Главным управлением образования Самарской области и│
│Роскнигой в 1995 г. соглашение подписано не было. Поэтому оплачивать│
│торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет. │
В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:
│С нетерпением ждем Вашего письма. │
│Просим ответить по возможности скорее. │
│Просим ответить в двухнедельный срок. │
│Прошу отослать ответ обратной электронной почтой. │
Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:
1) начальное предложение открывается словом "Сообщаю" ("Сообщаем");
2) при расположении внутри текста указание на характер письма выделяется прописными буквами или полужирным шрифтом (Сообщаем, сообщаю).
содержание действующего договора о сотрудничестве
│ торгового дома "Прайм" │
│ Многоуважаемый господин Иванов! │
│ В ответ на Ваше обращение сообщаю, что в настоящее время руководство│
│предприятия полагает нецелесообразным пересмотр порядка оплаты по│
│соглашению о поставках продукции и взаимных расчетах на 2008 г. Приглашаю│
│Вас вернуться к обсуждению этого вопроса при подготовке проекта│
│соглашения на 2009 г. │
│ Коммерческий директор фабрики "Русский трикотаж" │
пересмотреть содержание действующего договора
│ фабрики "Русский трикотаж" │
│ Глубокоуважаемая Оксана Станиславовна! │
│ Откликаясь на пожелание, выраженное Вами в предыдущем письме,│
│направляю в Ваш адрес проект соглашения о поставках продукции и взаимных│
│расчетах на 2009 г. │
│ Приложение: "Проект соглашения. " в электронном виде, на CD, инв.│
│N 700/1, только адресату, конфиденциально. │
│ С глубоким почтением, │
│ Генеральный менеджер торгового дома "Прайм" │
плановой отчетной документации
│ Начальнику управления собственной безопасности │
│ Представляю предложения по совершенствованию системы информационной│
│безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г. │
│ Приложение: "Предложения. " в электронном виде, на CD, инв.│
│N СО/5432, только адресату, для ограниченного пользования. Подлежит│
│ Начальник филиала N 1 │
│ информационной безопасности филиала │
плановой отчетной документации
│ Начальнику филиала N 1 компании "Драгметаллсбыт" │
│ Высылаю замечания к предложениям по совершенствованию системы│
│информационной безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г.│
│Предлагаю учесть их содержание при разработке плана по обеспечению│
│ 1. "Замечания. ", на 6 листах, только адресату, конфиденциально. │
│ 2. Образец оформления "Плана. ", на 2 листах, только адресату. │
│ Заместитель начальника управления │
│ собственной безопасности компании "Драгметаллсбыт" │
Обновленная версия справочника подготовлена на основе предложений государственных органов, поступивших в Минтруд России за период со II квартала 2019 г. по II квартал 2020 г., и предусматривает:
– актуализацию квалификационных требований, необходимых для гражданских служащих, участвующих в осуществлении государственного контроля (надзора);
– конкретизацию квалификационных требований, необходимых для гражданских служащих, участвующих в рамках своих полномочий в реализации мероприятий по профилактике терроризма, минимизации и (или) ликвидации последствий его проявлений;
– внесение уточнений в знания и умения в связи с изменением законодательства Российской Федерации;
– включение новых видов деятельности;
– дополнение ссылками на дату последней редакции (редакция от мая 2020 года).
В целях соблюдения единства подходов к установлению квалификационных требований справочник и перечень предназначены для использования в работе как федеральными государственными органами, так и государственными органами субъектов Российской Федерации.
Для использования в работе: Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в целях организации режимов труда органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с необходимостью принятия мер по нераспространению новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) разработало Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций с участием государства.
Для использования в работе: Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в рамках оказания методической помощи в реализации требований федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации о противодействии коррупции подготовило обновленные Методические рекомендации по вопросам представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и заполнения соответствующей формы справки (прилагаются) для использования в ходе декларационной кампании 2020 года (за отчетный 2019 год).
Для использования в работе: Методические рекомендации по определению содержания мероприятий по профессиональному развитию государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, обеспечивающих реализацию государственной национальной политики Российской Федерации, подготовленные ФАДН России
Для использования в работе: Методика нематериальной мотивации государственных гражданских служащих Российской Федерации, разработанная Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации в целях оказания методической помощи в реализации мероприятий по нематериальной мотивации государственных гражданских служащих Российской Федерации, способствующих повышению вовлеченности гражданских служащих в решение задач, стоящих перед государственным органом.
Для использования в работе: МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по вопросам организации практики студентов образовательных организаций и стажировки студентов старших курсов и выпускников образовательных организаций высшего образования на государственной гражданской и муниципальной службе, разработанные Минтрудом России в 2018 году.
Для сведения: В преддверии новогодних и рождественских праздников Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации напоминает о необходимости соблюдения запрета дарить и получать подарки. Соответствующие информационные письма направлены в высшие органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, федеральные государственные органы, Центральный банк России, государственные внебюджетные фонды и государственные корпорации (компании).
Положения антикоррупционного законодательства и Гражданского кодекса Российской Федерации содержат запрет на дарение подарков лицам, замещающим государственные и муниципальные должности, государственным и муниципальным служащим, работникам отдельных организаций, а также на получение ими подарков в связи с выполнением служебных (трудовых) обязанностей (осуществлением полномочий).
Исключением являются подлежащие сдаче подарки, которые получены в связи с протокольными мероприятиями, со служебными командировками и с другими официальными мероприятиями.
Получение должностными лицами подарков в иных случаях является нарушением запрета, установленного законодательством Российской Федерации, создает условия для возникновения конфликта интересов, ставит под сомнение объективность принимаемых ими решений, а также влечет ответственность, предусмотренную законодательством, вплоть до увольнения в связи с утратой доверия, а в случае, когда подарок расценивается как взятка – уголовную ответственность.
Кроме того, получение подарков должностными лицами во внеслужебное время от своих друзей или иных лиц, в отношении которых должностные лица непосредственно осуществляют функции государственного (муниципального) управления, является нарушением установленного запрета.
Воздерживаться стоит от безвозмездного получения услуг, результатов выполненных работ, а также имущества, в том числе во временное пользование, поскольку получение подарков в виде любой материальной выгоды должностному лицу запрещено.
Для использования в работе: Департамент кадровой политики, государственной и муниципальной службы Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) рекомендует Постановление Правительства Республики Саха (Якутия) от 19 июня 2018 г. №197 "Об утверждении Порядков формирования структуры и численного состава руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)", а также таблицу нормативов.
Минтруд России при участии Администрации Президента Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации обновил Методические рекомендации по вопросам представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и заполнения соответствующей формы справки:
Для использования в работе: Рекомендации по соблюдению государственными (муниципальными) служащми норм этики в целях противодействия коррупции и иным правонарушениям (далее - Рекомендации), подготовленные Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Материалы Сборника могут использоваться для учета в работе при внедрении и совершенствовании применения современных кадровых технологий на государственной гражданской и муниципальной службе.
Формы справки о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя и членов семьи, анкеты, справки - объективки и сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых государственным гражданским служащим или муниципальным служащим, гражданином Российской Федерации, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы Российской Федерации или муниципальной службы, размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать размещены в разделе "Формы документов".
Для сведения и использования в работе: Методические рекомендации по стратегическому управлению кадрами государственной гражданской службы Российской Федерации, разработанные Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Для сведения и использования в работе информационно-аналитические материалы по вопросу об опыте работы государственных органов Республики Татарстан по реализации мер в области противодействия коррупции:
Для применения в работе ликвидационных комиссий направлен типовой (примерный) план ликвидационных мероприятий.
Для сведения и использования в работе:
Для сведения:
Итоги оценки эффективности управления персоналом исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) за 2013 год, проведенной Департаментом кадровой политики, государственной и муниципальной службы Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) во исполнение приказа Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) от 01.10.2011 г. №17-ПА "Об утверждении Методики определения показателя эффективности управления персоналом исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия)".
Для использования в работе:
Просим обеспечить ознакомление под роспись лиц, замещающих государственные должности и должности государственной гражданской службы, включенные в соответствующие перечни, руководителей государственных учреждений, а также лиц, претендующих на замещение указанных должностей, с:
Материалы семинара-совещания для руководителей кадровых служб органов государственной власти и местного самоуправления Республики Саха (Якутия):
Итоги оценки эффективности управления персоналом исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) за 2011 год, проведенной в декабре 2011 года Департаментом кадровой политики, государственной и муниципальной службы Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) совместно с привлеченными 15 экспертами - представителями структурных подразделений по вопросам государственной гражданской службы и кадров органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и Саха (Якутской) республиканской организации профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания, во исполнение приказа Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) от 01.10.2011 г. №17-ПА "Об утверждении Методики определения показателя эффективности управления персоналом исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия)".
В частности, конкретизированы сроки представления уточненных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера после окончания установленного срока представления – в течение трех месяцев.
Кроме того, расширен перечень органов (лиц), чья информация может являться основанием для осуществления проверки: перечень дополнен работниками подразделений кадровых служб федеральных государственных органов по профилактике коррупционных и иных правонарушений либо должностными лицами кадровых служб указанных органов, ответственными за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений, общероссийскими средствами массовой информации.
Таким образом, работники подразделений кадровых служб федеральных государственных органов по профилактике коррупционных и иных правонарушений либо должностные лица кадровых служб указанных органов, ответственные за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений, наделены правом предоставления руководству своих органов информации, служащей основанием для организации проверки достоверности предоставленных сведений государственными служащими. На основании данной информации руководитель государственного органа может принять решение о начале проведения проверки по отдельности на каждого государственного служащего.
Для использования в работе:
Распоряжение Управления Президента РФ по вопросам государственной службы и кадров от 19.03.2012 г. №А71-4р "Об оказании консультативной помощи государственным и муниципальным служащим по вопросам, связанным с предоставлением в 2012 году сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
Протокол совещания в Минздравсоцразвития России от 15.02.2011 г. №4/17/16а по вопросу выработки единых подходов к решению вопросов, возникающих при реализации нормативных правовых актов, устанавливающих запреты, обязанности и ограничения в отношении государственных гржаданских служащих, в том числе обязанность предоставления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
Протокол совещания в Минздравсоцразвития России от 20.12.2011 г. №4/17/74 по обсуждению вопросов, возникающих при реализации при реализации норм антикоррупционного законодательства, в том числе при представлении сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
Читайте также: