Как отразить в зуп подарок не сотруднику

Обновлено: 05.05.2024

Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам

Законодательство РФ допускает вручение подарков сотрудникам и в рамках трудовых, и в рамках гражданских отношений. Статья 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право поощрять работников за добросовестный эффективный труд.

Способ поощрения в законодательстве не уточнен. Наградить сотрудника, обеспечить стимул для добросовестного исполнения обязанностей можно и премией, и ценным подарком.

С точки зрения гражданских взаимоотношений дарение регулируется главой 32 ГК РФ. Юридическое лицо вправе безвозмездно передать (подарить) физическому лицу (в том числе сотруднику) материальные ценности. Подарок может быть приурочен к Новому году, Дню защитника Отечества, Международному женскому дню, Дню ВДВ, ко дню рождения сотрудника и пр. Форма договора дарения законодательно не регламентирована.

Намерения работодателя одаривать своих сотрудников не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.

Законодательством установлены правила вручения и принятия подарка. Вручая подарок сотруднику, бухгалтеру следует:

1. Определить, связан ли подарок с трудовыми достижениями сотрудника:

если, к примеру, подарок связан с многолетним и плодотворным трудом сотрудника, то корректнее его сразу зарегистрировать в качестве премии, выданной в денежной или натуральной форме, и издать соответствующий приказ о премировании. При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд НДФЛ нужно начислить с полной его стоимости (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п.п. 1, 3, 4 ст. 210 НК РФ);
если подарки вручаются, к примеру, к Празднику Весны и Труда (1 мая), то следует оформить договор дарения. Согласно пункту 2 статьи 574 ГК РФ заключать договор дарения обязательно, когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3 000 руб. Можно рекомендовать взять за правило при оформлении подарка в зависимости от причины и вне зависимости от суммы издавать либо приказ о премировании, либо оформлять договор дарения. Минфин России в письме от 12.08.2014 № 03-04-06/40051 разъясняет, что доход будет считаться подарком только при условии документального оформления подарка. Таким документом служит именно договор дарения.

2. Исчислить налогооблагаемую базу для НДФЛ и удержать налог с дохода сотрудника:

3. Выяснить, является ли стоимость подарка объектом для обложения страховыми взносами, и при необходимости рассчитать их. Договор дарения — это договор гражданско-правового характера, в котором предусматривается передача сотруднику в собственность имущества (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом у организации не возникает объекта обложения по страховым взносам (п. 4 ст. 420 НК РФ). При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд стоимость подарка входит в расчетную базу по страховым взносам в соответствии с НК РФ.

Отметим, что сотруднику при получении подарка следует уточнить, что у работодателя — налогового агента была возможность удержать НДФЛ. Сведения об удержанном налоге содержатся в справке 2-НДФЛ. В противном случае сотруднику нужно сообщить о своем доходе в виде полученного подарка, представив в ИФНС налоговую декларацию 3-НДФЛ.

Примечание

НДФЛ с детских новогодних подарков

Если переданные новогодние подарки в совокупности с другими подарками, переданными физлицу в течение календарного года, не превысили 4000 рублей, НДФЛ удерживать не нужно (п. 28 ст. 217 НК РФ). Под физлицом при этом понимается сотрудник или сам ребенок, в зависимости от того, кому документально оформлена передача новогоднего подарка.

Подарки сотрудникам в 1С:ЗУП 8 (ред. 3)

Настройку и использование функциональности программы для регистрации подарков рассмотрим на примерах.

Пример 1

Для регистрации подарка на закладке Зарплата следует создать новый документ Приз, подарок и установить флаг Подарок (рис. 1).

При выплате 15.10.2018 зарплаты за сентябрь НДФЛ в размере 65 руб. удержан вместе с налогом на сентябрьскую зарплату (рис. 2).

Рис. 2. Удержание НДФЛ с натурального дохода при выплате денежных средств

Подарок передан работнику по договору дарения, поэтому он не стал объектом обложения страховыми взносами.

Пример 2

В отличие от Примера 1, не был заключен договор дарения при вручении В.С. Боровских бронзовой скульптуры коня к юбилею.

Cтоимость подарка — менее 3 000 руб., поэтому договор дарения можно было не заключать. При этом получается, что подарок был вручен в рамках трудовых, а не гражданских отношений, и подлежит обложению страховыми взносами, так как не перечислен среди необлагаемых выплат, закрепленных статьей 422 НК РФ.

Пример 3

В.С. Боровских получил к юбилею подарочный конверт, содержащий 2 000 руб.

В соответствии с пунктом 1 статьи 572 ГК РФ работодатель может подарить сотруднику вещь, причем статья 128 ГК РФ указывает, что вещью могут быть и наличные деньги.

Стоимость денежных подарков, как и подарков в натуральной форме, облагается НДФЛ в размере, превышающем 4 000 руб. за налоговый период, по ставке 13 или 30 % в зависимости от налогового статуса сотрудника.

Рис. 3. Настройка вид расчета для регистрации денежного подарка

В меню Настройка — Начисления — кнопка Создать следует создать новое Начисление.

На закладке Основное

На закладке Налоги, взносы, бухучет

в поле НДФЛ переключатель необходимо установить на поле облагается и указать код дохода — 2720.

Дата фактического получения дохода в виде денежного подарка — день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержанный с такого подарка налог необходимо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем его выплаты сотруднику (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Для этого пользователю необходимо сделать определенные настройки в системе: Настройка — Расчет зарплаты и установить соответствующие флажки для тех доходов, которые будут использоваться в конкретном учреждении (рисунок 1):

Рис. 1. Настройка констант для формирования прочих доходов

Рис. 2. Настройка видимости документов и справочников в 1С

Рис. 3. Настройка регистрации прочих доходов физических лиц

Виды прочих доходов физических лиц выбираются и создаются в соответствующем справочнике (рисунок 4):

Рис. 4. Настройка справочника прочих доходов

Получателем дохода в данном случае является физическое лицо, поэтому достаточно только заполнить карточку физического лица в программе (рисунок 5):

Рис. 5. Карточка физического лица

К выплатам физическим лицам можно отнести социальное пособие на погребение, которое выплачивается родственнику умершего работника. Оно выплачивается из фонда ФСС, и эта сумма должна учитываться в соответствующем разделе отчета РСВ.

Бывает, что бухгалтеру необходимо начислить суммы работнику, который уже не работает в организации, но когда-то им был. К таким выплатам относится:

сохраняемый заработок на время трудоустройства
материальная помощь бывшем работнику, пенсионеру
различные выплаты по суду
и т.д.

1) На основании документа-увольнения (рисунок 7):

Бывают случаи, когда выходное пособие или дополнительная компенсация выплачиваются в повышенном размере. Такая сумма выходного пособия, которая превышает размеры, установленные ст. 178 ТК РФ, подлежит обложению НДФЛ. Чтобы правильно отобразить эти суммы для целей налогообложения, надо в программе создавать новый вид выплаты, где прописать коды дохода для НДФЛ и страховых взносов. Сумму выплаты в таком случае в документ надо проставить вручную.

Для примера рассмотрим выплату дополнительной компенсации при увольнении сверх положенных сумм, которая считается по среднему заработку.

Сначала надо завести и настроить новое начисление (рисунок 9):

Рис. 9. Настройка начисления

3. Получение отчетности

Рис. 11. Формирование отчета по начислениям прочих доходов

4. Отражение в бухгалтерские проводках

Рис. 12. Формирование учетной операции

Внимание:
Факт перечисления денежных средств таким физическим лицам отражается в бухгалтерской программе. Поэтому никаких ведомостей на выплату в типовой зарплатной системе делать не надо и возможности нет.

Возможность формирования ведомостей на выплату есть только в расширенном функционале версии КОРП при включении соответствующей настройки (рисунок 13):

Рис. 13. Настройка констант для формирования ведомостей на выплату в версии КОРП

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Решением руководителя или в соответствии с внутренними нормативными документами организации, сотруднику компании в честь знаменательного события может быть предоставлен подарок в денежной форме. Для оформления данной операции в решении Зарплата и управление персоналом с работником следует заключить договор дарения. Иначе контролирующие органы могут по-своему истолковать такую выплату и начислить штрафные санкции компании.

В 1С Зарплате при предоставлении денежного подарка сотруднику выполняются следующие операции:

производится настройка нового вида начислений персоналу;
осуществляется непосредственное начисление подарочной суммы работнику.

Порядок настройки нового вида начислений

Среди стандартных выплат работникам в 1С ЗУП предоставление денежных подарков не предусмотрено. Следовательно, необходимо добавить в существующий перечень начислений новый вид. Выполняется это действие следующим образом:

В качестве параметров учета времени используются установленные в программе 1С Зарплата настройки по умолчанию, поскольку при начислении суммы подарка количество отработанного времени на размер выплаты не влияет.

При наличии других начислений или удержаний, которые зависят от размера подарка, следует их указать в перечне зависимостей. Это необходимо для корректного автоматического расчета других выплат в 1С ЗУП. Если не настроить данный параметр, при расчете других начислений могут возникать неточности, что приведет к конфликтным ситуациям с сотрудниками.

Вкладка с настройками приоритета начислений, как правило, заполняется автоматически на основании результатов анализа имеющихся начислений. В ней указываются выплаты, размер которых определяется в первую очередь при отсутствии подарков, а также начисления, которые подарок может заменить.

Поскольку денежный подарок не включается в перечень расходов по оплате труда и не является частью ФОТ, а значит, не учитывается при определении средней величины вознаграждения сотрудника за какой-либо период, на вкладке с параметрами расчета среднего заработка следует убрать все флажки, которые там устанавливаются 1С ЗУП по умолчанию.

Имеется определенный набор нюансов при заполнении вкладки с параметрами налогообложения и отражения денежного подарка в регламентированных видах учета. Так, поскольку такие выплаты облагаются НДФЛ, в соответствующем разделе вкладки следует указать код дохода. Его значение будет 2720 (оно соответствует значению в классификаторе для стоимости подарков). В качестве категории дохода программа автоматически установит, что это натуральный доход. Со стоимости денежных подарков не уплачиваются взносы во внебюджетные фонды, следовательно, в разделе настроек обложения начисления такими взносами, следует выбрать соответствующий вид дохода. Подарки не включаются в фонд оплаты труда, а значит, не уменьшают размер налогооблагаемой прибыли. Переключатель в разделе с настройками данного налога необходимо установить в правильное положение. Следует также определить порядок отражения денежных подарков в формах статистического наблюдения (указать перечень таких форм, и в какие графы вносить сведения о выплатах). Раздел с параметрами отражения начисления в учетных регистрах заполняется автоматически на основании выбранного в справочнике способа отражения зарплаты сотрудников в регламентированных видах учета. При этом следует также установить переключатель в 1С ЗУП, что учет осуществляется в соответствии с параметрами, заданными для данного вида начислений определенным способом отражения зарплаты. Способ отражения таких выплат в учетных регистрах должен соответствовать требованиям для прочих расходов, которые не принимаются для целей налогообложения. При отсутствии в справочнике требуемого способа отражения вознаграждения персонала, его необходимо создать. Следует иметь в виду, что все способы учета зарплаты персонала в 1С ЗУП должны быть синхронизированы с элементами такого же справочника в 1С Бухгалтерии. При этом в 1С ЗУП в справочнике содержатся только наименования способов, а в программе 1С Бухгалтерия – счета по дебету и кредиту, а также настройки аналитического учета, чтобы проводки при осуществлении начисления были корректными и позволяли сформировать правильную отчетность для контролирующих органов.

На вкладке с описанием и кратким наименованием можно указать данные параметры. Это позволит в будущем проще находить начисление, всем сотрудникам однозначно понимать, что оно означает, и для каких целей используется. Также краткое название выплаты позволяет ее находить в различных аналитических отчетах.
По завершении процедуры настройки, новое начисление следует сохранить в перечне, а форму закрыть для редактирования.

Порядок начисления суммы подарка в денежной форме в 1С ЗУП

Данная операция осуществляется в программе с помощью документа для разовых начислений. Заполнять его необходимо следующим образом:

Указать вид начисления, выбрав его из соответствующего перечня. Для этого и выполнялась настройка нового вида начислений.
Значения даты начала и окончания периода для выполнения операции должны совпадать с датами началами и конца месяца, в котором подарок предоставлен работнику.
С помощью функции подбора или добавления необходимо указать сотрудника, которому начислен подарок, подразделение, где он работает, и сумму подарка. Расчет НДФЛ 1С Зарплата выполнит автоматически с учетом ранее полученных выплат и причитающихся вычетов, отраженных в программе. Следует иметь в виду, что НДФЛ не облагаются подарки стоимостью до 4 000 рублей. Сумма к выплате также будет рассчитана автоматически с учетом размера НДФЛ.
Обязательно следует указать, в какой период планируется выплата подарка: одновременно с авансом, зарплатой или в какой-либо другой день. По умолчанию выплата производится в день зарплаты. Исходя из выбранного периода, 1С ЗУП автоматически заполнит дату выплаты (при выборе межрасчетного периода, дату потребуется указать вручную). Дата аванса или зарплаты устанавливаются в настройках политики по организации учета на основании принятых в компании ПВТР.
По завершении заполнения документа, его необходимо провести.

Проверить корректность выполнения всех действий можно, сформировав расчетный листок (данный отчет является одним из регламентированных видов отчета по зарплате). Сумма подарка должна быть отражена в колонке с начислениями.

При отражении операции в учетных регистрах следует помнить, что поскольку данный вид выплат не относится к расходам по оплате труда, в проводках необходимо использовать счет 73, где отражаются расчеты с персоналом по прочим операциям. По кредиту данного счета регистрируются начисления подарка, а по дебету – начисления НДФЛ. Чтобы в учетной системе начисления были выполнены корректно, при выборе способа отражения зарплаты в регламентированных видах учета, следует вручную менять тип операции, и указывать, что это прочие расчеты с работниками. При формировании отчетности по НДФЛ необходимо отдельно указывать сумму налога с денежного подарка.