Как отразить больничный в сзв м

Обновлено: 18.05.2024

От того, кого показать или не показать в форме СЗВ-М, зависит успешная сдача не только этой отчетности. Поэтому рассмотрим, каким подходом следует руководствоваться.

Почему это важно

Параллельно с отчетом СЗВ-М компании и частные коммерсанты с персоналом сдают расчет по страховым взносам:

за 2016 год – в ПФР на бланке РСВ-1 (утв. постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п);
с отчетов за 2017 год – в ИФНС (утв. приказом ФНС России от 10 октября 2016 года № ММВ-7-11/551).

Многие страхователи уже столкнулись с тем, что сотрудники отделения ПФР при сверке за одинаковые 3 месяца могут обратить внимание на некоторые нестыковки в отчетах СЗВ-М и РСВ-1.

Так, в прежнем расчете по страховым взносам, который сдают в Пенсионный фонд, есть подраздел 6.8, где нужно привести вплоть до дня период работы человека по гражданско-правому соглашению. И важно, чтобы он совпал с данными из СЗВ-М за тот же месяц.

Аналогичная ситуация с новым расчетом по страховым взносам в ИФНС. Ежемесячный состав включенных в СЗВ-М физлиц, с которыми подписаны гражданско-правовые договоры на работы/услуги, но выплат по которым еще не было (например, будут только постфактум после сдачи-приемки), должны соотноситься с Разделом 3 нового расчета. В нем приводят персонифицированные данные по всем договорникам.

Критерии включения в отчет

На сегодня региональные отделения Пенсионного фонда настаивают на следующем. В отчет СЗВ-М договорников включают, даже если в отчетном месяце:

вознаграждение по договору гражданско-правового характера им выплачено не было;
соответственно страховые взносы с него не исчислены.

В итоге, чтобы понять, включать или не включать конкретное застрахованное лицо в СЗВ-М, необходимо исходить из 3-х обязательных критериев.

Критерии включения в СЗВ-М
№	Критерий: суть	Пояснение
1	Какой вид договора заключен	При заполнении СЗВ-М речь идет только о гражданско-правовых соглашениях, по которым люди именно работают (выполняют работы/оказывают услуги) фирмам и ИП. Принято, что работать по договорам купли-продажи, аренды и т. п. невозможно.
2	Действовал ли договор в отчетном месяце	Если хотя бы 1 день, то включать в СЗВ-М нужно
3	Наличие в отчетном месяце фактов начисления и выплаты вознаграждений, а также исчисления взносов с них	Не имеет значения. Более того: месяц выплаты дохода вообще не важен. На практике оплата часто идет только после сдачи-приемки работ.

Таким образом, даже в отчетном месяце вознаграждение по договору гражданско-правового толка вы не выплачивали и взносы на него не начисляли, в форму СЗВ-М такого исполнителя/подрядчика всё равно нужно внести.

Мы не нашли официальных разъяснений по поводу обязательности включения в СЗВ-М работников по договорам гражданско-правового толка без оплаты в их адрес в соответствующем месяце. Однако региональные отделения ПФР в своих комментариях настаивают, что не имеет значения:

срок действия договора ГПХ;
начисление выплат по нему.

исполнителям выплачено вознаграждение;
на сумму вознаграждения начислены взносы.

Вот такие противоречия есть к заполнению отчета СЗВ-М. В итоге настоятельно советуем придерживаться первого подхода.

Какое решение принять

Правила включения в СЗВ-М
Ситуация	Решение для СЗВ-М	Пояснение
Договор гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг с человеком заключили в одном месяце, а вознаграждение начислили позже	Включить в отчет за месяц, в котором с ним подписан договор	Момент получения вознаграждения значения не имеет
Со специалистом заключен гражданско-правовой договор, но работы по нему еще не выполнены	Включить в отчет	Не имеет значения, что акт приемки не оформлен, а также нет оплаты
Организация арендует имущество у физлица	В отчет не вносить	Между ним и организацией де-юре нет трудовых правоотношений. Вдобавок такие выплаты не подпадают под страховые взносы.
Организация сделала выплату застрахованному лицу вне рамок договора гражданско-правового характера, предмет которого – выполнение работ или оказание услуг	На таких лиц сведения по форме СЗВ-М представлять не нужно	Например, выплата к праздничной дате и т. п.

Согласно действующему законодательству, руководитель должен выдавать копии СЗВ-М своим работникам не только при увольнении, но и в процессе их работы на предприятии, т.е. каждый месяц не позднее 10 числа, следующего за отчетным периодом. При расторжении трудовых отношений СЗВ-М предоставляется в последний рабочий день или по окончании действия гражданско-правового договора.

Перед тем, как сдавать СЗВ-М при увольнении, необходимо правильно заполнить данный документ. Несмотря на то, что ежемесячно справка подается в ПФР в общем на всех сотрудников, при расторжении трудового договора делается отдельная выписка, в которой указывается информация только об увольняющемся работнике. Это связано с тем, что отчет содержит персональные данные, за разглашение которых предусмотрена административная и даже уголовная ответственность:

Разглашение информации с ограниченным доступом с использованием служебного положения влечет наказание в виде штрафа для граждан в размере от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 13.14 КоАП РФ).
Незаконное собирание или распространение сведений, представляющих личную тайну по УК РФ, наказывается куда более крупными штрафами, размеры которых достигают 300 000 руб. Также виновное лицо могут привлечь к принудительным работам, лишить права занимать определенные должности или лишить свободы на срок до четырех лет (п.2 ст. 137 УК РФ).

Уголовное наказание в данном случае применяется очень редко, но во избежание неприятностей лучше всего не пренебрегать правилами заполнения и выдачи СЗВ-М и других документов.

СЗВ-М для выдачи сотруднику при увольнении: основание, форма, сроки

Несмотря на то, что справка выдается строго до 10 числа каждого месяца за отчетный период, есть исключения, при которых ее копия может быть предоставлена сотруднику раньше:

Если работник выходит на пенсию, то справка должна быть выдана в течение 10 календарных дней после получения от него заявления о предоставлении документов для начисления пенсии.
Если сотрудник трудился по гражданско-правовому договору, то справка выдается в день его окончания.
При увольнении работнику нужно выдавать СЗВ-М непосредственно в его последний рабочий день вместе с трудовой книжкой и иными документами.

Каков порядок выдачи копии СЗВ-М:

Заполняется справка по установленному образцу. Она должна содержать сведения только об увольняемом, а не обо всех сотрудниках, как при передаче документа в Пенсионный фонд, т.к. за разглашение персональных данных законодательством предусмотрена ответственность – об этом не стоит забывать.
Увольняющийся работник получает копию и дает подтверждение о получении в виде расписки.

Следует помнить, что если в оригинале СЗВ-М указаны сведения более чем о 25 сотрудниках, то документ предоставляется в Пенсионный фонд в электронном виде и подписывается электронной подписью. Если же справка содержит данные менее чем о 25 работниках, то ее можно отнести в ПФР в обычном бумажном виде.

С 1 ноября 2016 года работодатели обязаны предоставлять отчет СЗВ-М в электронном виде по установленному Распоряжением Правления ПФ РФ №432р образцу. Ознакомиться с примерами электронных документов можно в этом же законодательном акте, однако они содержат в себе лишь то, какую информацию необходимо подавать ежемесячно.

Ответственность за невыдачу СЗВ-М

Согласно ч.4 ст. 17 ФЗ №27-ФЗ, за предоставление неполных или недостоверных сведений, а также за отказ от предоставления установленных законодательством справок в ПФР работодатель может быть оштрафован на 500 руб. за каждого работника, информация о котором вовремя не была направлена. Это касается и СЗВ-М, ведь данный документ является одним из основных в ежемесячных отчетностях.

Может быть описано личное имуществоиндивидуального предпринимателя или организации, но его стоимость не должна превышать общий размер штрафа. Также списанию подлежат и деньги, находящиеся на банковских счетах.
Взыскание производится на основании постановления руководителя органа, осуществляющего контроль за уплатой страховых взносов.

Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику?

После получения сотрудником копии СЗВ-М на руки при увольнении необходимо запросить у него письменное подтверждение:

Написать расписку. В ней должна быть отображена информация, подтверждающая, что копия действительно была выдана в день увольнения.
Сделать две копии справки, и попросить на одной из них расписаться о получении.
Отобразить факт выдачи СЗВ-М в журнале учета документов, если таковой есть в организации. Форма ведения журнала может быть свободной, но желательно отразить в нем сведения об отчетном периоде (дату), Ф.И.О человека, получившего справку, а также дату ее выдачи и подпись.

В каких случаях не требуется предоставление СЗВ-М на сотрудника в Пенсионный фонд:

Если работник был уволен до начала нового отчетного периода, но на это время не приходится выплата выходного пособия.
Если в штате организации числится один сотрудник – директор, но он не является работающим пенсионером.

Последнее вызывает немало споров среди работников самого Пенсионного фонда, ведь учредитель даже при отсутствии подчиненных в штате приравнивается к наемным сотрудникам – соответственно, у него с его компанией присутствуют трудовые отношения, попадающие под действие законодательства, устанавливающего обязанность по сдаче СЗВ-М.

СЗВ-М отпуск за свой счет эта форма должна отражать или нет? Таким вопросом могли озадачиться многие работодатели, заполняющие новый ежемесячный отчет. Ответ на него — в нашем материале.

Как заполнить СЗВ-М?

О заполнении СЗВ-М с помощью специализированных программ см. в публикации .

По каким сотрудникам необходимо внести сведения в СЗВ-М?

В соответствии с п. 2.2 ст. 11 закона № 27-ФЗ в рамках формы СЗВ-М необходимо подавать информацию на сотрудников, с которыми заключены:

трудовые договоры;
договоры ГПХ, если по ним уплачивались страховые взносы.

При этом действие указанных договоров должно выпадать на отчетный период, за который представляется отчет.

Аналогично, независимо от даты расторжения трудовых отношений, информацию об уволившихся сотрудниках следует отразить в СЗВ-М за соответствующий отчетный период, на который пришлось увольнение.

Нужно ли заполнять СЗВ-М, если сотрудник взял отпуск за свой счет?

В ситуации, когда сотрудник находится в неоплачиваемом отпуске, следует также представить заполненную по такому сотруднику форму СЗВ-М.

Данное правило также применимо к сотрудникам, находящимся в оплачиваемом отпуске, декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком.

Что делать, если в СЗВ-М не отразили данные сотрудника, находившегося в неоплачиваемом отпуске?

Все работодатели должны заполнять форму СЗВ-СТАЖ, которая включает в себя информацию о трудовом стаже сотрудников. Рассмотрим, как включать в этот отчет сведения об отпуске по беременности и родам (БиР).

Когда нужно отражать лист нетрудоспособности по БиР в СЗВ-СТАЖ

Бизнесмен должен включать в СЗВ-СТАЖ сведения обо всех застрахованных лицах. К ним относятся все физические лица, работающие по договорам, выплаты по которым облагаются страховыми взносами:

Трудовые договоры.
Договоры гражданско-правового характера.
Авторские договоры.

Однако отпуск по беременности и родам предусмотрен только в рамках трудовых отношений (ст. 255 ТК РФ). Поэтому отражать информацию о нём в СЗВ-СТАЖ должны лишь те работодатели, которые заключили с физическими лицами трудовые договора.

Это могут быть юридические лица, индивидуальные предприниматели, а также другие работодатели – физические лица, не имеющие статуса ИП, например — нотариусы или адвокаты.

Основание для заполнения формы СЗВ-СТАЖ — это действующий договор, на выплаты по которому начисляются взносы в Пенсионный фонд России. Фактическое нахождение сотрудника на рабочем месте и наличие этих выплат за период здесь роли не играет.

Например, женщина может находиться в отпуске по уходу за ребёнком весь год. В этом случае она отсутствует на работе, а выплаченное пособие не облагается страховыми взносами. Но такую сотрудницу все равно нужно включать в отчет СЗВ-СТАЖ за год, так как трудовой договор продолжает действовать.

Как отобразить период отпуска по беременности и родам и какие коды для этого нужно использовать

Форму СЗВ-СТАЖ необходимо заполнять в соответствии с постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Ниже приведён образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ за 2019 год для женщины, которая:

Работала на предприятии с начала 2019 года.
Была на больничном с 16.03.2019 по 05.04.2019.
Была в отпуске по беременности и родам с 06.04.2019 по 24.08.2019.
С 25.08.2019 и до конца отчетного года находилась в отпуске по уходу за ребёнком до 1,5 лет.

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ при отпуске по беременности и родам

В частности, для каждого периода отпуска или больничного следует завести отдельную строку и указать соответствующий код в графе 11. Перечислим все коды, которые могут понадобиться при заполнении формы СЗВ-СТАЖ в связи с беременностью, родами и уходом за ребёнком:

Очередной отпуск — ДЛОТПУСК. Беременные женщины нередко уходят в очередной отпуск перед началом декретного отпуска.
Период временной нетрудоспособности — ВРНЕТРУД. Также женщины часто накануне ухода в декрет берут больничные. Этот вариант показан в примере.
Отпуск по беременности и родам — ДЕКРЕТ.
Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет — ДЕТИ.
Отпуск по уходу за ребёнком в возрасте от 1,5 до 3 лет — ДЛДЕТИ.
Отпуск по уходу за ребёнком в возрасте от 1,5 до 3 лет, предоставляемый родственнику или опекуну — ДЕТИПРЛ.

Женщина может уйти в декретный отпуск позднее, чем указано в больничном или выйти из него раньше. Во всех подобных случаях нужно заполнять форму СЗВ-СТАЖ на основании фактических периодов работы и отпуска. Следует брать даты начала и окончания периодов из приказов по предприятию, а не из больничного листа.

Возможна ситуация, когда женщина забеременела до окончания предыдущего отпуска по уходу за ребёнком. Находиться в двух отпусках одновременно нельзя, поэтому такая сотрудница должна выбрать один из двух вариантов.

Когда необходимо подавать отчет СЗВ-СТАЖ по БиР

Общий срок сдачи формы СЗВ-СТАЖ за истекший год — до 1 марта следующего года.

Закон предусматривает ряд случаев, когда СЗВ-СТАЖ нужно сдать досрочно:

При ликвидации, реорганизации или банкротстве работодателя.
При оформлении пенсии сотруднику.
При расторжении трудового договора.
В любое время по заявлению сотрудника.

За просрочку или ошибки в заполнении СЗВ-СТАЖ установлен штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Если работодатель должен сдать отчет в электронном виде, а сдал на бумажном носителе, то его оштрафуют на 1000 рублей.

Все отпуска, связанные с материнством и уходом за детьми, необходимо заносить в отчет СЗВ-СТАЖ на общих основаниях. Для каждого вида отпуска предусмотрен специальный код.

Форму СЗВ-СТАЖ, которая включает сведения о декретных отпусках нужно сдать в обычный срок — до 1 марта следующего года.

В январе 2022 года нужно сдать форму СЗВ-М за декабрь 2021 года. На первый взгляд это простой отчет, но за ошибки в его оформлении или за опоздание с отправкой в ПФР, контролеры часто штрафуют. Как заполнить СЗВ-М и на какие возможные ошибки обратить внимание с учетом судебной практики, расскажем в материале. Здесь же найдете образец СЗВ-М за декабрь 2021 года.

Срок сдачи СЗВ-М за декабрь 2021 года

Но за декабрь 2021 года отчет можно представить чуть позже: 17 января 2022 года.

Если же вы представите СЗВ-М за декабрь 2021 года 18 января и позже, штраф составит 500 руб. за каждое застрахованное лицо (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).

Как сдать СЗВ-М: электронно или на бумаге

Способ представления СЗВ-М зависит от количества застрахованных лиц (п. 2 ст. 8, п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ).

Если сдадите СЗВ-М на бумаге при численности более 25 чел., вас оштрафуют на 1 000 руб. (абз. 3 п. 2 ст. 8, ч. 4 ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ). Штраф на должностное лицо составит от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Важно! Совсем скоро электронный СЗВ-М будут сдавать все работодатели с численностью застрахованных лиц 10 человек и более (законопроект № 1115653-7).

Образец заполнения СЗВ-М за декабрь 2021 года

Порядок заполнения СЗВ-М утвержден Постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п (Приложение № 2).

Раздел включает четыре реквизита страхователя:

регистрационный номер в ПФР;
наименование (полное или сокращенное);
ИНН;
КПП

В этом разделе два реквизита:

Отражение в этом разделе неверного кода отчетного периода может вызвать претензии контролеров даже в ситуации, когда ошибку вы найдете и исправите раньше, чем ее обнаружит ПФР.

Штраф можно оспорить в суде по следующим основаниям: формальность ошибки, отсутствие ущерба бюджету, реализация права работодателя на дополнение и уточнение отчета (Постановление АС Уральского округа от 10.11.2021 по делу № А60-4222/2021).

Данный раздел заполняется одним из значений:

Исходная — представление СЗВ-М впервые за данный отчетный период;
Дополняющая — дополнение ранее представленных за данный отчетный период сведений;
Отменяющая — отмена ранее неверно поданных сведений за указанный отчетный период.

Этот раздел заполнять обязательно.

Раздел 4 “Сведения о застрахованных лицах”

В этом разделе укажите сведения о каждом застрахованном лице: ФИО, СНИЛС, ИНН.

Неточности в заполнении этого раздела тоже могут привести к судебным разбирательствам. Оспорить такой штраф вполне реально. Например, компании удалось отменить штраф, назначенный контролерами ПФР за неточности в указании ФИО застрахованного лица (Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 29.09.2021 по делу № А33-18450/2020). Суд установил, что неточность в отчете не исказила сведения, и работника можно определить.

В отчете нужно отразить тех физлиц, которые застрахованы в рамках ОПС (обязательного пенсионного страхования), и в декабре 2021 года с ними действовал один из следующих договоров (п. 1, п. 2.2 ст. 2.2 Федерального закона № 27-ФЗ).

Особенности заполнения СЗВ-М в отдельных случаях:

Перед отправкой в ПФР в отчете нужно проставить дату, должность и ФИО руководителя, затем отдать ему на подпись.

Образец СЗВ-М за декабрь 2021 года скачайте здесь.

В декабре никому не платили: нужен ли СЗВ-М?

СЗВ-М необходимо представить и в том случае, если в отчетном месяце вы никому ничего не выплачивали, но указанные в предыдущем разделе договоры продолжали действовать — в законе не указано, что отчет представляется только при наличии в отчетном периоде выплат в пользу застрахованных лиц (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ).

Другое дело, если у ИП нет сотрудников, работающих по трудовому договору, договору ГПХ или авторским договорам. В этом случае СЗВ-М представлять не требуется (ст. 1 Федерального закона № 27-ФЗ).