Как определить численность работников на конец периода для субсидии

Обновлено: 09.05.2024

С 2021 года сведения о среднесписочной численности отражаются в отчетности по новым правилам. Разберемся, где и когда надо показывать ССЧ, как правильно рассчитать этот показатель. Тонкости вычислений посмотрим на примерах. Расскажем, как вычислить среднесписочную численность при неполном рабочем дне, за неполный месяц, за год. Чем она отличается от средней и списочной численности.

О чем узнаете

Что такое среднесписочная численность работников

Под среднесписочной численностью работников (ССЧ) понимается усредненное число сотрудников, которые работали на протяжении отчетного периода. Показатель нужен для отражения в РСВ и 4-ФСС. Отдельный отчет о среднесписочной численности с 2021 года не подается, все необходимые сведения контролирующие органы получат из Расчета страховых взносов. Так как отчеты по взносам подаются по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года, показатель ССЧ надо выводить за аналогичные периоды.

Заполнение и подача 4-ФСС регламентируется Приказом ФСС от 26.09.2016 г. № 381. В соответствии с этим нормативным документом на титульном листе надо ввести значение среднесписочной численности за период с начала отчетного года. Форма подается в ФСС не позднее 20 числа после окончания отчетного периода при сдаче на бумажных носителях или до 25 числа после отчетного периода при сдаче в электронном виде.

Заполнение показателя среднесписочной численности в РСВ регламентировано Приказом ФНС от 18.09.2019 г. № ММВ-7-11/470@ - данные отражаются на титульной странице. Расчет по страховым взносам работодатели направляют в налоговый орган в течение 30 календарных дней после завершения отчетного периода (квартал, полугодие, 9 месяцев, год). Благодаря изменению формы РСВ подавать отдельную отчетность по сведениям о среднесписочной численности не надо (норма актуальна с января 2021 года).

Алгоритм расчета ССЧ за месяц и иные отчетные периоды описан в Приказе Росстата от 27.11.2019 г. № 711.

Сведения о среднесписочной численности работников нужны субъекту хозяйствования в следующих случаях:

для заполнения отчетности по всем видам страховых взносов — РСВ и 4-ФСС;
при определении доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение в соответствии с нормами ст. 288 НК РФ;
при подтверждении права на льготы по НДС в виде освобождения от налогообложения отдельных операций (сравнивается среднесписочная численность инвалидов с показателем общей ССЧ в соответствии с требованиями п. 3 ст. 149 НК РФ);
информация о среднесписочной численности важна при подаче налоговых деклараций и расчетов на бумажных носителях — ССЧ должна быть не более 100 человек (ст. 80 НК РФ);
для заполнения форм статистической отчетности, например, П-4, которая подается всеми юридическими лицами (за исключением тех, кто относится к малому бизнесу) до 15 числа после отчетного периода (ежемесячно);
для отнесения к малым или средним предприятиям — ССЧ не должна превышать 100 или 250 человек соответственно (ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ);
для применения пониженных тарифов страховых взносов. Например, для ИТ- компаний ССЧ должна быть не менее 7 человек (п. 5 ст. 427 НК РФ).

Списочная численность и среднесписочная численность — разные показатели. Списочный состав персонала является основой для выведения ССЧ. Частая ошибка — отождествление понятий средней и среднесписочной численности. При расчете первого показателя учитываются все оформленные у работодателя физические лица по трудовым контрактам, по договорам ГПХ и внешние совместители, а среднесписочная численность ориентируется только на штатных работников, то есть ССЧ является составляющим элементом средней численности. Средняя численность нужна субъектам хозяйствования, например, при оценке возможности перехода на УСН (не более 100 человек в соответствии с пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ) или ПСН (не более 15 человек — п. 5 ст. 346.43 НК РФ).

Как наказывают за непредставление сведений о ССЧ

Срок сдачи среднесписочной численности в 2021 году не установлен, так как эта форма отчетности как самостоятельный документ отменена с января текущего года. Информация подается в составе Расчета по страховым взносам (РСВ). За срыв срока при сдаче РСВ ответственность предусмотрена ст. 119 НК РФ — штраф в размере от 5% до 30% от суммы неуплаченных вовремя взносов, но не менее 1000 руб.

Если субъект хозяйствования не подаст сведения по форме П-4, к нему могут быть применены меры воздействия в соответствии со ст. 13.19 КоАП РФ:

административный штраф в отношении должностных лиц выписывается в сумме от 10 до 20 тыс. руб.;
штраф применительно к юридическим лицам в размере от 20 до 70 тыс. руб.;
при повторном нарушении максимальный уровень взыскания для должностных лиц возрастает до 50 тыс. руб., для предприятий до 150 тыс. руб.

Создавайте РСВ в СБИС. Программа сама сформирует отчет по данным бухучета и сведениям о сотрудниках. Узнать подробнее.

Как рассчитать среднесписочную численность

Так как основу ССЧ составляет списочная численность, необходимо определить сначала общее количество работников в штате за каждый день. Далее выводится среднесписочный состав наемного персонала за месяц, после чего можно определить ССЧ по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев или года.

Списочный состав за каждый день определяется на основе табелей учета рабочего времени. Субъекты хозяйствования могут применять собственные формы табелей или использовать рекомендованные Госкомстатом шаблоны Т-12 и Т-13 (унифицированные формы представлены в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1).

Для расчета среднесписочной численности работников по итогам месяца используется следующая формула:

ССЧ за месяц = Сумма показателей СЧ за каждый день / Число календарных дней в месяце.

Учитывается численность наемного персонала за все календарные дни, а не только за рабочие смены (в расчет принимаются и праздничные, выходные дни). Например, если в рассматриваемом месяце 30 дней, суммировать надо 30 показателей численности и разделить полученную сумму также на 30. В нерабочие дни количество работников приравнивается к показателю за предшествующий рабочий день. Специалисты, которые отработали неполный месяц, в расчете участвуют как целая единица.

Условия для включения сотрудников в списочную численность:

физическое лицо трудоустроено по трудовому договору;
для человека это место работы является основным, даже если он работает на неполную ставку;
трудовые функции в рассматриваемом месяце выполнялись физическим лицом один день или более;
сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени, учитываются в ССЧ пропорционально отработанному времени.

В расчет принимаются лица, работающие в период испытательного срока, надомники, студенты, зачисленные на штатные должности на период прохождения ими производственной практики, декретницы, работники с иностранным гражданством, прогульщики, вахтовики, трудоустроенные лица, находящиеся под следствием. В численность должны входить и собственники предприятия, получающие заработную плату, временно отсутствующие работники (находящиеся на больничных, в отпусках и командировках).

Кто не входит в среднесписочную численность работников:

внешние совместители;
лица, привлекаемые к работам по договору ГПХ;
работники, направленные за границу или переведенные в другую организацию при условии, что за ними не сохраняется заработная плата;
сотрудники, направленные на учебу с отрывом от выполнения рабочих функций с условием выплаты им стипендии;
лица, изъявившие желание уволиться и прекратившие выполнение трудовых функций, не включают в списочную численность с момента невыхода на рабочее место;
собственники, которым не платится заработная плата;
адвокаты, военнослужащие.

Формула среднесписочной численности работников за год:

ССЧ годовая = Сумма показателей ССЧ за все месяцы отчетного года / 12

Полученный результат округляется до целых единиц.

Примеры расчетов ССЧ в разных ситуациях

Некоторые категории работников будут участвовать в формировании показателя списочной численности, но они исключаются из ССЧ. Такие особенности присущи женщинам, находящимся в отпуске по беременности или по уходу за ребенком (норма не касается тех, кто работает на условиях неполного рабочего времени). Также не должны влиять на значение ССЧ специалисты, оформившие учебный отпуск, если за этот период им не сохраняется зарплата.

Предприятие функционирует по графику 5-дневной рабочей недели, все трудоустроенные лица работают полный день. По итогам февраля 2021 года надо вывести среднесписочную численность. В соответствии с табелем рабочего времени имеются следующие данные:

Для расчета налогов и статистики используется среднесписочная численность работников, сокращенно — ССЧ. По своей сути ССЧ — это среднее количество работников организации за определенный период. Это число указывается в Расчете по страховым взносам и 4-ФСС, а еще имеет значение при определении способа сдачи отчетности — на бумаге или электронно.

Чтобы правильно посчитать ССЧ, нужно знать, сколько сотрудников в компании и каков характер их занятости. Порядок расчета ССЧ утвержден Приказом Росстата № 711 от 27 ноября 2019 г.

Ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь через интернет в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Как считать среднесписочную численность работников

ССЧ по итогу года считается по формуле: ССЧ год = (ССЧ за январь + ССЧ за февраль + … + ССЧ за декабрь) / 12.

Для расчета ССЧ сотрудников за месяц сложите их ежедневное списочное количество и разделите полученное значение на количество календарных дней в конкретном месяце. При этом не забывайте, что в выходные и праздники ССЧ приравняется к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.

ССЧ сотрудников с полным рабочим днем за месяц = Сума ССЧ на каждое число месяца / количество календарных дней

При расчете ССЧ следуйте правилам: сотрудник, работающий по трудовому договору, — это целая единица, даже если фактически он находится на больничном, в командировке или отпуске. Внутренние совместители учитываются один раз по основному месту работы.

В ССЧ не включаются работники, трудящиеся по договору ГПХ, принятые по совместительству, а также совладельцы компании, которым не платится в фирме зарплата.

Январь — 1,
Февраль — 1,
Март — 3,
Апрель — 3,
Май — 5,
Июнь — 7,
Июль — 7,
Август — 5,
Сентябрь — 4,
Октябрь — 4,
Ноябрь — 4,
Декабрь — 4.

Важно! Все сотрудники, которые находятся в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком, но продолжают работать неполный день или на дому, при этом сохраняя право на получение соцпособия, должны включаться в расчет ССЧ (п. 79.1 указаний Росстата №772).

Сотрудники с неполной занятостью считаются пропорционально отработанному времени по формуле:

ССЧ работников на неполном времени = ∑ (Отработанные за день часы работника / нормативную часовую продолжительность рабочего дня * число отработанных дней) / количество рабочих дней в месяце.

один из них работал по 2 часа в день в течение 21 рабочего дня. Он учитывается ежедневно как 0,25 человека (2 часа отработал/ 8 часов по норме);
три работника отработали по 4 часа в день 15 и 10 рабочих дней. Они учитываются за как 0,5 человека (4/8).

Если сотрудник работает неполный день, и это полагается ему по закону, учитывайте его как сотрудника с полной занятостью.

Каких сотрудников не нужно включать в ССЧ

Некоторые сотрудники не включаются в ССЧ:

внешние совместители;
исполнители по гражданско-правовым договорам;
женщины, которые были в отпуске в связи с беременностью и родами или в отпуске по уходу за ребенком;
лица, которые были в отпуске по усыновлению новорожденного непосредственно из роддома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
работники, обучающиеся в учреждениях Министерства образования и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты, а также собирающиеся поступать в эти учреждения;
работники, находившиеся в отпуске без содержания во время сдачи вступительных экзаменов.

Когда сдавать ССЧ

Рассчитывать ССЧ теперь придется минимум раз в квартал в соответствии с отчетным и расчетными периодом для РСВ. Сдавать расчет следует не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным периодом:

ССЧ за 1 квартал — до 30 апреля включительно;
ССЧ за полугодие — до 30 июля включительно;
ССЧ за 9 месяцев — до 30 октября включительно;
ССЧ за год — до 30 января следующего года включительно.

Организации, которые созданы или реорганизованы в 2021 году, отдельный отчет о ССЧ не подают. Достаточно будет указать численность в РСВ за ближайший отчетный (расчетный) период.

Штрафы по ССЧ

Если вы предоставите РСВ с данными по среднесписочной численности не вовремя, вам грозит штраф в размере 5 % от неуплаченных страховых взносов за каждый месяц просрочки. Общая сумма штрафа не может быть меньше 1000 рублей и больше 30 % от неуплаченных вовремя взносов. Директора компании как должностное лицо тоже привлекут к административной ответственности за задержку отчета или предоставление искаженных данных в соответствии ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ и наложат штраф от 300 до 500 рублей.

Ведите учет по сотрудникам и сдавайте отчеты по ССЧ в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для ведения учета, расчета зарплаты и пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Как считать среднесписочную численность работников за год, месяц? Приводим формулу расчета ССЧ с примерами использования.

СРОК КРЕДИТНОГО ДОГОВОРА ДЕЛИТСЯ НА ТРИ ПЕРИОДА :

базовый (с даты заключения кредитного договора до 1 декабря 2020 года),
период наблюдения (с 1 декабря 2020 г. по 1 апреля 2021 г.)
период погашения (продолжительностью 3 месяца).

Для каждого периода установлены свои требования. Период наблюдения и период погашения могут и не наступить, все зависит от выполнения заемщиком условий, прописанных в постановлении.

Выполнение условий и требований постановления № 696, необходимых для списания кредита, вызывало большое количество вопросов, на которые бизнесу нужны были разъяснения. К тому же, в связи с вновь вводимыми ограничительными мерами появились опасения, что предприниматели не смогут выполнить базовое требование программы — сохранить не менее 80% сотрудников для списания половины кредита и не менее 90% для полного списания обязательства, что может повлечь за собой необходимость возврата кредитных средств с начисленными процентами (с наступления периода погашения проценты, начисляются с применением стандартной (рыночной) ставки).

30 ноября 2020 года Правительство РФ выпустило постановление № 1976, которое конкретизировало положения постановления № 696 и уточнило, в частности, по каким правилам рассчитывается численность сотрудников для списания или необходимости погашения указанных кредитов.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ № 1976
от 30 ноября 2020 года

Внесены следующие изменения:

для базового периода конкретизированы условия сохранения численности для перехода в период наблюдения с 1 декабря 2020 года (необходимо сохранить не менее 80% численности штата по состоянию на 25 ноября 2020 г., определенной при расчете максимальной суммы кредита. Исключение предусмотрено для заемщиков, обратившихся в банк до 25 июня 2020 г. Сохранение не менее 80% численности штата по состоянию на 25 ноября 2020 г. сравнивается с численностью из СЗВ-М по итогам мая 2020 г., если в СЗВ-М численность меньше 80 % от той, по которой рассчитана максимальная сумма кредита,

для периода наблюдения конкретизированы условия сохранения численности работников для списания кредита (необходимо сохранить не менее 80 % численности работников (для списания 50% кредита) или 90% (для списания всего кредита и процентов по нему) по состоянию на 25 марта 2021 г., определенной при расчете максимальной суммы кредита. Исключение предусмотрено для тех, кто обратился в банк до 25 июня 2020 г. Для них требуется сохранение не менее 80% (90%) численности штата по состоянию на 25 марта 2021 г. по сравнению с численностью из СЗВ-М по итогам мая 2020 г., если в СЗВ-М численность меньше 80 % от той, по которой рассчитана максимальная сумма кредита,

заработная плата в период наблюдения работникам выплачивается в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ (т.е. с учетом режима и характера работы, нахождения в отпуске и т.д.),

предусмотрена возможность перевода кредита с режима погашения вновь на период наблюдения и обратно на основании уточненных сведений о численности работников заемщика в течение базового периода на конец одного или нескольких отчетных месяцев, размещенных на сервисе ФНС не позднее 25 декабря 2020 г. Новшества позволяют банку принять решение о списании задолженности по кредиту, ранее переведенному в период погашения, также возможен обратный процесс на основании уточненных сведений о численности работников в течение периода наблюдения на конец одного или нескольких отчетных месяцев, которые были получены ФНС не позднее 15 апреля 2021 года.

Система торгово-промышленных палат в лице ТПП России активно сотрудничала с министерством экономического развития России и прорабатывала поступившие от бизнеса обращения.

9 декабря Минэкономразвития России выпустило ПИСЬМО № Д13И-41132
в нем даны ответы на основные вопросы предпринимателей, отраженные в обращении от ТПП РФ

РАЗЪЯСНЕНИЯ МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ
от 3 декабря 2020 г. в формате "вопрос-ответ"

Календарь

Налоговые инспекции с 01.11.2021 начали прием заявлений на получение субсидий от пострадавших из-за коронавируса субъектов малого бизнеса и социально ориентированных НКО. Правительство обновило перечень пострадавших отраслей и внесло поправки в правила предоставления таких субсидий. Расскажем, кто может рассчитывать на эти деньги, как и в каком размере их получить. Здесь же вы найдете форму заявления на субсидию.

Обновленный перечень пострадавших отраслей для получателей субсидии

Новая редакция Перечня отраслей российской экономики, требующих поддержки в условиях ухудшения ситуации в результате распространения новой коронавирусной инфекции, представлена в Приложении № 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 07.09.2021 № 1513 (в ред. Постановления Правительства от 28.10.2021 № 1849).

Вот как выглядит обновленный перечень:

Кому дадут деньги — 5 основных условий

На субсидию могут рассчитывать компании и ИП — субъекты малого бизнеса, а также социально ориентированные НКО, которые соответствуют пяти критериям.

Для социально ориентированных НКО критерии другие. Они перечислены в п. 4 Правил предоставления субсидий, утв. Постановлением Правительства от 07.09.2021 № 1513 (в ред. Постановления Правительства от 28.10.2021 № 1849).

Дадут ли субсидию именно вам: быстрая самопроверка

Самостоятельно провести проверку на соблюдение указанных в Постановлении № 1513 критериев можно на сайте ФНС:

Чтобы пройти быструю проверку на этом сервисе достаточно ввести ИНН в специально предусмотренное для этого поле:

Если работодатель удовлетворяет перечисленным в Постановлении № 1513 критериям (то есть имеет право на субсидию), сервис выдаст такой результат:

Здесь же можно узнать о ходе рассмотрения заявления после его отправки.

Если же условия не выполняются, сервис выдаст предупреждение:

Получение такого предупреждения означает, что работодателю нет смысла подавать заявление на получение субсидии — из инспекции он получит отказ.

Как оформить и подать заявление

Заявление на субсидию оформляется по форме из приложения 4 к Правилам, утв. Постановлением № 1513.

Скачайте бланк заявления здесь.

Сроки подачи заявления на субсидию

Когда ждать выплаты денег

Процесс получения субсидии запускается при подаче заявления в налоговый орган. Затем налоговики проводят проверку и по ее итогам принимают решение о выплате субсидии или отказе в ней, о чем уведомляют заявителя.

Размер субсидии за нерабочие дни

Размер субсидии рассчитывает налоговая инспекция исходя из федерального МРОТ по состоянию на 01.01.2021 (12 792 руб.) и количества работников, отраженных в РСВ (раздел 3).

Формулы для расчета субсидии:

Субсидия на нерабочие дни предоставляется ее получателю однократно (п. 5.1 Правил, утв. Постановлением № 1513).

Полученная субсидия и налоги

Правительство обещает, что получатели субсидии будут однократно освобождены от взносов в негосударственные внебюджетные фонды по зарплатам сотрудников, а те в свою очередь – от выплаты подоходного налога с таких средств.

Кому субсидию придется вернуть

Если компания, ИП или СОНКО неправомерно получит от государства деньги, в том числе исказит данные о численности работников в отчетах РСВ, и этот факт будет установлен контролирующими органами, субсидию придется вернуть в федеральный бюджет (п. 15 Постановления № 1513).

Отвечаем на основные вопросы

Речь идет о единовременных выплатах на поддержку малого бизнеса и СОНКО из наиболее пострадавших отраслей в период режима нерабочих дней в октябре-ноябре 2021 года.

Правила утверждены Постановлением Правительства от 07.09.2021 № 1513 в редакции Постановления от 28.10.2021 № 1849.

Претендент на субсидию должен соответствовать критериям: присутствовать в реестре МСП по состоянию на 10.07.2021; относиться к пострадавшим отраслям, перечень которых определен Правительством РФ; не иметь налоговой задолженности более 3 000 руб. на 01.07.2021; не находиться в процессе ликвидации или в процедуре банкротства.

Кроме того, нужно подать в налоговый орган заявление установленной формы в период с 1 ноября по 15 декабря 2021.

Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это среднее число работников, которые работали у вас в течение квартала, полугодия, 9 месяцев или года. ССЧ указывают в отчёте 4-ФСС и в расчёте страховых взносов (РСВ).

До 2020 года все работодатели сдавали отдельный отчет ССЧ по итогам года, а все новые ООО — после регистрации в налоговой. С 2020 года отдельный отчет ССЧ сдавать не нужно. Среднесписочную численность налоговая узнает из РСВ.

Средняя и среднесписочная численность: в чём отличие

В среднесписочной численности учитываются сотрудники по трудовым договорам. В расчёт не включаются:

внешние совместители,
неработающие сотрудники в декрете,
сотрудники в учебном отпуске.

Средняя численность шире среднесписочной. Она включает как сотрудников по трудовым договорам, так и внешних совместителей и работников по договору ГПХ.

В отчётности чаще всего используется среднесписочная численность.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Пошаговая инструкция по расчёту среднесписочной численности работников

Среднесписочная численность рассчитывается для квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Принцип такой: посчитайте количество работников за каждый месяц периода и разделите на количество месяцев в этом периоде. Например, если в первом квартале на вас работали 6 человек, а во втором — 4, среднесписочная численность за полугодие — 5 сотрудников

Если за период расчёта ничего не менялось — сотрудники не увольнялись и не приходили, работали на полной ставке, просто посчитайте их по головам.

Бывают ситуации посложнее. Появляются новые сотрудники и уходят старые, кто-то берёт декретный отпуск, а кто-то работает неполный день. Чтобы всё правильно посчитать, используйте пошаговую инструкцию.

Шаг 1. Посчитайте ССЧ сотрудников с полным рабочим днём

Сложите работников за каждый день месяца — даже тех, кто болел или был в отпуске — и разделите на общее число дней в месяце.

Таким же способом посчитайте сотрудников за остальные месяцы.

Шаг 2. Посчитайте ССЧ сотрудников с неполной ставкой

Если у вас нет сотрудников с неполным рабочим днём, переходите к следующему шагу.

Сначала посчитайте, сколько часов отработали все сотрудники с неполной ставкой за каждый месяц.

Отработанные часы сотрудников разделите на дневную норму рабочих часов, умноженную на число рабочих дней в месяце.

Шаг 3. Посчитайте ССЧ всех сотрудников

Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днём и неполной ставкой за каждый месяц. Результат округлите до целого числа.
Разделите количество работников на полной и неполной ставке на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.

Численность рассчитывается за периоды:

квартал – посчитайте ССЧ сотрудников с января по март и разделите на 3;
полугодие – посчитайте ССЧ сотрудников с января по июнь и разделите на 6;
9 месяцев – посчитайте ССЧ сотрудников с января по сентябрь и разделите на 9;
год – посчитайте ССЧ сотрудников с января по декабрь и разделите на 12.

Итоговый результат среднесписочной численности работников нужен для РСВ и 4-ФСС.

От ССЧ зависит, как работодатель будет отчитываться по сотрудникам: на бумаге или электронно. Например, РСВ можно сдавать на бумаге, только если сотрудников не больше 10. Еще ССЧ влияет на ограничения для УСН и патента. На патенте численность не должна превышать 15 человек, а на УСН — 130. Если сотрудников станет больше, придется сменить систему налогообложения.

Статья актуальна на 08.02.2021

Читайте также: