Как оформить дистанционному работнику командировку в офис

Обновлено: 04.05.2024

1 января 2021 года заработали поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе. В них дистанционную работу приравняли к удаленной и четко прописали обязанности работодателей и сотрудников. Рассказываем, как правильно обмениваться документами с удаленщиками, определять их график работы и увольнять.

Еще одна мера защиты дистанционных сотрудников — право на сохранение зарплаты. Гарантию специально закрепили из-за того, что некоторые компании снижали удаленщикам зарплаты, полагая, что дома люди работают меньше.

Теперь такое не пройдет: если задачи, которые выполняет сотрудник, не изменились, компания не вправе понизить зарплату. За это могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и наложить штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. Зарплату ущемленным сотрудникам тоже придется доплатить.

До 2021 года для оформления любых документов с удаленщиками подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись. Теперь процедуру упростили и добавили другие формы обмена.

Чтобы закрепить трудовые отношения, подойдет как обычный, так и электронный трудовой договор. Для электронного обмена работодателю всё еще понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная. Оформление каждой стоит от 2500 руб.

С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:

• трудовые договоры,
• допсоглашения,
• договоры о материальной ответственности,
• ученические договоры.

С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:

• трудовые договоры,
• допсоглашения,
• договоры о материальной ответственности,
• ученические договоры.

Вы вправе установить удаленному работнику фиксированный или гибкий режим работы. Закрепить график можно в локальном акте, коллективном или трудовом договоре. Для периодической удаленки нужно определить режим работы из дома и из офиса. Допустим, прописать, что три дня в неделю работник трудится дома, а два — в офисе. Если не сделать этого, сотрудник будет вправе сам выбирать время для работы.

Тем, кто работает на удаленке постоянно, полагается такой же отпуск, как любому офисному работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно. На временную удаленку распространяется график отпусков, действующий в компании.

Если захотите вызвать дистанционного сотрудника в офис, нужно соблюдать особые правила. Тем, кто временно работает на удаленке, достаточно сообщить об этом по почте или по телефону, а постоянным удаленщикам придется оформлять командировку.

Но можно подстраховаться и установить ненормированный рабочий день.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Удаленный работник является штатным сотрудником компании. Поэтому он имеет те же трудовые обязательства, что и офисные сотрудники.

Возможна ли командировка на удаленке?

Если с работником заключен трудовой договор, то командировка является его обязанностью. То же касается и дистанционных сотрудников. Разница только в том, что заключается договор о дистанционной работе.

Дистанционная работа осуществляется:

вне места нахождения работодателя или филиала компании;
вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

Работа, выполненная сотрудником отправляется и обсуждается с помощью интернета.

Регулирование труда дистанционных сотрудников происходит согласно главе 49.1 ТК РФ. В ней не содержится информации о запрете направления удаленных сотрудников в командировку. Значит их, как и офисных сотрудников, можно отправлять в деловую поездку.

Есть лишь одно отличие: поездка в офис работодателя также считается командировкой.

Можно ли отказаться от командировки при удаленной работе?

Командировка – это поездка сотрудника организации в населенный пункт, удаленный от постоянного места работы, для исполнения трудовых обязательств.

Согласно ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ на удаленных работников также распространяется действие трудового законодательства при учете особенностей, указанных в главе 49.1 ТК РФ.

Поэтому при отсутствии особых причин работник не может отказаться от командировки.

Но есть категории сотрудников, которые вправе отказаться. Это:

Срок беременности не влияет на решение о поездке. Отказ от служебной командировки может быть подтвержден на основании справки из женской консультации;

Однако, если их деятельность относится к творческой профессии, отказаться от деловой поездки не получится;

. Если работник с инвалидностью проходит реабилитацию и командировка прерывает этот процесс, он может от нее отказаться. Потребуется справка о лечении;

Исключением может стать случай, при котором командировка связана с ученичеством;

. Отказ ехать в командировку возможен только на период проведения выборов.

Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
Сотрудники с детьми-инвалидами.

Поездка в офис — тоже командировка?

Командировка проходит вне места постоянной работы. У дистанционного работника постоянное место работы — это место его проживания. А значит поездка в офис тоже считается командировкой и должна быть соответственно оформлена.

Расположения офиса может как быть в одном населенном пункте с местом проживания сотрудника, так и в другом регионе. Локация повлияет только на выплату компенсации расходов в поездке.

Например, если работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то суточные ему не полагаются. Работодатель решает сам, уместно ли сотруднику возвращаться ежедневно домой.

Как оформить деловую поездку при удаленной работе

После того, как работодатель подпишет приказ, его необходимо предоставить удаленному сотруднику. Это можно сделать:

При посещении сотрудником офиса для подписания приказа;
Отправив приказ на электронную почту сотрудника. В этом случае подписать его можно, используя ЭЦП;
Отправив бумажный вариант по почте.

Возмещение расходов в командировке

По закону работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в командировке.

Эти расходы включают в себя:

Оплату проезда;
Оплату аренды жилья;
Суточные;
Другие расходы, о которых знал работодатель.

По возвращении из командировки удаленный работник должен предоставить авансовый отчет с подтверждением трат. Работодатель определяет количество дней на сдачу аванса сам (обычно его сдают в течение 3-х дней после командировки).

Расходование суточных подтверждать не нужно. Сумма суточных зависит от внутренних решений работодателя. Но стоит помнить, что есть лимит суточных, который не облагается налогом. Если сумма суточных в день превышает 700 рублей и 2500 рублей в России и за рубежом соответственно, то разница будет учитываться при расчете налога на прибыль.

Если задумываетесь об удаленных сотрудниках, это статья для вас. Удаленных сотрудников тоже надо вовремя отпускать на отдых и платить им за переработку.

Мы поговорим только о формальной стороне: трудовом договоре, приказах и нормах Трудового кодекса. Мнения о плюсах, минусах и организации процесса — в другой раз, уж простите.

Кого можно брать на дистанционную работу

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

Условия работы — как для офисных сотрудников

дает отпуск;
оплачивает больничный;
доплачивает за переработку или работу в праздники;
платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.

Как получить электронную подпись

Чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, он и работодатель должны подписать трудовой договор, а сотрудник — показать, что видел документы об условиях работы. Например, должностную инструкцию и положение о коммерческой тайне. Для этого понадобится электронная подпись сотрудника.

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.

Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 ноября 2018 года.

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.

Можно ли уволить сотрудника за прогул?

На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Коммерческая тайна работодателя: как сделать так, чтобы сотрудники не передавали секреты конкурентам?

Исключительные права работодателя: если штатный дизайнер сделал макет, у кого права на этот макет?

Материальная ответственность сотрудника: компания получает штраф от налоговой, его можно взыскать с бухгалтера?

Читайте также: