Как написать заявление на замещение сотрудника на время отпуска

Обновлено: 19.04.2024

Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник имеет право на отпуск. На время отдыха выполнение его трудовых обязанностей возлагается на другого сотрудника. Для этого работнику, по нормативно-правовым требованиям, нужно написать заявление на замещение должности на время отпуска. Чтобы оформить бумагу, рекомендуется ознакомиться с правилами составления документа и образцом.

Форма заявления на замещение сотрудника

На сегодняшний день единой формы заявления на замещение сотрудника не установлено. Это означает, что бумага может составляться в свободном варианте. Однако на каждом предприятии может быть разработана собственная форма документа, которой придется придерживаться всем сотрудникам.

Этот вопрос рекомендуется уточнить у непосредственного руководителя или в отделе кадров. Заявление можно писать на простой бумаге, формата А4 или А5, на двойном тетрадном листе или фирменном бланке. В этом случае все также зависит от требований компании.

Можно не писать заявление вручную, а набрать его на компьютере. Главное – поставить подпись под документом, чтобы его подлинность не вызывала сомнений. Заявление составляется в двух экземплярах.

Один сотрудник отдает работодателю, другой – оставляет у себя, предварительно заверив его подписью руководителя и печатью организации. Это следует сделать для того, чтобы в случае претензий со стороны руководителя было доказательство, что имел место согласование замещения.

Ежегодные отпуска предоставляются по графику и их порядок предусмотрен статьей 122 Трудового Кодекса РФ, поэтому на отдых сотрудники должны идти в установленный срок, а чтобы не было простоя на предприятии, их должности подлежат временному замещению доступными штатными единицами.

Как правильно написать?

Заявление на замещение должности на время отпуска, согласно нормам делопроизводства, должно содержать такие сведения:

должность главного директора и его личные данные;
имя организации;
личные данные сотрудника и занимаемая должность;
личные данные сотрудника, которого нужно замещать, и занимаемая должность;
точные даты, когда требуется замещение работника.

Внизу документа ставится подпись и дата составления.

О возложении обязанностей на другого работника

Если руководитель подразделения хочет возложить обязанности работника, который ушел в отпуск или оформил больничный лист, можно составить служебную записку. Это удобный документ, который применяется внутри компании.

наименование должности руководителя, которому направляется документ, и его личные данные;
название документа;
причина замещения сотрудника;
на кого будут возложены обязанности работника;
какова будет оплата сотрудника, берущего на себя дополнительные обязанности;
кто именно составил служебную записку;
дата и подпись.

Записка составляется в свободной форме или же по образцу, установленному на предприятии. Пример:

Служебная записка

Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на кассира Петрову Е.А. без освобождения от основной работы с доплатой в размере 50% от оклада отсутствующего работника на время замещения.

Главный бухгалтер Николаева В.О.

[expert_bq труда в связи со временно возложенными обязанностями должна предоставляться в соответствии со 149 статьей Трудового Кодекса РФ.[/expert_bq]

О согласии замещающего лица

Возложить обязанности сотрудника на время отпуска на другого работника можно только с его согласия. Оно оформляется письменно.

Документ должен содержать следующую информацию:

должность руководителя, которому направляется бумага, и его личные данные;
наименование документа;
суть бумаги;
личные данные сотрудника и занимаемая должность;
подпись и дата составления.

Заявление

Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на меня в порядке совмещения должностей.

Кассир Петрова Е.А.

Примеры написания

Образец заявления на исполнение обязанностей на время отпуска выглядит так:

Заявление

В связи с очередным ежегодным отпуском главного бухгалтера Ивановой И.А. с 19.07.2019 по 16.08.2019 прошу возложить на меня обязанности по должности главного бухгалтера с 19.07.2019 по 16.08.2019.

С условиями работы ознакомлена и согласна.

Бухгалтер Смирнова Е.Н.

После составления заявления работник отдает документ руководителю, на основании которого издается приказ.

В летнее время сотрудники массово уходят в отпуска. Чтобы не прерывать рабочий процесс работодателю важно заблаговременно найти замену временно отсутствующим работникам. Есть несколько способов замещения персонала. Расскажем бухгалтеру, как оплачивать труд заместителей.

Способы замещения персонала

Заменить отпускника можно следующими способами:

дополнительная работа для другого сотрудника (ст. 60.2 ТК РФ);
внутреннее или внешнее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ);
временный перевод на пустующее место одного из сотрудников (72.2 ТК РФ);
наем нового работника по срочному договору (59 ТК РФ).

Рассмотрим каждый способ подробнее.

Дополнительная работа

При этом способе один из сотрудников предприятия принимает на себя дополнительные обязанности. То есть выполняет свою трудовую функцию и функцию отпускника. Причем обе функции работник выполняет в рамках установленного рабочего дня.

Поручаемая сотруднику дополнительная работа может осуществляться путем:

1. Совмещения должностей.

Когда сотрудник берет на себя функции отпускника с другой должностью.

Например: бухгалтер принимает на себя функции кассира, который ушел в отпуск.

2. Расширения зоны обслуживания или увеличения объема работ.

Когда работник принимает на себя функции отпускника той же профессии.

Например: один из сотрудников кадрового отдела ушел в отпуск, а второй на время его отсутствия выполняет обязанности за двоих.

Поручить сотруднику выполнение дополнительной работы можно только с его согласия. Работодатель и работник должны зафиксировать в дополнительном соглашении срок выполнения работы, ее содержание, объем и порядок оплаты.

Работник вправе отказаться от выполнения дополнительной работы досрочно. Но в таком случае, он обязан предупредить об этом работодателя за три рабочих дня в письменной форме.

Доплату заместителю можно установить пропорционально отработанному времени или за выполненный объем работ. Минимальный или максимальный размер доплаты трудовым законодательством не установлен.

Пример: кадровик организации с окладом 33 000 рублей уходит в отпуск в июле на 28 календарных дней (будет отсутствовать 20 рабочих дней). Функции отпускника берет на себя бухгалтер. Доплату за совмещение должностей бухгалтер получит пропорционально отработанному времени. Посчитаем размер доплаты.

В июле 22 рабочих дня, значит размер доплаты за один день составит:

33 000 руб. / 22 дн. = 1 500 руб.

Доплата бухгалтеру за весь период замещения:

1 500 руб. * 20 дн. = 30 000 руб.

Сумма доплаты облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Совместительство

При совместительстве работник выполняет обязанности отпускника в свободное от своей основной работы время. Он может замещать отсутствующего:

по основному месту работы — внутреннее совместительство;
у другого работодателя — внешнее совместительство.

Работать по совместительству нельзя больше 4 часов в день. Работать полный день совместитель может только в те дни, когда он полностью свободен на основной работе. А в течение месяца продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать 50% месячной нормы рабочего времени (284 ТК РФ). Причем следить за тем, чтобы норма не была превышена, обязан работодатель.

Немного изменим условия нашего примера.

Бухгалтер будет выполнять работу отсутствующего кадровика по внутреннему совместительству 4 часа в день. Доплату он получит пропорционально отработанному времени.

Размер доплаты за один день составит:

33 000 руб. * 0,5 / 22 дн. = 750 руб.

Доплата бухгалтеру за весь период замещения составит:

750 руб. * 20 дн. = 15 000 руб.

С суммы доплаты необходимо начислить взносы и удержать НДФЛ.

Подробнее о том, кто может быть совместителем, порядке заключения трудового договора и графике работы, читайте в этой статье .

Временный перевод

По соглашению сторон работодатель может временно перевести другого работника на место отпускника. Срок перевода соответствует периоду отпуска отсутствующего сотрудника.

Оплата труда заместителя будет соответствовать новой должности. При этом оклад по новой должности может быть выше или ниже оклада по старой. В данном случае работодатель вправе не сохранять за работником средний заработок по прежней должности.

Наем по срочному договору

Иногда в отпуск уходит узкий специалист, заменить которого другим сотрудником невозможно. Тогда оптимальный вариант — принять нового работника соответствующей квалификации по срочному трудовому договору.

В таком случае сумму оплаты, срок работы и ее условия стороны фиксируют в срочном трудовом договоре.

Подробно о срочном договоре и правилах его заключения мы рассказывали в этой статье .

Отсутствие на рабочем месте сотрудника, ушедшего в отпуск, может нарушить весь рабочий процесс на предприятии или внутри организации. Чтобы не допустить этого, руководство должно кем-то заменить временно отсутствующего сотрудника. Здесь возможны разные варианты:

совмещение должностей;
совместительство (в свободное от выполнения основных обязанностей время);
полное замещение отпускника с переводом на новую должность;
наем временного работника со стороны с заключением срочного договора.

Вне зависимости от выбранного варианта, основная задача заключается в том, чтобы не допустить сбоя в рабочем процессе или же свести их вероятность к минимуму. Понятно, что такая замена обязательно должна быть надлежащим образом оформлена, Ведь работник будет выполнять обязанности отсутствующего коллеги. Соответственно, в такой ситуации возможно изменение оплаты его труда.

Заявление на замещение во время отпуска – как написать и образец документа

Вариант замены отсутствующего сотрудника руководство предприятия или организации может выбирать по собственному усмотрению. Главное, чтобы сотрудник справился с новыми обязанностями. При этом в любом случае замена должна быть официально оформлена, в полном соответствии с требованиями трудового законодательства. Для этого потребуются определенные документы. Один из таковых – служебная записка о возложении на работника обязанностей ушедшего в отпуск коллеги.

Следует отметить, что такой документ не всегда является обязательным. Кроме того, к ее составлению не предъявляется каких-то четких требований. Хотя некоторые моменты здесь все-таки стоит выделить.

В текстовой части следует указать причину замещения (сотрудник находится в отпуске), а также лицо, которое будет исполнять обязанности коллеги. Далее пишется Ф. И. О. человека, составившего записку, и его должность. Документ заверяется подписью и проставляется дата. Если у компании есть собственный образец такой записки, нужно его придерживаться. В ином случае документ составляется в произвольной форме.

Также следует отметить один момент. Замещение невозможно без получения согласия выбранного руководством работника. Причем он должен подтвердить данный факт письменно. Соответственно, составляется соответствующее заявление. Кстати, инициатором замещения способен стать и сам сотрудник. В таком случае заявление может иметь примерно такой вид.

от старшего экономиста Петрова О. Н.

Заявление на замещение сотрудника во время отпуска

В связи с тем, что менеджер по продажам Сидоров И. В. будет находиться в очередном ежегодном отпуске в период с 18 августа по 20 сентября, прошу возложить на меня обязанности менеджера по продажам с 18.08.2018 по 20.09.2018. С условиями работы на данной должности ознакомлен и согласен.

15 августа 2018 года Петров О. Н. /подпись/

Примерно такой же документ составляется и в случае, если инициатива замещения исходит не от сотрудника, а от руководителя. Работник обязательно должен дать письменное подтверждение своего согласия выполнять дополнительные (или новые) обязанности. Соответственно, в приведенный выше текст могут быть внесены минимальные корректировки. Например, сотрудник может ничего не просить. В данном случае достаточно его согласия на замещение и подтверждение ознакомления с новыми обязанностями. Единой формы для таких документов также не установлено. Впрочем, в большинстве случаев на предприятиях разрабатывают специальный бланк. В таком случае нужно только лишь правильно заполнить пустые места.

На этом оформление замещения не заканчивается. После того как сотрудник написал заявление, руководитель должен издать приказ. В данном случае просто фиксируется факт замещения (или совмещения) с указанием фамилий сотрудников (отпускника и замещающего), а также периода, на который требуется замена. Обратите внимание на один момент. С приказом в обязательном порядке нужно ознакомить упомянутых в тексте документа людей. Более того, они должны подтвердить данный факт своими подписями. В текстовой части документа можно также прописать и определенные моменты, имеющие непосредственное отношение к сложившейся ситуации – перечень обязанностей, особенности оплаты труда совмещающего и так далее.

Директор, как и любой другой сотрудник, также имеет право на отпуск. В таком случае его обязанности тоже должен кто-то временно выполнять. Как правило, соответствующими полномочиями наделяется заместитель руководителя. Если же такая должность в штатном расписании отсутствует, то директор сам выбирает, кто из коллег заменит его на период отсутствия. В таком случае все оформляется по стандартной процедуре. В частности, сперва издается приказ о замещении руководителя. В тексте документа указывается Ф. И. О. и должность – как директора, так и лица, которое его заменит.

Директор может уходить в отпуск сразу же после того, как приказ вступит в силу. С этого момента его обязанности начинает выполнять заместитель или выбранный сотрудник. Главное, чтобы квалификация последнего соответствовала должности, которую он будет временно занимать. Поэтому в большинстве случаев директоров (при отсутствии заместителей) замещают главбух или главный инженер, хотя здесь возможны и иные варианты.

Внимание! В рамках нашего портала вы можете получить консультацию корпоративного юриста совершенно бесплатно. Для этого достаточно просто оставить вопрос в форме ниже. Обращайтесь!

Если сотрудник явно заработался, он пишет обычно заявление на отпуск – очередной или без сохранения содержания, в зависимости от ситуации. Но бывают ситуации, когда требуется отозвать из отпуска другого работника – и такую надобность один сотрудник обосновывает руководителю при помощи соответствующей служебной записки.

То же бывает, если вдруг требуется перенести уже утвержденный отпуск, несмотря на то, что сотрудник заранее побеспокоился о том, когда именно желает уйти на заслуженный перерыв в работе.

Что важно в документе?

О собственном отпуске работник пишет соответствующее заявление на имя директора, указывая в тексте, на какой тип отпуска он претендует – с сохранением содержания или без. Служебные записки (обычно адресуются также главе предприятия) оформляются, если нужно срочно отозвать человека из отпуска – и тогда обязательно указывается, в связи с чем.

Либо если речь идет о том, на кого переложить свои должностные обязанности – и это тоже необходимо обосновать.

Кто составляет?

Сделать это может любой заинтересованный в данном действии сотрудник. Так как решения по поводу отпусков и “перекраивания” штатного расписания входят в компетенцию только главы фирмы (или ее представительства), то на его имя и адресуются служебные записки.

Общая инструкция

Документ этот относится,как мы помним, к категории справочно-информативных, а потому должен обязательно, помимо точных данных адресата, содержать в себе информационную суть – коротко и емко, а также чего именно вы хотите этой запиской добиться.

Например – просите переложить ваши обязанности на коллегу. В этом случае должна стоять фраза: прошу издать распоряжение о возложении моих должностных обязанностей на координатора по продажам Иванова И. И. на период с 01. 12.17 по 15.12. 17.

Внимание! Собираясь составлять документ на отзыв из отпуска, нельзя забывать о том, что такое действие применимо не ко всем категориям работников (ст. 125 ТК) – даже если они согласны на работу!

К таковым относятся граждане, не достигшие совершеннолетия, трудящиеся на вредном и опасном производстве, а также будущие мамы.

При написании следует придерживаться делового стиля, использовать нейтральные, не окрашенные эмоционально обороты. Предложения, по возможности, короткие и емкие, громоздкие фразы хуже воспринимаются и дают больше простора для двоякого толкования. Не нужно переходить на личности, совсем недопустимы оскорбления, обсценная лексика, тем более нецензурная речь.

В любом случае, такая записка должна содержать:

наименование фирмы, полностью;
точное наименование должности адресата, его фамилия;
от кого – также фамилия и должность;
заголовок – служебная записка;
регистрационный номер;
дата написания;
с какой целью обращаетесь к руководству, чего хотите добиться;
подпись (с расшифровкой).

Шаблон документа можно найти в локальной документации или в шаблонах корпоративной интернет-почты. В последнем случае адресат ставится в строку адреса

Подробнее о правильном написании служебной записки мы рассказывали здесь.

Правила составления для разных ситуаций

О возложении обязанностей на период отдыха

Обычно такую записку пишет глава отдела, в котором сотрудник ушел в отпуск и его нужно заменить – так, чтобы на бизнесе не отразилось его отсутствие.

Например:

Генеральному директору ООО “Роза-Сателлит”

от руководителя отдела по работе с клиентами

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас издать распоряжение о временном возложении на менеджера Петрова Петра Петровича обязанностей старшего менеджера Никифоровой Марии Никифоровны на период ее отпуска с 20.05 2017 по 10.06.2017.

руководитель отдела по работе с клиентами

Сидорова Елена Ивановна (подпись).

16 мая 2017 года.

Об отзыве сотрудника

Помимо стандартных данных – адресата и от кого написано, документ должен содержать обоснование вашего желания прервать чей-то отпуск и почему вы выбрали именно этого человека. Приведем конкретный пример:

Директору Московского филиала

от руководителя департамента продаж Иванова И. И,

В связи с болезнью менеджеров Петровой О. П. и Ивановой А. А. предлагаю отозвать из отпуска старшего менеджера отдела продаж. Сидорову Е.В. с 20 августа 2016 года. Необходимость отзыва возникла из отсутствия сотрудников в связи с болезнью и, как следствие, критически низкого уровня продаж. Более молодые сотрудники занять место старшего менеджера не могут в силу ограниченности умений и отсутствия опыта.

Руководитель департамента продаж Иванов Иван Иванович (подпись)

17 августа 2016 года.

О переносе

В этом случае обязательным пунктом также является обоснование переноса отпуска – собственного или коллеги, например:

Генеральному директору ООО “Тау-Консалт”

от руководителя отдела персонала Александрова А. А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи со снижением количества клиентов прошу вас перенести отпуск старшему менеджеру по продажам Ильниу Илье Ивановичу с июля 2017 года на октябрь 2017 года в связи с тем, что его отсутствие в июле может крайне негативно отразиться на количестве продаж и группа без руководителя не выполнит привычного для нее оборота.

руководитель отдела персонала,

Александров Александр Александрович (подпись)

25 июня 2017 года.

Итак, служебную записку по вопросу, относящемуся к отпуску – как собственному, так и коллеги – может написать любой работник. Обычно это делает глава отдела, но может и сам человек, который собирается уйти на плановый отдых – в связи с тем, что лучше знает некоторые нюансы, позволяющие ему, скажем, рекомендовать на свое место того или иного человека, пока сам он будет греться под пальмами.

Читайте также: