Как написать служебную записку на доплату за увеличение объема работ

Обновлено: 17.05.2024

Приказ на доплату за выполнение дополнительной работы – это один из документов, который издают после того, как работодатель и сотрудник договорились об увеличении объема выполняемых работ. Форма свободная, в некоторых случаях подготовка такого локального нормативного акта не требуется.

Нормативная база

Основные моменты

В случае производственной необходимости работодатель вправе привлечь работника к дополнительному труду. ТК РФ предусматривает три способа выполнения сотрудником допработы без освобождения от основной:

увеличение объема работ;
исполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги.

Дополнительные обязанности выполняются на следующих условиях:

без отрыва от основной работы;
в течение установленной продолжительности рабочего времени (ч.1. ст. 60.2 ТК РФ ).

Чтобы издать приказ о поручении работнику дополнительной работы по ст. 60.2 ТК РФ, учтите несколько правил:

сотрудник представил письменное согласие;
деятельность относится к другой или аналогичной должности;
труд дополнительно оплачивается.

Согласие сотрудника допустимо оформить следующим образом:

В случае согласия работника на дополнительный труд оформляют не только образец приказа об увеличении объема работ по той же должности, но и допсоглашение к его трудовому договору. В нем указывают:

что надо делать и на протяжении какого периода;
размер доплаты;
срок, в течение которого гражданин трудится на новых условиях.

На основе заключенного соглашения, используя образец приказа о доплате за дополнительный объем работы, работодатель издает распоряжение о временном исполнении дополнительных обязанностей. С документом работника следует ознакомить под подпись.

Предлагаем взять за основу наш образец приказа на доплату за увеличение объема работы и доработать его под себя.

Вносятся ли данные о дополнительной нагрузке в трудовую книжку?

Данные о совмещении профессий, дополнительной нагрузке, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы в трудовую книжку вносить не требуется.

Как происходит доплата?

Согласно ч. 2. ст. 151 ТК РФ, величина доплаты за дополнительный труд определяется по соглашению сторон. При определении суммы работодателю необходимо учитывать:

содержание и (или) объем выполненных обязанностей (ст. 151 ТК РФ);
квалификацию работника, сложность и условия выполняемой работы, количество и качество затраченного труда (ст. 129, ст. 132ТК РФ);
обязанность работодателя обеспечить равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Трудовой кодекс РФ не определяет ни минимального, ни максимального размера, но как образец доплаты за дополнительный объем работы используйте:

оговоренную денежную сумму;
проценты к окладу / тарифной ставке работника.

Все выплаты производятся официально с оформлением соответствующих документов. Запрещается любая дискриминация при установлении и изменении условий оплаты труда.

Увеличение объема работы без доплаты

В должностных инструкциях некоторых работников прописано , что во время отсутствия на рабочем месте другого сотрудника со схожими должностными обязанностями они выполняют функции отсутствующих коллег. Указанные положения должностных инструкций являются составляющей частью контрактов, и за выполнение дополнительных обязанностей доплата не полагается. Указание на это содержится в Письме Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897. Поэтому, если по должностной инструкции и трудовому договору один сотрудник не уполномочен полностью замещать другого, доплата возможна.

Ответственность работодателя

Если наниматель никак не оформляет и не оплачивает дополнительный труд сотрудников, его могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на 1000 – 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отмена дополнительного труда

Увеличение объема труда прекращается по истечении срока, на который оно было согласовано. В этом случае директор предприятия издает приказ для остановки начисления и выплаты доплаты бухгалтерией.

Как сотрудник, так и компания вправе досрочно отказаться от увеличения объема труда. С этой целью за три рабочих дня одна сторона письменно предупреждает другую о своем желании. Это либо заявление сотрудника, либо уведомление работодателя, которые составляют в свободной форме. С уведомлением работника следует ознакомить под подпись.

Факт прекращения выполнения увеличенного объема труда необходимо зафиксировать приказом. В нем следует указать дату прекращения. С приказом сотрудника знакомят под подпись.

Как быть, если в ДИ прописано, что они выполняют функции отсутствующего коллеги, но работодатель не против оплатить дополнительно работу такому сотруднику?
Нужно ли делать Доп.соглашение или можно просто издать приказ о доплате?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации (ООО) есть необходимость (часто) оформлять доплаты за увеличенный объем работы и расширение зоны обслуживания (замещение на время отпусков, больничных и др.). В таких случаях необходимо издавать приказ "О поручении дополнительной работы в порядке увеличения объемов работы" с дополнительным соглашением к трудовому договору. Это подразумевает очень большой документооборот. Есть ли возможность, не нарушая закон, ограничиться одним приказом? Может, это будет возможным, если в Положении об оплате труда прописать порядок оформления подобных приказов?

Порядок поручения работнику с его письменного согласия выполнения в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату регулируется ст. 60.2 ТК РФ. Поручаемая работнику дополнительная работа по той же профессии (должности), которая указана в трудовом договоре, заключенном с работником, может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.
В силу части второй ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре в качестве обязательного условия указывается трудовая функция работника. Согласно ст. 15 и части второй ст. 57 ТК РФ под трудовой функцией понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы.
Исходя из совокупности перечисленных норм, под расширением зоны обслуживания, увеличением объема работ следует понимать выполнение работником по поручению работодателя в свое основное рабочее время дополнительной работы, характерной для трудовой функции, указанной в его трудовом договоре (определение Свердловского областного суда от 17.12.2014 по делу N 33-16810/2014, определение Московского городского суда от 28.08.2012 по делу N 11-19041). При этом, на наш взгляд, поручение работнику дополнительной работы (независимо от ее вида) возможно только при наличии соответствующей должности (штатной единицы по должности) в штатном расписании.
Трудовое законодательство не устанавливает порядок оформления поручения работодателя о выполнении такой дополнительной работы. Вместе с тем, на наш взгляд, из положений ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ следует, что для правильного оформления дополнительной работы составления одного документа недостаточно, необходимо составить два кадровых документа: приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы и соглашение сторон трудового договора.
На необходимость оформления этих документов нередко указывают также представители уполномоченных государственных органов и судьи (смотрите, например, письмо Минтруда России от 20.07.2016 N 14-2/В-688, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ", постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.08.2013 N 16АП-2276/13, апелляционное определение СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда от 16.06.2015 по делу N 33-2495/2015).
Унифицированной формы приказа о поручении дополнительной работы не существует, поэтому работодатель издает его в произвольной форме. В приказе указываются: вид дополнительной работы (в рассматриваемом случае - совмещение профессий); срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу; содержание дополнительной работы; объем дополнительной работы. На приказе работник проставляет отметку о своем согласии с поручением и свою подпись. Согласие на выполнение этой работы может также содержаться в отдельном письменном заявлении работника либо служебной записке.
На наш взгляд, утверждение работодателем одного приказа, о котором идет речь в вопросе, возможно, если в таком приказе будет содержаться вся необходимая информация по конкретным случаях поручения работнику дополнительной работы, и в отношении каждого случая указан вид такой дополнительной работы, ее содержание, объем работы, срок выполнения. Полагаем, что такой приказ может быть составлен не только в отношении одного работника, но и в отношении нескольких работников сразу. В таком случае все необходимые сведения о разных случаях поручения дополнительной работы должны быть включены в приказ в отношении каждого работника отдельно.
Очевидно, что основная трудность оформления выполнения работниками поручений одним приказом заключается в том, что работодатель должен знать заранее, когда и кому он поручит выполнять дополнительную работу, а также заранее определить вид работы, ее объем и содержание. Обращаем внимание на то, что работники должны согласиться со всеми случаями привлечения их к дополнительной работе, перечисленными в приказе. При необходимости изменения сроков выполнения любой из перечисленных в приказе работ, ее вида и объема работодателю потребуется каждый раз вносить изменения в приказ. Порядок составления такого приказа и внесения в него изменений может быть установлен в локальном нормативном акте.
Отметим также, что заключаемое сторонами в целях оформления поручения работнику дополнительной работы письменное соглашение, в котором стороны согласовывают доплату за выполнение такой работы, не является дополнительным к трудовому договору, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Дополнительная работа выполняется работником "наряду с работой, определенной трудовым договором", то есть она выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.
Поскольку законодатель совершенно определенно указывает на состав участников такого соглашения, этот документ оформляется с каждым работником отдельно. Такое соглашение может содержать условия о размере доплаты по каждому случаю поручения работнику дополнительной работы. При необходимости корректировки размеров доплаты, полагаем, стороны вправе подписать дополнительное соглашение к этому соглашению.

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

13 февраля 2019 г.

Читайте также: