Как написать кандидату предложение о работе

Обновлено: 16.05.2024

В дословном переводе Job offer означает предложение работы. Однако, документ носит чисто формальный характер несмотря на то, что в нем отражены базовые характеристики интересующей вакансии. Оффер на работу обычно подписывается обеими сторонами трудовых отношений, но, тем не менее, не является гарантией для соискателя и не заменяет собой трудовой договор. Таким образом Джоб Оффер несет информативную, а не юридическую нагрузку.

Job offer: когда нужен и как использовать

Job offer используют многие иностранные компании, чтобы закрепить договоренности между работодателем и кандидатом. Российские предприниматели переняли данную практику и считают этот документ первым шагом на пути к заключению трудового договора. В нем озвучиваются основные нюансы предлагаемой вакансии.

Как только подписывается offer, компания может считать решенным (или почти решенным) вопрос о получении специалиста. Причем его не надо будет учить с нуля и скрупулезно объяснять, какие условия ему предлагаются.

Оффер на работу актуален в следующих обстоятельствах:

Руководство не ставит целью открыто заявлять об имеющейся вакансии. Это позволит избежать излишнего ажиотажа вокруг престижной и высокооплачиваемой работы и не прибегать к проведению конкурсного отбора. Работодатель тем самым реализует свое право выбора специалиста, отталкиваясь исключительно от интересов компании.
Руководство уже определилось с выбором кандидата, и у него есть все основания доверять опыту и степени профессиональной подготовки будущего сотрудника.
Администрация заручилась согласием кандидата, но стремится закрепить свои будущие требования и обязательства документально. То есть, соискателя заранее уведомляют, на каких условиях его берут на работу.
Управленец стремиться заранее оговорить практические моменты: название должности, функциональные обязанности, предполагаемый заработок, длительность испытательного срока.
Работодатель желает обеспечить себе комфортную реализацию кадровой политики.
Управленец хочет подтвердить серьезность намерений. Сам факт подписания означает, что кандидат, в свою очередь, дал свое официальное согласие, налагающее на него определенные обязательства.

Не стоит путать его с приглашением в порядке перевода, когда по закону трудоустройство должно состояться в течение 30 календарных дней, согласно ст. №64 ТК РФ.

Тем не менее, job offer не является нормативным документом и не имеет в российском юридическом поле никакой силы (в отличие от европейской практики). По сути, оффер ни к чему не обязывает работодателя, а уж тем более соискателя. И все же его составление получило большое распространение, поскольку удобно обеим сторонам.

За рубежом же работодателя, нарушившего условия документа, привлекают к административной ответственности. На него налагаются штрафные санкции. Причем, штраф может составлять 1000 долларов и больше.

Точно так же недопустимо со стороны потенциального кандидата, прошедшего уже финальное собеседование, на последнем этапе сойти с дистанции и не занять рабочее место.

Job offer готовится по итогам финального собеседования, на котором соискатель проявил себя с наиболее привлекательной для работодателя стороны.

Собеседований может быть несколько — зависит от должности. На итоговом обычно присутствует сам директор.

Оценив потенциал будущего сотрудника, работодатель дает распоряжение руководителю кадровой службы подготовить Job offer для кандидата. Все условия, озвученные на собеседовании и подтвержденные в приглашении, позже входят в трудовой договор.

Как выглядит оффер от работодателя

Подготовка оффера при приеме на работу является обязанностью службы подбора персонала. Но в его составлении должен принять участие линейный руководитель кандидата. Если соискатель показался генеральному директору достаточно компетентным, то он может и самостоятельно подготовить документ.

Согласование с претендентом обязательно. Ведь каждый пункт приглашения может войти в будущий трудовой договор. Если имеются какие-то разночтения, их лучше согласовать до подписания.

Подготовленный документ отправляется соискателю вакансии в бумажном виде. Желательно, чтобы он был подписан руководителем структурного подразделения или начальником кадровой службы.

Ввиду отсутствия нормативной составляющей, подписи может и не быть. Однако на практике ее все же ставят, поскольку это отвечает духу деловой этики.

Электронный вариант также не исключается.

Образец предложения о работе

Не существует единой федеральной формы составления данного документа. Как правило, в компании разрабатывается индивидуальный образец Job offer.

Но его структура должна включать следующие пункты:

полное название должности, на которую претендует соискатель;
название структурного подразделения;
перечень должностных лиц, у которых соискатель будет в подчинении;
условия работы;
перечень функциональных обязанностей;
даты (начало и конец) испытательного срока;
задачи, которые должен решиться во время испытательного срока;
предполагаемый доход (комплексный: основной заработок + премии + бонусы от работодателя + возможность материальных поощрений);
соцпакет (компенсации и социальные льготы);
помощь от работодателя при переезде, если таковой имеет место (компенсации расходов, выделение автотранспортного средства);
дату вступления в должность;
срок действия данного предложения;
подпись руководителя.

В качестве дополнительных стимулирующих условий работодатель может внести особые условия. Например, гарантия прохождения курсов повышения квалификации, отсутствие командировок, выплата пособия при расторжении контракта.

Самым веским аргументом считается предоставление возможности получения доли в бизнесе. Но оно озвучивается крайне редко — при стремлении руководства заключить трудовой договор с топ-менеджером, зарекомендовавшим себя, как профессионал высшего класса, в другой фирме.

Бумажный вариант готовится на корпоративном бланке по предложенной выше структуре. Электронная версия оффера о приеме на работу должна соответствовать нормам общепринятой деловой переписки.

Она отправляется в формате документа Word. Допускается также отправка предложения в виде сканированного изображения.

Как ответить на оффер о приеме на работу

Получение не обязывает к незамедлительному ответу. Однако в деловом мире принято отвечать на документы подобного рода как можно раньше. Они посылаются далеко не каждому претенденту.

Достаточно часто приглашение на работу подразумевает, что головной офис находится в странах Евросоюза, а вакансия предполагает работу на ключевых постах в компании.

Должны быть очень веские основания для того, чтобы соискатель мог пренебречь подобным предложением. В противном случае оставить оффер от работодателя без ответа нежелательно.

В ответном обращении следует придерживаться нейтрального тона. Любое проявление эмоций нежелательно.

Рекомендуется следующая схема составления ответа:

Желательно сопроводить подпись вежливой формулировкой — с уважением.

Если же соискатель намерен все-таки отказаться от полученного предложения, то это решение сообщается после выражения благодарности за высокую оценку своей кандидатуры.

Заключение

Итак, job offer — это сравнительно новая и редко используемая отечественными компаниями форма решения кадровых вопросов. Она не узаконена и не имеет под собой законодательной базы. Однако в силу достаточно большой распространенности Job offer многими воспринимается, как стандартизированный документ.

Отличительные черты приглашения:

имеет информационный характер;
содержит признаки трудового договора (но не заменяет его);
не имеет юридической составляющей;
составляется по индивидуальному корпоративному образцу, но включает пункты, характерные для большинства компаний;
направляется соискателю, максимально подходящему на свободную должность;
рассылается как в стандартном (бумажном) варианте, так и в электронном;
имеет обратный ход (не исключает отказ от предложения).

В целом, джоб оффер — это эффективный и действенный инструмент кадровой политики.

Приглашения на следующий этап собеседования и письма-отказы вы можете создать в системе FriendWork. Сформируйте шаблон один раз и отправляйте ответы кандидатам в несколько кликов. Это сэкономит время и поддержит репутацию компании.

Здравствуйте, [имя кандидата],

Спасибо за ваш отклик на позицию [название позиции] в [название вашей компании].

Я получил(а) ваше резюме и в настоящий момент занимаюсь его тщательным изучением, так что прошу вас не беспокоиться.

Я дам вам обратную связь после [дата окончания шортлистинга].

Ещё раз спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Здравствуйте, [имя кандидата],

Большое спасибо за ответ!

Буду рад(а) пообщаться, чтобы рассказать немного подробнее о нашей компании. Мы можем созвониться или встретиться лично. Дайте знать, что вам больше подходит.

С уважением,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Здравствуйте, [имя кандидата],

Большое спасибо за ответ!

Очень жаль, что наша вакансия вас не заинтересовала. В любом случае, мы будем рады поработать с вами в будущем. Также буду признателен(льна), если вы сможете порекомендовать специалиста, который будет заинтересован в нашей вакансии: [ссылка на вакансию на вашем карьерном сайте].

Ещё раз спасибо,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Обычно соискатель в поисках работы отправляет резюме сразу в несколько компаний. Ваша задача — уже на первых этапах привлечь его внимание.

Поэтому, когда вы звоните или пишите кандидату, чтобы пригласить его на собеседование, обязательно представьтесь и вкратце напомните про вакансию. В письме можно приложить ссылку на неё и информацию о компании: видео, презентацию или сайт.

Саша Леон не рекомендует задавать какие-то другие вопросы на этом этапе. Тем более, не нужно спрашивать про зарплатные ожидания или детально интересоваться опытом. Это может отпугнуть кандидата.

Если вы хотите письменно пригласить соискателей на собеседование, воспользуйтесь сервисом FriendWork. Создайте текст письма, добавьте туда информацию о компании и напоминание о вакансии. Отправьте его сразу всем кандидатам за пару минут.

Вы ускорите закрытие вакансий в два раза

Здравствуйте, [имя кандидата],

Спасибо за ваш отклик на позицию [название позиции] в [название вашей компании]. Мне бы хотелось узнать о вас немного больше. Сообщите, пожалуйста, когда я могу вам позвонить. Разговор займет не больше [сколько минут вам необходимо].

Вам было бы удобно [вставьте первый вариант даты] или [вставьте второй вариант даты]? Дайте мне знать до [время и дата дедлайна].

С нетерпением жду ответа,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Здравствуйте, [имя кандидата],

Нам очень понравился ваш разносторонний опыт работы и то, как вы его представили.

Мы бы хотели пригласить вас к нам в офис на собеседование. Вам было бы удобно [вставьте первый вариант даты] или [вставьте второй вариант даты]? Наш офис находится по адресу: [адрес вашего офиса]. До него можно добраться: [все удобные способы добраться общественным или личным транспортом и информация о парковке]

Буду ждать вашего ответа,
[ваше имя]
[ваш телефон]
[ваш e-mail]

Чтобы успешный кандидат выбрал вашу компанию, на собеседовании нужно презентовать вакантную должность с самой лучшей стороны. Это можно сделать эффективнее, если вы будете точно знать, что интересует кандидата. Для этого ему надо задать минимум два вопроса.

«Когда на собеседовании проясняешь цели кандидата, очень часто выясняется, что эта должность ему не подходит.

Я цели на собеседовании активно прорабатываю как коуч. И когда отказываю кандидатам, я показываю, как они сами сейчас ошиблись в цели своего следующего карьерного витка. Они это анализируют и остаются очень благодарными.

Также расскажите, почему опыт этого кандидата подходит к задачам в предлагаемой позиции. Покажите ему перспективы, исходя из его опыта и карьерных ожиданий.

Презентация должности должна быть персонализированной, обращённой к конкретному кандидату. Это не должно быть простое перечисление общих преимуществ.

Здравствуйте, [имя кандидата],

Нам было очень приятно встретиться с вами. Мы рады предложить вам позицию [название открытой позиции] в [название вашей компании], на следующих условиях:

[условия вашего оффера]

Ожидаемая дата вашего выхода на работу — [дата]

Оффер действителен до [дата]. Чтобы его принять, вам необходимо [что нужно сделать, чтобы принять оффер]. Если у вас есть какие-то вопросы, вы можете задать их мне в ответном письме либо позвонить [номер телефона].

С наилучшими пожеланиями,
[ваше имя]
[ваш e-mail]
[ссылка на сайт карьерной страницы вашей компании]

Мне бы очень хотелось связаться с вами, чтобы сообщить дополнительные детали касательно этой должности, и выяснить, соответствует ли она вашим карьерным целям. Будет ли у вас время на 15-минутный телефонный разговор со мной на этой неделе? Устроит ли вас четверг, с 14 до 16 часов?

С нетерпением жду Вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,
[имя]
[подпись]

Предложение кандидату, который до этого претендовал на другую должность

Хотя в то время мы не могли более рассматривать вашу заявку, поскольку [особая причина, если таковая имеется], мы были впечатлены вашим резюме и сохранили ваши контакты на случай более подходящих вариантов.

В настоящее время мы ищем [. ] и считаем, что вы отлично подходите на эту должность. Вы можете просмотреть более подробную информацию о вакансии здесь: [ссылка на вакансию].

С нетерпением жду Вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,
[имя]
[подпись]

Предложение кандидату в сфере продаж

Будет ли у вас время на 15-минутный телефонный разговор со мной на этой неделе? Устроит ли вас четверг, с 14 до 16 часов?

С нетерпением жду Вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,
[имя]
[подпись]

Предложение кандидату в сфере IT

С нетерпением жду Вашего ответа.

С наилучшими пожеланиями,
[имя]
[подпись]

Предложение рекомендованному кандидату (первичное и повторное)

Здравствуйте, [имя кандидата],

Ваш друг [имя рекомендателя] работает со мной в [название вашей компании]. [имя рекомендателя] успешно работает здесь уже [сколько лет рекомендатель работает в компании]. Он рекомендовал вас как профессионала в своем деле, а мы как раз находимся в поиске новых талантов.

[Одно предложение о компании и о том, чем она занимается]. У нас сейчас открыта вакансия [вкратце об открытой позиции]. Подробнее о позиции можно узнать здесь: [ссылка на вакансию на вашем сайте].

Я была бы рад(а) пообщаться с вами, чтобы рассказать подробнее о нас и о нашем предложении. Напишите мне, если это предложение вас заинтересовало.

С нетерпением жду Вашего ответа,
[имя]
[телефон]
[e-mail]

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

До сравнительно недавнего времени потенциальные служащие откликались на объявленную вакансию направлением письменного резюме исключительно в бумажной форме. Естественно, при наличии нескольких кандидатов бумажная груда не могла особенно радовать менеджера по персоналу, поэтому ни о каких дополнительных бумагах, сопровождающих резюме, речи не шло.

Все изменилось с активным внедрением в нашу жизнь компьютерных технологий. Резюме преимущественно направляются по электронной почте, и никакой проблемы не составляет добавить к ним 2-3 абзаца сопроводительного текста.

Сразу же хотим поделиться одним очень интересным судебным прецедентом, в котором истец при хорошо оформленном резюме и сопроводительном письме к нему, добилась от Банка денежной компенсации в отказе при приёме на работу:

Что представляет собой сопроводительное письмо

ВАЖНО! Рекомендации по составлению сопроводительного письма от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Письменное сопровождение резюме, или отклик на вакансию – это дополнительная информация, предоставляемая потенциальным соискателем в придачу к официальным данным об образовании и опыте работы, содержащихся в резюме.

Претенденты на работу, не привыкшие к подобной практике, часто упускают этот момент из своего внимания или сознательно предпочитают не тратить на него время, ведь основные данные уже приведены в резюме. Иногда такой подход может стоить кандидату потенциальной должности.

Более четверти менеджеров по кадрам по результатам опроса признались, что не стали знакомиться с резюме кандидата из-за неудачного сопроводительного текста, а также многие НR-специалисты взяли за правило вообще не рассматривать резюме, если сопроводительная информация отсутствует.

Соискателю стоит подавать такое сопроводительное письмо, даже если в описании вакансии не содержалось такого требования: такой текст считается в серьезных фирмах самим собой разумеющимся.

Плюсы от сопровождения резюме

Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:

продемонстрировать свой навык письменной речи: строгая структура резюме не дает возможности блеснуть построением красивых предложений;
подчеркнуть мотивацию: это особенно важно для людей, меняющих сферу деятельности либо имеющих сравнительно небольшой опыт в выбранной области;
выделить свои стороны, особенно выгодные для данной компании: в резюме эта информация подается общим блоком среди всех ваших умений и навыков;
индивидуализировать подход к поиску работы: резюме стандартно, оно в практически неизменном виде может быть отправлено в любую компанию, а текст покажет заинтересованность именно в данной;
показать, что вы интересовались компанией, разыскивали информацию о ней, и данные оказались для вас привлекательными.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Каким бы ни было блестящим ваше резюме, компании нужнее замотивированный и лояльный сотрудник, заинтересованный в развитии и продвижении ее на рынке, нежели просто квалифицированный специалист. Это и поможет подчеркнуть сопровождающий резюме текст.

О чем писать возможному работодателю

Неопытные в деле написания подобных документов люди, мечтающие о хорошей должности, не вполне уверены, какие данные должны содержаться в сопроводительном письме. Плоды такого подхода чаще всего содержат:

дублирование информации из резюме;
льстивые лозунги в честь компании-работодателя;
самовосхваление без конкретных доказательств;
общие слова, штампы, канцеляризмы.

В идеале сопроводительное письмо должно ответить рекрутеру на три важных вопроса, которые и побудят его ознакомится с резюме или принять решение в пользу грамотного специалиста.

Очевидная структура

Сопроводительное письмо – это деловой документ, следовательно, он подчиняется основным требованиям к бизнес-переписке. Опыт многих лет практики выработал содержание, являющееся оптимальным для этого вида информации.

Каждый пункт не должен превышать 1-3 предложений и начинаться с отдельного абзаца.

Главные требования к сопроводительному письму

Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:

Распространенные ошибки

Формальности отправления сопроводительного письма

Чаще всего сопроводительный текст отправляется одновременно с резюме, поэтому его таки и называют. В таком случае, следует соблюдать некоторые общепринятые формальные моменты:

Существуют и другие варианты подачи сопроводительного текста:

ВЫВОД: правильно написанное сопроводительное письмо – еще не гарантия успешного трудоустройства, но значительно повышает его шансы.

Примеры сопроводительных писем

Краткое письмо

С уважением,
Серебрякова Аделаида Сергеевна.

Тел. (067) 722-16-78

Расширенная форма сопроводительного письма

Пример 1

Здравствуйте, уважаемая Наталья!

Квалификационные требования, приведенные в вакансии, соответствуют моему уровню, так как я имею пятилетний опыт продажи офисного оборудования, в том числе и техники. Имеются налаженные контакты с сетью поставщиков и сервисных центров по обслуживанию и продаже комплектующих для различной оргтехники.

Более подробная информация о моем образовании и опыте работы содержится в прилагаемом резюме. Благодарю за внимание к моей кандидатуре. С готовностью приму приглашение на собеседование с целью уточнения конкретных деталей. Надеюсь на положительное решение.

С уважением,
Евгений Семенович Лапайский.

Пример 2

Меня зовут Элеонора. При посредничестве вашей сотрудницы бухгалтерии Ильичевой Елены Сергеевны я узнала о том, что в вашей компании открыта вакансия администратора. Я хотела бы принять участие в конкурсе на эту должность.

Мои профессиональные обязанности включали работу с документацией на русском, английском и немецком языках, общение с клиентами, непосредственное и по телефону, работу с документацией, в том числе и переводы договоров, ведение клиентской базы. Мои успехи отмечены благодарностью руководства, готова предоставить рекомендации.

Благодарна за внимание к моей кандидатуре.

С уважением и надеждой на сотрудничество,
Элеонора Витальевна Сендрикова.

Пример 3

Здравствуйте, уважаемый Сергей Васильевич!

В течение последних 5 лет я полностью наладила с нуля и вела бухгалтерский учет для двух фирм, в которых действовали различные режимы налогообложения. В мои обязанности также входила подача отчетности и взаимодействие с органами контроля. Нареканий не имела, готова предоставить рекомендации от предыдущих работодателей по первому требованию.

Ищу новую работу в связи с переменой места жительства.

Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру, ознакомившись с прилагаемым резюме. Буду рада приглашению на личное собеседование. Спасибо за внимание к моей кандидатуре.

Пишите письма

Иногда лучше написать имейл, чем позвонить или связаться в мессенджере. Прежде всего, это солиднее. Это важно, если вы ищете кандидата на топовую позицию.

Электронное письмо не обязывает получателя прочитать его сразу, оно дает возможность отложить коммуникацию и подготовить ответ.

В имейле можно разместить больше информации и правильно структурировать ее, выделив наиболее важные части и добавив вложения: тестовое задание, оффер и другие документы.

О чем нужно помнить

Прежде чем писать имейл, решите, зачем, кому и как вы его напишите.

Определитесь с целью письма

Письмо — это инструмент рекрутера, который позволяет добиться определенных целей. Поэтому прежде чем писать письмо, решите, чего вы хотите с помощью него достичь, например:

пригласить кандидата на собеседование или телефонное интервью;
предложить кандидату, который уже знаком с вами и находится в кадровом резерве, новую вакансию;
оповестить кандидата о том, на каком этапе рассмотрения находится его резюме.

Электронное письмо может быть и просто приглашением к общению. Если вы увидели резюме подходящего кандидата, не спешите ему звонить. Напишите письмо, где подробно расскажете о вакансии и компании и пригласите кандидата на телефонное интервью. Так человек подготовится к собеседованию, будет знать, о чем вас спросить, — это поможет избежать неловкости.

От цели письма зависит его содержание!

Выберите соответствующий стиль

Стиль письма должен соответствовать tone of voice вашей компании и уровню позиции. В письме кандидату на должность копирайтера в рекламное агентство уместен креатив в формулировках, шутки, эмоджи. В поиске маркетолога для большой корпорации вроде Газпрома свобода в формулировках допустима, но тон письма должен соответствовать стилю компании. А если в тот же Газпром вы нанимаете топ-менеджера, то лучше выбрать официально-деловой стиль и следовать корпоративным гайдлайнам. Так уже при первом контакте кандидат сможет немного познакомиться с культурой вашей компании и понять, подходит ли она ему.

Придерживайтесь единого стиля во всех типах писем. Даже если вы вынуждены отказать кандидату, пишите имейл с той же интонацией, как было написано письмо с приглашением на собеседование. Эту линию нужно продолжать, чтобы у кандидата сложилось цельное восприятие вашей корпоративной культуры, а от общения с вами осталось приятное впечатление.

Каким бы ни был tone of voice вашей компании, старайтесь писать письмо простым и понятным языком. Для этого представьте, что вы разговариваете с человеком вживую. Так сразу станет понятно, от каких слов и конструкций лучше отказаться.

В качестве проверки прочитайте письмо два раза: первый раз с той интонацией, какую подразумеваете вы, а второй раз так, как это письмо, вероятно, прочитает кандидат. Вы удивитесь, как в зависимости от интонации нейтральные и безобидные фразы могут зазвучать сухо и грубо.

Поймите, кто ваш получатель

Узнайте, к кому вы обращаетесь, что важно для этого человека. Изучите его резюме, профили в социальных сетях. Так вы поймете, что может заинтересовать кандидата: высокая зарплата, возможность релокации или большое поле для исследований и освоения интересующей его сферы.

Зная это, вы сможете персонализировать письмо и сделать акцент на действительно значимых для получателя вещах. Вот несколько примеров того, как вы можете использовать информацию из резюме в письме:

Образование. Если кандидат первым делом рассказывает о своих академических достижениях, значит, он надеется, что на новом месте работы будут ценить его профессиональные знания. Напишите соискателю, что вы всему его обучите, а для вас важнее его теоретическая подкованность. Если компания оплачивает обучение на курсах или посещение профильных конференций, не забудьте упомянуть и это.
Опыт работы. Если вы увидели, что соискатель подробно описывает свой опыт работы с перечислением полученных навыков и обязанностей, используйте это в своем обращении. Сделайте комплимент его успехам и подчеркните, что вам нужен сотрудник с подобным опытом работы.
Условия работы. Если кандидат указал, что ищет удаленную работу или готов к переезду, подчеркните это в письме. Расскажите о режиме работы или возможности релокации.
Стек технологий, который используется в компании. Разработчики часто стремятся освоить новые инструменты и технологии. Если в вашей компании используется стек, который может быть близок кандидату, укажите это в письме.
Клиенты. Некоторые кандидаты перечисляют в резюме или сопроводительном письме компании, в которых они работали или для которых они реализовывали проекты. Даже если ваша компания не на слуху у соискателя, расскажите про своих ключевых известных клиентов.

Такой подход сработает, если ожидания кандидата совпадают с вашими требованиями к нему и его резюме.

Как написать письмо, которое прочитают

На примере письма холодному кандидату с приглашением на интервью разберем структуру и правила составления рекрутинговых писем.

Тема письма

Хорошо сформулированная тема письма:

привлекает внимание;
информативная — из нее сразу понятно, о чем пойдет речь в письме;
соответствует tone of voice компании и уровню позиции.

Прехедер

Прехедер — текст, который отображается в почтовом клиенте после темы. Это своеобразный анонс письма одной строчкой, в нем немного раскрывается тема. Он должен быть кратким и информативным. Обычно именно прехедер заставляет открыть письмо.

Здесь тема письма — это название вакансии, а в прехедере — приглашение на собеседование.

Тело письма

Вот пример такого письма:

Можно написать и более короткое письмо:

Конверсия короткого письма может быть выше, потому что соискатель вероятнее дочитает его до конца. Однако без AB-тестов на большой выборке кандидатов сложно определить, какое письмо будет эффективнее.

Оформление письма

Придерживайтесь основных принципов:

Отделяйте смысловые части друг от друга — с помощью отступов между абзацами или подзаголовков.
Наиболее важные мысли можно выделить полужирным начертанием. Главное — не переусердствовать.
Предложения длиннее 2–3 строк лучше не писать.
В одном абзаце достаточно 3–4 предложений.

Подготовьте шаблон заранее

Когда вам нужно ответить нескольким десяткам кандидатов сразу и времени на персонализацию нет, используйте текстовые заготовки.

Какие еще письма нужно и важно писать кандидатам и сотрудникам

Письма с описанием вакансии и приглашением на телефонное интервью — это самое начало общения с соискателями, многие из которых станут вашими сотрудниками, а другие пополнят кадровый резерв. Писать имейлы кандидатам можно и нужно не только на протяжении всего процесса подбора, но и после его завершения — каким бы ни был результат. Так вы дадите понять кандидатам, что они не брошены на произвол судьбы, о них помнят.

Правильно написанные имейлы могут стать эффективным инструментом формирования эйчар-бренда и повышения лояльности ваших сотрудников.

Отказы

Бывают случаи, когда неподошедшему соискателю лучше позвонить. Но иногда звонку с отказом стоит предпочесть письмо. Так у кандидата будет возможность прочитать имейл в спокойной обстановке, обратить внимание на детали.

Одна из целей такого письма — добиться того, чтобы кандидат снова откликнулся на вашу вакансию, набравшись опыта или изучив дополнительные технологии. Чтобы не превращать отказ в простую отписку, следуйте этим правилам:

Письма сотрудникам компании

А такие письма читают те счастливчики, которые получают оффер от Email Soldiers и становятся частью их команды.

Цепочка приветственных писем

Новый сотрудник получает шесть писем: два письма в первый день работы, а затем по одному в день.

Из первого письма сотрудник узнает, что ему нужно сделать и с чем ознакомиться в первую очередь. Во втором письме — рассказ о том, чем компания занимается. В такое письмо могут быть включены ссылки на дополнительные ресурсы, статьи и материалы. Так в течение пяти дней новичков вводят в курс дела, знакомят с компанией и новыми коллегами.

Поздравления с днем рождения

Письма именинникам в Email Soldiers — отличный пример нешаблонных писем по шаблону. У эйчара есть несколько текстовых заготовок с поздравлениями в зависимости от должности сотрудника.

Такие письма написаны живым языком без канцелярита, но возможность выбора из нескольких готовых текстов экономит время эйчара.

Письма о прохождении испытательного срока

Дайджесты

Еженедельные или ежемесячные дайджесты с новостями компании и забавными историями — отличный инструмент, который позволяет поддерживать и развивать корпоративную культуру. Сотрудникам компании приятно узнавать себя, видеть в таких рассылках свои смешные фотографии или упоминания личных успехов.

Приветственные письма от новичков

Если вы не хотите поручать эту задачу новичку, то составьте для него опросник, на основе которого самостоятельно напишите письмо-анонс.

Читайте также: