Как начислить отпуск в 1с комплексная автоматизация

Обновлено: 15.05.2024

Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.

Больничный во время отпуска

Пример.

Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).

В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:

она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).

И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.

Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.

Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Отпуск с последующим увольнением

Пример.

Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.

Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.

В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.

Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск

Пример.

Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.

Категории дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков можно уточнить в ст. 116-119 ТК РФ.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Для возможности формирования различных видов отпусков в программе необходимо корректно выставить настройки (Настройка – Расчет зарплаты –Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска).

Создать документ Отпуск можно как из раздела Кадры, так и из раздела Зарплата.

1. Закладка Основной отпуск:

- галочка Отпуск устанавливается по умолчанию

- в полях с. по. необходимо указать сведения о начале и окончании периода ежегодного основного отпуска. По дате с. определяется Месяц начисления. Число дней отпуска подсчитывается автоматически в соответствии с производственным календарем и отображается в поле дн. Согласно законодательству для ежегодных отпусков из числа дней отпуска исключаются праздничные дни (для отпусков в календарных днях). Вместо ввода даты окончания отпуска имеется возможность указать количество дней отпуска в поле дн., тогда дата окончания будет определена автоматически

- флаг Компенсация отпуска устанавливается, если необходимо начислить компенсацию отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен предоставления отпуска в период действия трудового договора, необходимо указать количество дней компенсации отпуска

- флаг Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если необходимо освободить занимаемую сотрудником штатную единицу на период его отсутствия

- если по просьбе сотрудника необходимо вместе с отпускными рассчитать и выплатить зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо установить галочку Рассчитать зарплату за. Если отпуск начинается в месяце, следующем за месяцем начисления, то зарплата будет начислена только за месяц начисления

- в полях Предоставляется за период работы с. по. автоматически определяется рабочий год (годы), за который(е) предоставляется основной отпуск (в программе ведется учет остатков отпусков). По ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно сформировать справку по отпускам для контроля их остатков

- в поле Основание можно ввести в виде текстовой строки основание для предоставления отпуска (например, график отпусков, заявление сотрудника). Основание используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска (Т-6). Чтобы основание запомнилось и было доступно в последующем, его следует добавить в список оснований отпуска, открывающийся по кнопке выбора в поле. Текст, введенный непосредственно в это поле, для последующего выбора автоматически не сохраняется.

Далее в нижней части закладки Основной отпуск расчет документа производится автоматически: Начислено, Удержано, Средний заработок. По умолчанию расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. Данные для расчета среднего заработка могут быть просмотрены/отредактированы по кнопке Изменить данные для расчета среднего заработка – (карандаш).

При нажатии на кнопку открывается специальная форма Ввод данных для расчета среднего заработка. Если согласно коллективному договору предусмотрен расчетный период другой длительности, то его можно задать вручную непосредственно при расчете в форме.

В поле Выплата необходимо указать, когда планируется выплатить отпускные - С зарплатой, С авансом или В межрасчетный период. По умолчанию считается, что расчет будет выплачен В межрасчетный период.

Поле Дата выплаты автоматически заполняется датой, на 3 календарных дня меньшей даты начала отпуска. На эту дату в учете будет автоматически исчислен НДФЛ с данного дохода. Если доход предполагается выплатить в другой день, то дата должна быть изменена в соответствии с реальной предполагаемой датой выплаты этого дохода.

В поле Корректировка выплаты в целях повышения прозрачности работы программы отражается сумма, корректирующая выплачиваемую сумму в случае избыточно удержанного НДФЛ.

2. Закладка Дополнительные отпуска, отгулы

Заполняется, если одновременно с основным отпуском сотруднику предоставляется дополнительный отпуск (или несколько дополнительных отпусков). Список всех видов отпусков, регистрируемых в программе, описывается в справочнике Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков), в этот справочник должны быть внесены все виды дополнительных отпусков, предоставляемых сотрудникам.

Также на этой закладке (под табличной частью) можно зарегистрировать дни отгулов, если сотрудник пожелал присоединить их к отпуску. Эта возможность становится доступной, если в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Учет отсутствий) был установлен флаг Отгулы.

При предоставлении отгула вместе с отпуском количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу "день за 8 часов". При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную. Кроме того зарегистрировать фактическое предоставление отгула можно и отдельным документом Отгул (раздел Зарплата - Отгулы - Создать). Для регистрации отгула предусмотрено отдельное одноименное начисление, в табеле учета рабочего времени отгул обозначается как Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые), код НВ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! если требуется оформить только учебный оплачиваемый отпуск, то необходимо создать документ Отпуск – на закладке Основной отпуск снять галочку, на закладке Дополнительные отпуска, отгулы поставить галочку и выбрать вид отпуска - Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый).

Программа автоматически рассчитает начисленную сумму, ознакомиться с результатом подробнее можно, нажав кнопку Показать подробности расчета на закладке Начислено (подробно) .

3. Закладка Дополнительно

В поле Счет, субконто при необходимости можно уточнить способ отражения начисления в бухгалтерском учете.

После завершения оформления документа необходимо нажать на кнопку Провести.

По кнопке Печать доступны различные формы. Для целей анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднедневного заработка (Печать – Расчет среднего заработка).

Для формирования выплаты отпускных можно нажать кнопку Выплатить, после чего сформируется Ведомость на выплату.

Создать Ведомость на выплату можно и позже через журнал Все ведомости на выплату зарплаты – указать вид выплаты Отпуска.

Отпуск без сохранения оплаты

Для регистрации Отпуска без сохранения заработной платы необходимо в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) на закладке Отпуска установить галочку Отпуска без оплаты.

Создать документ Отпуск без сохранения оплаты можно как из раздела Кадры, так и из раздела Зарплата.

В результате создания в поле Вид отпуска будут доступны следующие виды отпусков без оплаты:

- Дополнительный учебный отпуск без оплаты – неоплачиваемый отпуск в связи с обучением, предусмотренный гл. 26 ТК РФ, вид начисления Дополнительный учебный отпуск без оплаты, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом УД

- Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ – отпуск неоплачиваемый с разрешения работодателя (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам), вид начисления Отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом ДО

- Отпуск без оплаты в соотв. с частью 2 статьи 128 ТК РФ – отпуск неоплачиваемый в соответствии с законом (работающим пенсионерам, инвалидам, в случаях рождения ребенка, регистрации брака и т.п.), вид начисления Отпуск без оплаты согласно ТК, в табеле учета рабочего времени обозначается буквенным кодом ОЗ7.

Галочку Освободить ставку на период отсутствия необходимо установить, если требуется, чтобы на время отпуска сотрудника занимаемая им ставка была свободна (например, сотрудник уходит в длительный отпуск, и на время его отпуска планируется принять на его ставку другого сотрудника).

В поле Основание необходимо ввести в виде текстовой строки основание для предоставления отпуска для отражения в печатной форме приказа о предоставлении отпуска (Т-6). Для того чтобы основание запомнилось и было доступно в последующем, его следует добавить в список оснований отпуска, открывающийся по кнопке выбора в поле. Текст, введенный непосредственно в это поле, для последующего выбора автоматически не сохраняется.

После завершения оформления документа необходимо нажать на кнопку Провести.

Для формирования печатной формы Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) необходимо нажать на кнопку Печать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! если требуется оформить Дополнительный учебный отпуск без оплаты, то действия аналогичны

Лето – время отпусков. В Республике Казахстан сотрудники имеют право на оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск, либо на компенсацию неиспользованного трудового отпуска, в случае увольнения из организации или отзыве из отпуска.

При этом выплата осуществляется не позднее, чем за 3 рабочих дня до его начала или не позднее 3 рабочих дней после его наступления, если отпуск предоставляется вне графика отпусков (согласно статьи 92 ТК РК).

Пошаговая инструкция.

Для этого нужно перейти в раздел Зарплата.

Далее следует заполнить табличную часть. Здесь нужно указать сведения о сотруднике, вид начисления, сумму отпускных. Для этого используется окно обработки Расчет отпуска. Оно появится после нажатия кнопки Рассчитать – Рассчитать отпуск.

Если вы нажмете Рассчитать - Рассчитать начисления, то будет произведен расчет всех табличных частей окна обработки Расчет отпуска (отпускных и среднего заработка).

Обратите внимание! Расчет среднего заработка при отсутствии в информационной базе данных о начислениях за последние 12 месяцев, предшествующих событию, производится с соблюдением определенных условий.

Вручную нужно ввести данные о начислениях в табличной части Средний заработок по кнопке Добавить. Далее уже отдельно рассчитать средний заработок по кнопке Рассчитать - Рассчитать средний заработок.

Затем производится расчет отпускных по кнопке Рассчитать - Рассчитать начисления.

Для получения печатной формы по расчету отпускных в форме обработки Расчет отпуска нажмите Печать.

Сделайте это до переноса данных в документ Начисление зарплаты сотрудникам организации, т.к. при повторном открытии окна обработки Расчет отпуска форма расчета будет очищена и начисление отпускных необходимо будет произвести вновь.

Нажав кнопку Перенести в документ, данные, полученные в окне обработки Расчет отпуска, перенесутся в документ Начисление зарплаты сотрудникам организации.

Если сотрудник увольняется, и он не использовал ежегодный трудовой отпуск или сотрудника отозвали из трудового отпуска, работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск.

Для начисления компенсации за неиспользованный трудовой отпуск также используется документ Начисление зарплаты сотрудникам организации. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

После проведения документа Начисление зарплаты сотрудникам организации необходимо произвести расчет взносов и удержаний с доходов сотрудника путем создания документов Расчет удержаний сотрудников организаций и Расчет налогов, взносов и отчислений сотрудников организаций, доступных в разделе Зарплата.

Расчет сумм взносов и удержаний в данных документах производится автоматически по кнопке Рассчитать после заполнения сведений о сотруднике, с доходов которого будут начислены удержания.

Важно! Льготы и вычеты по ИНП будут рассчитаны в первом документе расчетного месяца. Если начисление отпускных было произведено в начале месяца, а начисление зарплаты произведено в конце месяца, то все предоставляемые льготы и вычеты будут рассчитаны в документе начисления отпускных.

Для отражения на счетах бухгалтерского и налогового учета данных по расчету отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск), а также взносов и удержаний необходимо создать документ Отражение зарплаты в регламентированном учете, который доступен в разделе Зарплата - Бухгалтерский учет зарплаты.

Чтобы выплатить начисленные суммы отпускных или компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, создайте документ Зарплата к выплате организаций в разделе Зарплата.

Здесь необходимо внести сведения о структурных подразделениях и способе выплаты. В разделе Настройки заполнения указывается месяц начисления, в поле Выплачивать выбирается значение По виду расчета. Поле Вид расчета заполняется подбором значения из плана видов расчета Начисления организации.

Табличная часть документа производится автоматически по кнопке Автозаполнение – По задолженности на конец месяца или вручную.

Перечислить начисленные суммы отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск сотруднику можно при помощи документов Расходный кассовый ордер или Платежное поручение (исходящее) на основании документа Зарплата к выплате организаций.

Заполнение всех сведений в документах Расходный кассовый ордер или Платежное поручение (исходящее) будет выполнено автоматически на основании данных документа Зарплата к выплате организаций.

Чтобы получить сведения о произведенных расчетах по отпускным (компенсации за неиспользованный отпуск), взносах и удержаниях формируется отчет Расчетные листки организаций в разрезе отдельных видов начислений, взносов и удержаний, а также задолженности организации на начало и конец расчетного месяца.

Пошаговая инструкция.

Чтобы заполнить таблицу документа, необходимо подобрать сотрудника, или список сотрудников, для которых необходимо рассчитать трудовой отпуск.

В графе С указывается дата, с которой сотрудник отправляется в отпуск.

По кнопке Рассчитать автоматически рассчитается количество дней отпуска, которые могут быть предоставлены сотрудником на дату начала отпуска.

Кроме того, будет рассчитан размер, период и рабочий год, за который предоставляется данный отпуск.

Если вы знаете, когда сотрудник выходит из отпуска, то помимо графы С можно заполнить дату в графе По. Тогда будут учтены неиспользованные трудовые отпуска, и появится возможность полностью заполнить весь период отпуска.

Здесь будут располагаться сведения о размерах предоставляемых (плановых) трудовых отпусков для каждого вида отпуска и на определенную дату.

Сведения о предоставляемых отпусках, их количестве и виде можно указать:

для организации в целом - такой отпуск будет предоставляться всем сотрудникам организации.

для определенной штатной единицы - такие отпуска будут предоставляться только тем сотрудникам, которые занимают в периоде действия вида отпуска указанную штатную единице.

Определить количество дней дополнительного отпуска, предоставляемого штатной единице можно в форме редактирования штатного расписания организации (меню Предприятие - Штатное расписание организаций (интерфейс Кадровый учет организаций);

для определенного работника в организации(персональный отпуск) - такие отпуска будут предоставляться только указанному сотруднику в указанной организации.

Если один и тот же вид отпуска назначен сразу несколькими способами, то общий размер предоставляемого отпуска данного вида будет определяться как сумма размеров, указанных каждым из способов.

Чтобы произвести расчет оплаты трудового отпуска в системе есть документ Начисление отпуска сотрудникам организаций (меню Расчет зарплаты - Неявки - Начисления отпуска сотрудникам организаций интерфейса Расчет зарплаты организаций).

В табличной части Условия необходимо указать период нахождения сотрудника в отпуске и вид начисления. В одном документе могут присутствовать разные виды отпусков при условии, что они являются непрерывно следующими друг за другом. Если между отпусками предусмотрен перерыв, то на каждый отпуск оформляется свой документ оплаты.

По кнопке Рассчитать - Рассчитать автоматически рассчитается сумма оплаты трудового отпуска и средний заработок.

Данные о заработке, используемые для исчисления среднедневного (среднечасового) заработка для оплаты соответствующего отпуска, отражаются на закладке Расчет среднего заработка.

Документ Начисление отпуска сотрудникам организаций можно создавать автоматически с помощью обработки Анализ неявок. Обработка доступна на рабочем столе интерфейса Расчет зарплаты организаций или меню Расчет зарплаты – Неявки – Анализ неявок.

Чтобы автоматически сформировать расчетный документ, необходимо заполнить табличную часть обработки Анализ неявок способами за период либо по документу по видам неявок. Выполняя последовательно операции с помощью кнопок Создать документы, Рассчитать, Провести создать расчетный документ на оплату отпуска.

Открыть документы для проверки можно с помощью кнопок Открыть кадровый, Открыть расчетный.

Также эксперты Первого Бита всегда готовы помочь клиентам с действующим договором ИТС по стоимости ставки часа.

2.Начисление основного отпуска автоматически (включен расчет зарплаты для небольших организаций).

Способ №2

Начисление основного отпуска автоматически (включен расчет зарплаты для небольших организаций).

Для того, чтобы отпуск рассчитывался и начислялся вручную в программе, необходимо в настройках расчета зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - раздел Расчет зарплаты) поставить флажок Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов. Флажок доступен, если в информационной базе нет организаций с численностью сотрудников свыше 60 человек.

Расчет и начисление сохраняемого заработка за период очередного отпуска в программе производится документом Отпуск.

Раздел Зарплата и кадры – Все начисления.

Нажмите на кнопку Создать и выберите вид документа Отпуск.

В поле От укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию указывается текущая рабочая дата.

В поле Сотрудник укажите сотрудника, которому предоставляется основной ежегодный отпуск.

В полях Отпуск с. по. укажите даты начала и окончания периода ежегодного основного отпуска. При указании периода отпуска автоматически подсчитывается количество оплачиваемых календарных дней отпуска.

В поле Начислено автоматически подсчитывается сумма оплаты на период отпуска. По ссылке можно посмотреть подробности расчета отпуска. В открывшейся форме отражается автоматически рассчитанная сумма среднедневного заработка сотрудника по данным информационной базы на основании сведений за предыдущие 12 календарных месяцев. При необходимости эти данные можно изменить.

Также можно распечатать этот расчет по кнопке Печать – Расчет среднего заработка, расположенной в верхней части формы документа.

Поле Дата выплаты автоматически заполняется датой, на 3 календарных дня меньшей даты начала отпуска. Если доход предполагается выплатить в другой день, то дата должна быть изменена в соответствии с реальной предполагаемой датой выплаты этого дохода.

В поле НДФЛ отражается сумма налога на доходы физических лиц. По ссылке можно посмотреть подробности расчета НДФЛ. На дату, указанную в поле Дата выплаты, в учете будет автоматически исчислен НДФЛ с данного дохода.

В поле К выплате отражается сумма к выплате.

В разделе Основание, период работы:

в поле Основание выберите из предложенного списка основание для предоставления отпуска, либо введите "свое" основание в виде текстовой строки. Основание используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6;

в полях За работу с. по. автоматически определяется рабочий год (годы), за который предоставляется отпуск.

По кнопке Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6) можно распечатать приказ о предоставлении отпуска сотруднику по унифицированной форме № Т-6.

Для просмотра результата проведения документа нажмите на кнопку Показать проводки и другие движения документа. Счет дебета (счет учета расходов по заработной плате) зависит от способа отражения начисления в бухгалтерском учете, который указан для вида начисления, для сотрудника и для организации в целом. Для вида начисления следует указать способ отражения, если начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех сотрудников организации. При автоматическом начислении отпуска используется предопределенный вид начисления Отпуск основной, т.е. данный вид начисления уже создан и настроен в программе. Для данного вида начисления не указан способ отражения (но при необходимости его можно указать). В этом случае при начислении отпуска используется способ отражения, который указан для сотрудника (раздел Зарплата и кадры – Сотрудники – поле Учет расходов), либо (если не указан) способ отражения, который указан для организации в целом (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – ссылка Порядок учета зарплаты - закладка Зарплата - поле Способ отражения в бух.учете).

Документ Отпуск следует вводить до окончательного начисления заработной платы, т.к. расчет страховых взносов производится в документе Начисление зарплаты.

Из документа Отпуск по кнопке Выплатить можно сформировать комплект документов на выплату отпуска за указанный месяц.

Читайте также: