Информационная работа это согласование

Обновлено: 07.07.2024

Обновленная версия справочника подготовлена на основе предложений государственных органов, поступивших в Минтруд России за период со II квартала 2019 г. по II квартал 2020 г., и предусматривает:

– актуализацию квалификационных требований, необходимых для гражданских служащих, участвующих в осуществлении государственного контроля (надзора);

– конкретизацию квалификационных требований, необходимых для гражданских служащих, участвующих в рамках своих полномочий в реализации мероприятий по профилактике терроризма, минимизации и (или) ликвидации последствий его проявлений;

– внесение уточнений в знания и умения в связи с изменением законодательства Российской Федерации;

– включение новых видов деятельности;

– дополнение ссылками на дату последней редакции (редакция от мая 2020 года).

В целях соблюдения единства подходов к установлению квалификационных требований справочник и перечень предназначены для использования в работе как федеральными государственными органами, так и государственными органами субъектов Российской Федерации.

Для использования в работе: Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в целях организации режимов труда органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с необходимостью принятия мер по нераспространению новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) разработало Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций с участием государства.

Для использования в работе: Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в рамках оказания методической помощи в реализации требований федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации о противодействии коррупции подготовило обновленные Методические рекомендации по вопросам представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и заполнения соответствующей формы справки (прилагаются) для использования в ходе декларационной кампании 2020 года (за отчетный 2019 год).

Для использования в работе: Методические рекомендации по определению содержания мероприятий по профессиональному развитию государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, обеспечивающих реализацию государственной национальной политики Российской Федерации, подготовленные ФАДН России

Для использования в работе: Методика нематериальной мотивации государственных гражданских служащих Российской Федерации, разработанная Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации в целях оказания методической помощи в реализации мероприятий по нематериальной мотивации государственных гражданских служащих Российской Федерации, способствующих повышению вовлеченности гражданских служащих в решение задач, стоящих перед государственным органом.

Для использования в работе: МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по вопросам организации практики студентов образовательных организаций и стажировки студентов старших курсов и выпускников образовательных организаций высшего образования на государственной гражданской и муниципальной службе, разработанные Минтрудом России в 2018 году.

Для сведения: В преддверии новогодних и рождественских праздников Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации напоминает о необходимости соблюдения запрета дарить и получать подарки. Соответствующие информационные письма направлены в высшие органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, федеральные государственные органы, Центральный банк России, государственные внебюджетные фонды и государственные корпорации (компании).
Положения антикоррупционного законодательства и Гражданского кодекса Российской Федерации содержат запрет на дарение подарков лицам, замещающим государственные и муниципальные должности, государственным и муниципальным служащим, работникам отдельных организаций, а также на получение ими подарков в связи с выполнением служебных (трудовых) обязанностей (осуществлением полномочий).
Исключением являются подлежащие сдаче подарки, которые получены в связи с протокольными мероприятиями, со служебными командировками и с другими официальными мероприятиями.
Получение должностными лицами подарков в иных случаях является нарушением запрета, установленного законодательством Российской Федерации, создает условия для возникновения конфликта интересов, ставит под сомнение объективность принимаемых ими решений, а также влечет ответственность, предусмотренную законодательством, вплоть до увольнения в связи с утратой доверия, а в случае, когда подарок расценивается как взятка – уголовную ответственность.
Кроме того, получение подарков должностными лицами во внеслужебное время от своих друзей или иных лиц, в отношении которых должностные лица непосредственно осуществляют функции государственного (муниципального) управления, является нарушением установленного запрета.
Воздерживаться стоит от безвозмездного получения услуг, результатов выполненных работ, а также имущества, в том числе во временное пользование, поскольку получение подарков в виде любой материальной выгоды должностному лицу запрещено.

Для использования в работе: Департамент кадровой политики, государственной и муниципальной службы Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) рекомендует Постановление Правительства Республики Саха (Якутия) от 19 июня 2018 г. №197 "Об утверждении Порядков формирования структуры и численного состава руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)", а также таблицу нормативов.

Минтруд России при участии Администрации Президента Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации обновил Методические рекомендации по вопросам представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и заполнения соответствующей формы справки:

Для использования в работе: Рекомендации по соблюдению государственными (муниципальными) служащми норм этики в целях противодействия коррупции и иным правонарушениям (далее - Рекомендации), подготовленные Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Материалы Сборника могут использоваться для учета в работе при внедрении и совершенствовании применения современных кадровых технологий на государственной гражданской и муниципальной службе.

Формы справки о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера на себя и членов семьи, анкеты, справки - объективки и сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых государственным гражданским служащим или муниципальным служащим, гражданином Российской Федерации, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы Российской Федерации или муниципальной службы, размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать размещены в разделе "Формы документов".

Для сведения и использования в работе: Методические рекомендации по стратегическому управлению кадрами государственной гражданской службы Российской Федерации, разработанные Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Для сведения и использования в работе информационно-аналитические материалы по вопросу об опыте работы государственных органов Республики Татарстан по реализации мер в области противодействия коррупции:

Для применения в работе ликвидационных комиссий направлен типовой (примерный) план ликвидационных мероприятий.

Для сведения и использования в работе:

Для сведения:

Итоги оценки эффективности управления персоналом исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) за 2013 год, проведенной Департаментом кадровой политики, государственной и муниципальной службы Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) во исполнение приказа Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) от 01.10.2011 г. №17-ПА "Об утверждении Методики определения показателя эффективности управления персоналом исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия)".

Для использования в работе:

Просим обеспечить ознакомление под роспись лиц, замещающих государственные должности и должности государственной гражданской службы, включенные в соответствующие перечни, руководителей государственных учреждений, а также лиц, претендующих на замещение указанных должностей, с:

Материалы семинара-совещания для руководителей кадровых служб органов государственной власти и местного самоуправления Республики Саха (Якутия):

Итоги оценки эффективности управления персоналом исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) за 2011 год, проведенной в декабре 2011 года Департаментом кадровой политики, государственной и муниципальной службы Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) совместно с привлеченными 15 экспертами - представителями структурных подразделений по вопросам государственной гражданской службы и кадров органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и Саха (Якутской) республиканской организации профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания, во исполнение приказа Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) от 01.10.2011 г. №17-ПА "Об утверждении Методики определения показателя эффективности управления персоналом исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия)".

В частности, конкретизированы сроки представления уточненных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера после окончания установленного срока представления – в течение трех месяцев.

Кроме того, расширен перечень органов (лиц), чья информация может являться основанием для осуществления проверки: перечень дополнен работниками подразделений кадровых служб федеральных государственных органов по профилактике коррупционных и иных правонарушений либо должностными лицами кадровых служб указанных органов, ответственными за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений, общероссийскими средствами массовой информации.

Таким образом, работники подразделений кадровых служб федеральных государственных органов по профилактике коррупционных и иных правонарушений либо должностные лица кадровых служб указанных органов, ответственные за работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений, наделены правом предоставления руководству своих органов информации, служащей основанием для организации проверки достоверности предоставленных сведений государственными служащими. На основании данной информации руководитель государственного органа может принять решение о начале проведения проверки по отдельности на каждого государственного служащего.

Для использования в работе:

Распоряжение Управления Президента РФ по вопросам государственной службы и кадров от 19.03.2012 г. №А71-4р "Об оказании консультативной помощи государственным и муниципальным служащим по вопросам, связанным с предоставлением в 2012 году сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

Протокол совещания в Минздравсоцразвития России от 15.02.2011 г. №4/17/16а по вопросу выработки единых подходов к решению вопросов, возникающих при реализации нормативных правовых актов, устанавливающих запреты, обязанности и ограничения в отношении государственных гржаданских служащих, в том числе обязанность предоставления сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

Протокол совещания в Минздравсоцразвития России от 20.12.2011 г. №4/17/74 по обсуждению вопросов, возникающих при реализации при реализации норм антикоррупционного законодательства, в том числе при представлении сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

Одной из ключевых составляющих успеха любой компании является эффективное информационное обеспечение ее персонала. Люди должны четко понимать, в чем именно состоит цель их работы, а для этого необходимо вовремя доносить до них сведения о целях и задачах бизнеса. Грамотно выстроенные внутренние коммуникации помогают не только создать позитивный имидж самой компании, но и добиться максимального эффекта от деятельности сотрудников.

Роль коммуникации персонала в организации

Внутренние коммуникации (ВК) в компании — это особая область, которая находится где-то между работой с персоналом и связями с общественностью. Их основной целью является достижение запланированных бизнес-показателей через выстраивание системы эффективных взаимоотношений с сотрудниками. Еще в 1980-х годах американские ученые Дэвид Нортон и Роберт Каплан предложили новую систему оценки эффективности работы любой компании, так называемую сбалансированную систему показателей, и персонал с точки зрения этой системы рассматривается как один из основных ресурсов организации.

Внутренними коммуникациями называют любые коммуникации персонала внутри компании. Они могут быть горизонтальными или вертикальными, устными или письменными, личными или виртуальными, одиночными или групповыми. По сути дела — это всегда двустороннее общение, участие в котором может одновременно принимать большое количество людей. В таких коммуникациях большое значение имеет суть, каналы и форма подачи информации. Качественные ВК помогают устанавливать ролевые взаимодействия сотрудников и распределять ответственность между ними. Признаками хороших ВК являются информативность, своевременность, ясность, лаконичность и беспристрастность. Эффективные внутренние коммуникации — одна из главных задач любой компании. Именно их наличие говорит о способности менеджмента прислушиваться к сотрудникам, определять слабые и сильные стороны производственного процесса и корректировать управленческие решения.

В список задач внутренних коммуникаций обычно входят следующие:

формирование общего для компании информационного пространства;
повышение лояльности сотрудников, их приверженности интересам и главной цели компании, создание и поддержание такого социального состояния персонала, которое будет мотивировать их на максимально эффективную работу;
укрепление позитивного бренда компании в глазах собственных работников, поскольку они являются одним из основных каналов распространения информации о компании во внешнюю среду;
формирование положительного HR-бренда фирмы — именно это поможет привлечь на работу в компанию лучших специалистов;
формирование и поддержка корпоративной культуры организации.

Внутренние коммуникации невозможно наладить, установить и забыть о них в надежде, что они будут работать самостоятельно. Процесс необходимо постоянно поддерживать и трансформировать в соответствии с изменениями и развитием самой компании.

Единое информационное пространство для всех и каждого

До сих пор во многих компаниях построение внутренних коммуникаций сводится едва ли не к одним корпоративным вечеринкам. Этого, без сомнения, недостаточно, поскольку сотрудники должны иметь место для постоянного общения и в рабочее время. Рассчитывать на формирование корпоративной культуры и рост внутренней мотивации работников можно только при создании единого информационного пространства компании.

На заметку
Как утверждает консультант Дэвид Керк (США), 91% факторов, формирующих лояльность сотрудников и 95 %, влияющих на уровень их удовлетворенности работой, связаны именно с эффективными внутренними коммуникациями [1] .

Во-вторых, коллективу необходима площадка для обмена информацией. Работники должны иметь возможность открыто общаться на интересующие их темы, выражать свое мнение и знакомиться с точкой зрения коллег. Наличие такой площадки также даст возможность руководителям своевременно заметить наличие любых негативных настроений в коллективе и принять меры по их устранению до того, как они станут достоянием народных масс и приведут к кризису.

В-четвертых, именно на такой площадке можно эффективно разъяснять корпоративную политику компании в сфере производственного обучения и развития персонала. Сотрудник, не знающий своих перспектив в компании, никогда не будет иметь сильную внутреннюю мотивацию. Как показывает практика, попытки мотивировать коллектив исключительно перспективами роста самого предприятия, результатов практически не имеют. Для формирования высокой лояльности к организации, человек обязательно должен знать, что именно здесь он сможет добиться личных успехов.

Исследования Hewitt Associates показали, что в тех компаниях, где у сотрудников имеется высокий уровень вовлеченности, снижаются расходы на наем персонала, повышается лояльность клиентов, увеличивается рентабельность, рыночная стоимость и дополнительный доход компании [2] .

Когда есть потребность в информационном обеспечении?

Вопрос 1. Знаком ли персонал с общей стратегией и ближайшими планами развития компании?
Вопрос 2. Знают ли сотрудники о рабочих процессах соседних отделов?
Вопрос 3. Проводится ли в течение года диагностика отношения персонала к политике компании и получены ли положительные результаты?
Вопрос 4. Проводилось ли в течение последних трех месяцев какое-либо корпоративное мероприятие и было ли оно удачным?
Вопрос 5. Было ли успешным последнее корпоративное обучение?
Вопрос 6. Отсутствует ли в компании текучка персонала/показатели текучки низкие?
Вопрос 7. Обсуждают ли сотрудники в своих личных соцсетях проблемы компании, публикуют ли посты на производственные темы, собирают ли комментарии?

Если хотя бы на три вопроса из шести (кроме седьмого) получен отрицательный ответ, то компании срочно нужно внедрять технологии по формированию единого информационного пространства. Положительный ответ на седьмой вопрос однозначно подтверждает эту необходимость.

Способы информирования персонала

Существует множество способов информирования персонала: от выпуска собственной газеты до организации корпоративного телевидения. Мы поговорим о трех самых популярных на сегодня решениях.

Корпоративные СМИ. К ним относятся периодические печатные издания: газеты или журналы, выпускаемые в компании. Отличие корпоративного СМИ от обычного — это то, что его целевой аудиторией являются работники конкретной организации, а все публикующиеся в нем материалы касаются именно ее проблем и подаются с положительной или нейтральной точки зрения. Цель таких журналов и газет — информирование сотрудников о новостях компании, важнейших событиях, публикация документов, знакомство, хотя бы заочное, с руководством и по возможности получение обратной связи. Обычно такие издания раздают на ресепшене или в холле организации. Несмотря на то, что такие СМИ отличаются удобством восприятия информации, возможностью ее длительного хранения и повторного обращения в случае необходимости, проблему создания эффективных внутренних коммуникаций они все же не решают. Газета или журнал недостаточно оперативно реагирует на события, информация о них появляется только через какое-то время. Кроме того, отсутствует возможность мгновенного обсуждения темы, общения на полях СМИ. Тем не менее свою роль в формировании у сотрудников лояльности к компании печатные СМИ играют. Практически у всех крупных и успешных организаций имеется свой корпоративный журнал или газета. По мнению HR-менеджеров, его наличие объединяет людей, помогает сотрудникам почувствовать себя частью команды.

Корпоративный портал или интранет — это некий внутренний веб-интерфейс, предоставляющий сотрудникам компании доступ ко всем корпоративным данным. То есть это нечто вроде виртуального офиса, дающего возможность совместной работы. Обычно порталы снабжают различным функционалом в зависимости от потребностей организации. Как правило, здесь публикуются официальные документы, создаются базы важных файлов с общим доступом, группы, календарь с важными для компании датами, форум для общения сотрудников между собой. Однако некоторые особенности порталов делают их не слишком популярными для свободного общения пользователей.

Так, например, в большинстве случаев порталы остаются средой для хранения конфиденциальной информации фирмы или постановки задач, поскольку представляют собой официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен общаться таким образом.

Еще один минус портала — отсутствие возможности для рядовых пользователей наполнять его контентом. Сотрудники не могут свободно поделиться своими наработками, пообщаться с коллегами, задать вопрос руководству. Для создания групп, открытия доступа к файлам необходим администратор. Это лишает портал возможности оперативного реагирования на потребности и интересы пользователей. Очень часто, несмотря на пользу этого инструмента, портал остается в организации невостребованным, а значит, своей функции по формированию внутренних коммуникаций полноценно не выполняет.

Корпоративные социальные сети (КСС), возникшие и довольно успешно развивающиеся на волне интереса к обычным соцсетям, являются действенным инструментом для повышения лояльности работников и формирования сильного HR-бренда организации. Наличие собственной социальной сети в компании воспринимается как свидетельство заботы руководства о подчиненных, как часть корпоративной культуры. Объединенные сетью сотрудники могут активно и эффективно взаимодействовать друг с другом и с руководством, даже если они находятся в разных городах. Особенно полезны соцсети для крупных организаций с множеством региональных департаментов, в которых сотрудники не всегда знакомы между собой. Сеть стирает границы между отделами и филиалами. КСС дает возможность обмениваться мнениями, публиковать собственные наработки каждого из сотрудников, а значит, постепенно в ней формируется информационная база, доступная для всех желающих.

Очень полезны соцсети и для кадровиков. С их помощью можно моментально донести до сотрудников информацию о важных новшествах или провести онлайн-обучение. Семинары и конференции в сети — прекрасная альтернатива очному обучению, для которого персонал необходимо отрывать от работы на довольно длительный срок. Как показывает практика, даже адаптация новичков происходит быстрее в тех компаниях, в которых есть собственная соцсеть. Она помогает знакомиться, новый сотрудник получает возможность задать любой вопрос каждому из коллег, найти опытных специалистов по своему профилю и получить их ценный совет. Сотрудник быстрее входит в курс своей работы и не испытывает сложностей с адаптацией, ведь в ней теперь опосредованно участвует весь коллектив, а значит, сокращается текучка кадров из-за проблем в этой сфере.

Итак, возможно именно корпоративные социальные сети в ближайшем будущем станут одним из основных инструментов, с помощью которого будет формироваться идеальное единое информационное пространство организаций. Уже сейчас самые продвинутые руководители понимают, что заставить сотрудников пользоваться устаревшими средствами общения практически невозможно — это негативно скажется на их лояльности, на рабочем процессе и в итоге — на положении компании на рынке.

Какую соцсеть для бизнеса выбрать?

Если компания уже поставила цель организовать собственную социальную сеть, то очень важно понять, какое именно решение выбрать. Мы обратились за консультацией по этому вопросу к Дмитрию Бенцу, разработчику отечественной КСС LOQUI BUSINESS:

«На рынке КСС на сегодня преобладают решения иностранного производства. Я ни в коем случае не хочу сказать, что они не достойны внимания, нет — они очень интересны, но они не адаптированы для особенностей российского бизнеса. К тому же собственно КСС не так уж и много, большинство решений — это, скорее, порталы или интранеты с социальной функцией. Именно поэтому мы поставили перед собой задачу создать социальную сеть для отечественных компаний с максимально полезными функциями и удобным интерфейсом. Итогом нашей работы явился LOQUI BUSINESS.

Что касается возможностей для самих пользователей, LOQUI дает им все самые полезные преимущества соцсети: от создания профиля, публикации постов до формирования общей базы знаний. Нашей гордостью, кстати, является наличие функции геолокации. Она будет просто необходима тем, кто по работе часто ездит в командировки, поскольку дает возможность быстро находить нужные объекты и даже размещать информацию о них с геопривязкой в сети.

P.S. По утверждению разработчиков, LOQUI сочетает в себе лучшие свойства социальных сетей и корпоративного портала.

С помощью корпоративных социальных сетей можно повысить вовлеченность сотрудников в рабочий процесс, обеспечить персонал необходимой базой данных, сэкономить рабочее время на официальную переписку.

Возможность донести свои мысли делает корпоративные соцсети удобным инструментом психологической адаптации новых сотрудников.

Корпоративная соцсеть позволяет сэкономить рабочее время и улучшить коммуникацию между отделами за счет удобного доступа к контактной информации, возможности быстро получить помощь онлайн.

Формирование единого информационного поля с помощью корпоративных сетей — возможность укрепить корпоративную культуру.

Чтобы минимизировать риск утечки в процессе обмена информацией, можно воспользоваться корпоративной соцсетью с комплексной защитой.

Белоногова Нарцисса Николаевна Ответственный редактор

Если задуматься, то все мы придем к выводу, что интранеты неинтересны сотрудникам как средства коммуникации. При этом невозможность высказаться на страницах корпоративной сети, в первую очередь по причине ее полного отсутствия, приводит к тому, что персонал начинает обсуждение внутренних проблем на сторонних, доступных для всех ресурсах, что может нанести урон репутации компании и ее информационной безопасности.

Корпоративный портал: разработка, создание и внедрение интранета

Адаптация персонала в организации: методики правильной организации процесса

Корпоративные социальные сети: для чего они бизнесу?

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

утеря документов;
их излишнее дублирование;
длительное время согласования;
затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

удобный механизм поиска;
оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

входной и выходной регистрационный контроль документов;
перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
обмен документами между структурными единицами компании;
классификацию документов по группам;
оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
создание резервных и архивных копий;
возможность управления правами доступа;
решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
контролировать исполнителей по срокам;
протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

закрепляются основные правила работы системы;
определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
утверждаются их шаблоны и форматы;
описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
детализируются правила доступа к документам;
расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

указывается дата начала работы системы;
закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

масштаб и структура организации;
специфика ее деятельности;
географическая разрозненность структурных подразделений;
текучка кадров;
иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
сохранность носителей персональных данных;
доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
использование средств защиты информации;
выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

Формируемые в электронном виде.
Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Минфин планирует провести эксперимент с электронными кадровыми документами. Как участвовать в эксперименте и какие преимущества он дает, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Узнайте все подробности данной процедуры, получив пробный демо-доступ к системе К+.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

Подробнее об этом см. по ссылке.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

учитывается рабочее время;
работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
информируют о начале отпуска;
оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

формировать список лиц для согласования;
контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
была реализована возможность внесения корректировок;
все этапы работы с документом можно было проследить;
отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

когда запрос получен исполнителем;
сколько есть времени на его исполнение;
дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи.

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

Юрист направляет проект ответственным работникам;
Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
Новая редакция повторно отправляется на согласование;
Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени.

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

Администраторы;
Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе.

Детали работы

группы задач по проекту, автору, типу;
персональные, делегированные, ролевые задачи;
сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

сотрудник создает документ-заявку;
согласует заявку руководитель данного сотрудника;
руководитель ИТ-службы согласует документ;
исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием - входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

спискам документов;
затраченному времени;
статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

число циклов;
количество просроченных задач;
время просрочки;
средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Читайте также: