Имел ли право сотрудник подразделения делопроизводства и режима обсуждать подобную информацию
Обновлено: 27.04.2024
- подразделения делопроизводства и режима Департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России, управления (отделы, отделения, группы) делопроизводства; делопроизводства и режима; общие отделы, секретариаты и канцелярии органов внутренних дел;
- руководители органов внутренних дел;
- должностные лица органов внутренних дел.
На подразделения делопроизводства и режима возложены следующие обязанности:
-организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами;
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел.
Данные подразделения являются самостоятельными структурными подразделениями органов внутренних дел, подчиненными непосредственно руководителю органа внутренних дел. Задачи, функции, порядок работы подразделений делопроизводства и режима регламентируются положениями о них, утверждаемыми руководителями ОВД, а функциональные обязанности их сотрудников - должностными инструкциями.
На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:
-прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю после получения соответствующих указаний (резолюций);
-контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;
-регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам;
-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел и т.д.
На руководителей органов внутренних дел возлагается ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима.
Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:
- знать и точно выполнять требования инструкции по документационному обеспечению управления;
- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;
- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
- передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения;
- при увольнении со службы или работы, переводе на новое место службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима и т.д.
Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.
В зависимости от того, каким образом организована работа службы делопроизводства и режима, различают следующие системы делопроизводства:
1) централизованная - все делопроизводственные процессы сосредоточены в единой канцелярии органа внутренних дел (например, канцелярия районного органа внутренних дел);
2) децентрализованная - все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений; применяется в крупных (например, в МВД России) или территориально разрозненных органах.
3) смешанная - присутствуют элементы и централизованной, и децентрализованной систем. Одна часть делопроизводственных операций централизованна (прием, отправка, размножение документов и пр.) и осуществляется службой ДОУ, а другая - делопроизводственными службами структурных подразделений; применяется в ОВД со сложной структурой, большим документооборотом (например, в УВД субъекта Российской Федерации).
Подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение органов внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а так же лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях.
Отдел делопроизводства и режима (сокращенное наименование – ОдиР) является самостоятельным структурным подразделением, осуществляющим функции по организации и ведению делопроизводства, обеспечению режима секретности.
В структуру Отдела входят: группа работы со служебной корреспонденцией; группа работы с организационно-распорядительными документами; работа с обращениями граждан и организаций; группа обеспечения режима секретности.
Отдел имеет печать с изображением геральдического знака - эмблемы органов внутренних дел Российской Федерации, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати (штампы) и бланки со своим полным и сокращенным наименованием.
- контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами,
- обеспечение установленного в органах внутренних дел Российской Федерации режима секретности;
- ведение секретного делопроизводства;
-ведение делопроизводства по жалобам и обращениям граждан;
-разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности и т.д.
88. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III настоящей Инструкции, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами органа внутренних дел, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель (начальник) подразделения — исполнителя документа.
89. Проекты исходящих документов органа внутренних дел готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем (начальником) подразделения — исполнителя документа (лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными заинтересованными руководителями (начальниками) и (или) сотрудниками органа внутренних дел.
Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.
90. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем (начальником) органа внутренних дел (иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов (приложение № 39) или в карточке учета подготовленных несекретных документов (приложение № 40).
Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.
91. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.
92. Каждый исходящий служебный документ должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения № 39, 40).
Документы, которые перед их рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.
93. При печатании 5 и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима, а также утверждается руководителем (начальником) подразделения, подготовившего документ.
Указатель рассылки, подготовленный на отдельном листе (листах), подшивается в дело вместе с копией исходящего документа.
94. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он отправлен.
95. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие органы внутренних дел они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.
97. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима.
98. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером.
99. Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, международная почта).
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью — на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ГФС России.
100. Документы, отправляемые фельдъегерской или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи.
101. Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.
102. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам, в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.
103. Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.
Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.
104. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих гриф ограничения доступа.
Читайте также: