Имеет ли право главный бухгалтер начислять зарплату

Обновлено: 16.05.2024

Индивидуальный предприниматель открывает бизнес и обнаруживает, что для работы ему нужен пока только один сотрудник. Кадровика и бухгалтера нет, а работать надо. Тогда ИП придется самому на время стать кадровиком и бухгалтером: принять человека на работу и оформить документы, рассчитать и выплатить зарплату, перечислить НДФЛ и страховые взносы. Рассказываем, как это сделать.

Законодательство о приеме

Основные положения Трудового кодекса РФ, которые регулируют порядок трудоустройства:

главы 10 и 11 ТК: правила оформления сотрудника на работу; : список документов, которые представляет сотрудник для трудоустройства — паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, документы воинского учета, документы об образовании; : регламентирует порядок внесения записей в трудовую книжку;
перечень первичной документации, а также особенности ведения трудовой книжки изложены в Постановлении Правительства от 16.04.2003 г. № 225 и в Постановлении Министерства Труда от 10.10.2003 г. № 69;
в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 г. №1 представлены правила заполнения различных документов по штатному персоналу.

Документы для приема

Для оформления на работу будущий сотрудник обязан предоставить:

Паспорт. Если его нет — временное удостоверение личности. Иностранным гражданам нужно разрешение на трудовую деятельность на территории России.

Трудовая книжка. Исключение составляют лица, которые работают по совместительству или впервые устраиваются на работу. В последнем случае трудовую книжку заводит сам работодатель, с 2020 года ее можно вести и в электронном формате.

Карточка СНИЛС необходима для отчетов в Пенсионный фонд. Вместо нее теперь выдается форма АДИ-РЕГ.

Военный билет следует попросить у военнообязанных, а у призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Это прописано в п. 18 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 г. №719.

Диплом. Если по закону работник должен иметь специальную подготовку, работодатель вправе запросить документ об образовании или нужной квалификации. Кроме того, ИП может запросить с работника справку о наличии судимости или уголовного преследования.

В ряде случаев работодатель должен получить от потенциального сотрудника медицинскую книжку, если речь идет о работниках общепита или продавцах (ст. 213 ТК), медсправку о состоянии здоровья или согласие от родителей для несовершеннолетних работников (ст. 69, ст. 266 ТК), водительские права определенной категории для водителя.

Сотрудник не обязан представлять ИНН — этого документа нет в обязательном перечне согласно ст. 65 ТК. Однако сам идентификационный номер налогоплательщика понадобится работодателю, когда он будет отчитываться за сотрудника в налоговую инспекцию. Поэтому можно попросить представить документ или непосредственно номер, либо найти ИНН человека на сайте ФНС.

Правила заполнения бумажных трудовых книжек

При заполнении бумажных трудовых книжек нужно помнить о следующих правилах:

записи нужно вносить только фиолетовыми, синими или черными чернилами;
при внесении сведений впервые можно использовать штамп работодателя;
слова нельзя сокращать (если они не аббревиатура);
при указании даты день и месяц проставляются двумя цифрами, а год — четырьмя;
каждая запись имеет сквозную нумерацию в хронологической последовательности.

Электронные трудовые книжки

С 2020 года законодательством установлен переход на электронные трудовые книжки. В соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 г. № 439 каждый работодатель, имеющий наемных сотрудников, обязан оформлять трудовую в электронном формате, то есть передавать сведения в ПФР через Интернет. 2020 — переходный год, когда сотрудник выбирает, в каком формате он хочет вести трудовую книжку.

При приеме первого работника нужно взять с него заявление на ведение трудовой книжки в бумажном или электронном виде. Если в заявлении будет указана электронная форма, то простую трудовую заполнять не нужно будет. Если в заявлении будет указана бумажная форма, то работодатель должен будет вести трудовую книжку в обоих форматах.

Сведения, которые будут содержаться в электронной трудовой:

ФИО работника;
место и периоды работы;
должность и квалификация;
статьи из Трудового кодекса, на основании которых производятся кадровые перемещения.

Для ведения книжек в электронном формате нужно сдавать отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сотрудник может обратиться к работодателю, чтобы получить сведения из электронной трудовой. Тогда работодатель будет обязан сформировать специальную выписку и предоставить ее сотруднику.

Ответственность, если ИП не оформил трудовую книжку

Если работодатель не заключил трудовой договор с сотрудником, тот остается социально незащищенным. Например, ему грозит:

незаконное увольнение;
несвоевременная или частичная выплата заработной платы;
отсутствие страхования и социальных льгот;
неоплачиваемый больничный;
отсутствие права на оплачиваемый отпуск;
уменьшение пенсии за счет потери стажа и начислений в ПФР.

Контролирующие органы проверяют, насколько работодатели соблюдают нормы ТК. Если ИП нарушит его впервые, то ему грозит административная ответственность согласно ст. 5. 27 КоАП РФ и штраф от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении штраф составит от 10 000 до 20 000 рублей.

Если неоформление сотрудника влечет за собой неуплату налогов и страховых взносов, работодателю грозит уголовная ответственность. Согласно ст. 198 УК РФ сумма штрафа составляет от 100 000 до 300 000 рублей или даже лишение свободы сроком до двух лет и запрет на ведение деятельности в данной сфере.

Отчетность во внебюджетные фонды

Работодатель обязан сдавать во внебюджетные фонды следующие отчеты:

СЗВ-М
Данный отчет регламентирован Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 г. № 83П. Он подается в ПФР ежемесячно в срок до 15-го числа, следующего за отчетным календарным месяцем. В отчет нужно включать всех сотрудников вне зависимости от вида заключенного договора — трудового или гражданско-правового. СЗВ-М содержит минимум информации по сотрудникам: ФИО, СНИЛС и ИНН. Данный отчет необходим Пенсионному фонду в первую очередь для того, чтобы отслеживать, кто из пенсионеров продолжает работать.

СЗВ-СТАЖ
Форма отчета регламентирована Постановлением ПФР от 06.12.2018 г. № 507п. Этот отчет необходим Пенсионному фонду для того, чтобы формировать базу о периодах трудовой деятельности каждого человека и начисленных страховых взносах по их доходам. СЗВ-СТАЖ подается один раз по итогам каждого календарного года в срок не позже 1 марта.

В некоторых случаях ИП должен формировать СЗВ-СТАЖ и в другие сроки:

сотрудник выходит на пенсию — не позже трех дней;
сотрудник попросил у работодателя документ — не позже пяти дней;
работник увольняется — в день увольнения;
закончился срок действия договора ГПХ — в день его окончания договора.

СЗВ-ТД
СЗВ-ТД — это новый вид отчетности, введенный в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Документ подается ежемесячно в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, для формирования электронной базы ПФР и распределения информации по соответствующим лицевым счетам. Отчет нужно подавать только в том случае, если заключен трудовой, а не ГПХ договор, а также если в отчетном месяце произошли кадровые изменения по сотруднику: прием, перевод, увольнение и другие.

Важно! Как только ИП примет на работу первого сотрудника, он обязательно должен встать на учет в качестве работодателя в ФСС. В Пенсионный фонд вставать на учет не нужно, поскольку всю информацию в ПФР отправляет налоговая инспекция.

Ответственность, если ИП не сдал отчеты во внебюджетные фонды

Если ИП не отчитается перед Пенсионным фондом и ФСС в установленном законом порядке, он понесет такую ответственность:

ст. 17 Закона от 01.04.96 г. № 27-ФЗ, если работодатель не передал сведения или передал недостоверные сведения — штраф 500 рублей за каждого наемного работника;
ст. 17 Закона от 01.04.96 г. № 27-ФЗ, если нарушил электронный формат передачи документа — штраф 1 000 рублей; , если нарушил порядок и сроки передачи документов — штраф 300-500 рублей; , если не выдал выписку из СЗВ-СТАЖ сотруднику при увольнении — штраф 1 000-5 000 рублей.

Как принять первого сотрудника, если нет кадровика

Если ИП принял первого сотрудника, а у него еще нет кадровика, придется самостоятельно оформлять нового работника. Надо сделать следующее:

взять у сотрудника копии документов и заявление о приеме на работу;
под подпись ознакомить работника с правилами внутреннего распорядка, должностной инструкцией, правилами охраны труда и техники безопасности и другой внутренней документацией;
составить трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах и скрепить его подписями работодателя и работника. В трудовом договоре надо подробно отразить информацию о трудовой деятельности сотрудника: оклад и надбавки, график и режим работы, права, обязанности и ответственность обеих сторон;
подготовить приказ о зачислении сотрудника в штат персонала и ознакомить с ним работника под подпись;
оформить иные кадровые документы на сотрудника: трудовую книжку, личную карточку по форме Т-2, договор о материальной ответственности (если нужен), заявление на выпуск зарплатной карты.

Важно! При трудоустройстве обязательно нужно оформлять все документы, а также обращать внимание на то, что указывается в трудовом договоре. От этого в последующем будет зависеть правильность расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.

Правила начисления зарплаты

При начислении заработной платы нужно руководствоваться нормами действующего законодательства, за нарушение — административная или уголовная ответственность. Контролирующими органами в этом случае выступают трудовая инспекция, ФСС, ПФР, ИФНС и прокуратура.

Законодательство о зарплате

В соответствии с трудовым законодательством РФ предпринимателю необходимо учитывать следующие моменты по начислению зарплаты и удержанию из нее:

: заработная плата включает не только должностной оклад в соответствии с квалификацией и объемом работы, но также компенсационные и стимулирующие выплаты; : работодатель не может платить зарплату меньше МРОТ, если сотрудник отработал месячную норму рабочего времени. Федеральный МРОТ на 2020 год установлен в размере 12 130 рублей. Законами субъектов РФ региональный МРОТ может иметь значение больше федерального МРОТ и работодатель должен ориентироваться на него; : с согласия сотрудника работодатель может выплачивать зарплату в неденежной форме (например, продукцией), но только в размере не более 20% от начисленной месячной оплаты труда; : работодатель является налоговым агентом по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ с доходов сотрудников; : работодатель обязан начислять и уплачивать страховые взносы с доходов сотрудников на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование; регулирует вопросы социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; регулирует вопросы социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При расчете зарплаты ИП должен учитывать нормы не только Трудового кодекса и иных нормативно-правовых актов, но также и локальной документации компании. К примеру, он должен самостоятельно разработать положение об оплате труда или о материальном стимулировании работников, на основании которых будет производиться расчет.

Расчет и выплата зарплаты

Согласно ст. 136 ТК предприниматель обязан:

ежемесячно письменно извещать сотрудника о составных частях зарплаты, размерах иных сумм (компенсаций, отпускных, больничных), размерах произведенных удержаний (НДФЛ, алименты, удержания по исполнительному листу), общей денежной сумме к выплате. Для этого используется расчетный листок, форму которого нужно утвердить в локальной документации ИП;
выплачивать зарплату не реже, чем каждые полмесяца. Конкретную дату нужно указать в локальной документации и в трудовом договоре;
предоставить работнику право выбрать, как именно он хочет получать зарплату: в кассе или через конкретный банк.

Рассчитывать зарплату нужно так:

в течение месяца надо составить табель учета рабочего времени;
дни, в которые сотрудник не работал по любой причине должны иметь документальное подтверждение — например, приказ или больничный лист;
на основании табеля учета рабочего времени надо рассчитать оплату фактически отработанного времени, компенсационных и стимулирующих надбавок;
из начисленной зарплаты надо произвести необходимые удержания;
через кассу зарплату выдают на основании расчетно-платежной ведомости или расходного кассового ордера, через зарплатную карту — отправкой в банк платежного поручения и реестра на сотрудников;
некоторые удержания, например, НДФЛ или алименты, надо перечислить по соответствующим реквизитам. после выплаты зарплаты необходимо перечислить страховые взносы на соответствующие КБК.

Ответственность, если ИП не начислил или не выплатил зарплату

Вот что будет, если не выплатить зарплату:

согласно ст. 236 ТК при задержке зарплаты и иных сумм, причитающихся сотруднику, работодатель должен заплатить не только эти деньги, но и компенсацию за задержку. Она рассчитывается за каждый день просрочки в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм;
согласно ст. 5.27 КоАП при невыплате или неполной выплате зарплаты ИП наказывают штрафом от 1 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении — штраф составляет от 10 000 до 30 000 рублей;
согласно ст. 145.1 УК при частичной невыплате свыше трех месяцев зарплаты или пособий ИП наказывают штрафом в размере до 120 000 рублей либо лишением права заниматься деятельностью на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года. При полной невыплате денег свыше двух месяцев или выплате зарплаты свыше двух месяцев в размере ниже МРОТ предпринимателя наказывают штрафом в размере от 100 000 до 500 000 рублей, либо принудительными работами, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права заниматься текущим видом деятельности.

НДФЛ и страховые взносы

Стандартная ставка НДФЛ для резидентов РФ составляет 13%, для налоговых нерезидентов РФ — 30%.

Перед расчетом НДФЛ нужно определить, имеет ли сотрудник право на стандартный, имущественный или социальный налоговый вычет. Стандартный зависит от того, относится ли человек к льготным категориям граждан и имеет ли он несовершеннолетних либо обучающихся детей. Имущественный или социальный вычеты предоставляются только в том случае, если у сотрудника есть специальное уведомление из ИФНС о праве на использование вычета. Размеры вычетов имеют разные значения в зависимости от вида.

ИП обязан перечислять страховые взносы за сотрудников из своих средств, то есть они не удерживаются из зарплаты, а начисляются сверх сумм дохода. Стандартные ставки страховых взносов следующие:

Отчетность по зарплате

Отчетность по заработной плате, НДФЛ и страховым взносам необходимо сдавать в ИФНС. К ней относятся:

Справка по форме 2-НДФЛ
Документ утвержден Приказом ФНС от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@. В документе отражена информация по видам доходов с указанием их кодировки, о предоставленных налоговых вычетах, а также суммах исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Справки формируются на каждого сотрудника отдельно и подаются в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Расчет по форме 6-НДФЛ
Порядок формирования расчета установлен Приказом ФНС от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450@. Отчетность представляется по итогам каждого квартала в срок не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным периодом. Особенно тщательно налоговики проверяют Раздел 2 расчета, в котором указываются даты и суммы получения дохода и удержания НДФЛ. От этого зависит, правильно ли ИП работает с налогом или же у него есть какие-либо нарушения.

Расчет по страховым взносам
Порядок заполнения и форма расчета утверждены Приказом ФНС от 18.09.2019 г. № ММВ-7-11/470@. В расчет по страховым взносам включается информация по всем сотрудникам, застрахованным в системе обязательного страхования. Расчет сдается по итогам каждого квартала не позднее 20-го числа следующего месяца.

Ответственность, если ИП не сдаст отчетность в ИФНС

Если ИП не отчитается перед ИФНС в установленном законом порядке, он понесет такую ответственность:

: за задержку при сдаче справок 2-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ; : за несдачу расчета 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 1 000 рублей за каждый месяц со дня, установленного для его представления. : при наличии ошибок в справках 2-НДФЛ, расчете 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждый документ; : за несвоевременное представление или непредставление справок 2-НДФЛ, а также недостоверность сведений в них предусмотрен штраф в размере 100-300 рублей; : за непредставление расчета по страховым взносам предусмотрен штраф в размере 5% от неуплаченной в установленный срок суммы страховых взносов, подлежащей уплате (доплате) на основании расчета, за каждый месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 рублей; : при передаче расчет по страховым взносам с ошибками предусмотрен штраф в размере 20% от суммы неуплаченных страховых взносов, но не менее 40 000 рублей; : при нарушении сроков сдачи расчета по страховым взносам предусмотрен штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Как начислить зарплату первому сотруднику, если нет бухгалтера

На основании табеля учета рабочего времени нужно посчитать оплату труда работника за фактически отработанные часы;
Рассчитать компенсационные и стимулирующие выплаты и удержания из заработной платы;
Выплатить зарплату сотруднику удобным ему способом;
Перечислить удержания, НДФЛ и страховые взносы по соответствующим реквизитам.

Пример расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

Оплата фактически отработанного времени = 40 000 рублей.
Компенсация за сложность = 40 000 * 10% = 4 000 рублей.
Зарплата с учетом районного коэффициента = (40 000 + 4 000) * 1,15 = 50 600 рублей.
Сумма НДФЛ = (50 600 – 1 400 – 1 400) * 13% = 6 214 рублей.
Сумма по исполнительному листу = (50 600 – 6 214) * 20% = 8 877,20 рублей.

ИТОГО сумма на руки = 50 600 – 6 214 – 8 877,20 = 35 508,80 рублей.

Если ИП задержит зарплату Петрову на 17 дней, он должен будет заплатить компенсацию за задержку. На 1 января 2020 года ключевая ставка ЦБ РФ составила 6,25%. Компенсация рассчитывается по следующей формуле:

Сумма заработка * 1/150 * ключевая ставка * число дней просрочки
Компенсация = 35 508,80 * 1/150 * 6,25% * 17 = 251,52 рублей.

Основными принципами правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений являются в том числе обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы, обеспечивающей достойное человека существование, не ниже установленного федеральным законом МРОТ (ст. 2 ТК РФ). Работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами (ст. 22 ТК РФ). Соблюдение работодателем норм трудового законодательства РФ – предмет проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Об ошибках, допускаемых бухгалтерами учреждений при начислении и выплате заработной платы сотрудникам, мы поговорим в этой статье.

Предлагаем рассмотреть упомянутые ошибки на конкретных ситуациях.

Отсутствие в учреждении установленного срока выплаты заработной платы.

В бюджетном учреждении в соответствии с нормами законодательства РФ разработано и утверждено руководителем Положение об оплате труда. Зарплата работникам учреждения рассчитывается согласно данному положению. Как определено в ходе проверки, в учреждении не установлены конкретные сроки выплаты заработной платы.

В статье 136 ТК РФ говорится, что место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

При нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм (ст. 236 ТК РФ).

Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Таким образом, отсутствие у учреждения утвержденных сроков выплаты заработной платы является нарушением положений ст. 136 ТК РФ.

Выплата заработной платы в меньшем размере.

Администратору учреждения приказом руководителя установлена ежемесячная стимулирующая выплата за интенсивность и высокие результаты работы в размере 5 500 руб. Однако, как выяснилось в ходе проверки, фактически работнику была начислена и выплачена сумма в размере 5 200 руб. Недоплата по зарплате составила 300 руб. в месяц. Поскольку на момент проведения проверки прошло четыре месяца, в течение которых работнику начислялась стимулирующая выплата в меньшем размере, общая сумма недоплаты составила 1 200 руб. (300 руб. х 4 мес.).

Согласно нормам ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы (ст. 21 ТК РФ). В свою очередь, работодатель обязан (ст. 22 ТК РФ):

обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности;
выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

Поскольку в ходе проверки была выявлена сумма недоплаты, на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) следует произвести начисление недоплаченной суммы и выплатить ее работнику. Кроме того, учреждению необходимо рассчитать сумму компенсации за задержку такой выплаты.

Предлагаем уточнить ситуацию, которая является объектом рассмотрения. Начисление стимулирующих выплат производилось по коду вида деятельности 4. Коллективным договором учреждения определено, что при нарушении установленного срока выплаты зарплаты работникам выплачивается компенсация в размере 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Нарушение, выразившееся в недоначислении работнику стимулирующей выплаты, было произведено в ноябре – декабре 2016 года, а также январе и феврале 2017 года. Коллективным договором установлено, что срок выплаты заработной платы – 2‑е число месяца, следующего за отчетным. Срок выплаты аванса – 16‑е число месяца. Фактически сумма, недоплаченная работнику за четыре месяца (1 200 руб.), была выплачена ему 16.03.2017.

pereplatili_zarplatu_sotrudniku_-_chto_delat.jpg

Переплатили зарплату – что делать

При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:

создается комиссия, которая своим актом фиксирует ошибку и причину ее возникновения (арифметическая ошибка);
работник письменно уведомляется о переплате и сроках ее возврата;
в месячный срок издается приказ об удержании излишне выплаченных средств, но только при согласии на это сотрудника, выраженном письменно (Письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0);
производятся удержания в размере, не превышающем 20% от каждой выплаты зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Переплатили зарплату сотруднику - что делать при пропуске месячного срока для принятия решения об удержании? В этой ситуации работодатель может взыскать деньги только через суд. Судебное решение понадобится и в тех случаях, когда работник не согласен на возврат или удержание средств. Если причина, в результате которой образовалась переплата, не соответствует перечню из ст. 137 ТК РФ, возмещение денежных средств возможно только при добровольном возврате денег работником.

Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:

о выявленной ошибке докладывают руководителю (например, подав докладную записку);
работнику, получившему лишние деньги, предлагается добровольно вернуть переплату;
при согласии работника издается приказ и производится удержание, при отказе работодатель может обратиться за возвратом в суд (но суд может оказаться на стороне работника);
работодатель может возместить ущерб в порядке, регламентированном ст. 248 ТК РФ, за счет виновного лица, например - бухгалтера, допустившего при расчете техническую ошибку или неверно определившего расчетный период для исчисления суммы выплаты.

В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.

Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.

Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать

При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.

В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами

При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.

Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:

в корректировке указываются уменьшенные суммы дохода и исчисленного НДФЛ;
удержанный налог отражается с учетом суммы, удержанной с возвращенной зарплаты, т.е. по НДФЛ образуется переплата.

Если переплатили налоги по зарплате, что делать налоговому агенту-работодателю - излишне удержанный и перечисленный в бюджет налог по письменному заявлению налогового агента можно вернуть или зачесть в счет следующих платежей (ст. 78, 231 НК РФ).

Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.

Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.

Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки

Для отражения в учете излишне выплаченных средств в пользу наемного персонала начисления сторнируются. Сумма долга за работником относится на счет 73 (по дебету), при удержании составляется проводка Дт 70 – Кт 73. Если бухгалтерия переплатила зарплату ошибочно - что делать, рассмотрим на примерах.

Пример 1

Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.

В учете будет составлен следующий комплекс проводок:

Дт 20 – Кт 70 – 18 000 руб. – начислен доход в виде отпускных;
Дт 70 – Кт 68 – 2340 руб. – начислен подоходный налог (НДФЛ);
Дт 20 – Кт 69 – 5400 руб. – начислены страховые взносы;
Дт 70 – Кт 51 – 15 660 руб. – отпускные переведены на банковскую карту сотрудника;
Дт 68 – Кт 51 – 2340 руб. – уплачен НДФЛ;
Дт. 69 – Кт 51 – 5400 руб. – страхвзносы уплачены;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. - сторнированы начисления страхвзносов;
Дт 51 – Кт 70 – 15 660 руб. – на счет работодателя работником возвращены излишне полученные отпускные.

Пример 2

Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:

Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнированы начисления по отпускным за неотработанный период;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 2340 руб. – сторнирован начисленный налог;
Дт 20 – Кт 69 – СТОРНО 5400 руб. - сторнированы начисления страхвзносов;
Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным в сумме переплаты;
Дт 51 – Кт 73 – 15 660 руб. – деньги возвращены работником по судебному решению на счет компании.

Пример 3

Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:

Дт 73 – Кт 70 – 15 660 руб. – отражена претензия в сумме переплаты;
Дт 70 – Кт 73 – 15 660 руб. – после поражения в суде работодатель снимает претензию на возврат средств;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 18 000 руб. – сторнируются начисленные отпускные;
Дт 91 – Кт 70 – 18 000 руб. – сумма отпускных списана на прочие расходы.

Пример 4

За январь работнику начислили зарплату в сумме 27 000 руб., удержан НДФЛ 3510 руб. Позднее обнаружилось, что при начислении была допущена арифметическая ошибка - за январь зарплата сотрудника должна была составить 22 000 руб., что на 5000 руб. меньше начисленной. За февраль начислена зарплата - 22 000 руб., удержан подоходный налог 2860 руб. Работник согласен на удержание переплаты.

Проводки в учете будут следующими:

Дт 20 – Кт 70 – 27 000 руб. – начислена зарплата за январь;
Дт 70 – Кт 68 – 3510 руб. – удержан налог из январской зарплаты;
Дт 70 – Кт 51 – 23 490 руб. – выплачена зарплата за январь;
Дт 20 – Кт 70 – СТОРНО 5000 руб. – сумма переплаты из-за счетной ошибки;
Дт 70 – Кт 68 – СТОРНО 650 руб. – излишне удержанный налог с суммы переплаты;
Дт 73 – Кт 70 – 4350 руб. (5000-650) – излишне перечисленная работнику сумма зарплаты;
Дт 20 – Кт 70 – 22 000 руб. – начислена зарплата за февраль;
Дт 70 – Кт 68 – 2860 руб. – удержан налог с февральских начислений;
Дт 70 – Кт 73 – 3828 руб. ((22000-2860) х 20%) – переплата удержана частично с соблюдением ограничения в 20% от месячного заработка;
Дт 70 – Кт 51 – 15 312 руб. (22000-2860-3828) – выплата зарплаты за февраль.

Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Работодатели обязаны предоставлять зарплатную отчётность в государственные ведомства, такие как в ФНС, ПФР и ФСС. Вид сведений зависит от уплаченных компанией налогов.

В статье расскажем, какую отчётность по заработной плате и в какой срок необходимо сдавать в 2021 году. А также о новом документе, который необходимо предоставить в мае этого года.

Какую сдают отчётность по заработной плате

Работодатели отчисляют в бюджет денежные средства на НДФЛ, пенсионное, социальное и медицинское страхование. За все перечисления компания отчитывается перед государственными органами. Также сдача сведений осуществляется в органы государственной статистики. Документы содержат в себе информацию о размере штата, зарплатного фонда и рабочих условиях, созданных для сотрудников.

Сдать отчётность по заработной плате вправе руководитель, бухгалтер, сотрудник компании и наёмные физлица, с которыми заключён договор на оказание данных услуг.

В 2021 году ввели новые правила сдачи зарплатной отчётности. Одни документы отменили, а другие были объединены.

Изменения в отчётности по заработной плате в 2021 году

Налоговая служба обновила зарплатную отчётность в 2021 году. Цель изменений — сокращение количества бланков для экономии трудозатрат как налогоплательщиков, так и сотрудников ведомства. Данные необходимо переносить в отчёты с новыми строками или объединённые справки. Срок сдачи для документов различный.

Рассмотрим, какие изменения в отчётности по заработной плате вступили в силу в 2021 году.

Сведения о среднесписочной численности

Данный отчёт отменён с 2021 года. Сведения за 2020 год сдавать не требуется. Информацию о среднесписочной численности сотрудников теперь отправляют с расчётом по страховым взносам.

Расчёт по страховым взносам

В соответствии с приказом ФНС № ЕД-7-11/751@ бланк РСВ обновлён. Сдача отчёта за 2020 год осуществляется в новом формате.

Ранее среднесписочную численность сдавали на бланке КНД 1110018. Теперь данную информацию вписывают в титульный лист РСВ.

В документе по расчёту появилась отдельная страница. Новые строки необходимы для IT-компаний, имеющих право применять пониженные тарифы страховых взносов. Также в отчётности применяют новые шифры, которые указывают на используемый тариф и категорию физлица.

Документ необходимо сдать до 30 числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Справка 2-НДФЛ

Отдельная сдача 2-НДФЛ бухгалтерией больше не производится. Информацию предоставляют вместе с расчётом 6-НДФЛ. С 2021 года документы объединены. Справка предоставляется ежегодно в виде приложения.

Расчёт 6-НДФЛ

Бухгалтерский бланк расчёта 6-НДФЛ изменился. Форма документа утверждена приказом ФНС № ЕД-7-11/753@. Начиная с первого квартала 2021 года, сведения заполняют по новой форме. В ней изменили два раздела отчёта, а в ежегодную добавили приложение 2-НДФЛ.

Для вашего удобства составили таблицу предоставления отчётности по заработной плате:

Отчёт	Способ представления отчёта за 2021 год	С какого момента применять новый бланк
Сведения о среднесписочной численности	Документ отменён
Расчёт по страховым взносам	Новый бланк	С отправки отчётности за 2021 год
2-НДФЛ	Документ отменён
6-НДФЛ	Новый бланк	С отправки отчётности за 2021 год

Сроки сдачи отчётности по заработной плате в 2021 году

Сдача зарплатной отчётности осуществляется в срок, установленный законодательством. Документы необходимо предоставлять по окончании года, квартала и месяца.

Рассмотрим подробнее в таблицах, когда и какие документы необходимо сдать в 2021 году.

Сроки сдачи ежемесячной отчётности по зарплате

Содержание отчёта	Срок сдачи и нормативные документы	Фактический срок сдачи	Примечания
Отчёт по форме СЗВ-М	15 число месяца, следующего за отчётным, в соответствии с п. 2.2 ст. 11 27-ФЗ	За январь 2021 года — 15 февраля 2021 года;

за февраль 2021 года — 15 марта 2021 года;

за март 2021 года — 15 апреля 2021 года;

за апрель 2021 года — 15 мая 2021 года;

за май 2021 года — 15 июня 2021 года;

за июнь 2021 года — 15 июля 2021 года;

за июль 2021 года — 15 августа 2021 года;

за август 2021 года — 15 сентября 2021 года;

за сентябрь 2021 года — 15 октября 2021 года;

за октябрь 2021 года — 15 ноября 2021 года;

за ноябрь 2021 года — 15 декабря 2021 года;

Сроки сдачи СЗВ-ТД

при условии приёма и увольнения работника. Данные предоставляют в срок не позже рабочего дня, следующего за днём издания кадрового приказа;
при условии перевода сотрудника на другую постоянную работу или при подаче работника заявления о выборе формы трудовой книжки. Данные предоставляют не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания кадрового приказа.

Если данных кадровых событий не было в прошедшем месяце, то ежемесячную форму сдавать не требуется.

Ежеквартальные сроки отчётности по заработной плате

Содержание отчёта	Срок сдачи и нормативные документы	Фактический срок сдачи	Примечания
Форма 4-ФСС: Расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний	В бумажном виде 20-го числа и электронной форме 25-го числа месяца, следующего за отчётным, в соответствии с п. 1 ст. 24 125-ФЗ.	За 2020 год — 20 января 2021 года в бумажном виде и 25 января 2021 года в электронной форме;

за 1 квартал 2021 года — 20 апреля 2021 года в бумажном виде и 25 апреля 2021 года в электронной форме;

за полугодие 2021 года — 20 июля 2021 года в бумажном виде и 25 июля 2021 года в электронной форме;

за 9 месяцев 2021 года — 20 октября 2021 года в бумажном виде и 26 октября 2021 года в электронной форме;

за 1 квартал 2021 года — 30 апреля 2021 года;

за 2 квартал 2021 года — 31 июля 2021 года;

за 3 квартал 2021 года — 2 ноября 2021 года;