Договор о предоставлении служебного жилья сотруднику

Обновлено: 18.05.2024

Условия, при которых возмещаются расходы на аренду квартиры

Организация вправе выплачивать компенсацию за съем жилья сотрудникам, вынужденным исполнять трудовые обязанности не по месту постоянного жительства. Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить расходы на переезд и обустройство работника при вынужденном переезде (ст. 169 ТК РФ). Компенсация аренды жилья сотрудникам в составе таких расходов не поименована. Но компания вправе прописать подобное возмещение в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

При необходимости переезда сотрудника в новое место жительства пропишите размер и порядок того, как выплачивается компенсация за съемное жилье в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Это позволит учесть затраты в налоговом учете.

Документы, необходимые для возмещения затрат

Перечислим, какие документы нужны для компенсации аренды жилья. Обычно требуется всего 2 документа

Заявление сотрудника на компенсационную выплату.
Копии договора аренды, платежных документов.

Образец заявления

Организация вправе не компенсировать понесенные затраты работникам, а арендовать жилое помещение для размещения работников самостоятельно и предоставлять его в пользование работникам, вынужденным сменить место жительства. В этом случае необходимы:

Договор аренды жилого помещения на организацию.
Договор безвозмездного пользования квартирой работником.

Собрав пакет документов, издайте приказ на компенсацию жилья или предоставление в пользование служебной квартиры.

Надо ли удерживать НДФЛ и страховые взносы

Контролирующие органы относят компенсацию оплаты жилья работнику по трудовому договору к зарплатным выплатам (Письмо Минфина от 14.01.19 №03-04-06/1153) и полагают, что с них уплачиваются:

И предоставление безвозмездного проживания в служебной квартире, и компенсация расходов на аренду жилья сотруднику являются доходом физического лица. Следовательно, облагаются налогом на доходы физлиц в полном объеме (ст. 422 НК РФ).

Существует судебная практика, которая показывает, что если выплаты производились работникам в качестве возмещения дополнительных затрат, связанных с разъездным характером работы (и организация смогла доказать это, представив ЛНА, такие как служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, табели, путевые листы), то такие выплаты не облагаются страховыми взносами.

Поскольку компенсационная выплата производится в рамках трудовых отношений и не включена в необлагаемые (ст. 422 НК РФ), то ее включают в базу обложения страховыми взносами в полном объеме.

Как компенсируются затраты сотруднику	Как определить налогооблагаемую базу
Выплачивается возмещение расходов	Сумма компенсационной выплаты
Предоставляется служебная квартира	Сумма арендного платежа, уплачиваемого организацией

Отражаем в бухучете и учитываем в целях налогообложения

В бухгалтерском учете затраты на возмещение арендных платежей за квартиру относятся к расходам по основной деятельности. Проводки формируются следующие:

Операция	Дебет	Кредит
Начислено возмещение арендных платежей работнику	26, 44	73
Возмещение расходов на аренду выплачено работнику	73	50, 51
Арендные платежи за квартиру организацией учтена в расходах	26, 44	60, 76
Арендные платежи перечислены арендодателю	60, 76	51
Удержан НДФЛ	70	68
Начислены страховые взносы	26, 44	69

В налоговых расходах компенсация найма жилья сотрудникам признается только в размере, не превышающем 20% от начисленной заработной платы работника. Дело в том, что Минфин относит такие выплаты к оплате труда в натуральной форме (Письмо от 14.09.16 №03-04-06/53726, ст. 131 ТК РФ). Отстоять право учитывать возмещение аренды сотрудникам при исчислении налога на прибыль в большем размере удастся только в суде.

Условия, при которых возмещаются расходы на аренду квартиры

Документы, необходимые для возмещения затрат

Перечислим, какие документы нужны для компенсации аренды жилья. Обычно требуется всего 2 документа

Заявление сотрудника на компенсационную выплату.
Копии договора аренды, платежных документов.

Образец заявления

Договор аренды жилого помещения на организацию.
Договор безвозмездного пользования квартирой работником.

Надо ли удерживать НДФЛ и страховые взносы

Как компенсируются затраты сотруднику	Как определить налогооблагаемую базу
Выплачивается возмещение расходов	Сумма компенсационной выплаты
Предоставляется служебная квартира	Сумма арендного платежа, уплачиваемого организацией

Отражаем в бухучете и учитываем в целях налогообложения

Операция	Дебет	Кредит
Начислено возмещение арендных платежей работнику	26, 44	73
Возмещение расходов на аренду выплачено работнику	73	50, 51
Арендные платежи за квартиру организацией учтена в расходах	26, 44	60, 76
Арендные платежи перечислены арендодателю	60, 76	51
Удержан НДФЛ	70	68
Начислены страховые взносы	26, 44	69

Сотрудники полиции и Росгвардии могут получить до 15 000 Р компенсации за аренду жилья. Члены их семей — тоже.

В России есть постановление, которое позволяет некоторым категориям граждан получать компенсацию за аренду жилья. Я получаю такую компенсацию и в этой статье постараюсь максимально подробно рассказать о том, кому именно она полагается и как ее добиться.

Кому дают денежную компенсацию

Постановление разрешает компенсировать стоимость аренды сотрудникам органов внутренних дел РФ и тем, кто служит в Росгвардии. Еще компенсацию могут оформить члены семей сотрудников и служащих, погибших или умерших во время службы.

Вот кто считается членом семьи по закону:

Компенсацию не получится оформить сожителям — то есть тем, кто просто живет под одной крышей и не вступает в брак. Братьям, сестрам и всевозможным племянникам тоже эта компенсация не положена, если только они не находятся на иждивении.

Как победить выгорание

Условия компенсации

Чтобы сотрудник ОВД РФ или служащий Росгвардии получил деньги, должны совпасть два условия:

У него нет жилья в собственности в населенном пункте, где он служит.
Работодатель не может предоставить ему жилье.

При этом неважно, есть ли у человека постоянная регистрация в месте службы. С ней можно получить компенсацию, главное, чтобы своего жилья не было.

Для членов семьи сотрудников, погибших при исполнении, условия похожие:

Работодатель сотрудника не может предоставить им жилье.
Они не снимают жилье по договору социального найма. И никто из членов их семей тоже не должен арендовать жилье по такому договору.
У них или у членов их семей нет своего жилья. Например, если вдова погибшего служащего Росгвардии выйдет замуж за человека со своей квартирой, она не сможет претендовать на компенсацию — даже если будет жить с новым мужем раздельно.

Служебное жилье. Сотрудники полиции и Росгвардии могут бесплатно жить в служебных квартирах — их выделяют из специализированного жилого фонда. Компенсацию за аренду можно получить, только если свободного служебного жилья нет и сотруднику приходится снимать квартиру за свой счет. Стоимость аренды не компенсируют, если свободное жилье в месте службы есть, но сотрудник об этом не знает.

Поэтому прежде чем подавать заявление на компенсацию, нужно будет написать рапорт на получение служебного жилья — о нем расскажу дальше в статье.

Размер выплаты

Максимальную сумму рассчитывают по двум нормативам:

Общей площади жилого помещения. На одного сотрудника это 24 м², на семью из двух человек — 36 м², из трех — 43 м², на семью из четырех человек и больше — по 12 м² на каждого.
Предельной стоимости найма 1 м² общей площади жилого помещения. Ее ежегодно утверждает Минтруда.

Предельную стоимость найма 1 м² можно узнать из соответствующего приказа Минтруда. Например, в 2021 году в Москве она составляет 778,43 Р , а в Ростовской области — 346,09 Р .

Получается, если вы снимаете квартиру в Москве, а ваша семья вместе с вами насчитывает трех человек, максимальная сумма компенсации будет: 43 × 778,43 = 33 472,49 Р .

Однако радоваться рано. Такую сумму может одобрить только руководитель федерального органа исполнительной власти, в котором сотрудник проходит службу, и такое происходит крайне редко. Поэтому ориентироваться нужно на максимальные размеры компенсации из того же постановления:

в Москве и Санкт-Петербурге — 15 000 Р ;
в других городах и населенных пунктах — 2700—3600 Р .

Таким образом, если вы втроем снимаете квартиру в Москве, максимум вам дадут 15 000 Р . Если вы сумеете найти жилье дешевле этой суммы, платить будут еще меньше — столько, сколько вы тратите на аренду.

максимальная ежемесячная компенсация за аренду жилья в Москве для сотрудников полиции и Росгвардии

Еще сумма компенсации увеличивается на 50%, если с сотрудником живет трое и больше членов семьи или если семья погибшего сотрудника состоит из трех и более человек. То есть если вместе с вами в семье четыре человека, например вы, супруга и два ребенка, максимальная сумма компенсации в Москве будет 22 500 Р вместо 15 000 Р .

Какие документы нужны сотрудникам

Чтобы получить компенсацию, сотруднику нужно подать:

Рапорт на предоставление служебного жилья.
Рапорт на получение денежной компенсации.
Копию действующего договора найма или поднайма жилого помещения.
Копии паспортов сотрудника и членов его семьи.
Справку из территориального органа Ростехинвентаризации о том, что у сотрудника и членов его семьи нет жилья в собственности в том месте, где сотрудник служит.

Документы нужно отнести в жилищно-бытовую комиссию учреждения, в котором сотрудник проходит службу. Как правило, этим занимаются тыловики, в некоторых органах — кадровики.

Образец рапорта на предоставление служебного жилого помещения. Обычно свободное служебное жилье — редкость

Дата написания этого рапорта — один из самых важных моментов. Выплачивать компенсацию вам начнут со дня найма жилья, но не раньше, чем вы подадите рапорт на предоставление служебного помещения. То есть если вы сняли квартиру 1 января, а рапорт подали только в апреле — месяцы с января по апрель вам не компенсируют.

Рапорт на получение денежной компенсации. Этот документ уже пишут на имя руководителя места, где вы проходите службу. Образец рапорта нужно взять у работника жилищно-бытовой комиссии.

Образец рапорта в одном из административных округов Москвы. В рапорте обращаются к непосредственному руководителю

Копия и оригинал договора найма жилого помещения. Договор должен быть заключен в соответствии с законодательством РФ. Вот что это значит на практике:

На все эти моменты жилищно-бытовая комиссия обращает особое внимание.

Копии паспортов. Тем, кто старше 14 лет, необходимо сделать копии всех страниц паспорта, детям до 14 — копию свидетельства о рождении. Заверять их у нотариуса не нужно, но жилищно-бытовая комиссия может потребовать заверить копии в отделе кадров. Оригиналы паспортов и свидетельства о рождении тоже возьмите с собой: комиссия попросит их показать.

Остается самое сложное — справки о наличии или отсутствии жилья в собственности. Готовьтесь, будет много бюрократии.

Справки о наличии или отсутствии жилья в собственности

Я получал их в Москве, поэтому расскажу, как это делается здесь. Во всех административных округах требуют предоставлять по три справки на каждого члена семьи:

О наличии или отсутствии в собственности жилых помещений на территории Москвы с 1991 года по 1998 год.
О наличии или отсутствии в собственности жилых помещений на территории Московской области с 1991 года по 1998 год.
О наличии или отсутствии в собственности жилых помещений на территории Москвы и Московской области с 1998 года по настоящее время. Если вы или член вашей семьи родились после 1998 года, первую и вторую справки оформлять не нужно.

Все документы выдают разные организации.

Справку дают бесплатно, но для ее получения нужно предоставить два вида документов:

Когда собрали все нужные документы, заполняем анкету.

Справку делают 14 рабочих дней, готовую присылают в личный кабинет.

Справка о наличии или отсутствии жилья на территории Московской области за 1991—1998 годы. Этот документ оформляют либо на портале Московского областного БТИ, либо непосредственно в его филиале.

Затем выбираем способ получения справки: в отделении или по почте.

Далее указываем свои паспортные данные и загружаем фотографии или сканы страниц паспорта: разворот с фотографией, страницу с постоянной регистрацией и страницу со сведениями о ранее выданных паспортах. Если вы меняли фамилию, прикрепите также документ, подтверждающий это.

Готовая справка об отсутствии в собственности жилых помещений на территории Московской области с 1991 года по 1998 год

Справка о наличии или отсутствии жилья на территории Москвы и МО с 1998 года по настоящее время. Ее можно получить в МФЦ или заказать на сайте Росреестра. Второй вариант подходит только тем, у кого есть электронная цифровая подпись. Я получал в МФЦ.

Для оформления справки нужны:

Паспорт или свидетельство о рождении — для тех, кому нет 14 лет.
Документы о смене ФИО в период с 1998 года до дня обращения заявителя — если такие есть.

Оформить справку в МФЦ стоит 1450 Р , ее делают три рабочих дня после подтверждения платежа — правда, подтверждение может занять до семи дней.

У всех трех справок нет определенного срока действия, но жилищно-бытовая комиссия может вас убеждать, что они действуют в течение месяца. Это спорный вопрос: сотрудники комиссии руководствуются своими внутренними актами или даже устными распоряжениями начальства. Но лучше перестраховаться и сдать все документы за месяц.

придется заплатить за три справки

Какие документы подают члены семьи

Список документов для членов семьи умершего или погибшего сотрудника такой же, но вместо рапорта они подают заявление о предоставлении денежной компенсации за наем или поднаем жилого помещения.

Если члены семьи получают пенсию по потере кормильца, за компенсацией им нужно обращаться в пенсионное отделение по месту получения пенсии. Если не получают, то в последнее место службы погибшего.

Выплату компенсации членам семей выплачивают со дня найма жилья, поэтому они могут подавать документы в любое время. Например, если семья заключила договор найма 1 января, а заявление о компенсации подала только спустя 4 месяца, деньги начислят за все эти месяцы.

Что делать, если комиссия требует другие документы

С точки зрения законодательства, перечисленных выше документов достаточно, чтобы получить компенсацию. В реальности же комиссия может начать требовать дополнительные справки и документы. Вот примерный список:

копия свидетельства о государственной регистрации права собственности на нанимаемое жилье — она должна быть у наймодателя;
копия паспорта или свидетельства о рождении собственника нанимаемого жилья;
копия справки о временной регистрации;
справки с работы и о составе семьи;
справка с места работы супруга или супруги;
копии документов, подтверждающие родственные отношения: например, свидетельство о заключении брака;
рапорт о том, что руководитель сотрудника посетил арендуемое жилье — образец рапорта дают в комиссии.

Требовать эти документы незаконно: комиссия обязана принять и рассмотреть тот пакет документов, что предусмотрен постановлением.

п. 4 правил выплаты денежной компенсации за наем (поднаем) жилых помещений из постановления № 1228PDF, 271 КБ

На практике же проще собрать дополнительные документы, поэтому по возможности лучше позаботиться об этом еще на этапе заключения договора с арендодателем: попросить сделать временную регистрацию и копии паспорта со свидетельством о регистрации жилья.

Когда начнут выплачивать компенсацию

После того как сотрудник передает документы комиссии, у нее есть месяц на рассмотрение. Если комиссия одобрит рапорт, руководитель издаст указ о выплате денежной компенсации — с указанием срока и размера выплаты.

Компенсацию выдают раз в месяц вместе с денежным довольствием. В первый месяц выплат вам сделают перерасчет в соответствии с тем количеством дней, которое прошло со дня найма или со дня подачи рапорта на предоставление служебного жилья.

Допустим, Иван написал рапорт на предоставление служебной квартиры 25 февраля 2021 года и получил отказ: свободного жилья не было. 1 марта он снял квартиру и подписал договор аренды, после чего подал рапорт на компенсацию. 15 апреля комиссия удовлетворила рапорт на сумму 15 000 Р . Вместе с денежным довольствием Иван 20 апреля получил компенсацию за весь март и 20 дней апреля, то есть 25 000 Р .

Если бы Иван при тех же условиях подал рапорт на предоставление служебной квартиры 31 марта, то компенсация бы пришла только за 20 дней апреля — это было бы 10 000 Р .

Поэтому за служебным жильем лучше обращаться еще до съема квартиры — чтобы компенсацию выдали с даты найма.

Могут ли перестать платить компенсацию

Право на компенсацию пропадет, если:

сотрудник и наймодатель расторгнут договор или изменят его условия;
сотрудник получит служебное жилье или купит свое;
члены семьи погибшего или умершего сотрудника заключат договор социального найма или купят жилье. То же самое относится и к их членам семьи;
сотрудник или его семья получили социальную выплату на покупку или строительство жилья и прошло три месяца со дня выплаты;
сотрудник получал повышенную компенсацию, но состав семьи изменился. Например, сотрудник развелся или кто-то из детей достиг предельного возраста — 18 лет или 24 года.

Частым случаем выселения из служебной квартиры, предоставленной администрацией муниципального образования, является прекращение трудового договора или контракта, на основании которых предоставлялось жилье. Иск о выселении становится неприятным сюрпризом, в частности, для ушедших в отставку сотрудников полиции и членов их семей, которые вдруг узнают, что из муниципальной служебной квартиры их хотят выселить без предоставления другого жилья.

В соответствии с п. 27 Типового положения о находящемся в государственной собственности служебном жилищном фонде, переданном в оперативное управление органам внутренних дел, органам федеральной службы безопасности, органам по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенным органам Российской Федерации и внутренним войскам Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 17 декабря 2002 г. № 897 (в ред. от 1 октября 2004 г. с изменениями от 16 марта 2013 г., далее – Типовое положение), сотрудник, прекративший службу, подлежит выселению из служебного жилья со всеми проживающими с ним лицами без предоставления другого жилого помещения в сроки, установленные в договоре найма. Кроме того, в п. 28 Типового положения установлено, что без предоставления другого жилого помещения в случае, указанном в п. 27, не могут быть выселены в том числе сотрудники, имеющие выслугу в правоохранительных органах не менее 10 лет.

Нередко органы МВД на местах, желая облегчить себе жизнь, просят администрацию муниципального образования предоставить жилье их сотруднику. В связи с этим важно отметить, что на квартиру, предоставленную горадминистрацией, нормы Типового положения не распространяются.

Понимая, что доводы о честной многолетней службе и отсутствии у семьи выселяемого другого жилья суд не примет во внимание, мы, адвокаты, вынуждены искать пороки в механизме предоставления служебной квартиры администрацией города. Расскажу об одном из них, выявленном в ходе изучения материалов дела, на основании чего было установлено, что квартира не являлась служебной.

Судебные прецеденты по таким делам редки, но в литературе описаны. В некоторых случаях квартиры служебного найма суды признают квартирами социального найма (см., например, решение Центрального районного суда г. Комсомольска-на-Амуре Хабаровского края от 28 августа 2014 г.; определение Приморского краевого суда от 19 января 2012 г. по делу № 33-143).

Памятуя о том, что лучшая защита – это нападение, защищая права получивших иск о выселении из служебной квартиры доверителей – капитана полиции В. и членов его семьи, а также майора полиции К. и членов его семьи, я обратилась в суд со встречным исковым заявлением к горадминистрации о признании права пользования жилым помещением на условиях социального найма, а также об обязании ответчика заключить с каждым из указанных лиц договор социального найма.

Итак, на момент предоставления спорных квартир на условиях типового договора найма служебного жилого помещения у них в силу отсутствия соответствующей госрегистрации не появился статус служебного жилья. При таких обстоятельствах распоряжение главы муниципального образования о включении квартиры в специализированный жилищный фонд с отнесением ее к служебным жилым помещениям и предоставление как служебной были незаконными, договор найма служебного жилого помещения был заключен необоснованно, без соблюдения требований законодательства. Предоставление жилого помещения могло осуществляться администрацией только с целью улучшения жилищных условий доверителя – т.е. по договору социального найма. Следовательно, с момента заключения с моими доверителями типового договора найма служебного жилого помещения они фактически пользовались квартирами на условиях социального найма.

Хотя в материалы дела горадминистрацией были представлены доказательства, отвечающие требованиям ст. 60 ГПК РФ (о наличии статуса служебного жилого помещения), спорное жилье, на мой взгляд, не могло использоваться по договору найма специализированного жилья.

Оценив установленные обстоятельства и представленные по делу доказательства, констатировав нарушение определенного Правилами порядка отнесения помещения к специализированному жилищному фонду, суд в описываемом случае пришел к выводу, что предоставление жилого помещения истцу могло осуществляться администрацией только с целью улучшения его жилищных условий – т.е. по договору социального найма.

Доводы представителя ответчика о том, что обеспечение жилыми помещениями лиц, в том числе сотрудников органов внутренних дел, признанных нуждающимися в улучшении жилищных условий, является обязанностью территориального органа исполнительной власти – УМВД, суд признал несостоятельными, поскольку из смысла жилищного законодательства следует, что указанные лица должны быть обеспечены жильем по месту службы.

Таким образом, в жилищном законодательстве существует серьезный пробел. Чтобы его восполнить и уравнять правовое положение сотрудников полиции, получивших квартиры из ведомственного жилого фонда (фонда МВД) и от горадминистрации по просьбе МВД, следует, на мой взгляд, внести в законодательство уточнения, разъясняющие, что из служебных жилых помещений, предоставленных сотрудникам полиции по просьбе МВД горадминистрацией, лица с выслугой 10 и более лет не подлежат выселению. Кроме того, считаю необходимым последовательно формировать судебную практику по спорам, связанным с отсутствием госрегистрации служебной квартиры именно как таковой с применением по этому основанию негативных для горадминистрации последствий в виде признания помещения переданным по договору социального найма.

Читайте также: