Что значит остаток отпуска

Обновлено: 25.04.2024

Лобынцева Елена - сертифицированный специалист 1С в области построения автоматизированных систем управленческого и регламентированного учета заработной платы в прикладных решениях "1С:Предприятие 8". Руководитель ряда крупных проектов по автоматизации Российских и транснациональных корпораций.

Статья 114 Главы 19 ТК РФ гласит: Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Соответственно, в любой организации существует необходимость учета и хранения данных о периодах нахождения сотрудников в ежегодном отпуске. Работникам кадровой службы, а в небольших организациях и бухгалтеру по расчету заработной платы, требуется где-то хранить данные о периодах отпуска и рассчитывать остаток дней неиспользованного отпуска.

В большинстве случаев для хранения этих данных используются бумажные носители или создаются электронные таблицы. Это хорошо в небольших организациях, а если сотрудников много?

Также работникам могут полагаться дополнительные дни ежегодного отпуска, предусмотренные статьями 116 -119 Главы 19 ТК РФ, которые тоже нужно учитывать и хранить.

Поэтому перед началом работы в программе нужно учесть все факторы и определиться, каким видом документов будет производиться регистрация факта отпуска и произвести соответствующую настройку в параметрах учета (рис. 1). Эту настройку после начала ведения учета в программе лучше не изменять.

Рис.1

Также пользователю дается возможность настроить округление дней отпуска при увольнении (рис.2, 3).

Рис.2

Рис.3

Рис.4

А что делать, если на предприятии существует должность, для которой предусмотрен более длительный отпуск (ст. 116 - 119 гл. 19 ТК РФ)? Предусмотрена ли такая ситуация в программе? Да, пользователь может для определенной должности указать количество дней отпуска (рис. 5).

Рис. 5

Следующая ситуация: в организации работает сотрудник, у которого количество дней отпуска в год отличается от других работников. И такая задача решаема.

Рис. 6

Рис.7

А как же хранить данные по дополнительному ежегодному отпуску? Также как и по основному, но нужно лишь сделать некоторые настройки.

Рис.8

Остатки дней дополнительного ежегодного отпуска хранятся и рассчитываются по аналогии с основным отпуском.

Рис.9

А как получить данные по остаткам дней отпуска?

Рис.10

Рис.11

Рис. 12

Таким образом, можно получить очень подробные отчеты в разрезе каждого сотрудника с указанием периодов, за которые был отгулян отпуск.

Рис.13

Право на отпуск сотрудник получает после того, как отработал определенное время у конкретного работодателя. Чтобы подсчитать количество дней отпуска, которые ему полагаются, нужно определить отпускной стаж.

Ежегодный оплачиваемый отпуск — это общее понятие, включающее все виды оплачиваемых отпусков, на которые имеет право работник в течение одного рабочего года. При этом важно, чтобы работник был оформлен в компании по трудовому договору.

При определении стажа для отпуска важно:

Календарный год стабильно определяется с 1 января по 31 декабря и не меняется.

Рабочий год для каждого сотрудника индивидуален, так как подразумевает 12 месяцев непрерывной работы у одного работодателя (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках). Таким образом, отчет первого рабочего года начинается со дня начала работы у конкретного работодателя. Все последующие рабочие годы будут начинаться со дня, который следует за днем окончания предыдущего рабочего года.

Кроме того, рабочий год может меняться, когда из стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются определенные периоды.

Правильно определять периоды, которые включаются в стаж работы и дают право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Остановимся подробнее на таких периодах и посмотрим, как их учитывать.

Помнить о том, что при переводе работника из одной организации в другую отпускной стаж не сохраняется

Для получения отпуска стаж должен быть непрерывным у одного работодателя.

Допустим, работник проработал в компании А с 11 февраля 2019 года по 10 июня 2019 года. 11 июня 2019 года в порядке перевода он принят в компанию B. С какой даты следует исчислять первый рабочий год в компании B? С 11 июня 2019 года. И он будет длиться по 10 июня 2020 года.

Не забывать о том, что стаж работы у предыдущего работодателя засчитывать не нужно

При увольнении с работником производятся все расчеты, в том числе ему выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Периоды, которые включаются в отпускной стаж

Время фактической работы по трудовому договору

Это время, когда работник выполняет возложенные на него обязанности по трудовому договору на рабочем месте или в служебных командировках.

Если работник трудится по договору гражданско-правового характера (ГПХ), то его время работы в отпускной стаж не включается. Это обусловлено тем, что стороны, заключающие договор ГПХ, не вступают в трудовые отношения, а значит работники, с которыми такой вид договора заключен, в принципе не могут претендовать на оплачиваемый отпуск.

Что делать в случае, когда работник сначала работал по договору ГПХ, а потом оформился по трудовому договору? Рассмотрим пример. Допустим, с 1 февраля 2019 года работник взаимодействует с работодателем через договор ГПХ. А с 3 июня 2019 года он работает в этой же компании по трудовому договору. Поскольку стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, считается с первого дня работы в компании по трудовому договору, право на первый отпуск наступает с 4 декабря 2019 года, спустя шесть месяцев непрерывной работы.

Испытательный срок

В этот период на работника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, поэтому он входит в стаж для отпуска.

Так, если работник оформлен в компании с 11 июня 2019 года, то, несмотря на то, что ему установлен испытательный срок на месяц, его рабочий год начнется не позднее 11 июня 2019 года.

Временные периоды, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность)

Место работы (должность) в этот период сохраняется в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового прав, в частности, коллективным договоров, трудовым договором.

К таким периодам относится время ежегодного оплачиваемого отпуска — основного и дополнительного, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха .

Праздничные дни, указанные в ст. 112 ТК РФ, которые будут учитываться при расчете отпускного стажа: новогодние каникулы (1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января), Рождество (7 января), День защитника Отечества (23 февраля), Международный женский день (8 марта), Праздник Весны и Труда (1 мая), День Победы (9 мая), День России (12 июня), День народного единства (4 ноября).

Время нахождения работника в учебном отпуске входит в отпускной стаж, так как учебный отпуск — это время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность).

Сюда же относится и время получения дополнительного профессионального образования, а также период прохождения независимой оценки квалификации по направлению работодателя. Все они входят в отпускной стаж.

Кейс: Работник принят на работу в августе, через 2 месяца заболел и находился до конца ноября на больничном. В конце ноября ему сделали операцию. До середины февраля у работника больничный лист. Имеет ли он право на предоставление очередного отпуска? Ответ эксперта.

Время длительного отпуска педагогического работника

Согласно ст. 335 ТК РФ педагогические работники после 10-летнего периода непрерывной работы вправе взять большой отпуск сроком до одного года.

Длительный отпуск включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Так как порядок предоставления длительных отпусков педагогам не определен каким-либо нормативным актом, то ориентироваться нужно прежде всего на Положение о порядке и условиях предоставления педагогическим работникам образовательных учреждений длительного отпуска сроком до одного года, которое утверждено Приказом Минобрнауки РФ от 31.05.2016 № 644.

Время отпусков без сохранения заработной платы, которые предоставляются по просьбе работника

В Письме Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1 такой период ограничивается 14 календарными днями в течение рабочего года. В нем же есть важное уточнение: если общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составила 19 календарных дней, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не учитываются календарные дни, начиная с 15-го дня.

Если какие-либо периоды времени в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года смещается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.

Кейс 1: Р аботнику-инвалиду полагается 60 дней отпуска без сохранения заработной платы. Если работодатель предоставит ему отпуск без сохранения зарплаты длительностью свыше 14 дней, сдвинется ли в этом случае рабочий период основного отпуска? Ответ эксперта.

Кейс 2: Сотрудник проработал в компании 3 года, при этом последние 1,5 года находился в отпуске без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам, в отпуске за все время не был. Сотрудник собирается увольняться. Положена ли ему компенсация за неиспользованный отпуск? Сколько дней? Ответ эксперта.

Межвахтовый перерыв

Согласно ст. 299 ТК РФ, вахтой признается общий период, включающий время выполнения работ на объекте и время междусменного отдыха.

В ч. 1 ст. 297 ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ уточняется, что вахтовый метод — это особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников. Дни отдыха вахтовикам предоставляются в соответствии с установленным режимом. Согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Исходя из этого получается, что межвахтовый перерыв должен включаться в стаж работы, дающий право на ежегодный отпуск.

Дни отдыха, предоставляемые за сверхурочную работу

Под сверхурочной работой следует понимать работу, которую работник осуществляет по инициативе работодателя вне установленного рабочего времени (ст. 99 ТК РФ).

У сверхурочной работы законодательно лимитирована продолжительность — не более 4-х часов в течение 2-х дней подряд и 120 часов в год для каждого работника.

Поскольку в ст. 121 ТК РФ указывается на то, что в стаж работы, дающий право на отпуск, включаются другие предоставляемые работнику дни отдыха, то дни отдыха, предоставляемые за сверхурочную работу, не являются в этом случае исключением.

Время нахождения в отпуске по беременности и родам

По заявлению женщины и в соответствии с медицинским заключением ей может быть предоставлен отпуск по беременности и родам. Его продолжительность составляет от 140 до 194 календарных дней в зависимости от наличия осложнений и количества рожденных детей. И он полностью входит в отпускной стаж.

Спорные и сложные ситуации

По некоторым периодам возникают противоречивые мнения. И не всегда понятно, исключать их из стажа, дающего право на оплачиваемый отпуск, или, наоборот, включать.

Период отпуска с последующим увольнением

Его не следует путать с периодом отпуска, во время которого сотрудник написал заявление на увольнение — такой период входит в отпускной стаж на общих основаниях.

Что касается отпуска с последующим увольнением, то по нему мнения расходятся.

Если опираться на Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 № 131-О-О, то можно прийти к выводу, что время отпуска с последующим увольнением в отпускной стаж не входит, хотя прямо об этом в документе не говорится.

С другой стороны, ст. 121 ТК РФ говорит о том, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранилось место работы (должность), и в этой статье не делается исключение для периода отпуска с последующим увольнением.

Время прохождения обязательных медицинских осмотров

Такой период имеет отношение к некоторым категориям работников (ст. 213 ТК РФ), например, к водителям, которые проходят обязательный медицинский осмотр. И это время включается в отпускной стаж. Причем в отпускной стаж входит также период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине.

В то же время нужно разделять понятие обязательного медицинского осмотра, законодательно предусмотренного и осуществляемого за счет средств работодателя, и медицинский осмотр по инициативе работника. Самостоятельное прохождение медицинского осмотра может привести к увольнению за прогул (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.11.2013 по делу № 33-34857).

Время вынужденного прогула при незаконном увольнении

Иногда случаются ситуации, когда работника сначала увольняют, а потом восстанавливают на работе через суд. Образовавшееся время вынужденного прогула по вине работодателя включается в отпускной стаж. То есть этот период приравнивается к времени фактической работы. При этом нужно правильно определить границы рабочего года сотрудника, который был восстановлен на работе.

Допустим, очередной рабочий год начался 20 сентября 2017 года, а 10 декабря 2017 года сотрудника уволили. По решению суда он бы восстановлен на работе, и 10 марта 2018 года вернулся и снова начал выполнять свои должностные обязанности. Таким образом, период с 10 декабря 2017 года по 9 марта 2018 года оказался вынужденным прогулом.

До увольнения рабочий год сотрудника отсчитывался с 20 сентября 2017 года по 19 сентября 2018 года. И его границы из-за незаконного увольнения не сдвинутся, поскольку отпуск — очередной. Отпуск предоставляется согласно графику отпусков. Когда сотрудник восстанавливается на работе, он имеет право требовать представления ему неиспользованного отпуска.

Периоды, которые нужно исключить из отпускного стажа

Согласно ст. 121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Отсутствие на работе без уважительных причин

В отпускной стаж не входит время отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе вследствие отстранения сотрудника от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ (появление на рабочем месте в алкогольном и наркотическом опьянении, непрохождение обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда и т.д.).

Исключить из отпускного стажа тот или иной период можно только на основании документов, подтверждающих факт отсутствия работника на работе без уважительной причины. Это может быть табель учета рабочего времени, приказ об отстранении работника от работы, акт об отсутствии работника на работе без уважительных причин и др.

Время отпусков по уходу за ребенком до достижения ребенком 3-х лет

Основанием для исключения этого периода станет приказ о предоставлении работнику отпуска по уходу за ребенком.

Однако во время отпуска по уходу за ребенком сотрудница имеет право выйти на работу на неполный рабочий день (ч. 3 ст. 256 ТК РФ). Таким образом, может возникнуть ситуация, когда она одновременно и работает, и находится в отпуске по уходу за ребенком.

Время работы в режиме неполного рабочего времени в период отпуска по уходу за ребенком входит в отпускной стаж. Работа в таком режиме не влияет на продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска.

Чтобы понять, можно ли предоставить женщине ежегодный оплачиваемый отпуск после ее выхода из отпуска по уходу за ребенком, необходимо уточнить границы последнего рабочего года, выявить наличие или отсутствие неиспользованных дней отпуска за предыдущие годы, проверить, есть ли неиспользованные дни отпуска за текущий рабочий год, и принять соответствующее решение.

Время отстранения от работы по распоряжению работодателя или уполномоченных органов

Такая ситуация может возникнуть, когда сотрудник появляется на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, не проходит обучение и проверку знаний и навыков по охране труда, а также обязательный медицинский осмотр и т.д. Во всех этих случаях работодатель обязан не допустить сотрудника к работе.

Калькулятор для расчета отпускных

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Главные темы месяца

Как раз вовремя. До 15 декабря нужно утвердить ГО. Вот включаете в него все остатки, от желания работников это никак не зависит. И отправляете в отпуска - и правильно, и законно.

Цитата
Снеженка пишет: Как раз вовремя. До 15 декабря нужно утвердить ГО. Вот включаете в него все остатки, от желания работников это никак не зависит. И отправляете в отпуска - и правильно, и законно.

1. Составлен график с учетом числа дней основного отпуска и с учетом неиспользованных дней. Кстати, форму Т-7 можно изменить незначительно? Чтобы не путаться самой я вынесла количество неиспользованных дней отдельной строкой. Это ок?
2. Наступает новый календарный год. Берем самый ближайший по дате отпуск сотрудника. Я уведомляю его за 2 недели о приближающейся дате отпуска. Это раз!
У него поменялись планы и уходить в отпуск ему сейчас неудобно. У нас это сплошь и рядом, руководство идет навстречу. Что должен сделать сотрудник? Написать заявление о переносе отпуска? У нас 28 дней то не отгуливают за год, а тут еще ранее неиспользованные дни, вообще мрак, не в жизнь не отгуляют! Как хитрее переносить? Может на конец года, а в конце года массово писать заявления на перенос на след. год? Это два!
3. Теперь дни основного отпуска за этот год. Ну не отдыхают у нас сотрудники! Трудоголики они! А начальство человечное, принято у него договариваться. В итоге, даты постоянно смещаются. Я что-либо с этим поделать не в силах. Мне остается только оформлять изменения. Никак не выстрою алгоритм действий.
Помогите, пожалуйста.

Цитата
UMC-UMC пишет: форму Т-7 можно изменить незначительно?

Сейчас (с 2013 года )))) ВСЕ формы нужно утверждать приказом работодателя : даже если вы продолжаете применять УФ. Поэтому можете менять как вам угодно , просто утвердите приказом.

Цитата
UMC-UMC пишет: Чтобы не путаться самой я вынесла количество неиспользованных дней отдельной строкой. Это ок?

Я не понимаю как это отдельной строкой и что значит неиспользованных)))) Они все у нас неиспользованные и все в одних и тех же графах. Если Вы ведете речь о долгах, то какая разница - для чего их отдельно выносить в строку, непонятно. есть работник, у него запланированы отпуска 20 дней, 14 дней, 28 дней и так далее. Начинаете предоставлять - указываете сначала самый позний период (в приказе) и идете по порядку. в ГО период не указывается.

Цитата
UMC-UMC пишет: Что должен сделать сотрудник? Написать заявление о переносе отпуска?

ЕСЛИ у вас такая возможность прописана в ЛНА. Почитайте ТК - там перечислены все возможные случаи переноса и написано "а так же в других случаях, предусмотренных..бла-бал. ЛНА " - вот и предусмотрите это в ЛНА.

Не забывайте, что переносить можно только на второй рабочий год. непредоставление более 2 лет - это уже нарушение и не поможет ни заявление, ни клятвы.

Цитата
UMC-UMC пишет: Может на конец года, а в конце года массово писать заявления на перенос на след. год? Это два!

Только что сказала об этом. Не перехитрить закон. У каждого работника свой рабочий год. Вот максимум в течение второго РАБОЧЕГО года его предоставляете. Все иное - нарушение.

Цитата
UMC-UMC пишет: Теперь дни основного отпуска за этот год

Алгоритм один и тот же. Просто у этого отпуска есть возможность быть перенесенным на следующий год на законных основаниях, а у долгов - нет.

Мы с вами не эмоциями делимся, а учимся сообща работать в соответствии с законом. Как НЕ НАДО делать - знают все. Но никакие эмоции не позволяют нарушать закон.

Программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" продолжает расширять свои возможности. Начиная с выхода версии 2.5.8 в программе можно вести управленческий и регламентированный учет неиспользованных дней отпусков работников, а также автоматически вычислять остаток отпуска при увольнении работника. О том, как именно ведется в программе учет остатков отпусков, рассказывает в данной статье А.В. Ярвельян (ЗАО "Си Дата").

В соответствии с Трудовым Кодексом РФ (глава 19) каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 дней, максимальная продолжительность отпуска не ограничена.

Также работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск, предусмотренный ТК РФ (в связи с условиями труда) или коллективным договором.

Продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях. В стаж работы, дающий право на отпуск, включается время фактической работы и оплачиваемого отпуска, а также время, когда работник был отстранен от работы не по своей вине. На отпуск работник имеет право по истечении шести месяцев со дня приема на работу, однако, по согласованию сторон, отпуск может быть предоставлен и ранее.

Часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Очевидно, что количество дней отпуска, на которое работник имеет право, необходимо знать как при планировании отпусков, так и при расчете компенсаций за неиспользованный отпуск.

Начиная с версии 2.5.8 конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" в программе реализован учет количества использованных сотрудниками дней отпусков с последующим расчетом остатка неиспользованных дней в разрезе рабочих лет.

Рассмотрим подробнее, какие именно механизмы заложены в программе.

Нормативное регулирование

Рассмотрим подробнее, какие именно механизмы заложены в программе.

Регламентированный учет

Виды используемых ежегодных отпусков объявляются в одноименном справочнике. Количество видов ежегодных отпусков не ограничено и остается на усмотрение пользователя. Однако, нужно отметить, что заполнять справочник стоит только теми видами отпусков, которые реально используются в организациях предприятия.

Для каждого вида отпуска можно настроить способ расчета оставшихся неиспользованных дней отпуска (по рабочим или календарным дням) и указать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в течение года (см. рис. 1).

На дополнительные отпуска могут иметь право не все работники предприятия, более того, на предприятии может существовать несколько видов отпусков и право работников на их использование может зависеть от различных критериев. В конфигурации реализована возможность определить список "доступных" отпусков для каждой должности организаций и указать для каждого вида отпуска его продолжительность применительно к этой должности. Заполнить этот список можно на закладке "Ежегодные отпуска" формы справочника "Должности организаций". В список необходимо добавлять только те виды отпусков, продолжительность которых для работников данной должности отличается от указанной в справочнике "Виды ежегодных отпусков". В частности, если дополнительный отпуск предоставляется ограниченному количеству категорий работников, в справочнике "Виды ежегодных отпусков" удобно оставить величину продолжительности отпуска не заполненной, а для конкретных должностей указать реальную продолжительность. Если же дополнительный отпуск используется большинством работников, то в справочнике "Виды ежегодных отпусков" целесообразно указать его продолжительность, а для должностей, которым такой отпуск не положен, в справочнике "Должности" оставить продолжительность этого отпуска пустой.

При регистрации отпусков используются виды расчета из плана видов расчета "Основные начисления организации". Каждому виду расчета здесь можно сопоставить вид ежегодного отпуска, заполнив группу реквизитов "Ежегодные отпуска" на закладке "Использование" (см. рис. 2). Предполагается, что предопределенному виду расчета "Оплата отпуска по календарным дням" будет сопоставлен вид ежегодного отпуска, соответствующий основному ежегодному отпуску. Программа позволит сопоставить основной ежегодный отпуск другому виду расчета, например оплате отпуска по шестидневке, но при этом следует понимать, что это нарушает условия корректности работы алгоритмов.

Для видов расчета, описывающих дополнительные отпуска, на закладке "Время" формы вида расчета должен быть установлен вид времени "Неотработанные полные смены, а также командировки", а в качестве вида времени по классификатору должен быть указан предопределенный элемент "Классификатора использования рабочего времени" "Дополнительный отпуск". Такие настройки необходимы для оформления кадровых приказов на дополнительный отпуск, а также для корректного расчета и учета времени отпуска.

Кроме вышеприведенных настроек, а также вида ежегодного отпуска, все остальные реквизиты вида расчета, описывающего дополнительный отпуск, чаще всего совпадают с реквизитами вида расчета, соответствующего основному ежегодному отпуску.

Виды расчета, предназначенные для расчета компенсации неиспользованных дней отпуска, относятся к плану видов расчета "Дополнительные начисления организации". В системе введены шесть предопределенных видов расчета, соответствующих компенсациям отпусков при увольнении и без увольнения, удержаниям за неотработанные дни отпуска, рассчитываемым по календарным дням или из расчета шестидневной рабочей недели. Расширить список видов расчета для компенсации отпуска пользователь не может.

Для всех видов расчета, описывающих компенсации неиспользованных отпусков (удержания за отпуск, использованный авансом), необходимо в разделе "Компенсации ежегодных отпусков" на закладке "Использование" отметить, что это компенсация отпуска и указать вид ежегодного отпуска, остаток которого будет компенсирован (см. рис. 3). В данный момент предусмотрена компенсация только основного ежегодного отпуска.

Порядок расчета остатков для основного ежегодного отпуска система автоматически настроит при обновлении информационной базы до релиза 2.5.8 и выше. Однако условием успешного обновления является то, чтобы в информационной базе был заполнен регламентированный производственный календарь за все годы, по которым в программе есть отпуска. Для дополнительных же отпусков, после того, как все подготовительные настройки выполнены, необходимо перепровести все документы "Отпуска организаций", "Начисление отпуска работникам организаций" и "Расчет при увольнении работника организаций". При этом произойдет наполнение регистра накопления "Фактические отпуска организаций", влияющего на расчет остатков отпусков.

Актуальные на текущий момент остатки отпусков можно увидеть с помощью отчета "Регламентированные отпуска сотрудника", который формируется из карточки сотрудника с помощью одноименной команды меню "Печать".

Остатки отпусков изменяются при проведении документов "Отпуска организаций", "Начисление отпуска работникам организаций" и "Расчет при увольнении работника организаций". Во всех этих документах при заполнении реализовано автоматическое заполнение рабочего года, за который предоставляется отпуск. Следует отметить, что, поскольку документы "Отпуска организаций" и "Начисление отпуска работникам организаций" регистрируют, фактически, одно и то же событие - предоставление отпуска работнику, то при проведении документа "Начисление отпуска работникам организаций" система анализирует существующие кадровые документы по отпускам данного работника и, если находит документ с пересекающимся периодом отпуска, то расчетный документ движения по регистру не делает.

Следует напомнить, что основной задачей описываемого механизма, является автоматический расчет остатка отпуска работника при увольнении. В документе "Расчет при увольнении работника организации" при выборе работника и приказа об увольнении автоматически рассчитывается количество неиспользованных дней отпуска на дату увольнения (или количество неотработанных дней отпуска). Отчет, позволяющий проверить правильность расчета (см. рис. 4), можно получить с помощью кнопки открытия рядом с числом дней отпуска.

Как уже говорилось, система позволяет автоматически рассчитать количество неиспользованных дней только одного вида отпуска. Однако, в случае наличия дополнительных отпусков, имея в своем распоряжении подробный протокол расчета, не составит труда откорректировать автоматически рассчитанное число неиспользованных дней отпуска.

Пример

19 марта 2007 года на работу принят Насыров Семен Семенович. Он имеет право на основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней и дополнительный отпуск продолжительностью 14 дней. 20 мая 2008 года он увольняется. За время работы он был в отпуске однажды, с 24 марта по 17 апреля 2007 года.

При увольнении работника из документа "Расчет при увольнении" получен протокол расчета количества неиспользованных дней отпуска (см. рис. 4). Из протокола видно, что работник использовал часть основного и часть дополнительного отпуска, а также в отчете указаны остатки отпусков на момент увольнения. Также в протоколе отображен факт ввода остатков (18 апреля 2008 г.)

Компенсация неиспользованного отпуска без увольнения регистрируется документом "Начисление отпуска работникам организации". В этом документе не реализован автоматический расчет количества неиспользованных дней отпуска, поскольку предполагается, что документ будет использоваться для расчета отпускных гораздо чаще, нежели для расчета компенсации отпуска, и расчет остатка отпуска при каждом вводе нового документа не целесообразен. Более того, в случае компенсации отпуска без увольнения, работодатель вовсе не обязательно будет единовременно компенсировать работнику весь остаток неиспользованного отпуска. При проведении такого документа, система фиксирует факт компенсации и учитывает его при дальнейшем расчете остатка отпуска.

Управленческий учет

В управленческом учете основной задачей механизма расчета остатков отпусков является определение положенного размера отпуска для целей планирования отпусков.

Размер ежегодного управленческого отпуска, одинаковый для всех сотрудников предприятия, хранится в регистре сведений "Учетная политика по персоналу" и указывается в рабочих днях. Если в регистре нет ни одной записи, размер отпуска принимается равным 20 рабочим дням. Если запись в регистре есть, но количество дней отпуска не указано, размер отпуска принимается равным 0.

Кроме основного ежегодного управленческого отпуска, работники могут иметь право на отгулы, то есть дополнительные дни к отпуску. Право на такие отгулы чаще всего зависит не от служебного положения (т. е. должности) работника, а возникает вследствие конкретных заслуг: переработок, сверхурочных, досрочного выполнения работы и пр.

Поэтому приобретение права на отгулы для всех категорий работников регистрируется в системе специальным документом "Право на дополнительные дни отпуска" (см. рис. 5).

Остатки управленческих отпусков работников отображаются в отчете "Управленческие отпуска сотрудника", вызываемого из карточки сотрудника. Отметим, что в управленческом учете рабочим годом считается календарный год с 1 января по 31 декабря или с момента приема работника на работу до конца года.

Планирование отпусков осуществляется с помощью инструмента утверждения отпусков "График отпусков".

Двойной щелчок мыши на фамилии работника позволяет открыть карточку отпусков работника, в которой отмечаются все утвержденные и фактически использованные отпуска, а также остаток отпуска на текущий момент. С помощью кнопки "Подробнее по отпускам" можно сформировать отчет обо всех событиях, влияющих на продолжительность отпуска работника: приеме на работу, получении права на отгулы, приказе об отпуске (см. рис. 6).

Из карточки отпусков работника можно запланировать отпуск, то есть создать документ "Планирование отпуска". При выборе дат начала и окончания отпуска в графе "Примечание" автоматически сформируется строка комментария, содержащая сведения о том, отпуск за какие периоды и какой продолжительностью будет израсходован (см. рис. 7).

Алгоритм расчета следующий: система рассчитывает остаток неиспользованных дней отпуска на последний день планируемого отпуска, вычитает из них остаток за прошлые годы, и получает количество дней, которые приходятся на будущий период. Подробнее этот алгоритм проиллюстрирован в отчете по отпускам.

Для того чтобы зарегистрировать в системе тот факт, что работник действительно ушел в отпуск, необходимо сформировать документ "Отсутствие на рабочем месте" с указанием причины неявки "Ежегодный отпуск" на период отпуска.

После проведения документа в карточке отпусков работника отобразится произошедшее событие. Также оно отобразится и в отчете по отпускам (см. рис. 8).

Механизм расчета и хранения остатков отпусков

Нужно еще немного рассказать о самом механизме расчета и хранения остатков отпусков. В системе реализованы справочники "Остатки отпусков организаций прошлых лет" (для регламентированного учета) и "Остатки отпусков прошлых лет" (для управленческого учета) - см. рис. 9. Они предназначены для того, чтобы хранить остатки неиспользованных дней ежегодных отпусков за прошлые года, без учета фактических отпусков текущего рабочего года. При начале работы системы эти справочники пусты. В этом случае при проведении документов система будет рассчитывать остатки отпусков работников, начиная с дат их приема на работу.

Разработчиками рекомендуется хранение остатков отпусков, оно необходимо, в частности, чтобы увеличить скорость проведения документов и формирования отчетов - программе не придется каждый раз пересчитывать остаток отпуска.

Заполнить остатки отпусков можно с помощью одноименной кнопки на панели инструментов основной формы соответствующего справочника. При этом программа автоматически пересчитает остатки отпусков за те рабочие годы, по которым не зафиксированы остатки. Факт фиксации остатков отражается в соответствующем отчете по отпускам.

Заполнить остатки отпусков необходимо также при начале эксплуатации программы, при вводе начальных данных. Если предприятие существует уже некоторое время, то чаще всего приказы о приеме на работу сотрудников, перемещениях и увольнениях переносятся полностью, а данные о приказах по отпуску - только за последние год-два. В этом случае для обеспечения корректного расчета остатка отпуска необходимо ввести данные об остатках отпусков либо на дату начала ведения учета в программе, либо на текущую дату (за последний рабочий год).

Ввести остатки отпусков вручную, после того как их зафиксировали, можно в форме элемента справочников "Остатки отпусков организаций прошлых лет" или "Остатки отпусков прошлых лет". Основные формы справочников состоят из двух частей: списка работников и расшифровки остатка отпусков по работнику (см. рис. 9). В зависимости от положения курсора в левой части формы, в правой части отображаются данные об остатках отпусков по указанному работнику. С помощью кнопки "Изменить" (или двойного щелчка мышью на любом поле правой части формы справочника, или нажатия Enter) может быть открыта форма элемента, содержащая информацию по одному выбранному работнику. В форме отобразятся строки, соответствующие всем видам отпусков за все годы работы сотрудника. В каждой из этих строк в графе "Количество дней" нужно указать количество неиспользованных работником дней отпуска за указанный в строке год.

Фиксировать остатки отпусков можно и автоматически, с помощью регламентного задания (см. рис. 10). Настраивается автоматическая фиксация отпусков с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов основной формы справочника.

Для регламентного задания должно быть указано расписание, по которому оно будет выполняться. Гибкий механизм настройки расписания позволяет настроить выполнение по часам, дням недели, месяцам. После настройки регламентного задания процедура фиксации остатков отпусков будет запускаться автоматически по указанному расписанию.

Отметим, что исполнение регламентных заданий зависит от режима работы системы.

В клиент-серверном варианте дополнительных настроек не требуется, задачи регламентного задания выполняются на сервере от имени того пользователя, который указан в регламентном задании.

В файловом же варианте работы необходимо, чтобы в форме "Настройка параметров учета" на закладке "Обмен данными" был указан пользователь, от имени которого в системе будет настроено выполнение регламентных заданий (чаще всего, это фиктивный пользователь, созданный специально для выполнения таких функций). Необходимо также, чтобы сессия этого пользователя была запущена в то время, когда должны выполняться задачи регламентного задания.

Таким образом, в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" реализован эффективный механизм планирования отпусков, позволяющий менеджерам по персоналу получать актуальную информацию о праве работников на отпуск и о продолжительности этого отпуска. Также в программе реализован алгоритм расчета остатка неиспользованных дней отпуска (или неотработанных дней отпуска) для расчета работника при увольнении.

Читайте также: