Что прописать в трудовом договоре если не используются цифровые подписи

Обновлено: 15.05.2024

ПОЛЕЗНО: еще рекомендации по положения самого договора смотрите в видео на нашем канале YouTube:

Как подписать договор по электронной почте?

Часто люди говорят о том, что их работа тесно сопряжена с всемирной паутиной. Заключение договоров по электронной почте и заключение договоров в сети Интернет — крайне важная часть работы очень многих. Грамотность в этих моментах необходима и является основой безопасности коммерческой деятельности.

Чтобы подписать договор по электронной почте (или в сети Интернет) его нужно составить также, как это было бы, в обычном бумажном варианте. Разница в том, что нужно будет добавить пункт, где стороны обязуются признать юридическую силу за электронными письмами, документами, направленными по электронной почте (указывается электронная почта) и признают их равнозначными документам на бумажных носителях. Доступ к электронной почте каждая сторона осуществляет по паролю и обязуется сохранять его конфиденциальность. В договор нужно включить условие, признавать электронный адрес, простой электронной подписью. Либо нужно оформить квалифицированную ЭЦП и работать с ее использованием.

Пишите нам свой вопрос, ведь каждая проблема индивидуально и требует разбора в отдельности, читайте также порядок оформления договора по ссылке в блоге. Звоните, если Вас заинтересовало наше выгодное предложение по составлению договора по льготной цене.

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.

Рассказываем тонкости

Какая подпись нужна

Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
Подписываете трудовые договоры, тогда выбирайте НЭП или КЭП.
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

Про простую электронную подпись (ПЭП)

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

Электронная подпись для сотрудников

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге.

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?

Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.

У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.

Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это когда сотрудник работает вне места нахождения работодателя (головного офиса, представительства, обособленного подразделения). Работодатель и сотрудник взаимодействуют через Интернет и сети общего пользования. С 1 января 2021 года вступил в силу закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, который расширяет понятия и правила удалённой работы.

Давайте разбираться в деталях!

Виды дистанционной работы

Есть несколько вариантов удалёнки:

на постоянной основе — на весь срок действия трудового договора;
временный вариант — не более шести месяцев;
периодическая удалёнка — сотрудник работает поочерёдно удаленно и на стационарном рабочем месте.

В зависимости от того, какой вариант вы выберете, отличаются и формулировки в трудовом договоре. Любой из этих вариантов требует взаимной договорённости работодателя и сотрудника.

Есть еще один вариант — удалёнка по инициативе работодателя.

Оформляется приказом или распоряжением. Допускается только в исключительных обстоятельствах, угрожающих жизни и здоровью работников: катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожар, эпидемии и т.п. А также по решению властей (ст. 312.9 ТК РФ). Согласие работника на такой перевод не требуется.

Обмен документами

Условия обмена прописаны в статье 312.3 ТК РФ.

Заключение договора: Для заключения трудового договора или дополнительного соглашения к нему, договора о материальной ответственности, ученического договора, нужно обменяться с работником документами в бумажном или в электронном виде. В последнем случае работодатель должен подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной. Если у работника такой подписи нет, нужно получить её в ближайшем удостоверяющем центре, иначе обмен электронными документами невозможен. Различия между электронными подписями сформулированы в ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Если обмениваетесь документами в электронном виде, в трудовом или коллективном договоре нужно прописать срок, в течение которого получатель договора обязан подтвердить факт получения. Подтверждение отправляется в электронной форме.

Обратите внимание! Особый порядок действует только для больничных листов. Бумажные больничные нужно отправлять заказным письмом с уведомлением. Если больничный в электронном виде, а работодатель и медицинская организация входят в одну систему электронного документооборота, сотрудник просто должен сообщить работодателю его серию и номер.

Оформление дистанционного сотрудника

Шаг 1: Запросите у работника документы, предусмотренные ст. 65 Трудового кодекса РФ:

паспорт;
трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
СНИЛС. Если до момента трудоустройства у дистанционного работника не было СНИЛС, он должен самостоятельно встать на учёт в ПФР и получить номер;
военный билет (для военнообязанных);
документ об образовании.

Дистанционный работник может всё это предоставить в электронной форме 3 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ). Это могут быть сканы, скриншоты, файлы PDF, XML и прочее. ЭЦП здесь не обязательна, она нужна только для договоров.

Для справки: определение электронного документа закреплено п. 11_1 ст. 2 закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”. Это документ, представленный в электронной форме, которую может воспринимать человек с помощью ЭВМ и которую можно передавать по ТКС или обрабатывать в информационных системах.

Шаг 2: Ознакомьте работника под роспись с локальными нормативными актами, если они у вас есть. Это нужно сделать до подписания трудового договора. Если у сотрудника нет ни электронной подписи, ни возможности лично приехать ознакомиться с документами, можно сделать так. Сотрудник получает по электронной почте документ, распечатывает, ставит подпись, сканирует и отправляет работодателю. А потом отправляет обычной почтой документ с живой подписью.

Шаг 3: Заключите трудовой договор. В договоре предусмотрите следующее:

указание на то, что работа является дистанционной и условия ее выполнения (постоянно, временно, периодически);
место работы (возможно, несколько), в котором дистанционный работник непосредственно исполняет свои обязанности (письмо Роструда № ПГ/8960-6-1 от 7 октября 2013 г.).
дата начала дистанционной работы и срок, на который она устанавливается (если он заранее известен);
режим рабочего времени и времени отдыха.

Например, бухгалтер на удалёнке арендовал офис, в котором трудится большую часть рабочего времени (подрабатывает самозанятым). Но периодически работает и из дома. Поэтому в договоре дистанционного работника он укажет и адрес своей регистрации, и адрес арендованного офиса.

Обратите внимание! Если вы не пропишете график работы в трудовом договоре, сотрудник имеет право работать по удобному ему графику.

Если в компании предусмотрены онлайн-совещания, летучки, планёрки и т.д, лучше определить рабочие часы, чтобы сотрудник в нужное время был на связи. Так можно избежать споров о сверхурочной работе. Если дистанционная работа носит временный характер, работодатель может определить условия и порядок вызова работника в офис, на стационарное рабочее место.

порядок обмена электронными документами и иные способы взаимодействия сторон. Оптимально определить в трудовом договоре или другом локальном документе, как будут решаться срочные рабочие вопросы во время удаленной работы (по телефону, электронной почте, через мессенджеры, корпоративные системы и т.п.), а также предусмотреть способы взаимодействия и передачи результатов работы (например, работник может предъявлять руководству итоги работы, сделанной на дому, в дни своего присутствия в офисе, если такие установлены, и др.);

условия обеспечения работника необходимым оборудованием и другими средствами труда;

порядок компенсации за использование личного имущества работника. Работодатель обязан обеспечить дистанционного работника всем необходимым для работы, например, компьютером, принтером, расходными материалами и т.п. Если стороны договорятся, работник может использоваться своё оборудование или арендовать его на месте. В этом случае работодатель обязан компенсировать сотруднику использование оборудования и расходы, с этим связанные;

условия обеспечения охраны труда. Работодатель не может контролировать условия труда дистанционного работника, поэтому не в состоянии нести всю полноту ответственности за обеспечение безопасности труда. Но если предоставляет своё оборудование или рекомендует его к использованию, обязательно должен ознакомить сотрудника с правилами безопасности, предупредить о возможных рисках;

особенности увольнения и др. Если работник на удалёнке не отвечает на запрос работодателя и не выходит на связь два и более рабочих дней подряд, это основание для его увольнения. Увольнением может закончиться и смена места пребывания удалёнщика, если переезд делает невозможным продолжение сотрудничества. Например, удалённый консультант по работе с клиентами перебрался в местность, где нет возможности обеспечить стабильную связь.

Можно также включить в трудовой договор дополнительные условия, которые указаны в ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Удалёнка – не повод для экономии на оплате труда (ст. 312_5 ТК РФ).

Обратите внимание! Если вы уже перевели сотрудников на удалёнку в связи пандемией до изменений в ТК, проверьте трудовые договоры с ними и при необходимости внесите изменения с учётом информации в этой статье.

Шаг 4: Издайте приказ о приеме на работу. Ознакомьте с ним сотрудника под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Не позднее следующего дня после издания приказа отправьте в ПФР отчёт СЗВ-ТД о приёме сотрудника.

Шаг 6. Когда все пункты выполнены, оформите личную карточку сотрудника.

Российским законодательством предусмотрено право применять ЭЦП для заключения договоров. Основное требование — правильное оформление, с учетом юридических и технических требований. Мы подготовили материал о том, как правильно подписать договор электронной подписью.

Правовая основа подписания договора электронной подписью

В Российской Федерации правовой основой такого типа договора считаются нормы Гражданского и Трудового Кодекса:

Гражданский кодекс Российской Федерации гарантирует право подписать договор электронной подписью, если речь идет о заключении соглашения между разными контрагентами, которые занимаются экономической деятельностью. Заключение договора происходит с помощью передачи электронных документов.
Трудовой Кодекс Российской Федерации гарантирует право подписания договора с удаленным работником с помощью электронной формы.

Чтобы заключенный договор признавался юридически верным, необходимо подтвердить описанное решение усиленной ЭЦП (электронная подпись). Законодателем не оговаривается нужна подпись квалифицированная или нет.

Если читатель хочет получить дополнительную информацию о том, как проходит подписание договора в цифровой форме, следует обратиться к Федеральному Закону номер 63 от 6 апреля 2011 года.

Юридическая сила заключенных соглашений

В упомянутом выше ФЗ под номером 63 говорится о том, что юридическая сила договора дается применением ЭЦП. Именно она подтверждает подлинность соглашения, которое подписали стороны. Если электронный договор решили подписать ЭЦП, с точки зрения действующего законодательства, он ничем не отличается от формально признанного юридического соглашения, где используется бумажный носитель.

Другие необходимые к соблюдению правила, чтобы электронный договор признавался подлинным:

Форма должна выполнять требования российского законодательства. Однако, если речь идет не о формализованном соглашении, оно составляется в свободной форме. Подпишите такое соглашение, оно все равно будет действительным благодаря подписи.
Содержание также не должно противоречить действующему законодательству Российской Федерации.
Требования к подписи заключаются в том, что она принадлежит лицу, который имеет полное право подписать договор с точки зрения действующего законодательства.

У подписания договора, где применяется электронный сертификат, есть и другие особенности. Надо смотреть на вид договора, прежде чем его подписать и заверить ЭЦП. Документы бывают формализованные и неформализованные, они отличаются правилами составления.

Что такое формализованные соглашения

Подписание формализованных документов будет соответствовать действующему законодательству только при условии, что они соответствуют установленной форме. Среди таких документом выделяют отчетность, трудовой договор и т. п. Если вы подпишите соглашение и заверите его цифровой подписью, у него будет юридическая сила при выполнении следующих условий:

Соблюдение формата. Подпишите соглашение, только если формат не противоречит требованиям российского законодательства.
Заключаются по полному согласию сторон, при этом соблюдается установленный для подписания регламент.
Применяется электронный сертификат в виде квалифицированной ЭЦП.

Обе стороны имеют действующий сертификат на момент заключения соглашения. Если действующей ЭЦП в данный момент нет, можно обратиться за помощью в аккредитованный удостоверяющий центр.

Что такое неформализованные документы

Чаще всего это простой документ, для которого отсутствует единый формат, установленный государственными органами. Любая сторона может оформить доверенность, написать письмо, предложить хозяйственное соглашение. Форма при этом может быть любой. Вторая сторона смотрит на содержание предложенного соглашения, а для юридической силы используется:

Цифровая подпись квалифицированного типа. Дополнительное преимущество от данного сертификата состоит в гарантии неизменности документа. Цифровая подпись свидетельствует: если было оформлено подписание соглашения, его содержание не поменяется.
Цифровая КЭП неквалифицированного типа.

Если подписание соглашения выполняется в рамках действующего электронного документооборота, нужно предварительно выполненное подписание соглашения о признании силы в юридической форме у данных типов сертификатов. Перед подписанием убедитесь в том, что документ содержит описание требований к типу подписи, а также присутствуют все необходимые реквизиты документа.

Документы для подписания цифровым способом

Для получения помощи относительно возможности или невозможности подписания соглашений в цифровой форме ознакомьтесь с предоставленной ниже информацией. Юридический документ, который заключен с использованием криптографической защиты, формально равен тому же самому документу, который написан на бумаге и на который надо поставить обычную печать, а также написать фамилию и инициалы. Но есть вид документов, который может быть заключен только в традиционной бумажной форме. К сожалению, никакая помощь в виде усиленной криптографической защиты не изменит этого факта.

В том же самом ФЗ под номером 63 оговариваются случаи, когда надо использовать только бумажный вид носителя информации. Но есть и противоположные случаи.

Оба типа носителя пригодны к использованию только в том случае, если законом прямо не оговаривается обратное.

Где используется ЭЦП для подписания договора

Контракты, заверенные КЭП, заключаются на следующих площадках:

Электронные площадки. Заключить соглашение можно с представителями государства или частными компаниями.
Коммерческие организации. Обычно ими разрабатывается web-интерфейс для пользователя. Соглашение оформлять удобно, если есть КЭП.
Специализированные информационные системы.

Как правило, образец соглашения можно найти на любом из этих сервисов. Чтобы можно было легально заключать сделки, надо иметь признанную КЭП, получить которую можно в одном из удостоверяющих центров.

Читайте также: