Что призвана обеспечить информационно правовая работа в системе мвд россии

Обновлено: 19.05.2024

10 1 3 архивное хранение в подразделение спецфондов по описи не ранее чем через 1 год после их последнего прекращения (приложение 9). Уголовные дела, прекращенные в установленном порядке, со сроком хранения до 5 лет включительно и дела, до истечения срока хранения которых остался 1 год и менее, хранятся и уничтожаются в установленном порядке в органах внутренних дел, прекративших дело. 49. В подразделение спецфондов не передаются уголовные дела, по которым не решен вопрос о вещественных доказательствах, материальных ценностях, изъятых при задержании, об отмене избранной меры пресечения, об уведомлении указанных в уголовно-процессуальном законодательстве Российской Федерации лиц, а также дела, в которых отсутствует заключение следственного органа об обоснованности принятого решения, кроме дел, прекращенных с согласия прокурора. 50. Вместе с каждым уголовным делом в подразделение спецфондов сдается карточка к прекращенному делу (приложение 10), составляемая органом внутренних дел, прекратившим дело. Из карточек формируется прифондовая картотека по учету прекращенных уголовных дел. Карточки располагаются в картотеке в порядке регистрационных (учетных) номеров дел, в алфавитном порядке по фамилиям, именам, отчествам лиц или в алфавитном порядке по наименованиям органов внутренних дел, проводивших следствие (дознание). 51. Проекты описей дел составляются в трех экземплярах, первые два из которых после утверждения ЦЭПК МВД России, ЭК остаются вместе с делами в подразделении спецфондов, а третий возвращается в орган внутренних дел, передавший дела на архивное хранение. 52. Проекты описей общего делопроизводства рассматриваются в подразделении спецфондов, которое готовит соответствующее заключение, где отмечаются результаты проверки правильности составления описи, полнота состава включенных в опись дел и документов, правильность формирования и оформления, сроки хранения дел. Полнота включения в опись дел устанавливается путем сверки описи с номенклатурами дел за соответствующий период и журналом учета законченных производством дел органа внутренних дел. По требованию руководителя подразделения спецфондов орган внутренних дел, передающий дела на архивное хранение, представляет вместе с проектами описей дел заверенные копии номенклатур дел за соответствующий период с итоговыми записями о заведенных делах. 53. Описи дел рассматриваются и утверждаются ЦЭПК МВД России, ЭК. Описи дел, составленные с нарушением требований настоящей Инструкции, перерабатываются органом внутренних дел в сроки, определенные ЦЭПК МВД России, ЭК. При необходимости дела переформируются и переоформляются, в описи вносятся изменения. 54. В случае приема дел от ликвидируемых органов внутренних дел проекты описей дел представляются ликвидационной комиссией в подразделение спецфондов и при необходимости дорабатываются в срок, устанавливаемый руководством ИЦ. Дела общего производства от ликвидируемого органа внутренних дел в подразделении спецфондов допускается принимать до утверждения описей этих дел ЦЭПК МВД России, ЭК по акту приема-передачи (приложение 18). 55. При первой передаче документов подразделение делопроизводства передает в

14 1 7 фонд, объединенный фонд и коллекцию. 76. Распределение дел внутри фонда проводится по структурному, хронологическому, функциональному, предметно-вопросному, номинальному, корреспондентскому, административно-территориальному, алфавитному и другим классификационным признакам группировки дел. 77. Дела в каждом фонде группируются последовательно по классификационным признакам, применение которых наиболее целесообразно. В зависимости от этого используются хронологически-структурная, структурно-хронологическая, хронологически-функциональ-ная и иные схемы классификации дел. 78. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих органов внутренних дел, учитывая их пополнение, и к фондам ликвидированных органов внутренних дел. По этой схеме дела группируются по годам, а в пределах одного года по структурным подразделениям органа внутренних дел. 79. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам ликвидированных органов внутренних дел, имевших в целом устойчивую структуру и значительный объем документов постоянного и длительного сроков хранения в структурных подразделениях. По этой схеме дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы по годам. 80. Хронологически-функциональная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих и ликвидированных органов внутренних дел с несложной или неустойчивой структурой. По этой схеме дела группируются по годам, а в пределах одного года по функциям, направлениям деятельности фондообразователя. 81. Группировка дел в пределах подгрупп проводится по одному или нескольким классификационным признакам, выбор которых определяется логической связью между делами и наиболее удобной системой организации документов для их поиска и использования. 82. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются в алфавитном порядке названий фондообразователей. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности фондообразователя, составом и объемом документов. Для фондов однородных органов используются одинаковые схемы систематизации. 83. Систематизация дел в коллекциях определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции однородных дел возможна их группировка по алфавитному, хронологическому, авторскому и иным последовательно применяемым признакам. В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, возможна группировка дел по более узким темам или вопросам в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам исходя из объема и состава документов. 84. Группы систематизированных по тем или иным признакам дел составляются и выделяются в описи разделами и подразделами. 85. При обнаружении ошибочно включенных в фонд документов последние выделяются и присоединяются к тому фонду, к которому они относятся, либо к вновь формируемому фонду с внесением соответствующих изменений в учетные документы.

15 При систематизации дел по хронологическому признаку вначале следуют дела с документами, датированными числом, месяцем и годом, затем датированными месяцем и годом и после датированными только годом. IV. Учет архивных документов Единицы учета 87. Все документы, находящиеся в подразделении спецфондов и принимаемые на архивное хранение, учитываются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. 88. Единицами учета в подразделении спецфондов являются архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения. 89. Единицей хранения в подразделении спецфондов является дело (том дела) документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Том дела общего производства является самостоятельной единицей учета и хранения. Дело специального производства, состоящее из двух, трех и более томов, является одной единицей учета, но при этом каждый том также является единицей хранения. 90. В подразделении спецфондов централизованный учет архивных документов и архивных картотек ведется сотрудником, назначенным ответственным за учет. Состав учетных документов 91. Все изменения в составе и объеме архивных дел в подразделении спецфондов вносятся в учетные документы немедленно при получении соответствующих описей, актов, постановлений об изъятии дел и иных документов, являющихся основанием для данного изменения. 92. В подразделении спецфондов ведутся следующие основные учетные документы: журнал учета поступления и выбытия дел (приложение 11); список фондов (приложение 12); лист фонда (приложение 14); карточка фонда (приложение 15); описи дел (приложения 2-4, 7-9); дело фонда; паспорт подразделения спецфондов (приложение 16); журнал регистрации учетных документов подразделения спецфондов (приложение 13). Допускается также ведение вспомогательных учетных документов. 93. Все учетные документы подразделения спецфондов независимо от степени их секретности учитываются в специальном журнале регистрации учетных документов подразделения спецфондов (приложение 13), который ведется в подразделении спецфондов и включается в журнал учета журналов и картотек ИЦ. Все учетные документы устаревших форм не уничтожаются и подлежат

Читайте также: