Что нужно сделать чтобы сотрудник отобразился в разделе уволенные в контур персонале

Обновлено: 15.04.2024

Читайте в новостях 1С:ИТС. А также вас ждёт другая полезная информация: Считаются ли сотрудники, находящиеся в отпуске (командировке), переведёнными на удалёнку? Что грозит работодателю, который не организовал медосмотры сотрудников?

Вопрос аудитору

Сотрудник находился в контакте (проживают вместе) с больным коронавирусом членом семьи (подтверждённый случай). У сотрудника проявлений заболевания нет. При этом он находится на самоизоляции. Как оформить и отметить в табеле отсутствие этого сотрудника?

Все лица, контактировавшие с больным COVID-19, должны быть изолированы на срок 14 дней с проведением двукратного лабораторного исследования материала. Допускается изоляция в домашних условиях (при отсутствии эпидемиологических рисков для окружающих) с организацией динамического медицинского наблюдения. Эти правила установлены п. 4.3.3 Методических рекомендаций МР 3.1.0170-20 "Эпидемиология и профилактика COVID-19" (утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 30.03.2020).

Таким образом, сотруднику организации, контактировавшему с больным COVID-19, следует соблюдать режим самоизоляции в течение 14 календарных дней. Если сотрудник не может выйти на работу, поскольку должен находиться на самоизоляции, то у него есть уважительные причины для отсутствия на работе. Поэтому в рассматриваемой ситуации все зависит от того, как будет оформлено отсутствие сотрудника на работе.

Как период нетрудоспособности.

К работнику, контактировавшему с больным коронавирусом, должны приехать медработники и сделать тест на коронавирус (п. 1.5 постановления Главного государственного санитарного врача от 30.03.2020 № 9). Такому работнику могут выдать листок временной нетрудоспособности на период самоизоляции (п. 2.7 постановленияГлавного государственного санитарного врача от 13.03.2020 № 6). Если работнику выдан больничный лист, то в табеле (по форме № Т-12, Т-13) период его отсутствия обозначается буквенным кодом "Б" или цифровым кодом "19".

Перевести на удалённую работу (при возможности).

Зарплата за такой период начисляется в обычном порядке. В табеле учета рабочего времени период работы обозначается буквенным кодом "Я" или цифровым кодом "01".

Предоставить отпуск без сохранения зарплаты.

Отпуск предоставляется по письменному заявлению сотрудника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Зарплата за период такого отпуска не начисляется и не выплачивается. В табеле учёта рабочего времени (по форме № Т-12, Т-13) период отпуска обозначается буквенным кодом "ДО" или цифровым кодом "16".

Предоставить часть ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков.

Отпуск предоставляется на основании письменного заявления сотрудника (ст. 122 ТК РФ). Предоставление работнику отпуска по его заявлению, а не по графику не может считаться фактом, ухудшающим положение работника (письмо Роструда от 04.08.2010 № 2286-6-1). За этот период сотруднику полагаются отпускные, а в табеле учёта время отпуска обозначается буквенным кодом "ОТ" или цифровым кодом "09".

Оформить простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника.

Работодатель может объявить простой в любой момент, когда возникают обстоятельства для простоя. Простой объявляется приказом организации, который издаётся в свободной форме (письмо Минтруда России от 11.08.2017 № 14-2/ООГ-6529). Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

В табеле учёта рабочего времени простоя обозначается буквенным кодом "НП" или цифровым кодом "32". Также в табеле необходимо указать количество часов и дней простоя. Табели заполняются на основании приказа о простое.

Как начислить единовременное пособие в размере трёх должностных окладов при выходе на пенсию педагогических работников? Подробнее.

Как считать 30 процентов сотрудников, если у московской организации есть обособленные подразделения в регионах? Подробнее.

Нужно ли в строке 09 статформы № П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы" отражать неисключительные права на ПО? Подробнее.

Должен ли арендатор исчислять налог на имущество с капитальных вложений в арендованный объект? Подробнее.

В процессе работы у кадровика либо бухгалтера часто возникает необходимость сформировать список сотрудников компании по каким-либо определенным критериям. Рассмотрим самые популярные варианты: например, руководитель поставил задачу кадровику предоставить перечень сотрудников с личными данными (дата рождения, паспортные данные, ИНН, Снилс). При правильном ведении учета и заполнения личных карточек сотрудников все эти данные можно оперативно сформировать в программе. Заходим в раздел Кадры-Кадровые отчеты-Личные данные сотрудников.

В открывшейся форме нужно установить отбор по дате, организации (в случае если в базе их несколько), далее нажимаем кнопку Настройка, здесь мы можем добавить отборы по сотрудникам, если нужны не все, либо по должностям. Для настройки вывода необходимых параметров переключаем Вид на расширенный

Переходим на вкладку Поля и сортировка, галочками отмечаем необходимые значения для вывода в отчет.

Далее нажимаем Закрыть и сформировать. Проверяем результат.

Если список сформировался с ФИО не в алфавитном порядке, то потребуется сделать дополнительную настройку. В разделе Настройки-Дополнительные Настройки:

Указать необходимые приоритеты для формирования отчетов.

Рассмотрим следующую задачу. Бухгалтеру нужно сформировать список работающих физических лиц с номерами телефонов и адресами электронных почт. Эти данные так же хранятся в карточке сотрудника, чтобы вывести общий список заходим в Кадры-Кадровые отчеты-Контактная информация сотрудников.

Принцип работы с отчетом аналогичен предыдущему случаю, устанавливаем даты формирования отчета, выбираем организацию, идем в настройке, задаем необходимые параметры. Проверяем сформировавшийся отчет. В список попадут те сотрудники, у которых требуемые данные заполнены в личной карточке.

Так же может возникнуть потребность в отчете по занимаемым должностям и условиям труда для анализа данных руководителю. Под эти нужды есть отдельный отчет, находится он так же в списке кадровых отчетов, называется Штатные сотрудники. Схема формирования однотипная, через настройки задали нужные отборы:

В открывшейся форме отчета переходим в настройки и устанавливаем отборы по дате увольнения: больше либо равно 01.01.2018 и меньше либо равно 31.12.2019, нажимаем закрыть сформировать

Таким образов в отчет попадут все уволенные за период с 2018 по 2019г.

Эти же данные можно вывести через отчет Кадровые изменения.

В шапке отчета задаем требуемый период 01.01.2018 по 31.12.2019г, переходим в настройки и устанавливаем Вид события-увольнение.

Полученный результат будет соответствовать предыдущему отчету, вопрос выбора отчета в данном случае остается на усмотрение пользователя.

В заключении рассмотрим еще один быстрый и простой способ формирования отчета по кадровым данных сотрудников. Заходим в раздел Кадры-Сотрудники, в этой форме переходим по кнопке Еще-изменить форму

отмечаем пункты, которые необходимы нам в отчете, далее нажимаем Применить

Затем снова кнопка Еще-вывести список-ОК.

Полученный результат сохраняем либо распечатываем.

Так же напоминаем, что периодически необходимо актуализировать персональные данные сотрудников, такие как паспортные данные. В программе реализована дополнительная проверка по ведению учета, при заполненных паспортных данных и дате рождения, при достижении сотрудником возраста смены паспорта в списке сотрудников будет выходить дополнительное предупреждение, для его анализа нужно открыть карточку сотрудника и будет доступно пояснение.

В данном ситуации необходимо связаться с сотрудником и запросить новые паспортные данные и ввести их карточку сотрудника по ссылке Личные данные

Далее по синей ссылке История изменения документа, удостоверяющего личность. Откроется окно для ввода данных по новому документу, затем ОК, Записать и закрыть.

Чтобы не допустить на предприятии массовой вспышки заболеваний, работодатель должен немедленно отреагировать на подтвержденный случай коронавируса у работника. НО! В законе нет четких указаний, а привычный порядок расследования в такой ситуации не подходит. Мария Попова (Коновалова) подготовила алгоритм действий для работодателей, который поможет ничего не упустить.

Шаг 1. Изолируйте заболевшего работника

Отстраните заболевшего от работы, изолируйте в отдельном помещении от остальных работников и организуйте его поездку домой, например, закажите такси (ч. 2 ст. 223 ТК). Проконтролируйте, чтобы работник вызвал врача.

Шаг 2. Определите первый и второй круг контактов с заболевшим сотрудником

Люди, с которыми непосредственно контактировал заболевший работник, — первый круг контактов. Люди, с которыми контактировали представители первого круга, — второй круг контактов.

Если сотрудник сообщил о заболевании уже из дома или больницы, определите последний день, когда он был на работе. Это поможет точнее определить круг лиц, с которыми контактировал заболевший.

Проверьте журнал контактов и журнал посещений. В них посмотрите информацию о людях, с которыми контактировал заболевший. Составьте список контактов первого и второго круга.

Используйте рекомендации Всемирной Организации Здравоохранения от 17 марта 2020 года. ВОЗ устанавливает, что контактное лицо — это человек, который находился с заболевшим от двух дней до и до 14 дней после появления симптомов, в условиях любой из ситуаций:

контакт лицом к лицу в пределах одного метра в течение менее 15 минут
предоставление прямой помощи без использования средств индивидуальной защиты
пребывание в той же закрытой среде, что и заболевший, включая рабочие места, классные комнаты или домашнее хозяйство в течение любого периода времени
передвижение в пределах одного метра от заболевшего на любом виде транспорта
другие ситуации, в соответствии с протоколами по оценке риска

Шаг 3. Организуйте дезинфекцию

Обработайте дезсредствами поверхности: мебель, подоконники, кресла, стулья, дверные ручки, выключатели, оргтехнику, посуду, краны, умывальники и другое санитарно-техническое оборудование. Используйте дезинфицирующие средства вирулицидного действия, то есть со способностью деактивировать вирусы. Воздух обеззараживают бактерицидными облучателями-рециркуляторами. Кварцевые лампы используют, только когда сотрудников нет в помещениях.

Если работника доставили на транспорте организации, в нем также проводят дезинфекцию. Все поверхности салона следует обеззараживать дезинфицирующими средствами.

Шаг 4. Отправьте на карантин сотрудников первого круга контактов

Сотрудников, с которыми непосредственно контактировал заболевший коронавирусом, отправьте на 14-дневный карантин. При возможности организуйте им тестирование на заболевание и наличие антител.

Шаг 5. Контролируйте состояние сотрудников второго круга

Сотрудников, которые составляют второй круг общения заболевшего, не обязательно отправлять на карантин. Но, если для них возможно организовать удаленную работу, — лучше это сделать. Независимо от того, будут представители второго круга контактов присутствовать на рабочем месте или нет, контролируйте их состояние здоровья. При возможности организуйте тестирование на заболевание и наличие антител.

Шаг 6. Проведите инструктаж о профилактике коронавирусной инфекции

Проведите внеплановый инструктаж работникам посредством видеосвязи, например, используйте Skype или Zoom. Расскажите, какие мероприятия внедрили на предприятии и какие новые права и обязанности появились у работников.

Шаг 7. Отслеживайте состояние заболевшего сотрудника

Периодически интересуйтесь самочувствием заболевшего работника и оказывайте посильную помощь в лечении. По возможности, контролируйте, чтобы работник строго соблюдал карантин.

Шаг 8. Проанализируйте условия, при которых заразился сотрудник

Если первые симптомы у сотрудника проявились на работе, желательно провести внутреннее расследование. Точно выяснить, как и при каких условиях заразился человек, сложно. Но расследование поможет проанализировать качество профилактических мероприятий, которые организовал работодатель, и разработать план по усилению защитных мер.

Шаг 9. Отчитайтесь при необходимости о выполненных мероприятиях в Роспотребнадзор

Самостоятельно работодателю не нужно уведомлять Роспотребнадзор. Но ведомство может запросить информацию о мерах, которые предприняли в связи со случаем заболевания коронавирусом. Работодателя попросят предоставить журнал учета контактов заболевшего и проверят, как соблюдаются профилактические мероприятия.

Большинство кадровых программ ориентированы в первую очередь на расчет зарплаты, а потому возможности ведения кадрового учета проработаны в них крайне слабо. В отличие от них Контур-Персонал ставит кадровый учет и работу кадровика на первое место. Программа Контур-Персонал автоматизирует больше кадровых бизнес-процессов, и каждый из них проработан до мелочей.

Отдельно выделены отраслевые решения:

Контур-Персонал Производство
Контур-Персонал Медицина
Контур-Персонал Госслужба

Штатное расписание

Большинство программ дают возможность вести учет штатного расписания, хранить историю его изменений, печатать форму Т-3, список занятых ставок и вакансий. В Контур-Персонале, помимо этого, также можно:

печатать штатное расписание с расстановкой (штатную книгу);
формировать и передавать в ПФР перечень льготных профессий и поименный список сотрудников;
формировать и печатать приказы об изменении структуры штатного расписания;
формировать и печатать приказы об изменении оплаты труда по сотрудникам и штатному расписанию, присвоении категорий, разрядов и классов сотрудникам;
хранить результаты специальной оценки условий труда, требования к медицинским осмотрам.

Учет личных дел сотрудников

В большинстве программ разделен учет физических лиц (личных данных) и сотрудников (истории трудовой деятельности), в результате чего данные по работнику хранятся в разных карточках. В Контур-Персонале вся информация по сотруднику хранится в одной личной карточке, даже если он занимает одновременно несколько должностей (по совместительству, совмещению). Это дает возможность видеть полную картину его трудовой деятельности.

Учет движения персонала

В отличие от большинства программ, которые ограничиваются только приказами о приеме, переводе, увольнении, в Контур-Персонале реализованы также следующие возможности:

формирование и печать приказов о совмещении должностей/профессий;
замещение и исполнение обязанностей с отрывом и без отрыва от основной работы;
корректный расчет занятых ставок и вакансий с учетом замещающих и замещаемых сотрудников;
формирование и печать приказа об изменении различных условий трудового договора, в т. ч. по результатам специальной оценки условий труда;
больше печатных форм приказов, включая формы эффективного контракта, дополнительных соглашений;
оповещение пользователей о завершении испытательного срока, временных замещений, срочных трудовых договоров.

Учет отпусков и больничных

В большинстве программ учет отпусков представлен возможностью сформировать график отпусков и приказ Т-6 о направлении сотрудника в отпуск (основной, дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный и т п.). В Контур-Персонале, помимо этого, реализованы следующие возможности:

автоматический расчет рабочих периодов основного и дополнительного отпусков с учетом таких неявок, как отпуск по уходу, без сохранения зарплаты и др.;
автоматический расчет стажа для начисления дополнительного отпуска согласно фактически отработанному времени;
формирование и печать приказов об отзыве из отпуска, выходе из отпуска по уходу на неполный рабочий день;
продление (перенос) отпуска в связи с временной нетрудоспособностью;
предупреждение о наступлении отпусков по графику, печать уведомлений для сотрудников;
оповещение пользователей о завершении отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком;
различные способы расчета дней неиспользованных отпусков при увольнении.

Учет других неявок и переработок

Большинство программ позволяют формировать приказы об отпусках, командировках, вести учет больничных листов, а приказы по остальной истории трудовой деятельности приходится формировать вручную. В Контур-Персонале, кроме основных приказов, также можно:

формировать и печатать приказы о любых неявках и переработках;
формировать приказы о смене графика работы и других условиях трудового договора;
направлять сотрудника на медицинские осмотры, обучения, аттестации.

Аттестация и обучение персонала

В большинстве программ кадровик может вести учет обучений и аттестаций сотрудников, пользоваться всеми необходимыми встроенными справочниками. В дополнение к этому Контур-Персонал:

предупреждает о завершении сроков действия обучений, аттестаций, помогая планировать профессиональный рост сотрудников;
формирует приказы о направлении на обучение (в том числе с отрывом от работы), присвоении категории, разряда.

Списочная и среднесписочная численность

Большинство программ дают возможность рассчитывать списочную и среднесписочную численность, формировать отчеты П-4 и П-4 (НЗ). Помимо этого, Контур-Персонал:

подсчитывает среднесписочную численность за каждый месяц в периоде;
помогает проверить, какие сотрудники и почему попали в расчет численности;
подсчитывает численность в разрезе по типам персонала, категориям работников.

Отчетность

Практически любая кадровая программа (в том числе и Контур-Персонал) помогает готовить отчетность в военкоматы, Пенсионный фонд, Росстат, а также формировать ряд предварительно настроенных выборок по сотрудникам. Однако чтобы получить выборку по сотрудникам в другом разрезе, необходимо обращаться к программистам за дополнительными настройками. В Контур-Персонале сформировать произвольную выборку по сотрудникам намного проще. Для этого не требуется обращаться к программисту, а если вам понадобится помощь, вы всегда можете получить бесплатную консультацию на линии технической поддержки.

Читайте также: