6 ндфл больничный во время отпуска
Обновлено: 01.05.2024
1. Сотрудник идет в отпуск в начале месяца, когда зарплата за предыдущий месяц еще не рассчитана
Пример 1: Золотухин Игорь Иванович идет в очередной оплачиваемый отпуск с 01.06.2016 по 29.06.2016 на 28 календарных дней. Выплата отпускных должна быть произведена не позднее 27.05.2016.
Примечание: в соответствие со ст. 136 ТК РФ Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
1. Начисление отпуска 27.05.2016 без учета зарплаты за май 2016 г..
2. Начисление зарплаты за май.
3. Перерасчет, доначисление отпускных в июне за май. Выплата доначисленных сумм 05.06.2016 г.
4. Отражение в 6-НДФЛ.
Реализация в программе
1. Начисление отпуска
Отпуск начисляется 27.05.2016 г. за период с 01.06.2016 по 29.06.2016. Дата выплаты дохода 27.05.2016. Т.к. отпуск начинается в июне, то расчетный период для среднего заработка должен быть взят с 01.06.2015 по 31.05.2016 (12 месяцев, предшествующих наступлению случая). Но зарплата за май еще не рассчитана. В этом случае для избежания значительных корректировок в будущем лучше начисление отпуска проводить "как есть", т.е. без учета зарплаты за май. После того, как зарплата за май будет рассчитана, то произвести перерасчет начисленных отпускных и выплатить сотруднику недовыплаченные суммы.
2. Начисление зарплаты за май 2016 г.
Примечание: в примере начисление "Надбавка за вредность" не учитывается для расчета среднего заработка.
3. Перерасчет отпускных начисленных в мае за июнь.
Перерасчет отпускных осуществляется с использованием механизма "Исправление". Перерасчет необходимо выполнить в Июне за Май.
4. Отражение в отчете 6-НДФЛ
Во 2-м разделе отчета 6-НДФЛ доначисление отпускных отражается отдельным блоком.
2. Сотрудник болеет, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске. Отпуск и больничный полностью в одном месяце
Пример 2: Золотухин Игорь Иванович, находясь в отпуске с 01.06.2016 по 29.06.2016, принес больничный лист с 14.06.2016 по 20.06.2016 и написал заявление на продление отпуска на количество дней болезни.
Примечание: все расчеты - доначисление отпуска, начисление по больничному, продление отпуска происходят в одном месяце.
1. Расчет отпускных производится двумя месяцами (27.05 - начисление и 05.06-доначисление).
2. Начисление по больничному производится 23.06.2016. Т.к. больничный начисляется в том же месяце, что и отпуск, а отпуск в свою очередь будет продлен в этом же месяце, то перерасчеты начислений и НДФЛ делать нет необходимости.
3. Продление отпуска на количество дней болезни осуществляется путем создания нового документа "Начисление отпуска", но без начислений.
4. Отражение в 6-НДФЛ.
Реализация в программе:
1. Начисление отпускных и доначисление выполняется так, как описано в первом примере.
2. Начисление больничного
Начисление больничного осуществляется в обычном режиме. Все данные переносятся с принесенного больничного на бумаге. Выплата будет произведена 23.06.2016.
3. Продление отпуска на количество дней болезни.
Т.к. количество дней болезни составило 7 дней, то и отпуск необходимо продлить на это же количество дней, т.е. с 30.06.2016 по 06.07.2016.
Здесь важно помнить, что сотрудник уже получил отпускные в полном объеме, поэтому документом "Начисление отпуска" фиксируется только период отпуска, а суммы начисления отпуска необходимо удалить из документа вручную.
4. Отражение в отчете 6-НДФЛ
3. Сотрудник болеет, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске. Отпуск и больничный, переходящий на следующий месяц
Пример 3: Золотухин Игорь Иванович, находясь в отпуске с 01.06.2016 по 29.06.2016, предупредил о том, что у него будет больничный лист с 27.06.2016. По окончанию больничного он написал заявление на продление отпуска на количество дней болезни с 05.07.2016 по 07.07.2016 г.
1. Начисление отпуска.
2. Исправление отпуска. Корректировка отпуска до больничного.
3. Продление отпуска.
4. Начисление по больничному листу.
5. Начисление зарплаты.
6. Отражение в 6-НДФЛ
Реализация в программе:
1. Начисление отпуска осуществляется так же, как в примере 1.
2. Исправление отпуска. Корректировка сведений до начала больничного
Перед начислением по больничного необходимо скорректировать данные по отпуску, а именно изменить даты отпуска до начала больничного. Т.к. сотрудник принес больничный в другом месяце, то корректировка сведений осуществляется с использованием механизма исправления.
Примечание: можно сразу вносить расчет больничного. Начисление больничного так же состорнирует пересекающиеся дни отпуска.
Т.к. мы сразу знаем, что сотрудник написал заявление на продление отпуска, то мы можем сразу внести документ-продление. Продление оформляется путем ввода нового документа "Начисление отпуска" с новыми датами отпуска на количество дней продления. Т.к. наш сотрудник "недогулял" 3 дня отпуска, то новый документ будет введен с 05.07.2016 по 07.07.2016 г.
Рекомендация: дата выплаты в документах, в которых НДФЛ не рассчитывается не настолько важна, т.к. такие записи не делают движений по отчету 6-НДФЛ, но могут влиять на последующие расчеты. Поэтому, если есть возможность, то в качестве даты выплаты необходимо указывать фактическую дату выплаты дохода, т.е. если отпуск был выплачен 05.06, то в документах-исправления, продления, лучше указывать именно эту дату выплаты дохода.
Важно: для того, чтобы не изменялась сумма по уже выплаченным отпускным, необходимо при продлении отпуска проконтролировать расчетный период на закладке "Средний заработок". При необходимости его необходимо скорректировать вручную, указав необходимы даты. Даты должны быть такими же, как и в первичном начислении отпуска.
Важно: обязательно нужно проверить расчеты на закладке "Оплата". Сумма, начисленная за дни продления отпуска, должна быть равна сумме отсторнированных дней отпуска, приходящихся на период больничного. Если суммы равны, значит с сотрудником не возникнет изменений во взаиморасчетах. НДФЛ так же не должен быть рассчитан в случае, если сумма начисления равна сумме предыдущего сторно. Этот НДФЛ уже был исчислен, удержан и перечислен в бюджет.
4. Начисление больничного.
Начисление больничного отражается обычным способом. Данные вводятся с бумажного носителя.
Важно: в случае каких-либо перерасчетов важно следить за закладкой НДФЛ. При необходимости, можно скорректировать сумму вычетов и сумму НДФЛ. НДФЛ в документах межрасчетных начислений должен быть рассчитан только с сумм, указанных в документе.
5. Начисление зарплаты
Начислениезарплаты отражается обычным образом (документом "Начисление зарплаты"). При начислении зарплаты в месяце перерасчетов необходимо проверить расчет на закладке НДФЛ. Может случиться ситуация, когда программа решит пересчитать НДФЛ в соответствие со своими расчетными алгоритмами, и получится, например, НДФЛ +10 и -10 с разными датами расчета. В этом случае такие строки можно удалить из документа.
6. Отражение в 6-НДФЛ
4. Сотрудник болеет, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске. Отпуск сразу не продлевается
Пример 4: Сотрудник, находясь в отпуске с 06.06.2016 по 04.07.2016 (28 дней) заболел в период с 27.06.2016 по 04.07.2016. Затем вышел на работу, отпуск пока решил не продлевать.
1. Начисление отпуска.
2. Корректировка данных об отпуске.
3. Начисление больничного.
4. Начисление зарплаты.
5. Отражение в 6-НДФЛ
Реализация в программе:
1. Начисление отпуска.
2. Исправление отпуска.
Изменяется дата конца отпуска. Она устанавливается равно дате дня, предшествующего больничному.
3. Начисление больничного.
Больничный лист обязательно должен вводится после документа-исправления отпуска.
4. Начисление зарплаты.
5. Отражение в 6-НДФЛ
Заключение
В заключении хочется отметить, что механизмы перерасчета сами по себе являются очень сложными, поэтому при необходимости перерасчета очень важно контролировать и проверять расчеты как начислений, так и НДФЛ.
Все примеры, изложенные в статье, являются вымышленными. Любые совпадения с реальными ситуациями являются совпадением. Изложенные приемы реализации в программе основаны исключительно на личном опыте.
Ни одна организация — плательщик налога на прибыль или единого налога при применении упрощенной системы налогообложения, в штате которой числятся работники, не обходится без такой операции как предоставление сотрудникам ежегодных отпусков. Соответственно, компания должна оплатить отдых работников исходя из их среднего заработка.
Довольно часто дни отпуска приходятся на разные месяцы календарного года, причем иной раз они попадают на разные отчетные (налоговые) периоды.
Рассмотрим нюансы налогообложения, связанные с исчислением НДФЛ по переходящим отпускам, выплачиваемых работникам предприятия и порядок отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ.
Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ при выдаче отпускных (в том числе по переходящим отпускам) Организация обязана исчислить и удержать НДФЛ.
При этом работодатель обязан удерживать НДФЛ как налоговый агент (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
Удержание налога производится на дату выплаты отпускных, то есть работник получает суммы отпускных уже за минусом НДФЛ (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 28.03.2018 N 03-04-06/19804, от 17.01.2017 N 03-04-06/1618).
Организация — работодатель, выступая в роли налогового агента, должна перечислить в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
То есть, бухгалтер перечисляет НДФЛ с отпускных в том месяце, когда они были начислены и выплачены.
И, если возникает ситуация, что сотрудник идет в отпуск, допустим, 2 октября 2019 года, то отпускные ему бухгалтер начисляет не позднее 29 сентября 2019 года, а НДФЛ необходимо перечислить не позднее 30 сентября 2019.
Поскольку время отпуска оплачивают авансом, налог удерживают сразу со всей суммы отпускных, даже если отпуск приходится на несколько месяцев.
При выплате отпускных налоговую базу по НДФЛ уменьшают на сумму налоговых вычетов положенных работнику за тот месяц, в котором он идет в отпуск.
Таким образом, вычет может быть предоставлен или с отпускных, или с заработной платы.
Таким образом, причитающиеся работнику вычеты, предоставляются в общем порядке за текущий месяц, то есть распределять на вычеты, приходящиеся на сумм отпускных за текущий и следующий месяцы не надо.
ПримерРаботнику был предоставлен основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 25 июня по 8 июля 2019 года включительно.
Работник имеет одного ребенка, в связи с чем ему предоставляется стандартный вычет в размере 1 400 руб.
На момент выплаты отпускных доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года не превысил 350 000 руб.
Аванс по зарплате за отработанное время был выдан работнику в первой половине месяца — 15 июня 20196 года в размере 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы не удерживался.
30 июня 2019 года была начислена заработная плата за июнь, за фактически отработанное время, в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня 2019 года).
Отпускные начислены в размере 13 500 руб., в том числе за июнь 2019 года −7 500 руб., за июль 2019 года — 8 000 руб.
При расчете НДФЛ с отпускных был учтен вычет за июнь 2019 года.
Сумма НДФЛ с отпускных составила 1 573 руб. — (13 500 руб. — 1 400 руб.) х 13%.
20 июня 2019 года работник получил отпускные в размере 11 927 руб. (13 500 руб. —1 573 руб.).
На дату начисления заработный платы за июнь, доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года не превысил 350 000 руб.
Поэтому за работником сохраняется право на стандартный вычет. Но так как вычет за июнь был уже применен при выплате отпускных, то с общей суммы заработной платы необходимо удержать НДФЛ в размере 2 925 руб. (22 500 руб. х 13%).
Тогда заработную плату за июнь работник получит в размере 9 575 руб. (22 500 руб.-2 925 руб.-10 000 руб.).
Порядок отражения отпускных в расчете 6-НДФЛ
Отчет 6-НДФЛ — это форма, с помощью которой налогоплательщики отчитываются по налогу на доходы физических лиц. В ней они должны указывать информацию о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период.
Сдавать его все работодатели обязаны каждый квартал.
Форму отчета, порядок заполнения 6 НДФЛ и его предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/18@, который вступил в силу 26 марта 2018 года.
Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более.
Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.
Инструкция по заполнению расчета 6-НДФЛ по переходящим отпускам
Если отпуск начался в одном квартале, а закончился в другом, то расчет по форме 6-НДФЛ заполняется в обычном порядке.
Отпускные по общему правилу включаются в 6-НДФЛ за период, когда они выплачены.
Таким образом, в расчете следует отразить только выплаченные отпускные, а отпускные, которые начислены, но не выплачены, указывать не нужно (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). В расчете 6-НДФЛ информацию об отпускных нужно отразить в том периоде, в котором они выплачены.
Исключение — если организация выплатила отпускные в последний месяц квартала и его последний день приходится на выходной. Тогда срок перечисления НДФЛ по отпускным наступит в следующем периоде (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ). Такие отпускные нужно включить в разд. 1 в периоде их выплаты, а в разд. 2 расчета 6-НДФЛ уже в следующем периоде.
Например, если отпускные выплачены в декабре и 31 декабря является выходным днем, то в разд. 1 их нужно включить за этот год, а в разд. 2 — в I квартале следующего года (Письмо ФНС России от 05.04.2017 N БС-4-11/6420@).
В разд. 1 нужно (ст. 216 НК РФ, п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- по строке 020 включить сумму отпускных в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- по строке 040 указать НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с отпускных;
- по строке 060 отразить общее количество физлиц, которые получили выплаты, в том числе отпускные;
- по строке 070 указать общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с отпускных.
по строкам 100 и 110 в качестве даты фактического получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты отпускных (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ);
- по строке 120 — последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если такой день попадает на выходной, то сроком перечисления налога будет рабочий день, следующий за последним днем месяца, в котором выплачены отпускные (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ);
- по строке 130 — сумму выплаченных отпускных без вычитания суммы удержанного НДФЛ;
АКЦИЯ ПРОДЛЕНА
Расчет 6-НДФЛ – обязательная отчетная форма, которую ежеквартально в ИФНС сдают налоговые агенты, выплачивавшие доходы физлицам. В ней отражаются также показатели сумм отпускных и больничных и НДФЛ по ним. Как правильно отразить в 6-НДФЛ отпускные и больничные –расскажем в этой статье.
Даты получения дохода и удержания НДФЛ
В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 2 расчета 6-НДФЛ.
Особенности отражения отпускных в 6-НДФЛ
Заполняя Раздел 1 формы 6-НДФЛ, суммы отпускных показывают совокупно с другими доходами физлиц. А вот в Разделе 2 отпускные следует отражать отдельно от доходов, имеющих иные сроки уплаты НДФЛ в бюджет. Кроме того, отдельно друг от друга отражаются и отпускные, выплаченные разными датами.
Например, организация в апреле 2018 г. выплатила сотрудникам:
- 5 числа зарплату за март - 100000 руб., в т.ч.НДФЛ 13000 руб.,
- отпускные двоим сотрудникам: 12 апреля - 10000 руб. (НДФЛ 1300 руб.), 26 апреля – 8000 руб. (НДФЛ 1040 руб.).
Вот как эти суммы распределятся в 6-НДФЛ за полугодие:
6ndfl_1-1.jpg
6ndfl_1-2.jpg
6ndfl_1-3.jpg
Например, работник получил отпускные 28 марта, а 2 апреля ушел в отпуск. Выплата отпускных, удержание и перечисление НДФЛ будут отражены в 6-НДФЛ 1 квартала, т.к. налог удержан сразу - 28 марта, а срок его перечисления – 31 марта.
Перерасчет отпускных: 6-НДФЛ
Нередко на практике возникают ситуации, когда выплаченные в предыдущем периоде отпускные приходится пересчитывать по различным причинам, причем как в большую сторону, так и в меньшую. Как в этом случае отражать отпускные в 6-НДФЛ:
Отражаем больничные в 6-НДФЛ
НДФЛ облагаются все виды больничных пособий. Исключение - пособие по беременности и родам, которое не нужно отражать в 6-НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Как и отпуска, больничные включаются в общие суммы дохода и налога раздела 1, а в разделе 2 отражаются отдельными строками, в зависимости от сроков уплаты НДФЛ.
Работник может принести больничный лист в одном периоде, а получить пособие уже в другом. В расчет 6-НДФЛ такой больничный включается по дате его выплаты работнику.
Например, работодатель получил больничный листок от работника 26 марта. Выплатили пособие работнику вместе с ближайшей зарплатой – 5 апреля. Тем же днем удержан налог, а срок уплаты в бюджет - последний день апреля. Очевидно, что отразить этот больничный следует в разделе 2 6-НДФЛ не за 1 квартал, а за полугодие.
6-НДФЛ с примером больничного и отпуска
Компания в апреле выплатила 4 сотрудникам:
- 05.04.2018 зарплату марта – 100 000 руб. (НДФЛ 13000 руб.),
- 05.04.2018 больничный – 5000 руб. (НДФЛ 650 руб.),
- 05.04.2018 отпускные – 10000 руб. (НДФЛ 1300 руб.),
- 26.04.2018 отпускные – 12000 руб. (НДФЛ 1560 руб.)
В 6-НДФЛ полугодия эти суммы будут показаны совокупно по соответствующим строкам раздела 1, а в разделе 2 отразятся по строкам 100-140 следующим образом:
Расчет 6-НДФЛ содержит данные обо всех полученных сотрудниками компании или ИП доходах, включая больничные и отпускные. Рассмотрим на примере, как правильно заполнить отчет по больничным и отпускным и как отразить в 6-НДФЛ эти выплаты, если они переходят на другой отчетный период.
Особенности отражения отпускных и больничных в 6-НДФЛ
Для каждого вида выплат устанавливается отдельная дата получения дохода и удержания налога, свой срок перечисления НДФЛ в бюджет. Если для зарплаты датой получения дохода признается последний день месяца, то для больничных и отпускных это день фактического перечисления дохода работнику.
Срок перечисления НДФЛ в бюджет также разный: для зарплаты это день, следующий за днем выплаты дохода, а для отпускных и больничных выплат — последний день месяца, в котором они выданы сотруднику.
Строки 100 и 110 Раздела 2
Датой получения дохода по отпускным и больничным признается день их фактического перечисления сотруднику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Удержать налог с этих выплат необходимо в день их выдачи работнику. Таким образом, дата получения дохода (стр. 100 Раздела 2) и дата удержания налога (стр. 110 Раздела 2) будут одинаковыми.
Строка 120 Раздела 2
Датой перечисления в бюджет НДФЛ по больничным и отпускным признается последний день месяца, в котором они выплачены сотрудникам. Если последний день месяца выпадает на выходной или праздник, то он подлежит переносу на первый рабочий день.
Переходящие больничные и отпускные
Очень часто под переходящим отпуском или больничным понимают ситуацию, когда сотрудник уходит в отпуск (на больничный) в одном месяце, а выходит на работу уже в другом. Влияет ли данный факт на порядок заполнения отчета? Нет, данный факт никак не влияет на заполнение 6-НДФЛ: выплаты отражаются в отчете на дату их перечисления сотруднику.
Совершенно иная ситуация обстоит с отражением в отчете выплат, срок перечисления НДФЛ по которым переносится на следующий месяц из-за того, что выпадает на выходной или праздничный день.
Допустим, отпускные начислены сотруднику 5 июня. Дата получения дохода и удержания налога в этом случае — 05.06.2019, а вот срок перечисления НДФЛ — 30 июня — выпадает на выходной день (воскресенье) и переносится на 1 июля. В этом случае отпускные отражаются только в Разделе 1 отчета за полугодие. В раздел 2 они попадут в отчете за 9 месяцев.
Образец заполнения 6-НДФЛ по больничным и отпускным
Рассмотрим на примере, как заполняется расчет 6-НДФЛ по больничным и отпускным выплатам.
Пример
- Заработную плату за 9 месяцев (нарастающим итогом) — 1 256 000 руб. (НДФЛ — 187 678 руб.) Итого общая сумма дохода с НДФЛ — 1 443 678 руб.
За июль, август и сентябрь зарплата составила — по 139 500 руб. ежемесячно (НДФЛ — 20 845 руб.). Сумма ежемесячной зарплаты за июль-сентябрь (вместе с НДФЛ) — 160 345 руб.
- Больничный Степанову В. В. в размере 34 500 руб. (налог — 5 155 руб.). Сумма больничного с НДФЛ — 39 655 руб. Дата перечисления — 23 июля.
- Отпускные Сергееву В. С. в размере 49 000 руб. (налог — 7 322 руб.). Сумма отпускных с НДФЛ — 56 322 руб. Дата перечисления — 29 июля.
- Отпускные Смирнову А. Б. в размере 45 000 руб. (налог — 6 724 руб.). Сумма отпускных с НДФЛ — 51 724 руб. Дата перечисления — 27 августа.
Подробно останавливаться на порядке заполнения титульного листа отчета не будем, с ним вы можете ознакомиться здесь.
Для зарплаты — это последний день месяца, для отпускных и больничного — день фактической выплаты дохода.
Примечание: сентябрьская зарплата в Раздел 2 отчета за 9 месяцев не включается, так как фактически будет выплачена только в октябре. Ее необходимо отразить в 6-НДФЛ за год.
Читайте также: