Систематизация архивных документов в суде это

Обновлено: 15.05.2024

Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за работу архива суда:

выдает документальные материалы в структурные подразделения;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;

информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки и выписки из архивных документов.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел.

Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования судьями, работниками суда;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов.

Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов. При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.

Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.

Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения председателя суда (судебной коллегии) или его заместителя могут быть выданы их законным владельцам.

Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по запросам.

Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда или его заместителя. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.

Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны создавать архивы не только в целях хранения, комплектования и учета образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, но и в целях их использования. Архивные документы суда могут быть использованы: для информационного обеспечение работников суда; в научных, культурно-просветительских и воспитательных целях; для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций; для использования документов в средствах массовой информации и т. д.

Использование документов архива суда — одно из направлений судебной деятельности, которое осуществляется в целях обеспечения информационных потребностей уполномоченных субъектов (пользователей информации) на получение хранящейся в архиве суда документальной информации в строго установленных формах.

Организационные формы использования архивных документов судов позволяют пользователям информации реализовать различные цели, как личного, так и общественного, в том числе общегосударственного характера.

Формы использования: Исполнение запросов граждан социально-правового характера; В научных целях развития юридической и иных наук; Для анализа организационных процессов в обеспечении правосудия; Для обеспечения информационного предназначения деятельности архивов.

Работник, ответственный за работу архива суда:

выдает документальные материалы в структурные подразделения;

информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки и выписки из архивных документов.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования судьями, работниками суда;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Номер занятия по порядку 1

Специальность: Право и судебное администрирование

Обучающая: формирование умений логически и полно выстраивать ответ; формирование знаний о понятии архивного дела; истории развития архивного дела; о содержании этического кодекса архивиста.

Развивающая: совершенствование навыков самостоятельной работы с законодательством; развитие мыслительных операций, умений пользоваться профессиональной терминологией ; развитие способности применять нормы законодательства к конкретным производственным ситуациям.

Воспитательная: формирование интереса к специальности, стремления к глубокому освоению знаний в связи с другими специальными дисциплинами, осознание ценности получаемых знаний на занятиях для профессионального становления; воспитание чувства патриотизма.

Обеспечить восприятие, осмысление и первичное запоминание пройденного материала.

Определить значимость темы занятия для дальнейшего успешного изучения дисциплины.

МЕТОДЫ: активные методы обучения, элементы дискуссии.

ТИП ЗАНЯТИЯ: лекционное.

МЕЖПРЕДМЕТНЫЕ СВЯЗИ: Теория государства и права, Конституционное право, Документационное обеспечение управления, Судебное делопроизводство.

СРЕДСТВА ОБУЧЕНИЯ: компьютерная презентация по теме.

1 . Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законом РФ о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 №2-ФКЗ, от 21.07.2014 №11-ФКЗ) // РГ. – 21.01.2009. - №7 7.

2.О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 №2-ФКЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ, 25.12.2000, N 52 (Часть I), ст. 5021.

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.

4 .О техническом регулировании: Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ (с изменениями и дополнениями) //Собрание законодательства РФ, 30.12.2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140.

5. Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации: Федеральный закон: от 22.12.2008 N 262-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ", 29.12.2008, N 52 (ч. 1), ст. 6217.

6. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон: от 22.10.2004 N 125-ФЗ (с изменениями и дополнениями).

7. Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.12.2004 N 161 (с изменениями и дополнениями) // Текст ред. от 18.03.2013 опубликован в "Бюллетене актов по судебной системе", N 10, октябрь, 2013 (начало), Текст ред. от 18.03.2013 опубликован в "Бюллетене актов по судебной системе", N 11, ноябрь, 2013 (окончание).

8. Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 (с изменениями и дополнениями) // Российская газета, N 246, 05.11.2004 (Инструкция).

9. Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования// Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 N 157 (с изменениями и дополнениями).

10. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков. – 7-ое изд. перераб. и доп. – М.: Издательство – Торговая корпорация и К, 2015 – 138с.

11. Кузнецов И.Н., Документационное обеспечение управления и делопроизводство.: учебник для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. М.: Издательство Юрайт: ИД Юрайт, 2013 – 576 с. – Серия: Бакалавр. Базовый курс.

12. Глазунова Т. В. Архивное право: конспект лекций / Т. В. Глазунова. – Омск: Изд-во ОмГТУ, 2010. – 52 с.

14. Ширко Т.И., Архивное право: учебное пособие/ Т.И. Ширко; Томский политехнический университ.ет. – Томск: Изд-во Томского политехнического уничерситета, 2013. -110 с.

15. Чашин А.Н. Основы судебного делопроизводства: Учебное пособие. – М.: Дело и сервис, 2012. – 160 с.

СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ (90 минут)

Постановка цели занятия. Актуализация знаний.

Опрос по теме домашнего задания.

Объяснение нового материала.

Закрепление изученного материала.

Подведение итогов занятия.

Приветствие и проверка состояния аудитории, отсутствующих студентов.

Постановка целей занятия. Актуализация знаний.

История развития архивного дела. Образование архива суда.

Этический кодекс архивиста.

До принятия христианства, в Киевской Руси сосредоточением правительственной документации князя был княжий двор. Именно там, в Казне, собирались документы о различных сторонах княжеской деятельности. На местах документы хранили посадники.

С принятием христианства архивы стали возникать в церквях и монастырях и получили название сокровищниц (ризниц), в которых документы хранились вместе с различными принадлежностями культа.

С ростом монастырского хозяйства и имущества, расширением земельных владений увеличиваются собрания книг и документов; им требуется индивидуальное место для хранения — отдельно от остальных сокровищ. Таким местом становятся особые лари, стоявшие в сенях соборов. Заведовал ларём — ларник. В этот период также зарождается учёт и описание документов. Первой архивной описью считается Ипатьевская летопись, которая датируется концом XIII века.

С первой половины XIV века центром объединения русских земель становится Москва. Это способствовало концентрации удельных архивов в единый архив Московской Руси, получившего название Государевой казны. Он сочетал в себе сразу несколько функций: казны, архива и канцелярии.

С конца 90-х годов XV века, после окончательного оформления централизованного государства, начинается отделение документов от казны и формирование Государева архива, положившего начало формированию первоначальной сети архивов Московской Руси.

Постепенно, с увеличением и усложнением функций государственного аппарата, возникает потребность в создании новой системы исполнительных органов управления, которые ведали бы отдельными отраслями государственного регулирования или регионами России. Так появляются приказы. Это приводит к формированию сети центральных приказных архивов.

Характерной особенностью работы архивов этого периода было то, что потерявшие практическое значение документы, как правило, хранились в канцелярии вместе с текущим делопроизводством, т. е. хранилища документов ещё не стали самостоятельными структурными подразделениями учреждений.

Также, в 1720 году правительством утверждаются инструкции по ведению архивов и режимах хранения документов. Согласно им, хранение осуществлялось в сухом, охраняемом противопожарном месте, документы должны были располагаться по происхождению, тематике, хронологии, с указанием номера дела, года, названия, места хранения, под присмотром архивариуса. Архивариус выполнял текущую работу: вёл записные книги, алфавиты, реестры дел.

Не обошли преобразования и приказную систему, которая в этот период изрядно устарела, вследствие чего произошла замена приказов коллегиями.

В начале XIX века в России снова начинается период административных реформ, которые приводят к реорганизации государственных структур, например, произошла замена коллегий министерствами. При каждом министерстве и департаменте создавался свой архив, что в итоге повлекло за собой образование дробной сети архивов и децентрализацию архивного дела в общем. Такая система показала свою непригодность, так как очень затрудняла обеспечение сохранности и использование архивных документов, и, уже во второй четверти XIX века, департаментские и министерские архивы начинают концентрироваться в общие.

Переломным периодом в развитии архивного дела стал 1812 год, когда Москва была захвачена Наполеоном. Правительство не приняло должных мер по спасению ценных исторических источников и, в итоге, много документов было сожжено, разорвано, истоптано и похищено французскими солдатами.

В первой четверти XIX века начинаются теоретические разработки архивоведения, так как для нормальной работы государственного аппарата были необходимы архивные материалы. Также большой прогресс был достигнут архивистами в разработке справочного аппарата: появился новый вид архивных справочников — обзор и изменена структура основного — описи.

Во второй половине XIX века в России вновь началась эпоха реформаторской деятельности, которая затронула все сферы развития русского общества.

Главной проблемой архивного дела становится преодоление бумажного вала, необходимость реставрации многих древних документов и упорядочивания дел. Но, для воплощения планов в жизнь, архивам требовались образованные кадры, которых в этот период было очень мало, так как архивная служба, даже в столичных архивах, не считалась престижной.

Чтобы заинтересовать молодых сотрудников с высшим образованием, руководство архивов разрешало им разрабатывать и публиковать в изданиях архива собственные исследования. Также в архиве умышленно не заполнялись полностью штаты, чтобы из сэкономленных средств (у управляющего архивом было такое право) выдавать дополнительное вознаграждение архивистам. Благодаря этому состав сотрудников в 60—80-е годы изменился в лучшую сторону.

На развитие архивного дела начала ХX сильно повлияло вступление России в Первую мировую войну: многие архивисты были призваны на военную службу, вследствие чего происходит накопление огромного количества необработанных дел военного характера. Многие документы оставались без надзора или размещались в сырых подвалах, гибли лот артиллерийских обстрелов, пожаров, оставались без надзора и даже захватывались врагами.

Огромное влияние на сохранность документов оказала Великая Отечественная война. Перед архивистами становится тяжёлая задача — эвакуировать архивы из зоны военных действий и собирать текущие военные документы в действующие архивы. Несмотря на все старания архивных работников, многие документы спасти не удалось, так как эвакуация на первом этапе велась хаотично и многие архивы оказались захвачены фашистами.

С 1956 по 1964 годы в архивном деле происходят значительные усовершенствования: расширяется использование архивных документов, публикуются обзоры архивных фондов, путеводители по архивам, вводятся механографические документы, сотрудники архивов получают возможность на договорной основе участвовать в разработке и совершенствовании методов делопроизводства в различных организациях.

Новый виток развития архивного дела произошёл после распада СССР: система архивов стала самостоятельной, произошло открытие доступа ко всем документам по истории советского общества, государство провело ряд архивных реформ по централизации и демократизации архивного дела. В результате указанных преобразований была сформирована система управления и сеть центральных архивов, архивное дело становится областью культуры и входит в культурное наследие РФ, разработана система хранения и использования архивных документов.

Образование архива суда

С формированием государственных органов в Российском государстве начали создаваться и их архивы. Судебник 1550 г. предписывал создавать хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей. Первые официально признанные государством наименования должностей архивариусов появились в 1720 г., спустя несколько лет с момента создания Московского сенатского архива. Современную государственную политику в области архивного дела осуществляет созданная в 1998 г. Государственная федеральная архивная служба России. Организацией архивной работы в судах Российской Федерации ведает Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации. Каждый федеральный суд имеет свой архив, отражающий историю его работы за предыдущие десятилетия. В большей части субъектов Российской Федерации прошли стадию становления архивы судебных участков мировых судей. Архивная работа в судах является составной частью судебного делопроизводства. Качественный уровень работы архива суда является одним из важных показателей его работы.

Архивы судов хранят бесценный кладезь информации. В Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, принятой в 2005 г., были регламентированы правила работы архива суда. Принятый двумя годами позже Перечень документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, предъявил новые требования к организации архивного делопроизводства в судах. Появление этих документов было ожидаемым событием. Ответы на многие вопросы были получены, закрепив тем самым нормативное отражение реальных потребностей архивного делопроизводства. Однако увеличение сроков хранения некоторых архивных единиц и перевод части из них на постоянное хранение, а речь в первую очередь идет о надзорных производствах, обострил проблему недостаточности служебных помещений архивохранилищ.

Одним из наиболее важных направлений в организации работы архива суда является учет и выдача дел.

На сегодняшний день архивы представляют собой сложную организованную систему хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, а сотрудники этих учреждений — люди с высшим образованием, в обязанности которых входит: организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в фонд архива; прием и регистрация новых документов; отбор, упорядочение, комплектование архивных документов; систематизация и формирование дел; подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения; участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Законодательство - это один из основных методов осуществления государством своих функций, заключающийся в издании органами власти законов.

В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное и налоговое законодательство), имущественной (гражданское законодательство), трудовой (законодательство о труде) и т.д.

Нормативно - правовая база деятельности архива суда:

4.Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 (ред. от 18.02.2016) "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде " Порядок выдачи судебных дел, находящихся в архиве суда , а также снятие с них копий регулируются Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28.12.2005 N 157.

5.Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100 (ред. от 11.07.2014) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"38.8. Судебные дела, апелляционные, кассационные производства подлежат передаче в архив арбитражного суда для последующего хранения. Передача судебных дел, апелляционных и кассационных производств в архив осущест вляется по сдаточным описям ;

- защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности;

- осуществление экспертизы ценности, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве;

- защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;

- обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах;

- действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

- обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и представителями других профессий.

Эти этические нормы, содержащиеся в Международном этическом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профессиональной ответственности и согласовывать свои профессиональные действия с этическими нормами кодекса.

4. Закрепление изученного материала на данном занятии (10 мин.)

Преподаватель задаёт аудитории вопросы по рассмотренной теме, предлагает применить изученные нормы к практическим ситуациям.

5. Подведение итогов, выставление оценок

Объявление оценок. Анализ работы группы на занятии. Студентам предлагается сделать анализ урока на основе представленных в начале занятия задач.

В результате освоения темы обучающийся должен обладать следующими компетенциями:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 6. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 7. Ориентироваться в условиях постоянного обновления технологий в профессиональной деятельности.

ОК 8. Организовывать рабочее место с соблюдением требований охраны труда, производственной санитарии, инфекционной и противопожарной безопасности.

Функциональное назначение архивов судов общей юрисдикции состоит в том, чтобы сохранить в целостности и сохранности информацию (сведения) о рассмотренных судебных делах и соответствующих материалах, а также значительного массива информации, носящего организационно-правовой характер, о содержании самой судебной деятельности, включающего сведения и вспомогательной направленности.

Вместе с тем, стадию архивного хранения и повседневного использования единиц архивного хранения необходимо представлять в качестве заключительной стадии в процессе организации и осуществления судебного делопроизводства. В связи с этим, отметим, что ее временной период длится гораздо дольше, чем непосредственное обеспечение документирования, применяемого в процессе рассмотрения судебного дела (судебного материала).

Архивные документы являются системообразующим фактором индивидуальной и носящей уникальный характер для каждого суда общей юрисдикции информационной системы. Архивные фонды формируются на основании соблюдения норм и положений процессуального права, и, вместе с тем, следования правилам определения конкретных временных сроков хранения и результатам деятельности экспертных комиссий, входящих в структуру судов общей юрисдикции.

Какие-либо существенные количественные и качественные преобразования состава архивных документов основываются на учете момента их передачи в фонды соответствующих государственных архивов или процедуры уничтожения, имеющей прямую связь с констатацией факта утраты ими своей социальной значимости ввиду истечения временных сроков хранения.

При этом, доводы о перманентно преследующей угрозе уничтожения судебных документов кажутся вовсе не безосновательными [1]. Все вышеизложенное в полной мере способствует формированию предпосылок для обоснования и выработки соответствующих реалиям настоящего времени подходов функционирования архивного дела.

Архив суда включает в свой состав документы, нашедшие свое отражение на различных материальных носителях. Г.Н. Ланской, анализируя состав архивной информационной среды, структурирует ее на традиционную (бумажную, пленочную) и виртуальную (электронную) форму существования ресурсов [2].

Действительно, если вопросы хранения документов на бумажных носителях достаточно урегулированы, то нормативное и методическое сопровождение деятельности работников аппарата суда с электронными носителями нуждается в детальной проработке. С введением в тексты Инструкций по судебному делопроизводству в судах судебной системы Российской Федерации норм о работе с иными (небумажными) носителями, по сути, было осуществлено включение архивных подразделений судов в электронный документооборот. К примеру, в п. 10.2 Инструкции по судебному делопроизводству в областных и иных приравненных судах [3] установлен порядок работы при оформлении уголовных и гражданских дел после их рассмотрения судом первой инстанции, а также дел об административных правонарушениях.

В данном пункте, в частности, закреплено, что при использовании средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда.

Ныне действующие правила, по сути, восприняли прежний порядок – приобщенный к делу электронный носитель с каждым годом утрачивает способность к воспроизведению в упакованном конверте. Между тем, наиболее прогрессивным направлением, с нашей точки зрения, является формирование иной системы хранения документов в архивохранилищах судов, которая обеспечивала бы сохранность и миграцию электронных документов отдельно от смежных с ними бумажных носителей, со своевременным сохранением аутентичности, целостности и достоверности документов.

Современное судебное делопроизводство образует две сферы: традиционное (бумажное) делопроизводство и документы, образующиеся с использованием специализированных автоматизированных информационных систем ведения судебного делопроизводства. Вполне очевидным представляется наличие существенных особенностей в электронном и бумажном документообороте. Электронный документооборот не может быть копией бумажного. Таким образом, в целях обеспечения сохранности информации и создания гарантирующих условий для реализации законных прав и интересов граждан в ходе надлежащего фондообразования в судах подходы к комплектованию их архивов должны быть комплексными.

На что стоит ориентироваться

Очевидной в этой связи является организация постоянного взаимодействия между структурными подразделениями судов, обеспечивающими как работу архивов, так и служб информатизации. В этой связи несомненную пользу для организации контроля ведения судебного делопроизводства будет иметь регламентация ответственности в механизмах хранения и поддержания аутентичных электронных документов.

Интерпретируемость, идентифицируемость, доступность и понятность электронных судебных документов в ходе обеспечения их архивного хранения являются основными критериями стратегического развития архивного дела в судах общей юрисдикции [7].

Проблема носителей

Несмотря на акцентирование в Постановлении проблемы хранения судебных дел лишь на бумажных носителях, на наш взгляд, с учетом развития электронного документооборота в судах общей юрисдикции именно путем создания объединенных архивов судов возможно консолидировано и эффективно разрешить ситуацию с их централизованным техническим и программным обеспечением.

Исходя из вышесказанного, следует сформулировать итоговый вывод: необходимость применения новых подходов в ведении судебного делопроизводства в судах общей юрисдикции предопределена современными потребностями развития государственной информационно-технологической инфраструктуры.

1. Латышева Н.А. О новых подходах к хранению и учету архивных документов в судах судебной системы Российской Федерации // Администратор суда. – 2015. – № 4. – С. 14.

2. Ланской Г.Н. Архивный документ в современном обществе: концептуальные и методические аспекты изучения // Делопроизводство. – 2015. – № 2. – С. 17.

4. Латышева Н.А. О новых подходах к хранению и учету архивных документов в судах судебной системы Российской Федерации // Администратор суда. – 2015. – № 4. – С. 15.

5. Об утверждении Временного Регламента перевода документов федеральных судов общей юрисдикции в электронный вид: Приказ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ: принят 3 июля 2013 г. № 132: в ред. от 7 февраля 2014 г. // Бюллетень актов по судебной системе. – 2013. – № 11; 2014. – № 5.

7. Латышева Н.А. О новых подходах к хранению и учету архивных документов в судах судебной системы Российской Федерации // Администратор суда. – 2015. – № 4. – С. 15–16.

8. Вестник Высшей квалификационной коллегии судей РФ. – 2013. – № 1 (35).

Читайте также: