Порядок ведения учета и осуществления хранения документов по исполнению судебных актов

Обновлено: 04.05.2024

В целях совершенствования организации деятельности мировых судей и установления единообразия норм, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов судов общей юрисдикции, приказываю:

1. Утвердить согласованную постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 856 и решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 3 ноября 2020 г. Примерную номенклатуру дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей.

2. Признать утратившей силу Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. и согласованную решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.

3. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации довести настоящий приказ до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей.

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

от 29 декабря 2020 г. N 262

постановлением Президиума Совета

судей Российской Федерации

от 7 декабря 2020 г. N 856

комиссии при Федеральном

от 3 ноября 2020 г.

ДЕЛ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ

I. Общие положения

1.2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также определяет сроки их хранения.

Примерная номенклатура используется при классификации документов, составлении индивидуальной номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.

1.3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

1.4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.

1.5. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой "постоянно", подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки.

При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения "постоянно", хранится в архиве мирового судьи и передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в случае упразднения судебного участка без передачи правопреемнику.

1.6. На основе Примерной номенклатуры составляется индивидуальная номенклатура дел (далее - номенклатура), образующихся в деятельности мирового судьи.

Для вновь заводимых в течение года дел (при возникновении новых документированных участков работы, непредусмотренных дел) при составлении номенклатуры в каждом разделе оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составление новой номенклатуры не требуется.

II. Структура Примерной номенклатуры и порядок

2.1. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.

2.2. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.

2.3. Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.

2.4. Примерная номенклатура состоит из 9 разделов:

разделы 1 и 2 включают документы, отражающие распорядительную и организационную деятельность мировых судей, в том числе по вопросам планирования деятельности мирового судьи и его аппарата;

раздел 3 включает документы по ведению судебной статистики;

разделы 4 и 5 включают документы по судебным делам, нарядам, производствам и по ведению судебного делопроизводства;

разделы 6, 7, 8 и 9 включают документы по организации хранения документов, информационному обеспечению деятельности судебных участков мировых судей, а также документы по административно-хозяйственным вопросам и обеспечению деятельности библиотеки.

2.5. Примерная номенклатура имеет 4 графы:

в графе 1 указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;

в графе 2 приведены заголовки дел (виды документов). Примерная номенклатура не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация;

в графе 3 указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС, Типовой перечень;

в графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов, пояснение о виде носителя и другое.

2.6. Отметка "ЭПК", проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.

Срок хранения документов с отметкой "до минования надобности" не может быть менее одного года.

2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.

2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией судебного участка мирового судьи, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные мировым судьей до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.

2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 г.

2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа; в случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации); в случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия; в случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией; в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания - со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.11. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

2.12. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.

В данной статье расскажем о нововведениях в Порядке ведения учета и осуществления хранения документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, утвержденном Приказом Федерального казначейства от 26.09.2007 N 5н.

С 28 апреля 2007 г. вступили в силу положения Федерального закона от 26.04.2007 N 63-ФЗ "О внесении изменений в Бюджетный кодекс Российской Федерации в части регулирования бюджетного процесса и приведении в соответствие с бюджетным законодательством Российской Федерации отдельных законодательных актов Российской Федерации", касающиеся в том числе и изменений гл. 24.1 Бюджетного кодекса РФ.

Вышеназванный Федеральный закон повлек за собой необходимость внесения изменений в Порядок ведения учета и осуществления хранения исполнительных документов и иных документов, связанных с их исполнением, утвержденный Приказом Федерального казначейства от 22.02.2006 N 3н, федеральным органом исполнительной власти - Федеральным казначейством (в соответствии с п. 12 ст. 242.3 БК РФ).

С учетом изменений такой Порядок ведения учета и осуществления хранения документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, утвержден Приказом Федерального казначейства от 26.09.2007 N 5н (далее - Порядок Приказа N 5н). При этом вышеуказанный Приказ Федерального казначейства от 22.02.2006 N 3н признан утратившим силу.

Порядок Приказа N 5н вобрал в себя положения, регламентированные федеральным законодателем в Законе от 26.04.2007 N 63-ФЗ, а также установил порядок унификации документооборота, связанный с учетом и хранением документов по исполнению судебных актов, определил основания при невозможности осуществления учета и регистрации исполнительных документов, поступающих в органы Федерального казначейства, и порядок переучета и перерегистрации исполнительных документов при реорганизации органов Федерального казначейства.

Предлагаю прежде рассмотреть положения, дополняющие Порядок Приказа N 5н на основании положений федерального законодателя.

Положения, дополняющие Порядок Приказа N 5н

Итак, во-первых, в Порядке Приказа N 5н уточнено удостоверение полномочий представителя взыскателя в части документа, удостоверяющего полномочия представителя, а именно представителем взыскателя признается представитель по доверенности, или нотариально удостоверенной копии доверенности, или иному документу, удостоверяющему полномочия представителя.

Во-вторых, при учете и регистрации документов, связанных с исполнением исполнительного документа, появилась процедура возвращения исполнительного документа в суд, его выдавший, которая ранее отсутствовала.

Так, при наличии оснований, указанных федеральным законодателем в абз. 2 и 3 п. 3.1 ст. 242.1 БК РФ, орган Федерального казначейства направляет в суд, выдавший этот исполнительный документ, Уведомление о возвращении исполнительного документа заказным письмом, к которому прилагается исполнительный документ. При этом все поступившие документы от взыскателя (представителя взыскателя по доверенности, или нотариально удостоверенной копии доверенности, или иному документу, удостоверяющему полномочия представителя взыскателя) либо суда при предъявлении этого исполнительного документа в орган Федерального казначейства (за исключением исполнительного документа, который направляется в суд) направляются взыскателю с Уведомлением о возвращении документов, приложенных к исполнительному документу (Приложение N 2.1 к Порядку Приказа N 5н).

При наличии оснований согласно абз. 4 п. 3.1 ст. 242.1 БК РФ орган Федерального казначейства направляет исполнительный документ со всеми поступившими от взыскателя (представителя взыскателя по доверенности, или нотариально удостоверенной копии доверенности, или иному документу, удостоверяющему полномочия представителя взыскателя) либо суда документами в суд, выдавший данный исполнительный документ, с Уведомлением о возвращении исполнительного документа и указанием причины возврата исполнительного документа.

В-третьих, в качестве оснований для приостановления исполнения исполнительного документа Порядок Приказа N 5н дополняется судебным актом об отсрочке или рассрочке исполнения судебных актов, обязательным для предъявления в орган Федерального казначейства. Такой судебный акт учитывается органом Федерального казначейства, и в период, указанный в данном судебном акте, то есть при приостановлении, отсрочке или рассрочке исполнения исполнительного документа, исполнение требований данного исполнительного документа должником не осуществляется. В связи с этим приостановление операций на лицевых счетах должника органом Федерального казначейства также не производится.

Вместе с тем если указанный выше судебный акт о приостановлении, отсрочке или рассрочке исполнения исполнительного документа поступает в орган Федерального казначейства в тот период, когда операции на лицевых счетах должника уже приостановлены, то орган Федерального казначейства возобновляет их и уведомляет об этом должника. Таким образом, Порядок Приказа N 5н дополнился в качестве обязанности органа Федерального казначейства новым Уведомлением о возобновлении операций по расходованию средств должника.

При этом следует отметить, что в случае поступления в орган Федерального казначейства судебного акта о возобновлении исполнения исполнительного документа Порядок Приказа N 5н предусматривает необходимость (обязанность) органа Федерального казначейства уведомить должника о поступлении такого документа и о необходимости начала надлежащего исполнения, теперь уже возобновленного исполнения, исполнительного документа. В связи с чем Порядок Приказа N 5н дополнен еще одним новым Уведомлением о поступлении судебного акта, предусматривающего возобновление исполнения исполнительного документа.

В-четвертых, в случае ненадлежащего исполнения должником исполнительного документа, то есть нарушения порядка исполнения исполнительных документов, предусмотренного в гл. 24.1 БК РФ, в Порядке Приказа N 5н отражен акцент, установленный федеральным законодателем, в части приостановления операций на всех лицевых счетах должника, а также необходимость приостановления операций на лицевых счетах не только должника, но и его структурных подразделений, открытых в данном органе Федерального казначейства.

Таким образом, мы видим, что предпринятые меры федерального законодателя направлены на неукоснительное исполнение судебных актов всех без исключения бюджетных учреждений, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства.

И наконец, приведены в соответствие и дополнены понятия, используемые в Порядке Приказа N 5н согласно БК РФ.

Так, например, Порядок Приказа N 5н дополнен понятием "бюджетные ассигнования", понятие "платежное поручение" заменено на "платежный документ" и т.д.

Положения, уточняющие действия органов Федерального казначейства

А теперь рассмотрим иные дополнения, отраженные в Порядке Приказа N 5н с учетом уточнения действий органов Федерального казначейства при осуществлении учета документов по исполнению судебных актов, выявленные в процессе работы.

Зачастую в органы Федерального казначейства поступают исполнительные документы в отношении должников, у которых отсутствуют лицевые счета, открытые в данном органе Федерального казначейства.

Так, в Порядке Приказа N 5н установлено, что при поступлении в орган Федерального казначейства исполнительного документа о взыскании средств федерального бюджета по денежным обязательствам должника, не имеющего лицевого счета получателя средств федерального бюджета, а также лицевых счетов по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, в органе Федерального казначейства, данный исполнительный документ не подлежит регистрации в Журнале учета и регистрации исполнительных документов и в течение пяти рабочих дней направляется взыскателю заказным письмом (или выдается лично под роспись, проставляемую в копии сопроводительного письма органа Федерального казначейства, с указанием даты получения) со всеми поступившими от него (представителя взыскателя по доверенности, или нотариально удостоверенной копии доверенности, или иному документу, удостоверяющему полномочия представителя взыскателя) либо суда документами с сопроводительным письмом, в котором указывается отсутствие лицевого счета должника как получателя средств федерального бюджета в данном органе Федерального казначейства.

Особого внимания заслуживает вопрос, касающийся унификации документооборота, связанного с учетом и хранением документов по исполнению судебных актов. Причиной, послужившей необходимостью унифицировать документооборот по исполнению судебных актов, явилось поступление от налоговых органов большого и даже, можно сказать, огромного количества исполнительных документов в органы Федерального казначейства (до 100 исполнительных документов в день и выше). Притом что по каждому исполнительному документу помимо его регистрации и уведомления должника, указанного в исполнительном документе, о его поступлении необходимо также формировать отдельный том в пределах дела, который, в свою очередь, создает проблемы в его хранении.

В связи с этим в середине 2006 г. Федеральным казначейством было принято решение об унификации документооборота, связанного с исполнением судебных актов, и направлено указание всем органам Федерального казначейства для реализации его в работе. Теперь данный вопрос нашел также свое отражение и в Порядке Приказа N 5н.

Так, если в орган Федерального казначейства одновременно поступают два и более исполнительных документа от одного и того же взыскателя в отношении одного и того же должника, то по решению органа Федерального казначейства возможно объединение указанных исполнительных документов в одно дело.

При этом в случаях, предусмотренных гл. 24.1 БК РФ, органом Федерального казначейства направляется одно общее уведомление должника (взыскателя, судебного органа) согласно Приложениям к Порядку Приказа N 5н с копиями судебных актов, на основании которых выданы исполнительные документы, и одно общее заявление взыскателя (представителя взыскателя по доверенности, или нотариально удостоверенной копии доверенности, или иному документу, удостоверяющему полномочия взыскателя).

Вместе с тем учет и исполнение исполнительных документов, объединенных в одно дело, ведется в соответствии с общими требованиями, определенными Порядком Приказа N 5н, отдельно по каждому исполнительному документу и на основании отдельного платежного документа, предъявляемого должником в орган Федерального казначейства.

Много вопросов также возникало (как у органов Федерального казначейства, так и у должников по исполнительным документам) о порядке заверения копии запроса-требования о выделении им дополнительных лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) и (или) объемов финансирования расходов, который направляется главному распорядителю (распорядителю) средств федерального бюджета, в ведении которого они находятся, в связи с отсутствием или недостаточностью остатка соответствующих лимитов бюджетных обязательств и (или) объемов финансирования расходов и остатка средств, полученных должником от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, для полного исполнения исполнительного документа (далее - запрос-требование). Так же и в органах Федерального казначейства должна предусматриваться заверенная копия запроса-требования. Данный вопрос нашел свое отражение в Порядке Приказа N 5н.

Так, согласно Порядку Приказа N 5н заверенная копия запроса-требования должна иметь отметку "Копия верна", подпись и расшифровку подписи должностного лица, заверившего копию, дату заверения и оттиск печати получателя средств федерального бюджета - должника.

С учетом того, что в Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ в результате объединения отдельных субъектов РФ образуются новые субъекты РФ (Камчатская область и Корякский автономный округ - в Камчатский край; Читинская область и Агинский Бурятский автономный округ - в Забайкальский край; Иркутская область и Усть-Ордынский Бурятский автономный округ - в Иркутскую область), органы, находящиеся на территории указанных субъектов РФ (в том числе и органы Федерального казначейства), подлежат преобразованию.

О переучете и перерегистрации исполнительных документов при реорганизации органов Федерального казначейства

В результате вышеизложенных причин Порядок Приказа N 5н был дополнен новым разделом о переучете и перерегистрации исполнительных документов при реорганизации органов Федерального казначейства.

Так, при реорганизации органов Федерального казначейства на основании Журнала учета и регистрации исполнительных документов согласно Приложениям N N 1, 6, 7 к Порядку Приказа N 5н реорганизуемым органом Федерального казначейства создается Выписка из Журнала учета и регистрации исполнительных документов согласно Приложениям N N 1.1, 6.1, 7.1 к Порядку Приказа N 5н (в электронном виде), в которую включается информация только по не исполненным на момент реорганизации органа Федерального казначейства исполнительным документам. Выписка из Журнала учета и регистрации исполнительных документов, а также неисполненные исполнительные документы по акту передачи подлежат передаче в орган Федерального казначейства, который будет осуществлять дальнейший контроль за их исполнением. При этом после завершения реорганизационных процедур орган Федерального казначейства информирует взыскателя о своем новом адресе местонахождения.

Наряду с вышеизложенными общими требованиями в Порядке Приказа N 5н установлен также порядок действий реорганизуемых органов Федерального казначейства в зависимости от формы реорганизации: слияния или присоединения.

При реорганизации путем слияния (преобразования) двух и более органов Федерального казначейства на основании Выписки из Журнала учета и регистрации исполнительных документов вновь созданный орган Федерального казначейства формирует новый Журнал учета и регистрации исполнительных документов согласно установленным формам к Порядку Приказа N 5н (Приложения N N 1, 6, 7) в электронном виде.

Данные по каждому исполнительному документу в новом Журнале учета и регистрации исполнительных документов (Приложения N N 1, 6, 7) подлежат перерегистрации с приведением нумерации дела в соответствие с новым порядковым номером.

В случае реорганизации органов Федерального казначейства путем присоединения информация, содержащаяся в Выписке из Журнала учета и регистрации исполнительных документов по каждому неисполненному исполнительному документу, присоединяемых органов Федерального казначейства дополняется в Журнал учета и регистрации исполнительных документов (Приложения N N 1, 6, 7) органа Федерального казначейства, к которому присоединяются другие органы Федерального казначейства.

В этом случае данные по каждому исполнительному документу подлежат перерегистрации в Журнале учета и регистрации исполнительных документов (Приложения N N 1, 6, 7) с приведением нумерации дела в соответствие с новым порядковым номером.

Кроме того, вся информация по учету и регистрации исполненных исполнительных документов, а также сформированные дела по ним подлежат хранению в соответствии с п. 15 Порядка Приказа N 5н.

Подводя итог вышеизложенному, можно сделать вывод о том, что Порядок Приказа N 5н максимально отразил идею федерального законодателя, регламентированную в Законе от 26.04.2007 N 63-ФЗ, и другие не менее важные положения, регламентирующие действия органов Федерального казначейства при исполнении должником требований, содержащихся в исполнительных документах.

Заместитель начальника отдела

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

1. Утвердить прилагаемое Положение об учетной политике центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов.

2. Установить, что настоящий приказ распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2018 года.

3. Признать утратившими силу следующие приказы ФССП России:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Федеральной службы судебных приставов - заместителя главного судебного пристава Российской Федерации Савенко И.Г.

приказом ФССП России

Положение

об учетной политике центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов

I. Общие положения

1.1. Положение об учетной политике центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов (далее - Учетная политика) устанавливает способы ведения бюджетного учета в центральном аппарате Федеральной службы судебных приставов и разработано в целях организации и обеспечения непрерывности ведения бюджетного учета, формирования документированной систематизированной информации об объектах бюджетного учета и составление на ее основе достоверной бюджетной отчетности.

1.2. Бюджетный учет в ФССП России осуществляется в соответствии: с Бюджетным кодексом Российской Федерации;

с приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н «Об утверждении Указаний

(далее - Приказ № 65н);

с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, актами ФССП России, регулирующими вопросы бюджетного учета, и настоящим Положением.

1.3. Все приложения к настоящей Учетной политике, раскрывающие особенности её применения, являются неотъемлемой частью настоящей Учетной политики и обязательны для применения. Иные распорядительные документы не должны противоречить настоящей Учетной политике.

II. Порядок организации бюджетного учета в ФССП России

2.1. Ведение бюджетного учета в ФССП России осуществляется учетнорасчетным отделом Управления делами (далее - учетно-расчетный отдел); в части ведения бюджетного учета денежных средств, зачисляемых на лицевой счет № 05951А91250 по учету средств, поступающих во временное распоряжение, открытый в Межрегиональном операционном управлении Федерального казначейства (далее - счет подразделения судебных приставов), и администрирования доходов, закрепленных за Федеральной службой судебных приставов - Управлением по исполнению особо важных исполнительных производств.

2.2. Для отражения фактов хозяйственной жизни по поступлению и выбытию активов создается постоянно действующая комиссия. Состав комиссии по поступлению и выбытию активов утверждается приказом ФССП России.

При необходимости к работе комиссии могут быть привлечены эксперты, привлеченные на добровольных началах.

2.3. Отражение операций при ведении бюджетного учета в ФССП России осуществляется в соответствии с Рабочим планом счетов бюджетного учета (приложение № 1).

Кроме забалансовых счетов, утвержденных в Инструкции № 157н, ФССП России применяет дополнительные забалансовые счета, утвержденные в Рабочем плане счетов.

Порядок отражения операций по исполнению бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на счетах бюджетного учета определен Инструкцией № 162н и настоящей Учетной политикой.

Для оформления фактов хозяйственной жизни, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, оформляются учетные документы с обязательным указанием следующих реквизитов: наименование документа, дата составления документа, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение и правильность оформления учетных документов, личные подписи указанных лиц (с расшифровкой).

В целях обеспечения полноты отражения в бюджетном учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, в том числе с учетом особенностей автоматизированной обработки учетной информации, в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, могут включаться дополнительные реквизиты (данные).

Операции, для которых не предусмотрено составление унифицированных форм первичных документов или форм первичных документов, разработанных организацией, оформляются бухгалтерской справкой (форма по ОКУД 0504833)[1]. При необходимости к бухгалтерской справке (форма по ОКУД 0504833) прилагается расчет и (или) оформленное в установленном порядке профессиональное суждение лица, ответственного за организацию бюджетного учета. Подобным образом оформляются, в том числе операции по изменению стоимостных оценок объектов учета при досрочном расторжении договоров пользования, реклассификации объектов учета.

2.5. К учету принимаются первичные учетные документы, составленные на русском языке.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, который может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и федеральным государственным гражданским служащим ФССП России, владеющим соответствующим иностранным языком, под его ответственность за правильность данного перевода.

Переводы составляются на отдельном документе, заверяются подписью лица_? составившего перевод, и прикладываются к первичным документам.

Если документы на иных языках составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т.д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить нужно только изменяющиеся показатели данного первичного документа.

2.6. Поступившие в учетно-расчетный отдел первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Заполнение учетных документов и (или) регистров бюджетного учета на бумажных носителях осуществляется с помощью компьютерной техники или смешанным способом.

Автоматизация бюджетного учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по. всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с рабочим планом счетов бюджетного учета и осуществляется с использованием программного комплекса.

В условиях комплексной автоматизации учета, данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и выводятся на бумажные носители - выходные формы документов.

В целях обеспечения сохранности электронных данных бюджетного учета и отчетности на сервере ежедневно производится сохранение резервных копий базы.

С использованием телекоммуникационных каналов связи и электронной цифровой подписи осуществляют электронный документооборот по следующим направлениям:

- система удаленного финансового документооборота с Межрегиональным операционным управлением Федерального казначейства.

- передача сведений в территориальный орган Росимущества;

2.8. Контроль первичных документов проводят сотрудники учетно-расчетного отдела в ходе осуществления внутреннего финансового контроля.

Движение первичных учетных документов в бюджетном учете (оформление факта хозяйственной жизни, порядок, сроки передачи (принятия) к учету, обработка, передача в архив) регламентируется Графиком документооборота.

Ответственность за соблюдение Графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бюджетном учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные учетные документы, поступившие в учетно-расчетный отдел более поздней датой, чем дата их выставления, и по которым не создавался соответствующий резерв предстоящих расходов, отражаются в учете в следующем порядке:

- при поступлении документов более поздней датой в этом же месяце факт хозяйственной жизни отражается в учете датой выставления документа;

- при поступлении документов в начале месяца, следующего за отчетным (до закрытия месяца и представления отчетности), факт хозяйственной жизни отражается в учете датой выставления документа;

- при поступлении документов в следующем месяце после даты закрытия месяца факты хозяйственной жизни отражаются в учете датой получения документов (не позднее следующего дня после получения документа);

- при поступлении документов в следующем отчетном квартале (году) до представления отчетности факты хозяйственной жизни отражаются последним днем отчетного периода;

- при поступлении документов в следующем отчетном квартале (году) после представления отчетности факты хозяйственной жизни отражаются датой получения документов (не позднее следующего дня после получения документа).

2.9. Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операции (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регламентированных Инструкцией № 157н регистрах бюджетного учета с учетом следующих особенностей:

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Структура номенклатуры дел компании

подразделение организационных вопросов (канцелярия);
кадровое подразделение;
департамент труда и заработной платы;
отдел экономического планирования, статистики и финансов;
департамент бухгалтерского учета и отчетности;
департамент налогового учета и декларирования;
отдел охраны труда;
производственно-технический отдел (ПТО);
другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Присланные для сведения — до минования надобности

После замены новыми

Протоколы совещаний у руководителя

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

Структурных подразделений — 3 года

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Личные дела работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Графики предоставления отпусков

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

Списки работников, ушедших на пенсию

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

Журнал регистрации трудовых договоров

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

03. Труд и заработная плата

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно или 5 лет после замены новыми

Лицевые счета по заработной плате работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Заявления о выплате материальной помощи

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Листки нетрудоспособности сотрудников

5 лет после исполнения

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

04. Налоговый учет и декларирование

5 лет после замены новыми

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе

до минования надобности

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Справки о доходах и суммах налога физлиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Читайте также: