Отличие судебного делопроизводства от общего делопроизводства

Обновлено: 22.04.2024

Судебное делопроизводство — это деятельность, которая направлена на регистрацию, движение, учет судебных дел и иных материалов, их подготовку к последующему использованию и хранению, информационно-справочный поиск и контроль исполнения документов. Судебное делопроизводство регулируется нормами права.

Судебное делопроизводство – это вид деятельности, который проникает во все сферы деятельности суда.

Судебное делопроизводство направлено на систематизацию обращений граждан в суд. Любые процессуальные действия в судебном производстве нужно оформлять и фиксировать документально, значительная часть доказательств представлена в виде документов, которые нужно правильно оформить и систематизировать, чтобы с ними работать.

Развитие отечественного судебного делопроизводства

Судебное делопроизводство в ходе своего развития выполняло несколько функций:

выступало основным инструментом организации процесса исполнения решений и приговоров включительно, а также определений судьи;
являлось средством фиксации происходящего во время судебного процесса;
в силу государственного статуса судебных учреждений любого звена служило делу учета, регистрации и контроля документов, необходимых в судопроизводстве.

Правила документооборота содержались в уставах гражданского и уголовного судопроизводства, положения о канцелярских требованиях вместе с нормами об отчетности содержались в правовых документах Министерства юстиции, чаще всего в циркулярах и формировались в порядке правоприменения.

Оформление используемых в процессе делопроизводства бумаг служило вспомогательным средством при осуществлении правосудия. К потере важной информации может привести:

невнимание или небрежное отношение к необходимой фиксации полученных сведений в ходе судебных заседаний;
нерегулярная фиксация исходящих и входящих бумаг, которая сопряжена с их частичным возвратом просителю или отправителю.

Готовые работы на аналогичную тему

При ежедневном большом скоплении дел мировому судье было сложно заниматься еще и письмоводством, ведением всех необходимых бумаг по делу в том объеме, которого требовал установленный делопроизводственный порядок для данной инстанции. Поэтому пришлось увеличить штат мирового суда введением должности письмоводителя и канцелярского служителя в каждом судебном учреждении, которые будут отвечать за качественное выполнение вопросов канцелярского, бюрократического характера и не отвлекать судью от его непосредственных обязанностей.

Нынешнее мировое делопроизводство, опираясь на законодательные инструкции по судебному делопроизводству, соблюдает:

учет правил ведения документооборота;
единые основные требования к ведению и оформлению процессуальных и других документов;
обеспечение оптимального порядка движения и передачи документов, порядка хранения и передачи в архив судебных дел.

Функции мирового судьи в судебном делопроизводстве

На мирового судью возлагается ряд обязанностей:

обязанности по руководству судебным делопроизводством;
несение ответственности за состояние документооборота в пределах своего участка;
своевременность и достоверность предоставления информации по статистике в вышестоящие судебные инстанции;
ведение контроля за соблюдением стандартов и нормативов ведения статистики;
ведение контроля за сроками прохождения судебных дел и материалов по судебному участку;
контроль и ответственность за своевременную сдачу в архив соответствующих документов, уничтожение вышедших из оборота по срокам хранения материалов;
контроль за правильностью ведения журнала вещественных доказательств.

Судья обязан разрешать и рассматривать поступившие дела и одновременно оформлять процессуальные дела. Состав аппарата мирового суда составляют: секретарь суда и секретарь судебного заседания, помощник судьи.

Согласно инструкции по судебному делопроизводству, поступающие дела регистрируют в журналах учета, на учетно-статистических карточках, алфавитных указателях, которые ведутся в бумажном и электронном видах на каждого ответчика или обвиняемого. На каждого обвиняемого ведется индивидуальная статистическая карточка с содержанием общей информации и сведений предусмотренных разделов.

Введение в судопроизводственную практику новых способов и средств хранения и фиксации данных позволяет при правильном использовании находить нужную информацию в кратчайшие сроки. Сохранение в электронном виде сведений и дел сокращает материальные затраты на бумагу и оптимизирует систему судебного документооборота.

Современные информационные технологии, основы применения которых заложены в законодательной базе, дают возможность судам перейти к более совершенным процедурам. Введение в законодательстве в качестве обязанности закрепления за юридическим лицом или предпринимателем при регистрации его персонального адреса электронной почты предоставит возможность быстрого оповещения надлежащим образом согласно требований законодательства в кратчайшие сроки.

Под нотариальным делопроизводством понимается совокупность установленных законодательством юридических действий нотариуса, направленных на совершение определенного нотариального действия.

Нотариальное делопроизводство в России осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Весь процесс нотариального делопроизводства можно разделить на три взаимосвязанные стадии:

1) делопроизводство, осуществляемое в нотариальных конторах;

2) ведения реестра регистрации нотариальных действий. Реестр – это специальная книга, в которую записываются составляемые при совершении нотариальных действий документы. Он должен быть надлежащим образом оформлен (листы нумеруются, прошиваются, а на обратной стороне последнего листа уполномоченными работниками юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов, что направлено на невозможность подмены листов в реестре);

3) заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством РФ, республик в составе РФ, автономной области и автономных округов. Статья 68 Конституции РФ устанавливает, что государственным языком РФ на всей ее территории является русский язык. Республики в составе РФ вправе устанавливать свои государственные языки.

Русский язык как государственный язык изучается в учебных заведениях. Но граждане России вправе обращаться в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ с предложениями, заявлениями, жалобами на государственном языке, родном языке или на любом другом языке народов РФ, которым они владеют. Ответы на заявления и жалобы граждан РФ, направленные в государственные органы, общественные организации, на предприятия и в учреждения РФ, должны даваться на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык РФ.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива возлагается на нотариуса.

Нотариальное делопроизводство регулируют Правила ведения нотариального делопроизводства, утвержденные Министерством юстиции РФ. Эти Правила устанавливают единый для государственных и частных нотариусов порядок ведения нотариального делопроизводства и оформление служебных документов.

Ответственность за правильную организацию и ведение делопроизводства полагается на частного нотариуса, а в государственных нотариальных конторах и государственных нотариальных архивах - на заведующих.

Нотариальное делопроизводство включает: ведение документирования управленческой деятельности учреждений государственного нотариата; прием, рассмотрение и регистрацию корреспонденции; составление и оформление служебных документов; контроль выполнения документов; составление номенклатуры и формирование дел. Приказом Министерства юстиции Украины от 22 января1998 г. внедрены специальные бланки нотариальных документов нового образца, которые есть необходимой составной документарного обеспечение нотариального процесса. Они могут быть использованы только нотариусами и только для изготовления нотариальных документов. Бланки имеют целый ряд защитных методик и предназначенные для удобства, скорости подготовки нотариальных документов, а также для обеспечения невозможности их подделки.

Министерством юстиции Украины 22 июня1999 г. утверждено Положения о снабжении, хранении, учете и отчетности расходования бланков нотариальных документов, которое содержит общие положения, порядок заказа и снабжение бланков, порядок получения бланков нотариусами Украины, хранение бланков, признака недействительности бланков, отчетность государственных нотариальных контор и частных нотариусов о расходовании бланков, ведение первичного учета бланков, а также ведение Единого реестра для учета поступления и расходование бланков.

К совершению нотариальных действий законодательство предусматривает определенные требования, которым должны отвечать документы, которые подаются нотариусу. Они не должны иметь подчисток или дописок, зачеркнутых слов или других неоговорочных исправлений. Дописки, зачеркнутые слова или другие исправления принадлежит предостеречь подписью должностного или уполномоченного на то лица и печатью учреждения, предприятия или организации, которая выдала документ. При этом исправление следует делать таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и по ошибке написанное, а потом исправленное или вычеркнутое.

Не принимаются документы, текст которых невозможно прочитать через повреждение, а также написанные карандашом. Это такие документы, в которых нельзя прочитать все в них написанное в первоначальном написании, так как они были залиты чернила, потертые и т.п..

Нотариус не принимает документов, которые являются подранными или изложенными на двух или больше отдельных листах, если последние не прошнуровано и не пронумеровано, а количество прошнурованных листов не заверены подписью должностного или уполномоченного лица и печатью учреждения, предприятия, организации, которые выдали документы.

Законодательство предъявляет определенные требования и к нотариусам в совершении нотариальных действий, которые касаются именно техники изготовления нотариальных документов. Так, тексты нотариально по-свідчуваних соглашений, удостоверенных копий документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны ясно и четко; числа и сроки, которые касаются содержания соглашений, должны быть обозначенные хотя бы один раз словами, а названия юридических лиц - без сокращений с указанием их адресов. В необходимых случаях надо указать номера счетов юридических лиц в учреждениях банков. Фамилии, имена и отчество граждан должны быть написаны полностью с указанием мест их проживания. В случае удостоверения соглашений при участии иностранных граждан отмечается также их гражданство.

Все нотариальные действия, содеянные нотариусом, регистрируются в реестрах нотариальных действий. Формы реестров для записи нотариальных действий, нотариальных свидетельств, посвідчувальних надписей на соглашениях и удостоверенных документах утверждено приказом Министерства юстиции Украины от 7 февраля 1994 г.

Различают два вида нотариальных реестров: реестр для регистрации нотариальных действий (форма № 1) и реестр для регистрации запретов отчуждения жилых домов, квартир, дач, садовых домов, гаражей, земельных участков и другого неру-хомого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судебными и следственными органами (форма № 2).

Каждый нотариус ведет отдельный реестр. В государственной нотариальной конторе, где работают несколько нотариусов, реестрам присваиваются индексы, которые совпадают с номером печати государственного нотариуса. В этом случае номера на документах обозначаются так: № 1-1, № 1-2, № 2-1, где первая цифра означает индекс реестра, а вторая - порядковый номер записи.

С разрешения Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, управлений юстиции в областях, городах Севастополе и Киеве нотариусы могут вести самостоятельные реестры для записи отдельных видов нотариальных действий. В этом случае номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются так: № 1-К-10, что означает, что запись сделана за номером десятым в первом реестре для регистрации засвидетельствования верности копий документов, или № З-В-5, что означает, что запись сделана за номером пятым в третьем реестре для совершения исполнительных надписей и т.д.

Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Этот номер обозначается и на документах, которые выдаются нотариусом, или в посвідчувальних надписях.

Запись в реестре должен отображать порядковый номер от начала года, так как такая запись в хронологическом порядке исключает возможность злоупотребления, в частности осуществление нотариального действия задним числом. Дальше указывается дата совершения нотариального действия, а потом фамилия, имя, отчество и местожительство (или наименование и местонахождение юридического лица) лиц, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей, документ, который заверяет лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия. Потом указывается содержание нотариального действия, дальше - о взыскании государственной пошлины или размер платы за содеянное нотариальное действие, и в конце концов - расписка в получении нотариально оформленного документа.

Запись нотариального действия в реестр производится нотариусом или другим работником государственной нотариальной конторы или лицом, которое находится в трудовых отношениях с частным нотариусом. Эта запись проводится только после того, как по-свідчувальний надпись на документе или документ, который выдастся нотариусом, им будет подписано. Запись в реестре карандашом не допускается.

Нотариусы имеют право выдавать выписки из реестров по письменному заявлению граждан, предприятий, учреждений и организаций, относительно которых или по доверенности которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, арбитражного суда, прокуратуры, органов следствия и дознание в связи с делами, которые находятся в их проведении.

Выписки из реестров нотариальных действий о завещаниях выдаются только после смерти завещателя.

Реестры должны быть прошнурованы, листы их - пронумерованные. Количество листов у реестров должна быть заверенная подписью должностного лица Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе, уполномоченной на то начальниками этих управлений. Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.

Делопроизводство и судебное делопроизводство

Делопроизводство координирует все этапы работ - от проектирования до практической реализации решений, позволяет обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений, является одним из важнейших звеньев, от которых зависит конечный результат управленческой деятельности.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Разновидности документации, с которой производится работа при делопроизводстве: организационная и распорядительная.Они выделяются по своей информационной природе в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые завления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы испольнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы.

Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. Они классифицируются в соответствии с положениями о государственных органах.

К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоения должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Работа с документацией должна организовываться по следующей схеме:

Поступившие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя учереждения для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно.

Для обеспечения правильного формирования и учета документации должна составляться номенклатура дел, систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности учереждения.

Процесс делопроизводства состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки текстовых, цифровых данных и печатания их на бланке), придания документу юридической силы. Все эти операции могут быть автоматизированы. Широкое распространение в документообороте получают документы, ориентированные на обработку средствами вычислительной техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ,фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

Судебное делопроизводство: понятие, положение, задачи

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними; деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Делопроизводство является одним из важнейших видов деятельности любого суда, поскольку эффективно организованное делопроизводство способствует выполнению одной из главных функций, возлагаемых на суды, – рассмотрению уголовных, гражданских, административных дел в установленные законом сроки и принятию законных и обоснованных решений, т. е. осуществлению правосудия.

Организация делопроизводства в суде имеет своей целью обеспечить соблюдение процессуальных норм, исполнение приговоров, решений, определений и постановлений суда, четкое и культурное обслуживание обращающихся в суд граждан, юридических лиц, представителей учреждений и организаций, выполнение других функций суда.

Главной отличительной чертой судебного делопроизводства является то, что требование создания, обработки, использования судебных документов базируется на нормах закона Уголовно-процессуального и Гражданского процессуального кодексов Российской Федерации, Кодекса об административных правонарушениях. В этих актах содержатся основные правила, регламентирующие структуру поступающих и создаваемых в суде документов, их обязательные реквизиты, схему движения дела в зависимости от категории дела и порядка его рассмотрения, процессуальные сроки рассмотрения, порядок обращения к исполнению судебных актов.

В судебных органах выделяют три укрупненные группы документов:

1. Основные документы. Содержание этой группы определяется функциональными особенностями конкретного судебного органа (судебные дела, производства, обзоры и т.д.

2. Документы по личному составу.

3. Документы экономического обеспечения деятельности судов (бухгалтерские балансы, сметы, расчетные ведомости и т.д.).

Делопроизводство в судах возложено на определенную категорию работников. Это вызвано необходимостью освобождения судей от выполнения дополнительной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия. Указанная работа (заполнение статистических карточек, составление сопроводительных писем, регистрация входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм, выписывание повесток, оформление и сшивание томов и т.п.) в силу свой повторяемости и простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья. С учетом чрезвычайной загруженности судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. Указанное размежевание функций правосудия и делопроизводства основано на научном принципе разделения труда. При этом в области судебного делопроизводства судьи и председатель суда осуществляют общее руководство.

черновой документ (черновик) – отражает авторскую работу над его текстом;
подлинник – единственный либо первый экземпляр документа;
копия – объект на бумажном лпбо электронном носителе, воспроизводящим информацию документа. Копии могут быть выполнены в виде:

дубликата - повторного экземпляра основного документа, имеющего равную с ним юридическую силу;
выписки - разновидности документа, воспроизводящей его часть и заверенной должным образом.
отпуска - копии, остающейся в учреждении при отправке исходящего документа;

номенклатура дел – специальный документ – справочник (перечень, список), который показывает, какой номер, заголовок и срок хранения нужно написать на скоросшивателе и какие документы затем подшить в данную папку.

Информационная – документ является носителем и источником информации.
Управленческая – документпозволяет руководству суда организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческие процессы в суде.
Правовая – документ является юридической основой судебной процессуальной деятельности, подтверждает имевшие место факты и события.
Коммуникативная – с помощью документов производится обмен информацией между структурными подразделениями суда, между судами различного уровня, а так же между судебной системой и внешней средой.
Учетная – документ накапливает сведения за определенный период времени, что позволяет в дальнейшем подвергнуть их количественному анализу.
Социальная – документ отражает социально-экономическую, политическую, общественную и иные сферы жизни современного общества.
Культурно-историческая – документ является памятником культуры своей эпохи, закрепляет ее специфику, содержит знания о событиях прошлых времен.

Наименование судебной инстанции. В первую очередь, необходимо указать, к какому именно суду адресовано данное прошение. Иски и жалобы могут подаваться в районные суды по месту прописки, арбитражный или верховный суд. На основании этого пункта определяется, какая коллегия будет рассматривать данное дело.
Персональные данные подателя. Подать прошение может как частное, так и юридическое лицо. Обязательной информацией является присутствие личных данных подателя, так как сама процедура рассмотрения происходит по инициативе граждан.
Данные участников спора. Судебное делопроизводство остается общим для дел любой категории и требует полного описания всех сторон, поэтому, помимо данных подателя, нужно указать наименование организации или персональную информацию лица, которое выступает ответчиком.
Предмет спора. Далее указывается суть прошения, это может быть предмет спора или просьба о пересмотре дела. В этой части допускается небольшое отступление от правил, и податель может расписать свое видение проблемы. Однако лучше обратиться к квалифицированному юристу, который поможет грамотно изложить ваши требования и аргументирует каждое обращение.
Обстоятельства или материалы дела. Помимо прямой претензии или просьбы, в документе дается веское обоснование обращения в суд.

Из целей делопроизводства можно последовательно вывести задачи делопроизводства:

1) создание документов с последующей фиксацией на носителе;

2) передача документов по назначению и их исполнение или принятие по ним решений;

4) защита информации, обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документе;

5) систематизация и хранение документов, обеспечивающие допуск к ним.

Таким образом, судебное делопроизводство – совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документооборота.

Правильная организация делопроизводства является одним из важнейших условий надлежащей работы судов, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений и постановлений суда, четкого обеспечения процессуальных прав участников судопроизводства.