50 контроль за условиями хранения судебных дел и документов и состоянием архивов

Обновлено: 17.05.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

госорганы, органы местного самоуправления;
компании.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
Счета-фактуры – 4-летний срок.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
описи в 3 экземплярах;
историческая справка компании (только при первом обращении);
справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Договор с архивом

как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Учет затрат на хранение документов и регистров

оплату коммунальных услуг;
ремонт помещения;
арендные платежи, если здание арендуется организацией;
заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;
избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены ст. 13.20 КоАП РФ.

Как организовать хранение

В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.

Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении. Подробно правила хранения документов описаны в приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Место

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

архивохранилище;
помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
помещение для использования бумаг, например читальный зал;
кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
противопожарной системой;
решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Условия

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

расстояние между рядами — не менее 120 см;
проход между стеллажами — не менее 75 см;
между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:

Сроки хранения

Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.

Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, например:

Вид документа	Срок хранения	Пункт приказа Росархива № 236 от 20.12.2019
Накладные	5 лет	518
Положение о контрактной службе	Постоянно	217
Прайс-листы	10 лет	234
Трудовые договоры	50 или 75 лет	435
Табели учета рабочего времени	5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными	402

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

Эти сроки, в частности, касаются:

личных дел работников;
приказов по личному составу;
трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Отчетность в ФСС:

Отчетность в ПФР:

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи

карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

Бухгалтерская первичка и регистры

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Нюансы исчисления сроков хранения

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:

-после перемещения дел в другое помещение;

-после чрезвычайных происшествий;

-при смене лица, ответственного за архив;

-при реорганизации и ликвидации предприятия;

Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.

Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:

-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

-выявление и устранение недостатков в учете документов;

-выявление дел, не внесенных в опись;

-выявление несоответствия порядка расположения дел;

-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;

Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:

Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.

До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:

-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;

-обозначенные пропущенные номера в описи;

-наличие итоговой записи.

По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.

О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.

2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.

При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:

-название организации и структурного подразделения на обложке дела;

-порядковый № дела в описи и шифр на деле;

-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;

-заголовок дела в описи и на деле;

-крайние даты в описи и на деле;

-количество листов в описи и на деле;

-физическое состояние дела.

Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.

При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.

Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).

При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.

Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.

В ходе проверки необходимо:

-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;

-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;

-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;

-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.

3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).

Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:

пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);

пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;

пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;

пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;

пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;

пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;

пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:

подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;

подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;

подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;

пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.

Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.

При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.

После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.

4. Организация розыска дел.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя

проводится розыск необнаруженных дел.

1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:

-изучить учетные документы;

-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;

-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;

-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;

-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;

-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;

-проверить все дела временного срока хранения;

2). Организовать розыск дел в других организациях:

-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;

-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;

Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.

5. Оформление итогов розыска дел.

В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:

-дела могут быть найдены;

-отсутствие дел может быть подтверждено документально;

-дела могут быть не найдены.

Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.

Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.

После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.

Аннотация: статья посвящена вопросу изучения примеров судебных решений в сфере принятия документов по личному составу в случае ликвидации в государственные/муниципальные архивы. В работе приведен пример одного судебного дела и сделаны общие выводы на основании изученных 6 дел.

article is devoted to the study of examples of judicial decisions in the field of adoption of documents on staff in the event of liquidation of the state / municipal archives. The work is an example of a court case and to draw general conclusions from a study of 6 cases.

Большинство споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных предприятий. Накопились большие объемы документов, включая советский период, особенно эта касается дел по личному составу. Несоблюдение порядка хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате работников организаций, ликвидируемых в процессе банкротства, влечет нарушение конституционных прав граждан на ознакомление с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права.

Если предприятие-банкрот не выполнило обязательство по забортной плате, то в реестр кредиторов, в первую очередь включат работников этого предприятия. Документы по личному составу и лицевые счета работников необходимы для подтверждения факта работы, стажа и пенсионных начислений.

Нарушение прав граждан на получение социально-правовой информации – это основная проблема, связанная с утратой документов по личному составу в процессе реорганизации или ликвидации предприятия, ведь этот процесс длительный и порой занимает не один год. Есть не мало примеров того, как граждане не могли подтвердить свой стаж работы и уровень заработной платы, т.к. предприятие было ликвидировано, а документы бесследно исчезли. В попытке найти правду в суде, граждане оказываются бессильны. 1

Пример:

ООО ”Производство Сельмаш” обратилось в Арбитражный суд Тверской области с заявлением к администрации города Твери о признании незаконным бездействия, выразившегося в отказе в принятии на хранение документов по личному составу общества в количестве 24 дел за 2007 - 2011 год и об обязании принять архив по личному составу. Решением Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года заявленные требования удовлетворены.

В свою очередь, ответчик - Администрация не согласилась с решением суда и обратилась с апелляционной жалобой, в которой просит его отменить, в удовлетворении заявленных обществом требований отказать. В обоснование жалобы ссылается на неправильное применение судом норм материального права и на несоответствие выводов суда фактическим обстоятельствам дела и имеющимся в деле доказательствам. Считает, что администрация не обязана принимать от общества документы по личному составу организации. Ссылается на отсутствие условий для хранения документов.

Нормы, на которых основано решение суда:

Согласно пункту 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ ”О несостоятельности (банкротстве)” конкурсный управляющий обязан передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее - Закон N 125-ФЗ).

Пунктом 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. По смыслу этой нормы обязанность приема на хранение у ликвидируемых организаций упомянутых документов предусмотрена как для соответствующих государственных, так и муниципальных архивов. 2

Выводы суда:

В данном случае администрацией не оспаривается, что общество за все время своего существования не являлось источником комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, документы общества ранее на хранение не поступали ни в государственные, ни в муниципальные архивы Тверской области. Также решением экспертно-проверочной комиссии при архивном отделе Тверской области от 08.06.2012 местом хранения документов по личному составу заявителя в количестве 24 дел за 2007 2011 год определен МКУК “Тверской городской архив”. В силу подпункта 22 статьи 16 Закона N 131-ФЗ на органы местного самоуправления возложена обязанность по формированию и содержанию муниципального архива. Ссылка администрации на отсутствие у муниципального архива достаточных площадей для размещения документов обоснованно не принята во внимание поскольку в силу указанной нормы, неисполнение данного требования закона не освобождает муниципальные архивы от исполнения обязанности по принятию документов на хранение.

Непринятие на хранение документов влечет за собой невозможность завершения конкурсного производства, определением суда по делу от 16.07.2013 N А66-2781/2011 только на этом основании продлено конкурсное производство до 08.12.2013.

Возможность принятия документов иным учреждением ГКУ “Тверской центр документации новейшей истории” не имеет в рассматриваемом случае правового значения, поскольку место хранения документов определено решением от 08.06.2012, которое не оспорено в установленном порядке и не отменено.

Также, согласно Закону N 131-ФЗ органы местного самоуправления должны решать вопросы местного значения, исходя из интересов населения. Прием документов по личному составу общества, содержащих информацию, необходимую для подтверждения сведений при назначении пенсий гражданам - жителям города Твери, находится в сфере интересов населения города Твери. 3

Подобных судебных дел в практике достаточно, как правило, все суды ссылаются на вышеуказанные нормы, на основании которых принимают решения и мотивируют свои акты.

При наличии такой особенности, что если организация-банкрот не является источником комплектования государственного архива, решения судов основаны на:

В силу пункта 4 статьи 10 Закона в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Отдельными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, муниципальный архив может наделяться только соответствующим законом (в том числе законом субъекта) с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств (часть 5 статьи 4 Закона об архивном деле).

Если предприятие не является источником комплектования государственного архива или суд установил, что предприятие было или есть муниципальное, то документы по личному составу предприятия подлежат передаче в архивный орган муниципального значения. То есть при определении места хранения имеет значение территориальный признак расположения предприятия-банкрота, территориальный признак происхождения документов, или наличие муниципальной формы. 4

Предприятие, включенное в список источников комплектования государственного архива, исключается в случае его ликвидации.

В отношении документов временного хранения арбитражный управляющий вправе заключить договор о передаче их на хранение в государственный либо муниципальный архив в порядке, установленном гражданским законодательством исходя из принципа свободы заключения договора.

Еще одна особенность при рассмотрении дел и определении места их хранения – определить к какому типу собственности относятся документы. Если документы, образовавшиеся в деятельности предприятия до момента приватизации, в том числе документы по личному составу, относятся к государственной собственности, с момента приватизации – к частной собственности. 5

В целом, решения судов основаны на главном социальном принципе: соблюдение прав граждан на получение информации социально-правового характера, необходимую при назначении пенсии. Не зависимо от того в какой архив передаются документы по личному составу – главное обеспечить их сохранность.

Перечень рассмотренных дел:

Решение арбитражного суда Владимирской области по делу № 2828/2012

Постановление арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № а63-3308/2002-с5 в порядке кассационной жалобы

Постановление девятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № а14-6876/2005/274/13.

Постановление пятого арбитражного апелляционного суда по делу 05ап-5776/2011.

Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013.

Библиографический список:

Сичкарева, М.М. Документы ликвидируемых организаций [Текст] / М.М. Сичкарева // Право и экономика. – 2015. – № 8.

1 Сичкарева, М.М. Документы ликвидируемых организаций [Текст] / М.М. Сичкарева // Право и экономика. – 2015. – № 8.

2 Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013

3 Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013

4 Определение арбитражного суда Ставропольского края от 25.12.2008 по делу № А63-3308/2002-С5

5 Решение арбитражного суда Воронежской области от 28.11.2006 г. по делу №А14-6876/2005/274/13

Читайте также: