Документы архивного фонда рф находящиеся в частной собственности не подлежат государственному учету

Обновлено: 15.05.2024

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

2. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Статья 21. Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

4. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, организации Российской академии наук и негосударственные организации.

5. Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.

Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

б) записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

2. Какие документы относятся к Архивному фонду Российской Федерации?

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Документы Архивного фонда Российской Федерации включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, подлежат постоянному хранению и находятся на государственном учете.

8. С какими запросами могут обращаться граждане в архивы негосударственных учреждений?

Федеральным архивным законодательством установлено, что все организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которых они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно.

9. Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда Российской Федерации, на государственное хранение, чем руководствоваться при выборе архива?

Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (ней) договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации (равным образом она вправе заключить договор и о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации.

10. Сколько архивных фондов может быть создано в организации?

Как правило, в архиве негосударственной организации существует один фонд – ее собственный. Самостоятельному фондированию подлежат документы негосударственной организации, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, архивные документы организации или организаций – предшественников негосударственной организации, присоединенных организаций, филиалов (если по составу и содержанию последние существенным образом отличаются от архивных документов собственно организации).

11. Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации?

12. Каков правовой статус перечней документов?

Поскольку федеральным законом установлено, что специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, их следует отнести к категории подзаконных актов (документов).

13. Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственных организаций различного профиля?

14. Имеют ли приоритет перечни перед законодательными актами при определении сроков хранения документов, созданных до приватизации организации?

Сроки хранения определенных категорий документов, установленные законодательными актами, приоритетны для любого периода деятельности организации. При этом следует помнить, что закон не имеет обратной силы и при определении срока хранения архивных документов, образовавшихся до вступления в силу закона, установившего новый срок хранения, нужно руководствоваться действовавшим в этот период перечнем типовых архивных документов или отраслевым перечнем.

15. Можно ли руководствоваться в работе негосударственных организаций Правилами работы архивов организаций?

16. Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения

В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно.

17. Правила выемки документов и предоставления их органам

Выемка - это следственное действие, заключающееся в изъятии (добровольном или принудительном) из помещений, с участков местности и у конкретных лиц, строго определенных решением компетентного органа (должностного лица) предметов и (или) документов, имеющих значение для уголовного дела, без предварительного их поиска (ст. 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ от 18 декабря 2001 г. № 174-ФЗ).

Муниципальный округ
Пуровский район

Ямало-Ненецкий АО, Пуровский р-н,

г. Тарко-Сале, ул. Республики, д. 25

8 (34997) 6-06-10


Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район от 06.11.2008

РАЙОННАЯ ДУМА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПУРОВСКИЙ РАЙОН
3 созыва

Р Е Ш Е Н И Е

06 ноября 2008 г. № 293
г. Тарко-Сале

Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район

Глава муниципального образования Пуровский район Д.Н.Кобылкин

Приложение
к решению Районной Думы
муниципального образования Пуровский район
от 6 ноября 2008 года № 293

Положение
о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район

1. Основные понятия

Муниципальный архив – структурное подразделение Администрации муниципального образования Пуровский район (далее – Администрации района), которое осуществляет хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Архивный фонд – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия населения муниципального образования Пуровский район, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Архивное дело – деятельность органов местного самоуправления, предприятий, организаций, учреждений и граждан в сфере организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющий реквизиты, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Постоянное хранение архивных документов – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока хранения (бессрочное) на любых видах носителей.
Временное хранение архивных документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Владелец архивных документов – органы местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Комплектование (формирование) муниципального архива – комплекс работ, направленный на систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации, включающий в себя определение состава организаций – источников комплектования муниципального архива, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях – источниках комплектования муниципального архива, приём документов в муниципальный архив.
Содержание муниципального архива – деятельность Администрации района по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учёта и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставление под архив здания и (или) помещения, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

2. Общие положения

3. Особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности муниципального образования Пуровский район

3.1. К муниципальной собственности муниципального образования Пуровский район относятся архивные документы:
- органов местного самоуправления и организаций;
- хранящиеся в муниципальном архиве, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).
3.2. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.
3.3. В случае приватизации организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в муниципальной собственности.
3.4. Передача документов муниципального архивного фонда в собственность органов государственной власти, иных органов местного самоуправления регламентируется законодательством и правовыми актами Администрации района.
3.5. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
- постоянно – в муниципальном архиве;
- временно – в органах местного самоуправления, организациях и создаваемых ими архивах в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

4. Формирование (комплектование) муниципального архива и хранение архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район

4.1. Органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие приему на хранение в муниципальный архив, выступают источниками комплектования муниципального архива.
4.2. Список источников комплектования составляет муниципальный архив по согласованию с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и утверждает Глава района.
Включение в список источников комплектования организаций, действующих на территории муниципального образования Пуровский район и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений, граждан, организаций государственного сектора осуществляется на основе договора.
4.3. Документы архивного фонда, находящиеся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, организациях передаются в муниципальный архив.
4.4. Муниципальный архив комплектуется документами на бумажной основе, фото-, кино - и аудиодокументами, копиями документов, на электронных носителях.
4.5. Экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида в порядке, установленном законодательством. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается
4.6. Источники комплектования муниципального архива в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным Правительством Российской Федерации, обеспечивают отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив. Все работы, связанные с передачей документов в архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

5. Содержание муниципального архива муниципального образования Пуровский район

5.1. Администрация района обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для формирования (комплектования), хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет для хранения муниципального архивного фонда помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов.
5.2. Штатная численность работников муниципального архива утверждается Главой района.
5.3. Расходы на обеспечение полномочий муниципального образования Пуровский район в области архивного дела предусматриваются бюджетом Пуровского района. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Ямало-Ненецкого автономного округа при реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, спонсорские и иные средства частных организаций.

6. Основные функции муниципального архива муниципального образования Пуровский район

6.1. Основными функциями муниципального архива являются:
6.1.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в архив;
- представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом – Служба по делам архивов ЯНАО;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
- подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве;
- хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
- хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения;
- хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования Пуровский район;
- хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды муниципального архива;
- хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
- приём на депозитарное хранение по согласованию с Главой района при наличии свободных площадей и необходимых условий, документов действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан;
- хранение документов, находящихся в собственности Ямало-Ненецкого автономного округа, на основании договоров между собственником документов и Администрацией района.
6.2. Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования Пуровский район, в том числе:
6.2.1. Отбор и прием документов постоянного хранения в архив.
6.2.2. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве.
6.2.3. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу.
6.2.4. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования Пуровский район.
6.2.5. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов.
6.2.6. Информационное обеспечение, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов муниципального архива.

7. Доступ к архивным документам и их использование

7.1. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.
7.2. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов.
7.3. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от формы их собственности, содержащим сведения, составляющие государственную тайну и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов и документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения его родственников, ограничение доступа к этим документам может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня их создания.
7.4. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
7.5. Муниципальный архив, органы местного самоуправления при наличии соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки (или копии архивных документов), связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
7.6. Муниципальный архив предоставляет государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикует и экспонирует архивные документы, готовит справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в отделе документах безвозмездно.
7.7. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Читайте также: