Что означает сэд пенсия

Обновлено: 20.05.2024

Сейчас электронный документооборот используется Пенсионныйм фондом повсеместно, уверенно вытесняя иные формы подачи квартальной отчетности о начислении и уплате страховых платежей. О предпочтительности использования телекоммуникационных технологий для этих целей свидетельствуют два факта:

субъекты хозяйственной деятельности, использующие наемный труд более 25 работников, обязаны ввести ЭД в отношениях с ПФ;
возможность вернуться к традиционной бумажной документации не предоставляется даже ИП или малым компаниям, которые однажды перешли на систему бесконтактного документооборота.

Преимущества ЭД с органами пенсионного страхования

Электронный документооборот с ПФР:

Программное обеспечение перехода на ЭД

Подключение к электронному документообороту с ПФР требует наличия:

возможности формирования отчетов соответственно образцам и формам;
сертифицированного ФСБ программного продукта с возможностью использования электронной цифровой подписи и ее шифрования с помощью криптографических ключей.

Для его получения следует обратиться к специализированному учреждению.

Сегодня рынок наполнен предложениями компаний, предоставляющих услуги:

заверяющего центра по разработке и поддерживанию сертификатов ключей электронной цифровой подписи в системе ЭД ПФ;
установки и обслуживания программного обеспечения передачи сведений бесконтактным способом, позволяющим подавать отчетность не только в ПФР, но и в другие контролирующие инстанции: ФНС, внебюджетные фонды, Росстат.

Другие меры перехода к электронной отчетности

Для начала необходимо провести следующие организационные действия:

назначение ответственного за использование системы лица;
предупреждение несанкционированного доступа: оборудование рабочего места, установление надежного места хранения магнитных носителей криптографических ключей, размещение копий электронных архивов;
согласование возможности перехода на ЭД с территориальным органом Пенсионного фонда;
осуществление тестовой отправки ведомостей в территориальный орган ПФР после установки системы ЭД специализированной организацией.

Документальное оформление

Документы для подключения к электронному документообороту ПФР потребуются такие:

соглашение с ПФР о применении ЭД по телекоммуникационным каналам связи;
абонентский договор о предоставлении услуг защищенного ЭД с ПФ (как вариант – сразу со всеми контролирующими органами) через открытие доступа к системе подачи электронной отчетности;
договор об оказании услуг удостоверяющего центра.

Форма договора с ПФ стандартна. Ее можно скачать на официальном сайте его территориального органа. Названные договоры со специализированной организацией по своей юридической природе являются договорами присоединения.

Соответственно, они не предполагают возможности внесения клиентом правок. Они могут быть объединены в одно комплексное соглашение.

Приступая к работе: строк подачи отчета

ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:

по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.

Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.

Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.

Организациям и предпринимателям, которые сдают отчетность в электронном виде , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не платить штрафы за просрочку.

Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.

Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:

Юридические лица – компании, организации и индивидуальные предприниматели, на благосостояние которых трудятся наемные сотрудники, обязаны взаимодействовать с Пенсионным фондом. Фирмы предоставляют в ведомство регулярные отчеты: документы, свидетельствующие о трудовой деятельности сотрудников, а также бланки, необходимые для начисления трудовых пособий. Заключившие соглашение об электронном документообороте с ПФР компании упрощают процессы сотрудничества с фондом, переводя работу в дистанционный, цифровой формат.

Что такое ЭДО с ПФР?

По закону, каждый страхователь – руководитель компании или организации, предоставляет сведения в Пенсионный фонд о работающих у него, застрахованных лицах. Отчетность по заключенным трудовым и гражданско-правовым договорам адресуется, в том числе и в форме цифрового документа, подписанного с помощью ЭЦП. Порядок передачи бумаг в представленном формате устанавливается государственными постановлениями и руководством ПФР.

Соглашение с пенсионным фондом об электронном документообороте – это процедура, позволяющая страховщикам (работодателям) сдавать отчетность в удаленном формате. По данным ПФР, сегодня уже более 80% организаций взаимодействуют с фондом посредством дистанционной цифровой системы.

Требования для подключения к ЭДО

Основной нормативный акт, регламентирующий работу ЭДО – это Постановление Правления ПФРФ от 11.03.2020. В рамках правового регламента описаны не только принципы работы всей системы, но и представлена инструкция по подключению.

Процедура регистрации в ПФРФ обязательная для всех юридических лиц. По закону, все предприниматели, при постановлении на учет в ФНС, проходят перечень мероприятий по авторизации в системе Пенсионного фонда. Представителю компании не придется выполнять работу самостоятельно – все действия совершаются сотрудниками территориального подразделения налогового ведомства.

Пенсионный фонд регистрирует предпринимателя в течение трех дней с момента адресации уведомления, формируемого сотрудниками ФНС. После процедур по оформлению, представитель организации получает извещение о регистрации в ПФР в качестве работодателя. Свидетельство отправляется на электронную почту посредством уведомления, подписанного ЭЦП. С этого момента юридическое лицо может пройти процедуру регистрации личного кабинета на сайте ПФР в статусе страхователя.

2. Усиленная квалифицированная ЭЦП

Подключение к ЭДО ПФР – процедура, для реализации которой представителю организации или индивидуальному предпринимателю придется воспользоваться ЭЦП. Усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись – это именной сертификат, обеспечивающий безопасность в области удаленного документооборота. Нормативы, касающиеся работы с таким вариантом подтверждения личности заявителя, прописаны в Федеральном законе №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

Получить ЭЦП чрезвычайно просто. Для оформления сертификата нужно обратиться к компании, оказывающей такие услуги и предоставить набор документов. Помимо копии информативных страниц паспорта и ИНН, заявители, обладающие статусом юридических лиц, приносят различные учредительные бумаги.

Оформлением усиленной подписи занимаются только организации, получившие аккредитацию Министерства связи и массовых коммуникаций. Посмотреть список таких компаний можно в этом разделе сайта ведомства.

Пошаговый алгоритм заключения соглашения

Работодатели, обладающие статусом страхователя и юридического лица, могут заключать соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом в свободном, самостоятельном порядке. Администрация ведомства подготовила подробную инструкцию по организации удаленного взаимодействия между компаниями и территориальными подразделениями службы.

Шаг 1. Отправка заявление на подключение к ЭДО с ПФР

Начать процесс можно посредством заполнения заявления на подключение к ЭДО ПФР с дальнейшей адресацией заявки по адресу территориального подразделения службы. Загрузить образец и пустой бланк документа можно по кнопке ниже.

В рамках заявления присутствуют графы для внесения информации об организации: ИНН, КПП, регистрационный номер ПФР и пр. Также в заявке указан блок для указания данных об операторе – юридического лица, выступающего в качестве средства сертификации и защиты адресуемых в дальнейшем бумаг.

Шаг 2. Заполнение соглашения по электронному документообороту

Еще одна бумага, предоставляемая в территориальное подразделение фонда совместно с заявлением – это соглашение на электронный документооборот. Загрузить образец и пустой бланк свидетельства можно посредством перехода на данную страницу. В рамках бумаги также указывается информация, касающаяся юридических данных о предприятии.

В фонд, помимо заявления и соглашения, адресуется доверенность , написанная от лица руководителя компании в адрес сотрудника, уполномоченного на работу с ведомством.

Шаг 3. Ожидание решения от ПФР

По регламенту, сотрудники пенсионного фонда принимают решение о подключении организации к системе электронного документооборота в течение нескольких дней. Если в представленном заявлении или соглашении присутствуют ошибки любого характера, специалисты отклоняют заявку с подробным пояснением причин.

Важно, чтобы у уполномоченного лица также присутствовала электронная подпись, выданная сертифицированной государством компанией. Отсутствие аккредитации у такой организации также становится причиной отказа в оформлении договора об электронном документообороте.

Шаг 4. Установка и настройка программного обеспечения

Для того чтобы заключить ЭДО с ПФР, предпринимателю нужно дождаться соответствующей санкции со стороны ведомства, а пройти процедуры подписания соглашения обеими сторонами процесса. Далее представители юридического лица занимаются установкой и настройкой программного обеспечения, на котором основана вся система дальнейшей работы.

Специальные программы, в функционале которых присутствуют все нужные отчеты и форматы, представлены в отдельном разделе сайта Пенсионного фонда.

Шаг 5. Можно приступать к работе

После подачи заявления, подписания договора и установки программ, компания начинает взаимодействовать с ведомством посредством информационно-технологической системы в удаленном формате.

Регламенты, касающиеся подключения ЭДО, могут меняться в зависимости от нормативов конкретного территориального подразделения службы. Перед началом работы, предпринимателю следует ознакомиться с нюансами мероприятий в конкретном структурном отделении ведомства.

Как отключиться от ЭДО?

Для исключения компании из списка организаций, взаимодействующих с Пенсионным фондом посредством системы ЭДО, нужно:

Уведомление о подтверждении отключения отправляется сотрудниками ПФР на электронную почту. В письме также представляется инструкция, касающаяся дальнейших действий.

Список операторов ЭДО ПФР

Операторы ЭДО ПФР, также называемые операторами связи – это компании, аккредитованные Министерством цифрового развития , связи и массовых коммуникаций. Данные организации выступают в качестве удостоверяющего центра, мощности которого используются для передачи информации от компании к ведомству в зашифрованном формате. Посмотреть всех операторов ЭДО ПФР можно на сайте Минкомсвязи.

Сайт

Преимущества электронного документооборота с ПФР

Организация электронного документооборота между Пенсионным фондом России и налоговыми агентами – это взаимовыгодный процесс для обеих сторон.

В числе преимуществ такого метода взаимодействия:

возможность использования актуальных форм, бланков и образцов;
наличие системы подсказок, объясняющей правила работы с отчетами;
возможность адресации документов в любое удобное время;
отсутствие рисков, связанных с потерей или порчей бумажных свидетельств;
возможность оперативного исправления ошибок в представленной отчетности;
простая схема выполнения рутинных задач по заполнению различных форм;
снижение затрат на организацию работы с документами бумажного формата.

Заключение

Благодаря системе ЭДО с ПФР юридические лица получают возможность экономии сил и времени сотрудников. Сокращаются издержки, касающиеся работы с бумагами – организация экономит на обслуживании принтеров, покупке расходных деталей и почтовой доставке. Для сдачи свидетельств в электронном формате представителям предприятия не придется посещать подразделение фонда. Все документы адресуются удаленно, с задействованием современной информационной платформы.

Если вы нашли ошибку
Пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

С 19 июня 2020 года утверждён новый порядок электронного документооборота с ПФР при сдаче сведений для индивидуального (персонифицированного) учета. Рассказываем, каких правил теперь нужно придерживаться страхователям по персучёту.

Чем руководствоваться

Новые правила электронного обмена документами персучета с Пенсионным фондом закреплены постановлением Правления ПФР от 11.03.2020 № 178п. Этот документ регулирует общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при:

Одновременно утратили силу порядок и условия направления в электронном виде страхователю форм документов о привлечении к ответственности, утвержденные постановлением Правления ПФР от 11.01.2018 № 3п.

Способы отправки сведений

Индивидуальные сведения можно подать в ПФР в форме:

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

регистрационный номер в ПФР;
регистрационный номер оператора электронного документооборота;
наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
ИНН;
КПП;
сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

В случае прекращения доверенности страхователь должен уведомить ПФР о прекращении полномочий представителя.

Для отключения от системы электронного документооборота ПФР страхователь направляет в ПФР заявление об этом. Фонд рассматривает его тоже 2 рабочих дня.

Порядок обмена и сроки

Для сдачи сведений на работающих физлиц в электронном виде страхователь (представитель) готовит их в форме электронных документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, и отправляет через оператора в территориальный орган ПФР в зашифрованном виде.

Дата представления документов с использованием личного кабинета страхователя – это дата, зафиксированная в электронной квитанция о регистрации, сформированной в кабинете.

В течение 1 рабочего дня с момента поступления электронных документов ПФР направляет страхователю подтверждение их получения – уведомление о доставке.

ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента направления уведомления о доставке выполняет следующие действия:

Проверяет усиленную квалифицированную подпись (далее – УКЭП) оператора и состав пакета.
Расшифровывает входящие документы.
Проверяет УКЭП страхователя.
Проверяет индивидуальные сведения на соответствие установленной форме, формату и порядку заполнения.

В случае ошибок при проверках в первых двух пунктах ПФР отправляет электронное уведомление об отказе в приеме пакета.

При обнаружении в представленных сведениях на физлиц ошибок и/или их несоответствия сведениям у Пенсионного фонда, а также несоответствия их требованиям закона, страхователю направляют уведомление об устранении ошибок и/или несоответствий. Срок исправления расхождений – 5 рабочих дней.

Причём указанное уведомление должно содержать протокол проверки с данными об ошибках и/или несоответствиях.

В случае подключения страхователя к системе электронного документооборота ПФР формы документов для привлечения к ответственности по ст. 17 Закона № 27-ФЗ уполномоченный работник территориального органа ПФР формирует в электронном виде, подписывает электронной подписью и направляет страхователю в зашифрованном виде. В этом случае на бумаге их уже не направляют.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через оператора, – это дата, указанная в электронном уведомлении о доставке. Оно формируется автоматически при их поступлении на транспортный сервис оператора и высылается одновременно в адреса всех участников информационного обмена.

Дата получения страхователем (представителем страхователя) документов в электронном виде от территориальных органов ПФР, переданных через личный кабинет, – это дата их размещения в ЛК.

При размещении в личном кабинете страхователя документов в электронном виде от территориальных органов ПФР здесь автоматически формируется и размещается электронное уведомление о доставке.

Как защищены передаваемые сведения персучета

Для обеспечения защиты информации при представлении индивидуальных сведений в электронном виде используют средства криптографической защиты в соответствии с требованиями постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.

Эта практика возникла не так давно. Ранее приходилось отправлять документы исключительно в бумажном виде, что отнимало значительно больше сил и времени. Электронный документооборот (ЭДО) заметно упростил подачу отчетности в госструктуры. Такой обмен данными относят к сфере B2G.

Подключитесь к Диадоку для использования всех возможностей ЭДО. Мгновенный обмен документами, бессрочное и безопасное хранение, экономия места

Чтобы передавать документы в Пенсионный фонд дистанционно, необходимо подключить ЭДО c ПФР. Для этого нужно подписать заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР, соглашение об ЭДО с ПФР (в части случаев) и собрать пакет документов (ниже представим список).

Что нужно для электронного документооборота?

Цифровой документооборот удобен, но требует подготовки к работе с ним. Она довольно простая, однако нужно разобраться и обучить сотрудников.

Для подключения к ЭДО ПФР потребуются

установленные компьютерные программы для формирования отчетов;
программы, обеспечивающие корректную работу КЭП, в том числе средства криптографической защиты информации;
услуги удостоверяющего центра для получения и обслуживания сертификатов ключей электронной подписи.

Также необходимо назначить и обучить сотрудника, который будет заниматься работой с цифровыми документами.

Чтобы получить сертификат ключа подписи руководителя организации, потребуется обратиться в удостоверяющий центр (с января 2022 года в ФНС или ее доверенный удостоверяющий центр) и оформить заявку. Это придется сделать до подачи документов в ПФР.

Далее необходимо подключиться к системе, а именно оформить и подать заявление на ЭДО ПФР по форме ЗПЭД.

Порядок подключения к ЭДО ПФР

В системе для представления отчетности можно мониторить статус заявления.

Повторить процедуру по заполнению заявления понадобится при замене регистрационного номера организации или смене оператора.

Какие документы нужны

Помимо заявления, в некоторых случаях в ПФР требуется подать дополнительные документы. Список их лучше уточнять у фонда.
Чаще всего это:

соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом;
доверенность на сотрудника, который будет заниматься подачей отчетности.

Оформление соглашения об ЭДО с ПФР

Необходимость соглашения на подключение к ЭДО ПФР зависит от конкретного региона. Поэтому список документов лучше уточнить у территориального Пенсионного фонда.

Последовательность действий будет такой:

Сначала подаете заявление.
При положительном ответе отправляете информацию о соглашении об ЭДО с ПФР.

Далее останется только получить подтверждение, и можно начинать обмен документами.

Плюсы ЭДО с ПФР

Рассмотрим преимущества дистанционной передачи документов:

Хотите перейти на ЭДО с ПФР? Оставьте заявку на Контур.Экстерн

Вопрос-ответ

Что еще понадобится для ЭДО с ПФР

Чтобы отправлять отчеты в Пенсионный фонд, необходимо установить и настроить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она понадобится и для других случаев, например, чтобы сдать отчет по налогам.

Перед тем как оформлять ЭДО с ПФР, проверьте, есть ли УКЭП у руководителя организации или сотрудника, который планирует заниматься электронным документооборотом.

Если у представителя организации еще нет УКЭП, обратитесь за получением в специализированный центр (обязательно аккредитованный). Для сотрудника, не являющегося руководителем, понадобится оформить доверенность на использование УКЭП.

УКЭП равнозначна собственноручной подписи, она делает весь электронный документооборот юридически равнозначным бумажному. Кроме того, все операции защищены шифрованием.

Как подать заявление офлайн

Описанная выше инструкция подходит для подачи заявления онлайн. Но это не единственный способ. Можно лично обратиться в территориальное отделение ПФР.

Для этого предварительно нужно скачать бланки соглашения и заявления с сайта фонда. Далее распечатать и заполнить их и заверить подписью руководителя.

Заполненные документы подаются в отделение ПФР по месту учета. После их рассмотрения страхователю становится доступна подача отчетности через ЭДО.

Как выбрать оператора ЭДО для подачи отчетности в ПФР

Отправлять отчеты допустимо исключительно с помощью операторов, которые подписали с ПФР договор. Список валидных организаций указан на сайте Пенсионного фонда.

Где искать подробную информацию

Какие отличия по регионам

Схемы подключения, бланки и списки документов могут отличаться в зависимости от региона РФ. Все подобные сведения указаны на официальном сайте ПФР.

Могут ли быть штрафы

Как отключиться от ЭДО с ПФР

При необходимости завершить цифровую передачу данных с Пенсионным фондом потребуется оформить заявление на отключение (ЗОЭД). Подается в электронном виде через систему обмена документами. Ответ от ПФР поступает в течение двух рабочих дней.

Читайте также: