Учет компьютеров и оргтехники в организации на усн

Обновлено: 25.06.2024

Ноутбуки и ПК давно вошли в нашу жизнь. Однако вопросов, связанных с учетом компьютеров, меньше не становится. Разъяснений выпущено очень много. Освежим их в памяти и суммируем. Тем более, для обеспечения удаленной (дистанционной) работы в период коронавируса и карантина 2020 многие компании изрядно потратились на ноутбуки и компьютеры, чтобы обеспечить своих сотрудников необходимым на удалёнке. Рассмотрим учет компьютеров и компьютерной техники на предприятии.

Основное средство или ТМЦ?

Когда бухгалтер получает на руки приходные документы на оргтехнику или компьютеры, то сразу возникает вопрос: это ТМЦ или ОС?Ответ на него подробно разобран в наших статьях по ссылкам выше.

Лимит стоимости, по которому определяют, является ли техника основным средством или ТМЦ – 40 000 рублей (для бухучета) и 100 000 рублей (для налогового). Также немаловажно для учета компьютерной техники брать во внимание срок полезного использования (далее – СПИ).

Учет компьютера стоимостью менее 40 000 рублей, а также других объектов, СПИ которых менее 1 года, можно вести на счете 10. Однако, не вся оргтехника имеет такой СПИ.

ОКОФ компьютера

Согласно позиции Минфина, изложенной в письме от 02.06.2010 № 03-03-06/2/110, все комплектующие ПК, без которых его нельзя использовать как одно целое, включают в состав единого объекта.

По классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, можно использовать 2-ю амортизационную группу (срок полезного использования – от 2 до 3-х лет вкл.).

Срок полезного использования, установленный по классификации для целей налогового учета, может отличаться от срока, определенного для бухгалтерии по п. 20 ПБУ 6/01.

Ремонт оргтехники и ПК

Принятую систему учета компьютерной техники необходимо закрепить в учетной политике. Также в этом документе надо отразить положения о ремонте и модернизации техники.

Если запчасти покупаете для ремонта, учет комплектующих для компьютера нужно вести на счете 10. Это однозначно материалы, которым не надо присваивать инвентарные коды для обеспечения сохранности.

Но здесь важно отличать ремонт от модернизации. Дело в том, что модернизация увеличивает стоимость ОС, а ремонт нет. Например, в системном блоке заменили сгоревшую материнскую плату – это ремонт. А если в системник добавили оперативную память или жесткий диск, то это уже модернизация, т. к. увеличена мощность компьютера и его память.

Другими словами, ремонт – это замена запчасти, вышедшей из строя в результате поломки, на аналогичную с такими же техническими характеристиками.

Затраты на ремонт списывают на текущие расходы в том месяце, когда был сделан ремонт.

При модернизации установленные комплектующие списывают на счет 08 для формирования новой первоначальной стоимости компьютера. Проводка такая: Дебет 08 Кредит 10.

Журнал учета

Некоторые компании ведут журнал учета компьютерной техники. Это позволяет систематизировать данные о выдаче ПК и их периферии работникам. Тем более, когда многие офисные сотрудники переведены на удаленку, такой журнал поможет организовать учет компьютеров на предприятии.

Вести такой журнал можно на бумаге или в электронном виде. Мелкие компании ведут журнал вручную на бланке, напечатанном типографским способом. Крупные компании с большим оборотом ведут учет компьютеров и оргтехники в электронном журнале.

Независимо от способа ведения, журнал учета компьютерной техники должен иметь следующие графы:

Итоги

Без компьютера ведение современного бизнеса невозможно. Поэтому очень важно правильно организовать учет ПК.

В условиях перевода сотрудников на дистанционную работу – когда работодатель обеспечивает их необходимым оборудованием – особенно актуальны стали дополнительные регистры учета. Например, журнал учета компьютерной техники.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Программное обеспечение может быть приобретено организацией с исключительными или неисключительными правами на него. Для постановки на учет требуется наличие лицензионного соглашения или договора об отчуждении ПО покупателю, акта передачи прав. В некоторых случаях лицензионный договор может быть заменен сублицензионной договорной документацией.

ВАЖНО! Исключительное право предполагает единоличное владение активом, приобретается путем самостоятельной разработки ПО для собственных нужд или через покупку по договору отчуждения.

Особенности бухгалтерского и налогового учета ПО

Появившиеся у организации исключительные права должны быть отнесены к нематериальным активам. ПБУ 14/2007 к таким объектам предъявляет ряд требований:

должна иметься документация, свидетельствующая о наличии прав пользоваться программным продуктом;
актив отделим от других ценностей предприятия;
невозможно идентифицировать вещественную форму;
на ближайший год в планах учреждения нет намерения продать ПО;
от процесса использования программы может быть получена экономическая выгода;
срок, в течение которого можно эксплуатировать актив, превышает показатель 1 года;
имеется возможность объективно и без существенных погрешностей определить значение первоначальной стоимости.

Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение программы для ЭВМ у правообладателя на основании договора об отчуждении исключительного права, если затраты на приобретение составляют менее 100 000 руб.?
Посмотреть ответ

Налоговый учет предъявляет меньше требований к приходуемым объектам НМА (п. 3 ст. 257 НК РФ):

наличие подтверждающей права на владение и пользование объектом документации;
созданы предпосылки для получения финансовых выгод от эксплуатации актива;
продолжительность использования превышает порог в 12 месяцев.

На баланс ПО ставится по первоначальной стоимости, в которую включаются понесенные расходы по приобретению лицензионного продукта. Если стоимость программы не превышает 100 тысяч рублей, то по правилам налогового учета актив может быть признан неамортизируемым. В бухгалтерском учете порог отнесения объектов к амортизируемым находится на отметке 40 тысяч рублей.

При принятом решении начислять амортизацию на приобретенное программное обеспечение срок эксплуатации определяется по технической документации и соотносится со стандартами ст. 258 НК РФ. Это правило закреплено для налогового учета, в бухгалтерском учете амортизацию можно не начислять, если неизвестен срок эксплуатации объекта НМА.

Амортизировать программные продукты, приобретенные на основании неисключительного права, нельзя. П. 3 ст. 257 НК РФ подтверждает эту позицию тем, что такие активы не могут быть признаны составной частью НМА.

ЗАПОМНИТЕ! Объекты, на которые у предприятия имеются неисключительные права пользования, надо списывать в прочие затраты.

При использовании метода начисления расходы, связанные с покупкой программных продуктов, рекомендуется списывать равными частями на протяжении всего периода эксплуатации. При кассовой методике в расходную часть заносятся суммы, которые были оплачены фактически. Для организаций, работающих на УСН, предусмотрено право уменьшения налогооблагаемой базы за счет средств, затраченных на покупку ПО.

Для отображения расходов, связанных с приобретением программного обеспечения, в бухгалтерском учете применяют счет 97. Затраты подлежат равномерному списанию в течение времени, отведенного на использование программы. Методология отнесения стоимости ПО в расходы на всех предприятиях должна быть прописана отдельным пунктом в локальных документах (учетной политике).

Проводки в коммерческих структурах

Операции по появлению у учреждения коммерческого типа исключительного права на пользование новой программой должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете комплексом корреспонденций:

Датой приобретения для отражения суммы понесенных расходов формируется проводка между Д08.5 и К60.
В момент, когда программа установлена и ею можно начинать пользоваться, создается запись на стоимость ПО с Д04 и К08.5.
Каждый месяц при начислении амортизационных сумм дебетуется счет 20 (или 26, 44) с одновременным кредитованием счета 05.

Если программа была приобретена по стоимости, не превышающей 40 тысяч рублей, то бухгалтер составляет такой набор проводок:

При покупке ПО расходы учитываются через корреспонденцию Д08.5 – К60.
Когда программа вводится в эксплуатацию, дебетуется 04 счет и кредитуется счет 08.5.
Полная стоимость программного обеспечения в налоговом учете сразу переносится в расходы предприятия записью между Д20 (или 23, 26, 25, 44) и К04.
В бухгалтерском учете будет начисляться амортизация, для этого предназначена корреспонденция Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К05.

Если учреждение купило программное обеспечение и получило на него неисключительные права, то:

при осуществлении разового платежа в момент приобретения ПО дебетуется счет 97, по кредиту записывается 60 счет;
лицензия на ПО учитывается дебетовым оборотом по забалансовому счету 012;
ежемесячно часть понесенных затрат переводится на расходы предстоящих периодов проводкой Д20 (или 23, 26, 25, 44) – К97.

ВАЖНЫЙ НЮАНС! Законодательно запрещено пользоваться нелегальными версиями программного обеспечения. За применение в работе пиратских программ предусмотрено наказание нормами гражданского и уголовного права в ст. 1252 ГК РФ и ст. 146 УК РФ.

При проведении процедуры обновления программного продукта или осуществлении специализированного обслуживания затрачиваемые на это деньги показываются по дебету 20 (25, 23, 44, 26) и кредиту 60 счета.

Нюансы бухгалтерского учета ПО в бюджетных организациях

В организациях бюджетного типа учет программных продуктов ведется раздельно по видам расходов в соответствии с нормами Приказа Минфина от 1 июля 2013 г. № 65н:

Код 242 применяется в ситуациях, когда ПО приобретается для удовлетворения запросов федеральных органов государственного подчинения и организаций, находящихся под их управлением.
Код 244 используют при получении программного обеспечения субъектами РФ, для которых невозможно отнесение расходных операций на 242 код.
Статья 226 необходима, если приобретаются неисключительные права на пользование программой, при обновлении систем справочно-информационного назначения.

Если объект, признанный НМА, был куплен с получением неисключительных прав на него с условием использования программы в течение нескольких отчетных лет, то:

суммы затрат подлежат включению в учет в текущем периоде;
расходы будут считаться затратами будущих лет;
в учетных операциях применяется счет 401 50.

Если актив будет эксплуатироваться несколько лет подряд, а договором на его передачу предусмотрена поэтапная оплата на условиях ежемесячного перечисления фиксированных сумм, то производимые оплаты считаются расходами текущего периода.

Типовые корреспондирующие записи для бюджетных организаций представлены такими вариантами:

при понесении организацией расходов в текущем году, которые считаются затратами предстоящих лет, на финансовые результаты будущего периода они будут списываться при дебетовании 0 401 50 226 и кредитовании 0 302 00 000;
если расходы были осуществлены в одном из прошлых лет и были признаны организацией затратами будущих периодов, то в каждом новом отчетном году их отнесение на финансовый результат сопровождается дебетовыми оборотами по 0 401 20 226 и кредитовым значением суммы по 0 401 50 226.

Схема, по которой будут делиться суммы расходов на программное обеспечение с длительным временем эксплуатации и переводиться на финансовые результаты, предусмотрена п. 302 Инструкции № 157н. Нормативный документ предоставляет возможность учреждениям самостоятельно определять порядок переноса части затрат на итоги финансовой деятельности. Делать это можно равномерными фиксированными суммами, путем вычисления заданной пропорции, учитывающей объем оказанных услуг.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Письме Минфина № 02-07-10/15362 уточнено, что срок использования программного продукта при отсутствии информации об этом в лицензионной документации должен определяться комиссионным органом.

Обновление ПО и баз данных должно реализовываться на основании отдельного договора. Периодичность обновлений может быть установлена индивидуально для каждого программного продукта. При начислении на ежемесячной основе абонплаты за услуги по сохранению актуальности информационной составляющей в программе расходы включаются в финансовый результат текущего года. Затраты отражаются в учетных операциях через дебетование 1 401 20 226 и кредитование 1 302 26 730.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация занимается разработкой программного обеспечения и находится на упрощённой системе налогообложения "доходы минус расходы".
Можно ли принять в расходы при УСН затраты на услуги хостинг-провайдера (аренда места на сервере для целей разработки программного обеспечения)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на услуги хостинг-провайдера могут быть учтены при исчислении налога по УСН в составе материальных расходов в качестве затрат на приобретение работ и услуг производственного характера.
Однако признание таких расходов может повлечь за собой претензии со стороны налогового органа. Арбитражная практика неоднородна.

Обоснование вывода:
Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы вправе учитывать расходы, предусмотренные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Перечень расходов, указанный в этом пункте, носит закрытый характер и расширительному толкованию не подлежит.
В свою очередь, пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относит затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, а также на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика.
К работам (услугам) производственного характера относятся выполнение отдельных операций по производству (изготовлению) продукции, выполнению работ, оказанию услуг, обработке сырья (материалов), контроль за соблюдением установленных технологических процессов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.
По мнению Минфина России, высказанному в письмах от 16.02.2012 N 03-11-06/2/25, от 13.04.2011 N 03-11-06/2/53, расходы по оплате услуг сторонней организации учитываются при определении облагаемой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, при условии, что услуги носят производственный характер, направлены на получение дохода и документально подтверждены (то есть фактически соответствуют критериям, установленным ст. 252 НК РФ).
В письме от 16.02.2012 N 03-11-06/2/25 речь идет именно об услугах хостинга, и Минфин разрешает учесть такие расходы при УСН.
Арбитражной практики по ситуации, схожей с данной, обнаружить не удалось. Приведем примеры, в которых суд признал правомерным учет расходов, прямо не названных в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В постановлении АС Северо-Западного округа от 08.10.2014 N Ф07-6057/14 по делу N А13-9590/2013 суд указал, что перечень материальных расходов является открытым. Налогоплательщик является специализированной организацией, оказывающей социально значимые услуги по контрактам, заключенным на основании проведенных открытых аукционов. Расходы на участие в аукционе являются частью производственного процесса, направлены на ведение хозяйственной деятельности для получения дохода, в связи с чем подлежат отнесению к расходам согласно положениям статей 346.16 и 254 НК РФ. Спорные расходы отвечают требованиям, предусмотренным статьей 252 НК РФ.
По мнению судей, затраты на проведение исследования инфраструктуры городов можно учесть в расходах при УСН (постановление ФАС Московского округа от 01.07.2011 N Ф05-5828/11 по делу N А40-94374/2010).
В постановлении ФАС Поволжского округа от 16.04.2008 N А55-8709/07 суд указал, что организация, занимающаяся строительством, правомерно учла расходы на проектные работы в составе материальных затрат производственного характера, необходимых для строительной деятельности.
В то же время найден и отрицательный для налогоплательщика судебный акт. В постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 9 июня 2020 г. N Ф06-61855/20 по делу N А49-9274/2019 суд отказал в признании затрат на оплату услуг по договорам предоставления персонала, указав, что такие затраты не подпадают под правовое регулирование подпункта 6 п. 1 ст. 254 НК РФ, не относятся к материальным расходам и не уменьшают налоговую базу по УСН в порядке пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Дополнительно отмечаем, что если организация имеет сайт и размещает на нем информацию о своих работах и услугах, то оплату за хостинг можно учитывать в рекламных расходах на основании пп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК. Такие расходы относятся к расходам на рекламу через СМИ и телекоммуникационные сети (смотрите письмо Минфина РФ от 17.12.2019 N 03-11-11/98698). Но здесь это основание учета расходов не подходит, т.к. целью услуг хостинга в данном случае не является продвижение компании на рынке.
Таким образом, есть аргументы учесть расходы, но нельзя исключать вероятности спора с налоговым органом. Напоминаем о праве налогоплательщика обратиться за соответствующими разъяснениями в налоговый орган по месту постановки на учет или в Минфин России (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ, пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Общий порядок определения расходов при УСН;
- Вопрос: Организация (УСН, "доходы минус расходы"), занимающаяся разработкой программного обеспечения, заключила с ИП договор на оказание услуг. Предмет договора: проведение анализа потенциала роста компании Заказчика с целью выявления основных пяти точек роста. Фактически указанные услуги заключаются в рекомендациях по повышению производительности труда сотрудников. Можно ли данные услуги принять в расходы при расчете упрощенного налога как материальные расходы на основании пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ, как затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых и оказываемых сторонними организациями или ИП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2020 г.);
- Статья: Закрытый перечень затрат, которые вправе учесть "упрощенец", периодически расширяют и Минфин, и суды (А.С. Смехова, "Российский налоговый курьер", N 19, октябрь 2012 г.).

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

НАЛОГИ

7 МИН

УСН подходит практически всем ИП. Один налог заменяет сразу три: на имущество, на прибыль и НДС. А отчитываться нужно всего раз в год.

УСН бывает двух видов. В первом объектом налогообложения выступают доходы ИП. Ставка в этом случае — 6 %. Во втором виде для расчёта используют разницу доходов и расходов. Процентная ставка налога — от 5 до 15 %. Точную цифру определяет региональное законодательство.

Для расчёта потребуются два показателя: доходы и расходы. Доходы — это поступления от предпринимательской деятельности.

Расходы должны соответствовать ряду условий, указанных в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Они должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение дохода в рамках видов деятельности бизнеса. Расходами не будут считаться покупка шубы для руководителя или мягкой игрушки для ребёнка сотрудника

Нужны документы, подтверждающие расходы: кассовый чек, платёжное поручение, накладная, акт выполненных работ и так далее

Расходы должны быть закрытыми: оплачено то, что вы получили в полной мере, предоплата за услугу или продукт расходом не считается

Как обосновать спорные расходы

Некоторые траты имеют спорный характер. К примеру, мобильный телефон мог быть куплен как для рабочих нужд, так и для личного пользования. В этом случае бухгалтеры рекомендуют прикладывать к отчёту о расходах пояснительную записку с подробным описанием, для чего и кем используется этот телефон, а также копию технического паспорта, где указана область использования. Не лишними будут выпущенный перед покупкой приказ (распоряжение) об использовании телефона и соглашение о передаче имущества сотруднику.

Не исключено, что налоговая служба не согласится с некоторыми расходами и пояснительные записки не смогут убедить сотрудников ФНС в правомерности трат. Сумма непризнанных расходов будет добавлена в налогооблагаемую базу, сумма доходов возрастёт, а значит, увеличится и сам налог.

Если налог не будет уплачен в нужное время, согласно п. 4 ст. 75 НК РФ , придётся платить пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Для ООО с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. За неоплаченный итоговый налог предприятие получает штраф 20 % от суммы неуплаты ( ст. 122 НК РФ ). А если ФНС сочтёт, что просрочка была допущена умышленно, штраф вырастет до 40 %.

В случае неуплаты налоговая служба может выставить требование к счёту компании в банке либо взыскать задолженность через судебных приставов. Чтобы оспорить требования налоговой, нужно обратиться с иском в арбитражный суд.

Страховые взносы

Убытки

Личное имущество

К примеру, бизнесмен занимается интернет-торговлей. Компьютер нужен ему для предпринимательской деятельности, поэтому его учитывают в составе основных средств ИП. Игровая приставка, подключаемая к компьютеру, к таким средствам не относится.

Важно: если компьютер был куплен до того, как гражданин стал ИП, налоговая служба не признает его расходом предприятия.

Читайте также: