Топливные карты для ип без ндс

Обновлено: 07.07.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.

Вопрос: Как отразить в учете организации, оказывающей транспортные услуги, операции по приобретению топлива для автомобилей с использованием топливных карт, которые поставщик предоставляет бесплатно?
Посмотреть ответ

Что собой представляют топливные карты

Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:

Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.

Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.

Вопрос: Как отразить в учете приобретение топливных карт?
Организация, оказывающая автотранспортные услуги, заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива на АЗС с использованием топливных карт (технических средств учета отпуска топлива, не являющихся средством оплаты топлива).
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В месяце заключения договора организация перечислила поставщику денежные средства в оплату стоимости изготовления 15 топливных карт в сумме 1 800 руб. (в том числе НДС 300 руб.).
Срок действия топливных карт составляет 24 месяца, после чего они заменяются на новые (без доплаты). В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб., учитывается в качестве материально-производственных запасов (МПЗ). Согласно учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым, в полной сумме списывается на расходы на дату его передачи в эксплуатацию.
Посмотреть ответ

Налоговый учет

Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

Принятие ТК к учету.
Получение счет-фактуры.
Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.

Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

Обоснование трат, если они не превышают норму.
Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.

При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.

Проводки по ТК для бюджетных субъектов

Проводки по ТК будут следующими:

ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.

К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.

Законодательное обоснование

Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:

Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.

Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.

Распространенные ошибки

Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:

Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.
ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.

Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.

Топливная карта – это практичный инструмент для покупки горюче-смазочных материалов в организациях, где активно эксплуатируется автотранспорт. Как работать с такими картами? Кому их можно выдавать? Как отобразить бухгалтеру прием и отпуск топливных карт? Разбираемся с нюансами бухучета карт для топлива в нашем обзоре.

Зачем нужна топливная карта

Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.

Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.

Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.

Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.

Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.

В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.

Нюансы топливных карт

Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:

В чем заключаются преимущества топливной карты:

Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.

Топливные карты поступили: как учесть

Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?

Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.

Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.

Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.

Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.

Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:

Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть

Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.

Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.

Передача карт на топливо оформляется таким образом:

После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.

Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.

В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.

Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:

Как проводить топливо, купленное по заправочным картам

Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.

Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:

Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.

Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.

Итоги

Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Компания КАРДЕКС предлагает Вам оформить универсальные топливные карты КАРДЕКС-Online для заправки Вашего автотранспорта по безналичному расчёту. Вам будут доступны 11 300 АЗС по всей стране, включая крупнейшую сеть АЗС со скидкой.

Основные преимущества карты для организаций

Оплата расходов компании
Скидка на крупнейшей в стране скидочной сети АЗС
Выпуск топливных карт за 1 день
Единый счёт на все карты и операции
Возмещение НДС 20%
Умный Личный кабинет
Карта географического расположения АЗС
Электронный Документооборот (ЭДО)
Компетентная служба поддержки
Личный менеджер

Для чего нужны Топливные карты для Юридических лиц

Топливные карты предназначены для получения топлива на АЗС по безналичному расчёту и экономии на топливе юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Работа топливных карт на физические лица не распространяется. Для физических лиц существует другие типы карт - бонусные карты для получения накопленной скидки и банковские карты для оплаты. Бонусные карты физическим лицам выдаются непосредственно на АЗС.

Каждому юридическому лицу, у которого есть затраты на топливо, выгодно иметь топливные карты. Использование топливных карт позволяет юридическому лицу ежемесячно получать полный комплект бухгалтерских документов на топливо с НДС 20% и, в дальнейшем, брать эти 20% в зачёт по НДС. Зачёт по НДС юридическим лицом - это основная цель, для которой служат топливные карты.

При этом, топливные карты являются инструментом для экономии на топливе. Каждая топливная карта несёт на себе микропроцессор, в который записываются параметры для непосредственного ограничения водителя - разрешённые виды топлива и суточные лимиты. Разрешённые виды топлива позволят водителю получить только те виды топлива, которые записаны на карте, например: ДТ (дизельное топливо), ДТ Премиум, бензины АИ-92, АИ-95, АИ-98, А-100, АИ-95 Премиум, и сжиженный газ Пропан-Бутан. Суточные лимиты позволяют водителю получить только тот объём топлива в сутки, который прописан на карту. Больше записанного на топливной карте водитель не получит. Применение этих инструментов и периодическая корректировка лимитов в сторону уменьшения позволяет предприятию экономить на топливе до 10% дополнительно.

Следующий способ экономии - управление ценой. Цена на топливо на АЗС отличается у разных нефтяных компаний. К тому же, существуют сезонные колебания цены на зимнее и летнее топливо. Наша компания предоставляет для заправки обширный перечень АЗС разных типов. Менеджер автопарка может отслеживать текущие цены на разных АЗС и перенаправлять транспорт на заправки с более выгодной ценой. Управление ценой позволяет экономить ещё 5%-7% на топливе.

Для юридических лиц имеется возможность контролировать целевое использование топливных карт в Личном кабинете. Для этого в Личном кабинете имеется раздел "Аналитика". В нём отражаются возможные не целевые операции с топливными картами. Используя эти данные, менеджер автопарка может разобраться и принять административные меры к водителю. Контроль за целевым использованием топливных карт позволит дополнительно экономить до 10% на топливе.

Удобный Личный кабинет

Для контроля и управления топливными картами на сайте компании КАРДЕКС расположен Личный кабинет. В нём имеется полный функционал для контроля денежного баланса, контроля использования каждой топливной карты, управления топливными картами (блокировка - разблокировка, изменение лимитов и видов топлива), получения бухгалтерской отчётности, аналитической отчётности по целевому использованию топливных карт и формирования счёта для оплаты топлива.

Доступ в Личный кабинет предоставляется после заключения Договора.

Карта географического расположения АЗС

Для удобства поиска ближайшей АЗС на нашем сайте размещена карта автозаправочных станций в разделе Карта АЗС. На карте Вы сможете подобрать заправочные станции различных нефтяных компаний. Они обозначены знаками с логотипами, соответствующими этим нефтяным компаниям.

Автомойки с оплатой по Топливным картам

Компания КАРДЕКС предоставляет возможность оплачивать мойку автомобилей при помощи топливных карт. Вы можете установить на каждой топливной карте суточный лимит на мойку в рублях и мыть машины на автомойках. Расположение автомоек указано в Списке АЗС (столбец "Мойки"). Все наши автомойки имеют цену на свои услуги с учётом НДС. Мы дадим Вам бухгалтерские документы на мойку с НДС, и, 20% НДС Вы сможете взять себе в зачёт.

Служба поддержки по топливным картам для Юридических лиц

Для решения любых вопросов по топливным картам, в компании КАРДЕКС действует компетентная Служба поддержки. Вы можете обратиться к ней из Личного кабинета, позвонить по номеру нашего телефона или написать на наш электронный адрес. Каждое обращение будет обработано в кратчайшие сроки и вы получите ответ на свой вопрос.

Сообщит, могли ли у партнёра быть трудности в проведении операций или открытии счёта. Узнает, насколько хорошо контрагент исполняет условия договоров, платит ли налоги, не является ли фирмой-однодневкой.

Если увидит cомнительный платёж — в моменте позвонит и объяснит, почему его не стоит проводить. Расскажет, как правильно заплатить партнёру.

Расскажет, как часто нужно платить налоги, сколько денег можно снимать наличными и переводить наличные счета, чтобы не получить запрос документов.

Лизинг: обновляйте автопарк под потребности бизнеса

Скидка до 20% на легковой, коммерческий, грузовой транспорт и спецтехнику от лизинговой компании Европлан.

Круглосуточная забота о ваших делах

Решим любой вопрос в чате или по телефону
за один разговор, без долгих ожиданий на линии и переключений.

Снизим риски блокировки счёта, проконсультируем по комплаенс, сопроводим сложные сделки, подскажем, как всё сделать правильно.

Решим любой вопрос в чате или по телефону за один разговор, без долгих ожиданий на линии и переключений.

Мы сами уведомим налоговую об открытии счёта, ваших партнёров — о новых реквизитах. А ещё перенесём шаблоны, контакты и контрагентов из вашего старого интернет-банка в новый.

Даю согласие на обработку моих персональных данных, включая фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, данные документа, удостоверяющего личность, данные о гражданстве, адресе, семейном, социальном, имущественном положении, образовании, профессии, доходах, месте работы, контактных данных телефона и другой информации личного характера, которая может быть использована для целей продвижения услуг Операторов, совместных услуг Операторов и третьих лиц.

Данное согласие действует с момента отправки заявки до момента получения Операторами письменного заявления об отзыве настоящего согласия на обработку персональных данных.

Оставляя свои данные в отправляемой мной заявке и предоставляя дополнительные данные и документы по телефону, факсу или электронной почте, я подтверждаю и признаю, что я прочитал изложенное соглашение, и даю своё безусловное согласие без оговорок и ограничений.

Согласие с правилами бронирования счетов

Услуга по резервированию номера расчётного счёта оказывается юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (далее – клиенты), заполнившим заявку на сайте или позвонившим в банк по номеру телефона 8 800 2000 024.

Платежи по зарезервированному счёту банк не проводит. Деньги, перечисленные клиенту по реквизитам зарезервированного счёта, хранятся в банке в течение 5 рабочих дней. Если счёт не будет открыт, через 5 рабочих дней деньги вернутся их отправителю. Банк не несет ответственности за убытки, возникшие у клиента, если на дату возврата денег отправителю, счёт отправителя закрыт или у него поменялись реквизиты. Если в течение 5 рабочих дней с момента поступления денег на зарезервированный счёт, он будет открыт, деньги переведутся на открытый счёт в сроки, установленные действующим законодательством РФ.

Банк может отказать в резервировании номера счёта в одностороннем порядке без объяснения причины. Банк может отказать в открытии зарезервированного счёта в случаях, установленных внутренними документами банка в соответствии с действующим законодательством РФ.

Читайте также: