Служебная записка о задолженности по налогам

Обновлено: 07.07.2024

В ЭТОЙ СТАТЬЕ Главным бухгалтерам, как правило, хорошо известно о том, что компания использует не вполне законные методы оптимизации налогов. Ведь часто этого требует руководитель или владелец бизнеса.

Ч ем документ полезен компании. Главным бухгалтерам, как правило, хорошо известно о том, что компания использует не вполне законные методы оптимизации налогов. Ведь часто этого требует руководитель или владелец бизнеса.

Главбух, осознавая груз ответственности, находится в неоднозначной ситуации. С одной стороны, неисполнение указаний руководства может привести к нарушению трудовой дисциплины. С другой стороны, есть угроза привлечения бухгалтера к административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности. Также могут пострадать и иные лица, ответственные за ведение бухгалтерского и налогового учета. Тем более что Пленум Верховного суда РФ рекомендовал привлекать к ответственности за уклонение от уплаты налогов не только руководителей, но и главных бухгалтеров (п. 7 постановления от 28.12.06 № 64).

При разногласиях между руководителем и бухгалтером последний может принимать спорные документы к исполнению. Но только если директор компании дал на это письменное распоряжение. В таком случае всю ответственность за последствия осуществления операций будет нести только руководитель (п. 4 ст. 7 Закона). В новом законе о бухучете, действующем с 2013 года, есть аналогичные положения.

Таким образом, при возникновении разногласий у бухгалтера должно быть письменное распоряжение руководителя. Если же главбух не может представить такой документ, избежать ответственности будет сложно. Несмотря на то что служебная записка в данной ситуации не освободит бухгалтера от ответственности за экономические преступления (ст. 199 УК РФ), этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.

Так, в случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по поводу содержания штатного расписания оно может быть утверждено руководителем и без подписи главбуха. Либо по его прямому распоряжению (письмо Минфина России от 19.05.05 № 07-05-04/11). В этом случае директор несет ответственность за данное действие в полном объеме. Бухгалтер обязан письменно информировать его о существующих проблемах.

Свое мнение о разногласиях между главбухом и руководством Минфин высказывает не первый раз. Например, в пункте 14 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н была отмечена аналогичная норма, регулирующая действия должностных лиц при наличии разногласий.

Таким образом, действующие нормы законодательства прямо указывают на необходимость составления главбухом служебной записки при несогласии с указаниями руководителя компании. Только такой документ позволит бухгалтеру нивелировать риски привлечения его к административной (ст. 15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ) и материальной ответственности. По мнению Пленума Верховного суда РФ, при разрешении вопроса о привлечении к административной ответственности необходимо руководствоваться тем, что директор несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета. А главбух – за его ведение и своевременное представление отчетности (п. 24–26 постановления от 24.10.06 № 18).

Кроме того, в зависимости от ситуации и тяжести допущенных нарушений ответственность может быть и уголовной (ст. 199, 199.1, 199.2 УК РФ). К субъектам преступления по статье 199 УК РФ относятся руководитель, главбух, а также иные лица, уполномоченные на подписание отчетной документации. Способами уклонения считаются действия в виде умышленного включения в декларацию или иные документы заведомо ложных сведений. А также бездействие, выражающееся в умышленном непредставлении декларации. Под иными документами понимаются любые документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов.

В каком виде составляется. Документ составляется в произвольной форме. Согласно правилам делопроизводства, служебная записка является формой внутренней переписки между подразделениями или должностными лицами компании. И может носить информационный, отчетный или инициативный характер. В тексте должны быть изложены деловые вопросы, просьба или предложение.

Служебная записка оформляется на бумажном носителе без реквизитов бланка, со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма. В текст записки может включаться обращение, вступительная фраза, заключение (приказ Минюста России от 05.06.07 № 115).

Что обязательно должно быть в документе. Служебная записка должна быть адресована напрямую руководителю и содержать дату направления. Документ подписывается главбухом. Директор же ставит на нем свою резолюцию.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части должны быть отражены факты, послужившие поводом для ее написания. А также ссылки на распоряжения руководителя компании о проведении в учете определенных операций. Во второй части нужно отразить выводы бухгалтера о налоговых последствиях совершения таких операций. И о том, что главбух не согласен с данными методами налогового планирования.

Дополнительные меры безопасности. Для избежания возможных претензий служебная записка должна содержать сведения о получении бухгалтером документов по сомнительной сделке и их реквизиты. Записка должна поступить лично руководителю либо его секретарю. На втором экземпляре необходима отметка о получении документа руководителем.

Служебная записка о командировании сотрудника: образцы

Организация вправе самостоятельно разработать заранее форму записки и включить ее в комплект документов, которые участвуют в документообороте. Рациональным решением станет разработать бланк записки в качестве приложения к Положению о командировках. Тогда все сотрудники будут ознакомлены со всеми требованиями по ее составлению, что подтверждается их подписями.

Зачем требуется докладная записка?

Практически всегда поездка в командировку сопряжена с расходами, например:

суточные;
проживание;
проезд.

Помимо этого бывают расходы на оплату пошлин, оформление страховок или покупку тех или иных материалов.

Однако существует три основных вида затрат:

Затраты на проезд, которые должен подтвердить работник, предъявив проездные документы (посадочные талоны, квитанции об оплате, билеты).
Затраты на проживание, подтверждаемые счетами, чеками, договором об аренде жилого помещения или актов из гостиницы.
Суточные расходы, которые не подтверждаются документально. Они рассчитываются на основании приказа, в котором указываются даты командирования. В то же время, по приказу не всегда удается определить конкретную сумму суточных.

Простой пример:

Таким образом, указанное в приказе совершенно не совпадает с реальными условиями командирования. Но, не смотря на это, даже если бы в приказе указывалось, что сотрудник будет добираться на личном автомобиле, бухгалтеру могут быть неизвестны все подробности (например, марка автомобиля и вид, используемого топлива).

С одной стороны руководитель мог бы издать второй приказ, в котором были бы утверждены новые сроки нахождения в командировке и способ проезда. Но это значительно усложняет ситуацию, ведь вместо приказа могла использоваться докладная записка. Сотруднику достаточно описать в ней все обстоятельства и прикрепить необходимые документы. Тогда руководителю останется лишь завизировать расходы.

Это важно знать:

1. Фактическое пребывание в командировке определяется согласно документам на проезд. Если сотрудник отправляется в поездку на личном, служебном или арендованном транспорте, то в докладной записке указывается реальный срок. Все это подтверждается прилагаемыми бумагами;
2. Если проездные документы отсутствуют, то срок рассчитывается в соответствии с датами, указанными в документах о найме жилого помещения;
3. Если же в целом отсутствуют какие-либо документы, то в докладной записке указывается фактический срок командирования. Эти сведения подтверждает принимающая сторона.

Каждая компания самостоятельно разрабатывает Положение о командировках или иные локальные акты. Поэтому в них может быть указано о необходимости включения в докладную записку иных дополнительных сведений. Например, информация об используемом транспортном средстве, объяснения касаемо выбора места проживания на срок командирования, сведения об итогах поездки (вместо ранее используемого отчета).

Именно благодаря докладной записке бухгалтер может точно подсчитать, за какое количество командировочных дней необходимо выплатить суточные. Или определить расходы за использование того или иного вида транспорта.

Докладная записка должна быть составлена на имя непосредственного руководителя (начальника отдела), либо иного лица, направившего в командировку сотрудника и санкционировавшего расходы. Лишь после визирования командировочных расходов ответственным лицом, докладная записка попадает на учет в бухгалтерию.

Что из документов прикладывается к докладной записке?

Касаемо проезда основным документом, в первую очередь, является путевой лист. В этой бумаге содержатся все необходимые сведения:

данные о транспортном средстве;
информация о водителе;
маршрут поездки и километраж;
сведения о расходе и виде использованного топлива на основании чеков.

Вам также будет интересно:

Могут требоваться и иные документы, но это будет зависеть уже от вида транспорта, на котором передвигался работник.

Служебный автомобиль

Если сотрудник отправился в командировку на служебном автомобиле, то данный транспорт будет находиться либо в собственности у компании-работодателя, либо использоваться юридическим лицом на основании договора аренды. Следовательно, будут иметься карточки учета, договоры и тому подобное. Таким образом, документы на сам автомобиль не нужны, но чеки, подтверждающие расходы на топливо, должны быть обязательно.

Если сотрудник расплачивался за топливо корпоративной картой, то данный факт должен быть указан в докладной записке. Подтверждением этому будет выписка со счета карты.

Арендованное транспортное средство

Чаще всего, чтобы воспользоваться арендованным авто (в том числе, каршерингом), сотрудник заранее согласовывает это условие с работодателем. В особенности, это следует обсудить, если изначально рассматривался другой способ поездки.

Ввиду различных обстоятельств, планы на командировку могут меняться. Нередко причиной тому могут служить:

производственная необходимость, когда объект, на который необходимо добраться сотруднику, находится в той местности, куда можно проехать лишь на автомобиле;
существенные задержки рейсов;
отсутствие билетов на необходимые даты;
аварии на маршрутах движения ж/д транспорта.

Если план, касаемо способа передвижения до места командирования, внезапно изменился, то сотрудник должен дать пояснения о том, с чем это связано. Кроме того следует предъявить акт приемки-передачи автомобиля, чеки по договору аренды или оказания услуг.

Вам также будет интересно:

Личный автомобиль

В данном случае оплата расходов может производиться несколькими способами. Если автомобиль был взят организацией у сотрудника в аренду, то необходимо опираться на те условия, которые указаны в договоре:

Если согласно договору все сопутствующие расходы входят в сумму аренды, то данные затраты не попадают в авансовый ответ, а выплачиваются сотруднику в виде вознаграждения. В докладной записке надо указать реквизиты договора, а также документы о праве собственности на автомобиль и копию водительского удостоверения.
Если же ГСМ не включены в суммы арендной платы, то затраты на них компенсируются сотруднику по авансовому отчету отдельно. Для этого прикладываются чеки на оплату топлива, о чем указывается в докладной записке.

По датам, которые указаны в чеках, можно предположить, сколько реально продлилась командировка, и в каких местах бывал сотрудник. Если маршрут передвижения существенно расходится с запланированным, то с сотрудника следует дополнительно запросить объяснения, либо снять эти затраты из авансового отчета.

Обратите внимание! В докладной записке должны быть отражены все причины, по которым сотрудник понес конкретные затраты.

Когда это требуется:

если сотрудник снял номер в гостинице классом выше положенного согласно положению о командировках;
если сотрудник арендовал жилое помещение и не проживал в гостинице;
если в счет вошли затраты на дополнительные услуги, такие как оплата бара или питания, парковка или услуги интернет-связи и другое.

Тоже самое можно сказать о проезде, в случае, когда сотруднику оплачиваются расходы за приобретение билетов эконом-класса, а вместо этого были куплены билеты в бизнес-класс. В подобной ситуации сотруднику обязательно следует объяснить свой выбор. Если билетов в эконом-класс не было, а поездку никак нельзя было переносить, то стоимости билетов могут быть компенсированы в полном объеме по решению руководителя.

Суточные

Если бухгалтер не может утвердить период нахождения сотрудника в командировке, то следует ориентироваться на отметки в докладной записке (например, отметки, которые проставлены принимающей стороной). В докладной записке могут быть предусмотрены дополнительные графы для подобных отметок. Если их нет, то к записке должны быть приложены отдельные бумаги/справки.

Те обстоятельства, которые изложены в докладной записке, обязательно должны подтверждаться документально. Все, что не подкрепляет слова сотрудника документами, не имеет никакой силы.

Служебная записка о командировании сотрудника: образцы

Зачем требуется докладная записка?

Практически всегда поездка в командировку сопряжена с расходами, например:

суточные;
проживание;
проезд.

Помимо этого бывают расходы на оплату пошлин, оформление страховок или покупку тех или иных материалов.

Однако существует три основных вида затрат:

Затраты на проезд, которые должен подтвердить работник, предъявив проездные документы (посадочные талоны, квитанции об оплате, билеты).
Затраты на проживание, подтверждаемые счетами, чеками, договором об аренде жилого помещения или актов из гостиницы.
Суточные расходы, которые не подтверждаются документально. Они рассчитываются на основании приказа, в котором указываются даты командирования. В то же время, по приказу не всегда удается определить конкретную сумму суточных.

Простой пример:

Это важно знать:

Что из документов прикладывается к докладной записке?

данные о транспортном средстве;
информация о водителе;
маршрут поездки и километраж;
сведения о расходе и виде использованного топлива на основании чеков.

Вам также будет интересно:

Служебный автомобиль

Арендованное транспортное средство

Ввиду различных обстоятельств, планы на командировку могут меняться. Нередко причиной тому могут служить:

производственная необходимость, когда объект, на который необходимо добраться сотруднику, находится в той местности, куда можно проехать лишь на автомобиле;
существенные задержки рейсов;
отсутствие билетов на необходимые даты;
аварии на маршрутах движения ж/д транспорта.

Вам также будет интересно:

Личный автомобиль

Если согласно договору все сопутствующие расходы входят в сумму аренды, то данные затраты не попадают в авансовый ответ, а выплачиваются сотруднику в виде вознаграждения. В докладной записке надо указать реквизиты договора, а также документы о праве собственности на автомобиль и копию водительского удостоверения.
Если же ГСМ не включены в суммы арендной платы, то затраты на них компенсируются сотруднику по авансовому отчету отдельно. Для этого прикладываются чеки на оплату топлива, о чем указывается в докладной записке.

Когда это требуется:

если сотрудник снял номер в гостинице классом выше положенного согласно положению о командировках;
если сотрудник арендовал жилое помещение и не проживал в гостинице;
если в счет вошли затраты на дополнительные услуги, такие как оплата бара или питания, парковка или услуги интернет-связи и другое.

Суточные

Наниматели могут премировать своих работников. Для чего это делают? Основная цель премирования работников — мотивирование к успехам в рабочем процессе. Дата выплаты премии фиксируется в специальном нормативном акте. Это означает, что руководитель вправе установить дату для выплаты на свое усмотрение. Однако, для этого ему понадобится составление специального документа и издание приказа.

Причины премирования

Для премирования сотрудника может быть несколько причин. Прежде всего премировать сотрудника необходимо в следующих случаях:

В основном руководство имеет право выплачивать премии не только для одного работника. Выплаты премий производятся для сотрудника или группы работников. В некоторых случаях премию можно выдать и конкретному сотруднику. Однако, в этом случае основание для выплаты является трудовой договор.

Основы составления

Чтобы понять основы написания служебной записки на премирование сотрудника образец станет лучшим помощником. Из общих требований для оформления такой формы документов следует выделить следующие:

указание причин выдачи
перечисление достижений
прописание точного размера выплаты.

Если руководитель не укажет этих сведений, документ будет считаться неправильно составленным. Однако, стоит заметить, что несмотря на эти общие требования, унифицированная форма документации отсутствует.

Правила оформления и написания

Прочитав служебную записку о премировании сотрудников образец которой есть в открытом доступе, можно понять как правильно оформить положение о премировании. У служебной записки о премировании сотрудников образец содержит следующие основные требования к оформлению и написанию.

Оформление идет на бланке формата А4. Из самого текста бумаги необходимо, чтобы сотрудник понял для чего ее выдали и что он выполнил необходимые условия для получения. Например, в этом случае можно указать количество отработанных часов, созданных материальных ценностей, суммы или размера доходов по итогам работы, полученных благодаря стараниям работника или группы работников. Как правильно, текст не требует внесения персональных данных. Должно содержаться название документа.

Написание распоряжения

Написание, а также стадии прохождения определяются непосредственно руководителем. В основном, служебная записка — это бумага, которая должна быть составлена начальником и передана руководителю. После ее рассмотрения руководить издаст приказ. Это достаточно быстрая процедура.

Особенности составления

Состоит бумага из 3 разделов. Это шапка, тело и завершение. Общие рекомендации по составлению следующие. В первом разделе такой документации необходимо указать ФИО вышестоящего руководителя, а также ФИО и должность руководителя-инициатора. Далее идет написание заглавия, даты и номера документа, место его составления. Затем идет тело документа с основным текстом. А после этого идет завершение с прописанием определенных реквизитов и печать руководителя предприятия.

Размеры начислений

Премия выдается в размере, который является зафиксированным в нормативном акте. Размеры могут быть установлены нанимателем лично, поэтому не существует каких-либо заранее установленных нижних и верхних границ сумм. К тому же, величина награды может зависеть от множества различных факторов. Рассчитывать ее также можно множеством различных способов. Такую награду также работодатель может поделать на несколько составных частей. Важно, что правила начислений премий фиксируются в специальном внутреннем документе предприятия.

Шаблон 2021

Шаблон 2021 года показывает нам, что основной текст содержит просьбу о том, что необходимо наградить ценного сотрудника. Кроме того, именно в этой части необходимо еще указать конкретные данные, успехи и заслуги, положительные качества, а также вид выдаваемого поощрения. Иногда требуется приложение дополнительной документации. Последняя или завершающая часть содержит следующие данные: должность лица, составившего бумагу, место, где будет поставлена заверительная подпись, а также написана ее расшифровка и дата написания. Также необходимо заверение печатью.

Читайте также: