Сколько лет надо хранить документы подтверждающие убыток в налоговом учете

Обновлено: 17.05.2024

Деятельность любой компании сопряжена с ежедневным оформлением различных документов - бухгалтерских, кадровых, организационных. Каковы сроки их хранения в соответствии с действующим законодательством? Ответы содержатся в Законе "О бухгалтерском учете", Налоговом кодексе, Законе "Об архивном деле", Приказе Росархива.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет 5 лет. В соответствии со ст. 29 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ срок отчитывается таким образом:

по окончании отчетного календарного года - для первичной документации, регистров синтетического и аналитического учета, бухотчетности, заключений по аудиту;
с года, в котором в последний раз документация применялась для формирования бухотчетности - для документации, на основании которой организуется и ведется бухучет, например, для учетной политики, средств хранения и воспроизведения документов в электронном виде и др.

Важно! Минфин на основании Письма от 13.01.2016 г. № 03-03-06/1/259 разрешает хранить юридически значимые электронные документы без их распечатки на бумаге.

Отдельно необходимо обратить внимание на Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236, в котором регламентированы отдельные уточняющие моменты по срокам хранения некоторых документов, не указанных в Законе "О бухучете". К примеру, документацию по ОС и НМА (акты, расчеты, справки, ведомости, расчеты амортизации) должны храниться 5 лет с момента выбытия объектов.

Если возникают споры или конфликты по какому-то делу, то касающиеся его документы хранятся не 5 лет, а вплоть до вынесения итогового решения по нему. К примеру, такими документами являются кассовая и банковская документация, авансовые отчеты, переписка с контрагентами и госорганами и т.д.

Внимание! Если в нескольких законодательных актах указаны разные сроки хранения, следует ориентироваться на больший из них.

Сроки хранения кадровой документации

Некоторые кадровые документы хранятся постоянно, к примеру, приказы и распоряжения руководителя компании по основной деятельности (о структуре фирмы, формировании подразделений, назначении на должность и т.д.). Кроме того, постоянно хранятся документы, на основании которых организуется порядок и правила обработки персональных данных.

Документы, касающиеся персонала компании, должны храниться 50 или 75 лет. К ним относятся трудовые договоры и допсоглашения, договоры ГПХ и акты к ним, личные карточки, приказы о кадровых мероприятиях, оплате труда, повышении квалификации, об отпусках, а также докладные записки, заявления и т.д. Кроме того, 50 (75) лет нужно сохранять оригиналы документов, не истребованных работниками по какой-то причине - трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.

Внимание! При ведении лицевых счетов сотрудников работодатель в течение 6 лет сохраняет платежные ведомости и документы к ним и расчетные листки. Если лицевые счета не ведутся - документы хранятся 50 (75) лет.

Некоторые кадровые документы хранятся в течение 5-ти лет, например, табели учета рабочего времени, приказы и распоряжения по отпускам, заявления, справки, расчеты пособий и др.

Внимание! Если документы касаются трудовой деятельности во вредных и опасных условиях, сроки их хранения увеличиваются до 50 (75) лет. К ним, как правило, относятся табели учета рабочего времени и приказы на командировки.

Некоторые кадровые документы хранятся в течение 3-х лет, к примеру, если они касаются дисциплинарных взысканий, в также графики отпусков, согласия на обработку персональных данных (после отзыва или истечения срока действия).

На основании Приказа Росархива от 20.12.2019 г. № 236 сроки установлены:

50 лет для документов, оформленных после 1 января 2003 г.;
75 лет для документов, оформленных до 1 января 2003 г.

Сроки хранения налоговой документации

Основные сроки хранения налоговых документов содержатся в НК РФ.

Документация хранится в течение 4-х лет по истечении налогового периода, в котором она использовалась, если документы связаны с расчетом и уплатой налогов и страхвзносов, подтверждением доходов и расходов, уплатой или удержанием налоговых платежей.

Документы, свидетельствующие о понесенном убытке, хранятся весь период, когда объем убытка используется для уменьшения налогооблагаемой базы.

В Приказе Росархива № 236 установлены сроки хранения следующих документов:

5 лет для компаний и ИП на УСН в части хранения КУДиР;
5 лет в части хранения счетов-фактур.

Согласно Постановлению Правительства от 26.12.2011 г. № 1137, сроки хранения документации по НДС (книги покупок и продаж, доплисты к ним) составляют 4 года. Срок устанавливается с момента последней записи в документах.

Кроме того, предусмотрены такие сроки хранения налоговых документов:

5 лет для деклараций и расчетов;
50 (75) лет для РСВ;
6 лет для карточек индивидуального учета по начисленным выплатам физлицам и рассчитанным страхвзносам;
50 (75) лет для карточек индивидуального учета при отсутствии в компании лицевых счетов сотрудников или ведомостей расчета зарплаты.

Сроки хранения переписки с налоговиками

5 лет хранятся различные уведомления, акты, требования, жалобы, заявления и иные документы, связанные с перепиской с налоговиками. В течение 10-ти лет хранятся жалобы по результатам камеральной или выездной проверки.

Что касается справок об исполнении обязанности об уплате платежей в бюджет, а также пеней или штрафов, то они хранятся в течение 5-ти лет. Этот же срок хранения предусмотрен и для справок о состоянии расчетов с ИФНС.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭЦП, а также сертификаты ключей проверки ЭЦП, хранятся не менее 5-ти лет с момента получения либо отправки документации.

Ответственность за несоблюдение сроков хранения документации

Госдума в окончательном чтении приняла законопроект, на основании которого будут внесены изменения в ст. 13.20 КоАП РФ. В соответствии с поправками штрафы за нарушения, связанные с хранением документов, повысятся в 10 раз.

Нынешние штрафы за нарушения, связанные с хранением документов

По состоянию на октябрь 2020 г. за нарушения, связанные с хранением документов, предусматриваются такие штрафы:

100 - 300 руб. на граждан;
300 - 500 руб. на должностных лиц.

Внимание! На данный момент для юридических лиц не установлено никакой ответственности за нарушение сроков хранения документов.

Новые штрафы за нарушения, связанные с хранением документов

В соответствии с принятым Госдумой законопроектом штрафы за неправильное хранение документов существенно увеличатся. Штрафные санкции будут следующими:

1 000 - 3 000 руб. на граждан;
3 000 - 5 000 руб. на должностных лиц;
5 000 - 10 000 руб. на юридических лиц.

В связи с внесением поправок не только увеличатся штрафы для граждан и должностных лиц, но также предусматриваются штрафы и для юрлиц, которых ранее не было.

Закон принят в третьем чтение, особого порядка вступления в силу не предусмотрено. По общему правилу: закон вступает в силу по истечении десяти дней после дня официального опубликования. Федеральные законы должны быть опубликованы в течение семи дней после подписания президентом РФ. То, что штрафы будут увеличены сомнений нет. Вопрос только - когда именно: с января 2021 года или раньше.

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

В нем, в частности, говорится, что:

Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

трудовые договоры;
реестры сведений о доходах физлиц;
ведомости на выдачу дивидендов;
лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

по продаже движимого имущества;
договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
Для договоров – год окончания действия договора.
Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

Будьте внимательны!

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

Читайте также: