Представительские и рекламные расходы в налоговом учете признаются не полностью

Обновлено: 18.05.2024

Ужин с партнером можно отнести к представительским расходам и оплатить деньгами компании. Рассказываем, как обосновать это налоговой.

Читатель Виктор спрашивает:

Веду переговоры с крупным клиентом. Чтобы подписать договор на выгодных условиях, хочу устроить ужин в ресторане. Я могу заплатить деньгами компании?

Отвечает Дмитрий Гудович, руководитель бухгалтерии для клиентов Модульбанка. Записалa Ирина Усиченко, шеф-редактор.

Отвечаем: да, на общей системе налогообложения. Главное — доказать, что ужин был для целей бизнеса

Расходы на ужин с партнером относятся к представительским расходам. Закон говорит, что можно пригласить текущего или потенциального партнера на завтрак, обед или ужин, чтобы поговорить о сотрудничестве.

Не все расходы на ужины с партнерами считаются представительскими. Для этого у ужинов должны быть такие признаки:

Мы считаем, что расходы на мероприятия с клиентами-физлицами рискованно относить к представительским расходам. Налоговая может их оспорить. Это относится к расходам на прием сотрудников компании из других городов и филиалов. Нельзя за деньги компании купить коньяк и хамон в офис для сотрудников и сказать, что иногда приезжают клиенты и тоже будут это есть и пить;

В представительские расходы можно включить:

стоимость завтрака, обеда или ужина, напитков, обслуживания;
доставку к месту мероприятия;
услуги переводчиков.

Закон не запрещает проводить ужины с партнерами где захочется: в офисе, ресторане или загородном доме.

По закону представительские расходы можно учитывать при расчете налога на прибыль. Правда, берут их не целиком, а по нормативу 4% от расходов на зарплату.

Компания за год платит сотрудникам 2,4 млн рублей. Значит может учесть столько представительских расходов: 2,4 млн рублей * 4% = 96 000 рублей.

Чтобы учитывать представительские расходы при расчете налогов, их нужно подтвердить.

Как подтвердить

Нельзя просто взять, потратить деньги компании, а потом учесть эти расходы при расчете налогов. Сначала расходы надо доказать. Для этого составляют документы:

В отчете надо указать:

цель мероприятия и результаты. Нужно указать, если после переговоров в ресторане подписали контракт или договорились о большой поставке;
дату и место мероприятия;
программу мероприятия. Например, ужин будет проходить в таком ресторане, время примерно такое;
состав участников со стороны партнера, перечисляют по именам;
состав принимающей стороны;
расходы.

Налоговая любит оспаривать представительские расходы в суде и требовать доплаты налогов. Тут правило такое: компания должна не просто прогулять деньги, а получить результат для работы, например заключить договор. Тогда суды чаще всего встают на сторону компании.

Налоговая подала на компанию в суд и заявила, что она необоснованно приняла к расходам 13 463 рубля на алкогольные напитки и цветы. У налоговой были и другие претензии, но нам тут важны только расходы.

Суд с налоговой не согласился. Цветы и алкоголь были нужны для переговоров, чтобы договориться о поставке сырья. Без этого у компании закончилось бы сырье и деятельность остановилась. Переговоры всё спасли.

А алкоголь можно?

Минфин в письме сказал, что алкоголь можно включать в представительские расходы, если это предусмотрено обычаями делового оборота:

Суть такая: если принято на переговорах с этими партнерами выпивать, то надо покупать спиртное. А что ни сделаешь ради успешного бизнеса.

Налоговая не всегда соглашается, что спиртные напитки были необходимы для переговоров, приходится это доказывать в суде.

Представительские расходы – это некие расходы организации, связанные с приемом контрагентов и произведенные для дальнейшего развития сотрудничества. Какие конкретно расходы можно учесть в качестве представительских расходов для целей исчисления налога на прибыль? Какими документами их нужно подтверждать? В какой отчетный (налоговый) период надо учитывать представительские расходы? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с налоговым учетом данного вида затрат, – в нашем материале.

Можно ли учесть для целей исчисления налога на прибыль затраты, произведенные при проведении переговоров по заключению договора с контрагентами, в том числе на обед в ресторане?

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ.

На основании п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

– представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

– участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы:

– на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для упомянутых лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

– на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

– на буфетное обслуживание во время переговоров;

– на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Соответственно, затраты, произведенные при проведении переговоров по заключению договора с контрагентами, в том числе на обед в ресторане, можно учесть в расходах для целей расчета налога на прибыль.

Речь идет об экскурсионной программе по городу, прогулке на речном судне и других мероприятиях, которые были подготовлены для поставщиков сырья, сотрудничество с которыми продолжается уже несколько лет.

Согласно пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы. Но в п. 2 ст. 264 НК РФ однозначно сказано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Можно ли учесть в качестве представительских расходы на переговоры с физическими лицами, в том числе индивидуальными предпринимателями, которые являются контрагентами и потенциальными клиентами организации?

Положения, установленные пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ, относят к представительским расходы на официальный прием

и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Однако согласно разъяснениям, данным в Письме Минфина России от 05.07.2019 № 03‑03‑06/1/49848, к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации.

Каким документом определен конкретный перечень затрат, которые можно отнести к представительским расходам?

Кпрочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе представительские расходы (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

При этом конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован (Письмо Минфина России от 21.09.2020 № 03‑03‑07/82582). И никакого отдельного документа в указанных целях не принято.

При этом нужно учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным ст. 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданы и документально подтверждены, произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

У организации в налоговом периоде есть представительские расходы, соответствующие ст. 264 НК РФ. Существуют ли какие‑либо ограничения при их учете для целей исчисления налога на прибыль или можно полностью учесть всю сумму указанных расходов?

Представительские расходы являются нормируемыми расходами и в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

При этом окончательная сумма представительских расходов, учитываемая для целей расчета налога на прибыль, определяется по итогам налогового периода. Поясним.

Например, представительские расходы, произведенные в сентябре, составили 150 000 руб. (цифры условные, применяется метод начисления). Расходы на оплату труда за 9 месяцев равны 2 900 000 руб. Соответственно, за 9 месяцев организация вправе учесть 116 000 руб. (2 900 000 руб. х 4 %).

По итогам года расходы на оплату труда – 4 000 000 руб. Таким образом, организация вправе учесть представительские расходы в полной сумме 150 000 руб.

Норматив по представительским расходам — это лимит определенных затрат, которые организация может учесть при налогообложении. Разберемся, что отнести к подобным издержкам и как рассчитать лимит.

Представительские издержки: что входит в состав

В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.

Что относится к представительским расходам:

Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.

доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.

А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.

Принципы нормирования

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2020 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.

Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:

Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.

Оплата труда: от чего считать норматив

Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ .

Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:

начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование ( ст. 252 НК РФ ).

Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.

Особенности документального оформления

Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

Рекомендовано использовать следующие документы:

Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

Налоговый учет

Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.

Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.

К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.

Пример: налог на прибыль и представительские расходы

транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.

Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.

Фонд оплаты труда за 2 квартал 2020 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.

Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.

Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.

Бухгалтерский учет

Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.

Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов. То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:

списания материальных затрат;
начисления амортизации;
начислений вознаграждений за труд;
отражения услуг сторонних компаний;
прочих трат.

Работы и услуги сторонних организаций приняты к учету в составе представительских затрат

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

На общем режиме вам придется платить налог на прибыль. Прибыль — это разница между доходами и расходами. Следовательно, существует 2 пути снижения налогооблагаемой базы — снижение доходов или рост расходов. Сокрытие выручки наказуемо, но есть законный способ уменьшить налоговую нагрузку — увеличить расходы. Какие расходы можно и нужно признать для снижения базы по налогу на прибыль, читайте в статье.

Расходы ОСНО делятся на две группы:

Расходы на производство и реализацию.
Внереализационные расходы.

Признать затраты для целей налогообложения можно не всегда. Для этого нужно соблюсти условия:

Есть подтверждающие документы.
Расходы связаны с деятельностью фирмы и принесут или могут принести доходы в будущем.

Производственные расходы на ОСНО

Большая часть ваших расходов связана с производством и реализацией продукции. Это затраты на материалы, оплату труда, амортизация и прочие расходы.

К материальным расходам относятся все затраты на покупку сырья, топлива, запчастей или комплектующих. Сюда же относятся и затраты на услуги контрагентов по доставке материалов.

Затраты на оплату труда — это не только выданная зарплата. Это и премии, и поощрение, и компенсация, и отпускные — любые выплаты в пользу работника.

Амортизационные отчисления не совсем типичный расход. Рассмотрим его на примере.

Организация приобрела станок за 100 000 рублей. Срок полезной эксплуатации 10 лет. Но списать в расходы всю стоимость сразу вы не можете. Каждый год фирма может списывать в расходы амортизационные отчисления — 10 000 рублей.

В примере представлен самой простой способ расчета амортизации — линейный, но есть и другие варианты. В любом случае амортизация — это “эхо” прошлых расходов на покупку основных средств, которые вы списываете в течение нескольких лет.

Прочие расходы очень разнообразны. Это и расходы на командировки, на обучение персонала, на услуги юристов и аудиторов, представительские расходы, реклама и т.д. (см. ст.264 НК РФ).

В бухгалтерском учете эти расходы учитываются на счете 90.2.

Внереализационные расходы

Внереализационные расходы прямо с деятельностью фирмы не связаны. Если с определением производственных расходов проблем не возникает, то идентификация второй категории вызывает сомнения. К ним относятся (ст.265 НК РФ):

затраты на содержание переданного в аренду имущества;
уплаченные проценты по кредитам;
отрицательные разницы по курсам валют;
затраты по судебным тяжбам;
банковские комиссии;
санкции по договорам;
налоги и авансы по ним;
любые другие обоснованные расходы — то есть перечень не закрыт.

В эту категорию попадают и убытки в виде безнадежных долгов, потерь от простоев, недостачи и потери от стихийных бедствий.

Нормируемые и ненормируемые расходы

На первый взгляд кажется, что раз расходы прямо или косвенно связаны с производством, то и списываются они на базу по налогу на прибыль в полном объеме. Это заблуждение, ряд расходов нормирован НК РФ. Списать сумму, превышающую норматив, нельзя. Рассмотрим основные нормы по расходам.

Расходы на рекламу. Затраты на рекламу в СМИ, на вывески и на проведение ярмарок можно полностью списать в расходы (п.4 ст. 264 НК РФ). Расходы же не указанные в этом пункте, а также затраты на покупку призов для победителей розыгрышей нормируются. Списать в расходы можно только сумму, не превышающую 1% от реализационных доходов за год.

Представительские расходы. Если вы часто встречаетесь с бизнес-партнерами, а особенно если это партнеры-иностранцы, то то статья представительских затрат будет существенной. Но списать в расходы вы сможете суммы не более 4% от ваших затрат на оплату труда за отчетный период.

Потери. В ходе доставки или хранения сырья и запасов, они подвергаются физическому воздействию. Например, соль в зависимости от влажности меняет вес, жидкости могут испаряться и т.д. На расходы можно списать потери от такого воздействия, но только в пределах естественной убыли.

Добровольная медстраховка. Дополнительная страховка — неплохая возможность привлечь новых сотрудников. Но знайте, что списать на расходы можно не более 6% от затрат на зарплату.

Методы признания расходов

Помимо того что расходы делятся на две большие группы, так еще и признавать их можно двумя методами. Первый — метод начисления. Он доступен всем налогоплательщикам на общем режиме.

Расходы признаются в зависимости от их группы. Например, покупка сырья у поставщика. Расходы на его приобретение вы признаете только тогда, когда отпустите сырье в производство. А расходы на зарплату признаются ежемесячно в момент ее начисления, а не выплаты. Аналогично и амортизация. Расходы по оплате услуг признаются в день подписания акта выполненных работ.

Этот метод не завязан на движение денежных средств. Могут быть ситуации, когда суммы признанных расходов огромны, но денежные средства вы еще даже не выплачивали.

Внереализационные доходы признаются в особом порядке. Дата их признания устанавливается п.7 ст. 272 НК РФ.

Кассовый метод доступен ограниченному кругу лиц. П.1 ст.273 выдвигает следующие условия:

вы не относитесь к кредитным учреждениям и микрофинансовым организациям;
за предыдущие 4 квартала вы, в среднем, получали выручки меньше 1 млн. рублей за квартал (при превышении этого лимита вы слетаете с кассового метода и должны пересчитать налог на прибыль методом начисления);
вы не добываете углеводороды на морских месторождениях;
вы не контролирующее лицо иностранных организаций.

В отличие от метода начисления кассовый завязан на движение денег. То есть расходы признаются в момент их оплаты из кассы или с расчетника. Законодатель в п.3 ст. 273 предусмотрел перечень расходов, которые признаются в особом порядке. Например, затраты на материалы учитываются в качестве расхода в момент их передачи в производство. Расходы по оплате труда учитываются не в день ее начисления, а в день выплаты.

Ведите учет расходов правильно! Признавайте все разрешенные расходы и снижайте сумму налога на прибыль. Чтобы облегчить процесс учета расходов и избежать ошибок, используйте облачный сервис Контур.Бухгалтерия. Первый месяц использования предоставляется абсолютно бесплатно.

На общем режиме вам придется платить налог на прибыль. Законный способ уменьшить налоговую нагрузку — увеличить расходы. Какие расходы можно и нужно признать для снижения базы по налогу на прибыль, читайте в статье.

Легко ведите учёт и заводите первичку
Отправляйте отчётность через интернет
Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Компании и ИП не всегда работают на одном налоговом режиме долгие годы, иногда его приходится менять. В статье расскажем, какие бывают причины для смены системы налогообложения (СНО), как и в какие сроки сменить налоговый режим.

Закон разрешает совмещать несколько налоговых режимов. В статье расскажем, как совмещать ПСН и ОСНО.

Совмещение налоговых режимов помогает оптимизировать работу компании и экономить на налогах. Разрешает ли законодательство совмещать УСН и ОСНО? Об этом — в статье.

Центр поддержки
Заказать звонок
Написать в чат
Помощь

Попробовать бесплатно 14 дней

Читайте также: