Отражается ли компенсация за использование личного автомобиля в 6 ндфл

Обновлено: 06.05.2024

Компенсация за использование личного автомобиля — это денежное возмещение, которое работодатель переводит сотруднику за применение его транспортного средства в рабочих целях. У таких выплат особый порядок бухучета и налогообложения.

Когда платить возмещение за использование личного ТС

Если работники используют собственное имущество для работы, им платят возмещение. К примеру, компенсация за авто сотруднику положена, если он с согласия работодателя пользуется собственным транспортом для рабочих поездок ( ст. 188 ТК РФ ). По правилам ему компенсируют:

амортизацию — износ машины;
иные расходы, которые связаны с эксплуатацией транспорта, — текущий ремонт, ГСМ, платную парковку (во время рабочей смены).

Возмещение за использование собственного имущества отдельно прописывают в трудовом договоре или же заключают дополнительное соглашение к нему. В локальных документах работодатель закрепляет все условия, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС № БС-3-11/ [email protected] от 13.11.2018). Кроме того, важно указать название и номер транспортного средства.

Еще один вариант для проведения взаиморасчетов — подписать с работником договор аренды его авто и перечислить в нем оказываемые услуги. В таком случае организация не возмещает использование личного транспорта сотруднику, а перечисляет ему арендную плату.

Как определить размер выплат

Работодатель прописывает в трудовом договоре (дополнительном соглашении) размер выплат и порядок их расчета ( ст. 188 ТК РФ ).

При расчетах важно учитывать норму компенсации за использование личного автомобиля в 2021 году — для признания расходов по налогу на прибыль (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Лимиты определены в ПП РФ № 92 от 08.02.2002. Нормативы определяются по объему двигателя:

до 2000 куб. см — компенсируют 1200 рублей в месяц;
более 2000 куб. см — компенсируют 1500 рублей в месяц.

Работодатели закрепляют в трудовом договоре размер такого возмещения — фиксированного или расчетного. Алгоритм расчета тоже определяет работодатель. К примеру, если работнику компенсируют расход по пройденному километражу, бухгалтер ежемесячно оформляет справку-расчет по путевым листам, чекам и другим платежным документам. Такие регистры в течение месяца сотрудник (владелец авто) сдает в бухгалтерию, их же в обязательном порядке прикладывают к справке.

Налоговики для учета компенсации за использование личного авто в составе расходов для налога на прибыль требуют те же документы — путевые листы, чеки с заправок и проч. (письмо ФНС № БС-3-11/ [email protected] от 13.11.2018).Такие расходы учитывают, если они связаны с деятельностью, которая направлена на получение прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если собственный транспорт используют в служебных целях, это означает, что его применяют для прибыльной деятельности. И если налоговики требуют путевые листы, приказы о выплате компенсаций и должностные инструкции, то у судебных органов иная позиция. Компании не обязаны выписывать путевые листы сотруднику, который использует личное авто и по факту не является водителем по должности. Путевые листы заполняют для учета рабочих поездок служебного транспорта организации, а не для служебных разъездов работников на принадлежащих им автомобилям (Постановление ФАС ЦО № А62-5333/2008 от 25.05.2009, Постановление ФАС МО № КА-А40/4219-09 от 24.06.2009).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть компенсацию за использование личного автомобиля. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как отразить в бухучете

В бухгалтерском учете в обязательном порядке отражается компенсация за использование личного транспорта, проводки формируют при начислении и выплате возмещения.

Бухгалтерские записи в таблице:

ДТ 20, 26, 44 КТ 73

Начисление компенсации за использование личного автомобиля, проводки на конкретного сотрудника

Фиксация входного НДС для компаний и ИП на ОСНО

Начислять ли НДФЛ и страховые взносы

Такая компенсация за использование собственного имущества в служебных целях не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Но только при условии, что у работодателя есть все подтверждающие документы, а выплата прописана в трудовом соглашении (Письма Минфина № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170 от 12.09.2018). Не отражаются компенсационные выплаты и в отчетности 6-НДФЛ (Письма Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019, ФНС № БС-3-11/ [email protected] от 13.11.2018).

Но важно соблюдать определенные правила: НДФЛ не облагается сумма в том размере, который указан в трудовом договоре ( ст. 188 ТК РФ , п. 1 ст. 217 НК РФ). Размер возмещения обязательно обосновывается — внушительная сумма подозрительна для налоговой инспекции и рассматривается как способ уйти от уплаты НДФЛ.

Страховые взносы на ОПС, ОМС и ОСС на компенсационные выплаты не начисляются. Размер компенсации ни для НДФЛ, ни для страховых взносов не нормируется (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019, Письмо ФНС № БС-3-11/ [email protected] от 13.11.2018). В отличие от 6-НДФЛ, такую компенсацию требуется указать в РСВ — как выплату, не подлежащую налогообложению по ст. 422 НК РФ, и в разделе 3, в персонифицированных сведениях о работнике.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы учесть компенсацию за использование личного автомобиля.

Облагается ли налогами возмещение за использование личного ТС

По особым правилам осуществляется налогообложение компенсации за использование личного автомобиля для рабочих целей. Эти суммы учитываются в составе расходов по налогу на прибыль (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина № 03-03-06/1/326 от 28.06.2012). Размер такого возмещения ограничен (п. 1 ПП РФ № 92 от 08.02.2002).

В эти нормативы включены расходы на эксплуатацию — износ, ГСМ, ремонт. Все, что работодатель компенсирует свыше установленных норм, не включается в расходы для целей прибыльного налогообложения (Письмо Минфина № 03-03-06/1/18366 от 23.03.2018).

Все расходы надлежит экономически обосновать и документально подтвердить (ст. 252 НК РФ). Документальным обоснованием является трудовой договор или дополнительное соглашение с сотрудником, его должностные инструкции. Налоговики требуют и документы, подтверждающие права собственности сотрудника на авто (Письмо ФНС № БС-3-11/ [email protected] от 13.11.2018).

Учитывается для налогообложения и компенсация за использование личного транспорта при УСН (упрощенной системе налогообложения). Налогоплательщики вправе уменьшить доходы на сумму возмещения, фактически выплаченного сотруднику за использование личного транспорта для рабочих поездок (пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Такие расходы принимают по правилам ст. 264 НК РФ — с учетом нормативов из ПП РФ № 92 (Письмо Минфина № 03-11-11/1198 от 15.01.2020). Все, что выше нормативов, налогоплательщики на УСН не признают расходами для целей налогообложения. Такие затраты необходимо экономически обосновать и подтвердить сопроводительными документами.

М. М. Легчилина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Вопрос

С сотрудником заключили доп. соглашение об использовании личного автомобиля.

Будет ли входить компенсация за использование личного автомобиля в средний заработок и облагаться налогами и взносами?

Ответ

Компенсация за использование личного автомобиля не относится к оплате труда и не учитывается при расчете среднего заработка.

Указанная компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Обоснование

Облагается ли НДФЛ компенсация за использование личного транспорта

Вы вправе не облагать НДФЛ такую компенсацию, а также возмещение расходов в связи с использованием автомобиля. Для этого размер компенсации и порядок ее расчета нужно указать либо в отдельном соглашении, либо в трудовом договоре, либо в допсоглашении к нему. Не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ). Такой же вывод содержится в разъяснениях Минфина России (Письма от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 03.09.2019 N 03-04-05/67569, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097).

Помимо соглашения необходимо обосновать назначение компенсации и представить документы, подтверждающие:

необходимость и условия использования личного автомобиля сотрудника (например, в должностной инструкции указано, что у работника разъездной характер работы);
право собственности работника на автомобиль (например, копию паспорта транспортного средства) или право пользования автомобилем на законном основании (например, договор аренды ТС);
использование автомобиля в служебных целях (например, путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ (с расшифровкой вида работы));
размер компенсации (размер и порядок расчета можно указать в соглашении или трудовом договоре).

Такой вывод следует из Писем Минфина России от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 03.09.2019 N 03-04-05/67569, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@.

Внимание! Нормы компенсации, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены только для налога на прибыль, то есть для НДФЛ они не применяются (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).

На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, с учетом положений статьи 188 Трудового кодекса оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Учитывая вышеизложенное, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

2. Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. К таким выплатам относятся:

а) заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;

б) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;

в) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

г) заработная плата, выданная в неденежной форме;

д) денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;

е) денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;

ж) начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

з) заработная плата, начисленная преподавателям профессиональных образовательных организаций за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.10.2014 N 1054)

и) заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

к) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.10.2014 N 1054)

л) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

м) вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных организаций;

н) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

о) другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

3. Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).

М. М. Легчилина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Когда платить возмещение за использование личного ТС

амортизацию — износ машины;
иные расходы, которые связаны с эксплуатацией транспорта, — текущий ремонт, ГСМ, платную парковку (во время рабочей смены).

Как определить размер выплат

до 2000 куб. см — компенсируют 1200 рублей в месяц;
более 2000 куб. см — компенсируют 1500 рублей в месяц.

Как отразить в бухучете

Бухгалтерские записи в таблице:

ДТ 20, 26, 44 КТ 73

Начисление компенсации за использование личного автомобиля, проводки на конкретного сотрудника

Фиксация входного НДС для компаний и ИП на ОСНО

Начислять ли НДФЛ и страховые взносы

Облагается ли налогами возмещение за использование личного ТС

Использование работниками своих автомобилей в интересах работодателя – достаточно распространенная практика.

Обязанностью работодателя является выплата сотруднику компенсации за использование его имущества и возмещение связанных с этим расходов. Но при этом возникает ряд нюансов: как правильно отразить в бухучете суммы, выплаченные работникам, можно ли учесть их в расходах для целей исчисления налога на прибыль, следует ли удерживать с них НДФЛ. И еще ряд моментов.

Начнем с того, что использовать личное имущество в интересах работодателя работник может только с согласия или ведома работодателя. И только в этом случае работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием, что следует из ст. 188 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Там указано, что работнику при использовании им личного транспорта в интересах работодателя могут быть компенсированы два типа расходов:

• компенсация за использование, амортизацию личного транспорта;

• расходы, связанные с использованием личного транспорта.

Таким образом, работодатель одному и тому же работнику может выплачивать компенсацию и возмещать расходы, связанные с использованием личного имущества. Еще раз отметим, что при использовании личного имущества без согласия работодателя требовать компенсацию и возмещение расходов работник не вправе. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Как сказано в Письме Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, работодатель обязан возмещать работнику лишь расходы, связанные с использованием личного имущества работника. Иными словами, чтобы получить право на компенсацию подобных расходов, сотрудник должен предъявить работодателю документы, что он является собственником автомобиля. Если работник управляет автомобилем по доверенности, то работодатель может отказать в компенсации расходов.

В настоящее время нормы компенсации работникам за использование собственного имущества в деятельности организации законодательно не установлены, за исключением компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов. Но такие нормы установлены только в целях налогообложения прибыли организаций. То есть в бухучете организация учтет суммы компенсаций в размере фактических затрат, а вот в целях налогообложения – лишь в пределах норм.

Вопрос учета в целях налога на прибыль расходов на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных автомобилей работников рассмотрен Минфином РФ в Письме от 21.03.2019 № 03-03-07/19047. В нем сказано, что положения НК РФ не регулируют взаимоотношения работника и работодателя, связанные с выплатой компенсации за использование работником для служебных целей личного легкового автомобиля.

Вопросы применения норм трудового законодательства РФ находятся в компетенции Минтруда РФ, который согласно положению о министерстве является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере оплаты труда.

Вместе с тем в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). На основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам налогоплательщика, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Так, согласно п. 1 Постановления № 92 в составе прочих расходов учитывается компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в следующих пределах:

1200 руб. в месяц – для машин с объемом двигателя до 2000 куб. см;

1500 руб. в месяц – для машин с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;

600 руб. в месяц – для мотоциклов.

Следует учитывать, что на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть, помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях, на что указано в письмах Минфина РФ от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 и от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971. В письмах от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789 Минфин РФ сделал вывод, что расходы в виде стоимости ГСМ, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываться в целях налогообложения прибыли организаций в пределах норм, установленных Правительством РФ, и при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ.

Отметим, что если работник управляет автомобилем по доверенности, то, по мнению налоговиков, изложенному в Письме УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@, расходы на выплату компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такого же мнения ранее придерживался и Минфин РФ в Письме от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812. Вместе с тем сейчас финансисты настаивают, что для учета в целях налогообложения компенсации за использование работником легкового автомобиля он должен принадлежать последнему на праве собственности. Такие разъяснения на этот счет приведены в Письме Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49. Если компенсация выплачивается в размере, превышающем нормы, то суммы превышения при исчислении налога на прибыль не учитываются на основании п. 38 ст. 270 НК РФ.

В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ и ст. 273 НК РФ расходы налогоплательщика в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику. Соответственно, если компенсация фактически не выплачена, то учесть ее в составе расходов нельзя. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, являются:

• приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации;

• копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке.

Такие рекомендации приведены в Письме УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@. При этом налоговики со ссылкой на Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14-05-07/6 уточняют, что для получения компенсации работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах.

О том, что в целях налогообложения прибыли путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом № 152, могут быть использованы для подтверждения расходов по использованию личного транспорта в служебных целях, свидетельствует Письмо Минфина РФ от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406.

В Письме УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776 было обращено внимание на то, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

В Письме Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 отмечено, что если все-таки компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля выплачивается работнику за время его нахождения в очередном отпуске или на больничном, то есть за время, когда личный транспорт этого работника фактически не использовался в указанных целях, то указанная сумма не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы. Таким образом, если работник в каком-либо месяце отработал не все дни, то сумма компенсации за этот месяц рассчитывается пропорционально отработанным дням.

Пример

Предположим, что работнику организации выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 1500 руб. в месяц. В мае 2020 года работник отработал все дни. В июне 2020 года (20 рабочих дней) работник был временно нетрудоспособен в течение 14 рабочих дней. По условиям примера за май работнику выплачивается компенсация в полном размере – 1500 руб.

Рассчитаем сумму компенсации, выплачиваемую работнику за июнь:

1500 руб. / 20 дней x 6 дней = 450,00 руб.

Так как компенсация выплачивается работнику, то возникают следующие вопросы:

• нужно ли сумму компенсации облагать НДФЛ, плательщиками которого являются физлица?

• следует ли начислять страховые взносы на данные выплаты, произведенные в пользу физлица?

Налог на доходы физических лиц

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физлица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (ст. 210 НК РФ). Вопрос об НДФЛ при выплате компенсации работнику за использование как личного транспорта, так и управляемого по доверенности был рассмотрен ФНС РФ в Письме от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@. Исходя из него, согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физлицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 1 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Данная позиция согласована Минфином РФ Письмом от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327.

В Письме Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 разъяснен порядок налогообложения компенсации, выплачиваемой работнику, управляющему на основании доверенности автомобилем супруги. Из письма следует, что в силу п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 Семейного кодекса РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью. Если автомобиль находится в совместной собственности супругов, то суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, управляемого физлицом по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.

Страховые взносы

Порядок исчисления и уплаты страховых взносов на обязательные виды социального страхования регулируется гл. 34 НК РФ, ст. 420 которой установлено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физлиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

База для исчисления страховых взносов названными плательщиками определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физлица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.

Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, что следует из Письма Минтруда РФ от 25.07.2014 № 17-3/В-347.

Помимо этого, в письме отмечено, что Постановление № 92 применяется при определении налоговой базы по налогу на прибыль и не применяется при формировании облагаемой базы для исчисления страховых взносов. Таким образом, оплата организацией расходов работника на использование личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

Разъяснения о начислении страховых взносов на суммы компенсации за использование в служебных целях работником транспортного средства, которым он управляет по доверенности, были даны специалистами Минтруда РФ в Письме от 26.02.2014 № 17-3/В-92, где отмечено, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, получающему доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом указанного лица.

Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации работнику за использование упомянутого транспортного средства на основании доверенности на право управления транспортным средством облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Аналогичная позиция изложена в Письме ФНС РФ от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.

Бухучет компенсации, выплачиваемой за использование личного авто

Основным документом, устанавливающим единые требования к бухучету, является Закон № 402-ФЗ. C момента введения его в действие 01.01.2013 к документам в области регулирования бухучета относятся, в частности, федеральные и отраслевые стандарты, рекомендации в области бухучета, стандарты экономического субъекта. Программа разработки федеральных стандартов бухучета на 2019–2021 гг. утверждена Приказом Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н.

До утверждения предусмотренных Законом № 402-ФЗ стандартов применяются правила ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченным федеральным органом, причем положения по бухучету, утвержденные Минфином РФ в период с 01.10.1998 до 01.01.2013, признаются федеральными стандартами (п. 1, 1.1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ).

Пример

Организация, осуществляющая торговую деятельность, приняла на работу торгового агента с условием использования его личного автомобиля для служебных поездок (объем двигателя авто составляет 2300 куб. см). Трудовым договором предусмотрено, что работнику каждый месяц выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 3000 руб.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

В силу этого в бухгалтерском учете необходимо отразить постоянный налоговый расход:

Форму 6-НДФЛ за 2021 год нужно оформлять по обновленным правилам и на измененном бланке. Как заполнить годовой расчет, какие дополнительные сведения в него включить, когда и куда представить, узнайте из нашего материала. Здесь же вы найдете готовый образец 6-НДФЛ за 2021 год.

Новшества-2022: три подсказки по 6-НДФЛ

Подсказка 1. 6-НДФЛ за 2021 год нужно представить на обновленном бланке и по дополненным правилам (Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ в ред. от 28.09.2021).

Подсказка 2. В составе 6-НДФЛ за 2021 год впервые нужно представить сведения о доходах физических лиц (Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ). Образец заполнения сведений о доходах физлиц вы найдете в этом материале.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 2021 год

По общему правилу 6-НДФЛ за год нужно представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

6-НДФЛ за 2021 год нужно сдать не позднее 01.03.2022.

Это рабочий день, поэтому никаких переносов этой отчетной даты не будет.

За опоздание с представлением 6-НДФЛ могут оштрафовать на 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для подачи этого отчета, и до дня, когда он был сдан (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Работника, ответственного за представление 6-НДФЛ могут наказать административным штрафом от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кроме того, налоговики имеют право заблокировать банковские счета, если 6-НДФЛ не будет представлен в течение 20 рабочих дней по истечении установленного срока (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Кто должен сдать 6-НДФЛ за 2021 год

Обязанность по представлению 6-НДФЛ лежит на налоговых агентах ─ компаниях и ИП, которые начисляют и выплачивают сотрудникам и другим физлицам доходы, с которых нужно перечислять налог в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если такие доходы в отчетном периоде не выплачивались и/или у вас нет работников, представлять нулевой 6-НДФЛ не требуется. Просто нужно сообщить налоговикам о том, что вы не собираетесь сдавать 6-НДФЛ, чтобы избежать штрафов и блокировки счетов (п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК РФ, Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Способ подачи 6-НДФЛ

Как представлять 6-НДФЛ: на бумаге или в электронной форме, зависит от того, сколько физлиц в отчетном периоде получали от вас облагаемые НДФЛ доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если при численности 11 и более физлиц вы сдадите бумажный 6-НДФЛ вместо электронного, штраф составит 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Куда представить 6-НДФЛ за 2021 год

Кто сдает 6-НДФЛ

Куда сдает

работников такого подразделения;
физлиц по договорам ГПХ, заключенным с этим ОП

по месту нахождения головной компании или выбранного ею подразделения — если ОП и головная компания находятся в одном муниципальном образовании (МО);
по месту нахождения ОП — если подразделения расположены в одном МО, а головная компания в другом.

Как заполнить 6-НДФЛ

6-НДФЛ за 2021 год следует заполнить в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

Заполнение титульного листа

Остальные поля титульного листа заполните в прежнем порядке:

Поле титульного листа

Порядок заполнения

214 — по месту учета российской компании;
215 — по месту нахождения правопреемника российской компании;
220 — по месту нахождения ОП российской компании;
120 — по месту жительства ИП;
320 — по месту деятельности ИП;
335 — по месту нахождения ОП иностранной компании в РФ;
121 — по месту жительства адвоката;
122 — по месту жительства нотариуса

сокращенное наименование компании;
полное наименование компании, если нет сокращенного;
ФИО ИП, адвоката, нотариуса без сокращений

компания;
ОП компании;
выбранное ОП;
место жительства ИП, адвоката, нотариуса;
место деятельности ИП на патентной системе

В первой графе укажите количество страниц расчета 6-НДФЛ за 2021 год.

1 — если 6-НДФЛ представляет налоговый агент;
2 — если расчет представляет представитель

ФИО руководителя, если 6-НДФЛ представляет компания;
ФИО уполномоченного физлица, если расчет представляется по доверенности

Заполнение Раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента

В Разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 2021 год отразите налог, удержанный в последние 3 месяца отчетного года — в октябре, ноябре и декабре 2021 года, сроки его перечисления, а также налог, возвращенный за эти 3 месяца, и даты возврата. Этот раздел отдельно заполните для доходов физлиц, облагаемых по прогрессивной ставке.

Читайте также: