Особенности учета налога на доходы при отпуске работника и выплате аванса

Обновлено: 28.03.2024

Аванс по зарплате представляет собой денежное вознаграждение, выплачиваемое сотруднику за первую половину месяца, при его выплате часто возникает вопрос, удерживать НДФЛ или нет.

Когда считать подоходный налог с заработной платы за первую половину месяца и в какие сроки его нужно перечислять в бюджет?

Сроки выплаты аванса по зарплате

Ст. 136 Трудового кодекса РФ устанавливает следующие важные правила по расчетам с персоналом по оплате труда:

  1. Заработная плата выплачивается двумя суммами.
  2. Промежуток между датами выплаты — 15 дней.
  3. Оплатить работу нужно не позднее 15 дней с момента окончания расчетного периода.

Исходя из этих норм закона, за первую половину месяца нужно обязательно выплатить аванс — причем сделать это до конца текущего расчетного месяца. Далее через 15 дней следует оплатить вторую часть.

Обычно аванс платится в двадцатых числах текущего месяца, а остаток по зарплате — в первые десять дней следующего. Например, 20-того и 5-того, или 25-того и 10-того.

Конкретные даты прописываются в локальных актах (Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор), а также в трудовом договоре.

Нельзя выплачивать аванс раньше срока, нельзя платить зарплату одной частью, даже при согласии работника — это всё грубые нарушения ТК РФ.

Удерживать НДФЛ или нет?

Аванс представляет собой часть заработной платы, которая назначается за отработанную первую половину месяца. Его размер обычно зависит от отработанного времени или выполненного количества работ. Возможно установление в фиксированной сумме, но рекомендуется придерживать размера от 40 до 50 процентов от месячной заработной платы (при учете полностью отработанного периода). Подробнее читайте здесь.

Аванс — это часть зарплаты. С заработной платы удерживается НДФЛ — налог по ставке 13%. На руки сотрудник получает доход за вычетом подоходного налога.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса — этот вопрос часто возникает у работодателей.

Датой фактического получения дохода в виде заработной платы признается последнее число месяца, а обязанность по налогообложению не может наступить раньше окончания месяца.

Так как аванс представляет собой зарплату за первую половину месяца, то удерживать с него НДФЛ раньше последнего дня месяца не допускается.

На практике подоходный налог удерживается после того, как будет посчитана заработная плата за вторую часть с полной суммы дохода.

В день фактической выдачи денежных средств НДФЛ отнимается, а платится в бюджет в день выплаты дохода или на следующий день.

Вывод: Удерживать НДФЛ с авансовой суммы при её непосредственной выдаче работнику не нужно, так как месяц еще не закончился — не наступила дата признания данного дохода. Сотрудник получает на руки всю начисленную сумму без удержаний.

Когда платить налог с заработной платы за первую половину месяца?

Несмотря на то, что удерживать налог с аванса при его выплате не нужно, этот доход все равно является налогооблагаемым, поэтому посчитать НДФЛ нужно будет позже — по окончании расчетного периода.

На практике работодатели облагают налогом аванс вместе с зарплатой за вторую половину месяца. При выдаче остатка по заработной плате сотруднику отнимается вся сумма НДФЛ (и с аванса, и с остатка по зп).

Перечислить налог в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем выдачи зарплаты за вторую часть месячного периода.

Пример расчета для 2021 года

Оклад сотрудника 55 000 руб. Ему оплачивается первая половина месяца пропорционально отработанному времени.

Даты выплаты зарплаты — 22 число текущего месяца и 7 число следующего.

В апреле 2021 года работник первого и второго числа брал отгулы за свой счет, то есть в первой половине апреля отработал только 9 дней, при этом всего рабочих дней — 22.

22-го апреля бухгалтер считает аванс = 55 000 * 9 дн. / 22 дн. = 22 500 руб. — полностью выплачивается работнику.

7 мая 2021 бухгалтер считает зарплату за вторую половину апреля = 55 000 * 11 дн. / 22 дн. = 27 500 руб.

Общий размер дохода за апрель = 22 500 + 27 500 = 50 000 руб. — дата его фактического получения для целей налогообложения — 30.04.2021.

НДФЛ = 50 000 * 13% = 6 500 руб. — удерживается 7 мая 2021, в этот же день платится.

Зарплата за вторую часть апреля на руки = 27 500 — 6 500 = 21 000 руб.

То есть сотрудник оплату за первую часть апреля получил полностью без удержаний, а с остатка была удержана вся сумма налога за апрель.

Ответы на частые вопросы

  • Вопрос 1: Удерживается ли НДФЛ, если аванс выдается в последний день месяца?

Ответ:

Возможна ситуация, что сроки оплаты труда — последнее число текущего месяца и 15-того число следующего. Этот вариант возможен и не нарушает норм закона.

Так как датой признания з/п в качестве налогооблагаемого дохода является последний день месяца, и аванс начисляется в этот же день, то с него нужно удержать НДФЛ и перечислить его в этот же день или на следующий.

При этом со второй части з/п, которая будет выплачена 15-того числа следующего месяца также нужно будет посчитать НДФЛ отдельно и уплатить его 15-го или 16 числа.

  • Вопрос 2: Что будет, если с аванса все-таки удержать НДФЛ до конца месяца?

Ответ:

Такой налог не будет засчитан налоговиками в качестве НДФЛ с заработной платы, и его потом придется платить заново.

Это объясняется отсутствием основания для налогообложения в момент досрочного перечисления — зарплата еще не начислена в эту дату с точки зрения НК РФ, данное событие произойдет только в последний день месячного периода.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Аванс и зарплата

Согласно ст. 136 ТК РФ, зарплата должна выдаваться раз в полмесяца. Сумма первой половины месяца — это и есть аванс. Его нужно выплатить, даже если сам работник написал отказ от него в письменной форме, иначе нанимателя оштрафуют по ст. 5.27 КоАП (письмо Роструда №472-6-0 от 01/03/07 г.). На совместителей эта норма также распространяется.

Законодатель указывает: обе части зарплаты (в том числе аванс) работодатель обязан выдать не позднее 15 дней после завершения соответствующего периода начисления, т.е. для аванса крайний срок выдачи – 30 число, а для зарплаты – 15 в следующем месяце.

Даты выдачи аванса фиксируются в ЛНА. Если дни совпадают с выходным или праздником, аванс обязаны выдать на день раньше. Дата выдачи является одним днем, недопустимо использовать в ЛНА интервал дат (Минтруд, документ №14-2-242 от 28/11/13 г.).

К проблемам, связанным с удержанием НДФЛ, может привести установление крайних сроков для выдачи зарплатных, в т.ч. авансовых, сумм.

Если выплата аванса проходит в последний день месяца, фискальные органы могут потребовать удержать налог согласно НК РФ.

Датой фактического получения дохода назван последний день месяца, это момент удержания НДФЛ (223-2, 226-4 НК РФ, опред. ВС №09-КГ16-1804 от 11/05/16 г.).

Если аванс выдавался 15 числа, зарплата должна быть выдана в конце месяца и должен быть произведен расчет с работником, что практически редко возможно осуществить. При этом, если перечисление налога на доходы с аванса ФНС признает безосновательным, сумма вернется налогоплательщику, поскольку не считается налогом по НК РФ.

Как рассчитывать аванс, решает работодатель:

  1. В виде фиксированной суммы (или процентов от зарплаты).
  2. По фактическому объему работ (или отработанному времени).

Чиновники предлагают рассчитывать аванс пропорционально отработанному времени, включая в расчет ряд постоянных компенсационных выплат, надбавок, кроме основной оплаты труда, либо исчислять аванс в процентах, он должен быть приблизительно равным по сумме заработной плате (по письмам Минтруда и Роструда №14-1/В-725 от 10/08/17 г., Т3/5802-6-1 от 26/09/16 г., Минздравсоцразвития №22-2-709 от 25/02/09 г.).

Расчет по отработанному времени – трудоемкий процесс. Зачастую аванс устанавливается равным 40% от суммы постоянного заработка, что с учетом НДФЛ при окончательном расчете дает сравнимые величины первой и второй части зарплаты.

На заметку! ТК РФ не содержит запрета выдавать авансы чаще раза в месяц, например, еженедельно, подекадно.

Аванс по оплате труда в первый рабочий месяц

Очевидно, что при расчете и выдаче аванса новому члену коллектива необходимо учитывать:

  • фиксированную часть выплат и постоянные доплаты, надбавки, компенсации;
  • отработанное время;
  • соблюдения законодательных норм по срокам выплат.

Когда речь идет об авансе в первый месяц работы, могут возникать различные нюансы исчисления и выдачи этой обязательной выплаты.

Пример: в организации установлен фиксированный аванс в рублях. Если такой порядок прописан в ЛНА, то эту сумму нужно выдать и только что принятому работнику. Однако в первый месяц работы он может не заработать сумму, покрывающую авансовую выплату, поскольку:

  • отработал меньшее число дней по сравнению с другими;
  • заболел;
  • решил уволиться в этом же месяце и др.

Здесь аванс выступает как предоплата за труд, а не оплата за первую половину месяца. Работодатель, выплачивая фиксированные суммы новичку, рискует понести неоправданные затраты и привлечь нежелательное внимание контролирующих органов.

В ситуации, когда сотрудник, в том числе и новый, просит предоставить ему аванс сразу за несколько месяцев вперед, что тоже является, по сути, предоплатой его труда, целесообразно оформить договор займа, указав минимальную процентную ставку. В противном случае такой аванс может приравниваться к займу беспроцентному, вызывать вопросы в части уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Аванс за месяц вновь принятому сотруднику должен быть выплачен в обязательном порядке, даже если он отработал в первую половину месяца всего несколько дней.

Выплата ему не положена лишь в случае отсутствия на работе, таково мнение судей (апелл. опред. Мосгорсуда по д. №33-15891/2012 от 07/08/12 г.).

К примеру, если новый сотрудник отработал 14 и 15 числа, ему начисляется аванс за 2 отработанных фактически дня, а далее будет начисляться зарплата. Если он работал с первого дня месяца, аванс за этот месяц новый сотрудник получит наравне с другими, с учетом принятого в организации порядка исчисления и выдачи зарплаты первой половины месяца.

Если работник принят в начале месяца, а аванс за период в организации выплачивается в конце месяца, то зарплата за предыдущий месяц ему еще по общему порядку не положена. Однако и период от начала работы до первой авансовой выплаты, продолжительностью более 2 недель, незаконен.

Устранить нарушение ст. 136 ТК РФ можно, прописав в ЛНА особые условия для первого месяца работы сотрудников – по срокам и порядку исчисления и выплат.

Отпуск авансом

Работник может взять отпуск в первый месяц работы, если есть взаимная договоренность с администрацией либо он относится к льготникам, которым отказать, согласно ст. 122 ТК РФ, нельзя (беременные, несовершеннолетние, усыновители, супруги, чьи жены находятся в отпуске по БиР, ветераны, чернобыльцы, супруги военнослужащих). Эти случаи прописаны непосредственно в ТК РФ и в соответствующих категориям льготников федеральных законах.
Использующий отпуск в том же месяце, в котором начал работать, сотрудник не имеет в расчетном периоде отработанных дней и заработной платы.

Согласно правительственному документу №922 от 24/12/07 г., п. 7-8, в расчет берется время, которое он фактически отработал за этот месяц до момента начала отпуска и фактически начисленная ему сумма. Если гражданин, оформившись, поработать не успел, и сразу взял отпуск, расчет ведется по окладу или тарифной ставке.

Вопрос: Работник уволен 16.01.2020, был произведен расчет и удержан НДФЛ, а 17.01.2020 НДФЛ перечислен в бюджет. 13.01.2020 работнику был выплачен аванс по заработной плате. НДФЛ с аванса не удерживался. Когда должен быть перечислен НДФЛ с аванса в данной ситуации?
Посмотреть ответ

Аванс в ЛНА

Вопросы предоставления аванса в компании должны быть отрегулированы на уровне локальных НА. Это касается как предоставления отпуска авансом, так и выдачи авансов по зарплате. Отпуск авансом, если он предоставляется по закону новым и давно оформленным по договору сотрудникам, требует прописать, кто и в каком порядке будет выполнять их функции в этот период, каков порядок оплаты.

Порядок начисления и выплаты аванса также регламентируется законодателем только в общих чертах. В ЛНА отражаются алгоритмы расчета аванса, сроки и порядок выдачи.

Для сотрудников-новичков необходимо прописать особый порядок получения первой и второй части заработной платы за первый месяц работы, чтобы от начала работы до первой выплаты прошло не более 1⁄2 месяца, вне зависимости от общего графика зарплатных выплат.

К примеру, если аванс в компании выдается 22 числа, а зарплата 7 числа, в ЛНА можно прописать получение первой зарплаты для:

  • принятых в первые две недели (до 14 числа) – 15 числа;
  • принятых с 15-21 – 22 числа, одновременно с другими;
  • принятых с 22 до конца месяца – 7 числа, общий срок выплаты.

Под ЛНА здесь понимается договор с работником или колдоговор с приложением: Правилами внутреннего трудового распорядка – ПВТР (ст. 136, 190 ТК РФ). Исходя из формулировки ст. 190, следует вывод, что ПВТР может служить не только приложением к колдоговору, но и самостоятельным ЛНА, если колдоговор не заключался.

По мнению судей и чиновников Роструда, нормы могут быть прописаны в одном из ЛНА, однако Роструд считает первостепенным положения ПВТР (документ №ПГ/1004-6-1 от 06/03/12 г., опред. Мосгорсуда №4г/5-12211/12 от 24/12/12 г.). Можно прописать все особенности выдачи аванса в Правилах, а в другие ЛНА, затрагивающие этот вопрос, дать ссылки на документ.

Трудовое законодательство часто пересекается с налоговым. Должна ли организация, исполняющая обязанности налогового агента, исчислять и удерживать НДФЛ при выплате аванса по заработной плате или аванса исполнителю по гражданско-правовому договору? Всегда ли работодатель должен удерживать НДФЛ с суммы прощенного долга работнику? На эти вопросы "РГБ" ответила Елена Воробьева, к.э.н., член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов.

- Должна ли организация, исполняющая обязанности налогового агента, исчислять и удерживать НДФЛ при выплате аванса по заработной плате или аванса исполнителю по гражданско-правовому договору?

- Налоговый агент (российская организация или индивидуальный предприниматель), исполняя возложенные на него Налоговым кодексом обязанности по исчислению и перечислению в бюджетную систему РФ НДФЛ, должен руководствоваться следующим. При определении налоговой базы учитываются все полученные налогоплательщиком доходы (п. 1 ст. 210 НК РФ). Другими словами, налоговый агент обязан сформировать налоговую базу и исчислить соответствующую сумму НДФЛ на каждую дату получения физическим лицом дохода, источником которого он (агент) является.

Далее налоговый агент обязан (п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ) удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате в денежной форме и перечислить удержанную сумму НДФЛ в бюджетную систему РФ не позднее:

- дня получения в банке денежных средств на выплату дохода из кассы организации;

Фото: depositphotos.com

- дня перечисления денежных средств на расчетный счет налогоплательщика в банке;

- дня, следующего за днем выплаты дохода физическому лицу из кассы организации, если денежные средства в кассе - это выручка организации.

Таким образом, основными являются: дата получения дохода (она же дата формирования налоговой базы и исчисления НДФЛ) и дата выплаты дохода в денежной форме (она же дата удержания и перечисления суммы налога в бюджетную систему РФ).

Особые правила установлены только для дохода в виде заработной платы работника - лица, с которым заключен трудовой договор: датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислена оплата труда (п. 2 ст. 223 НК РФ). Это обусловлено следующим.

Заработная плата рассчитывается пропорционально фактически отработанному работником в течение календарного месяца времени, указанному в табеле. Как правило, табель учета рабочего времени оформляется ("закрывается") ответственным за его ведение лицом один раз - в последний день месяца. Именно на момент закрытия табеля бухгалтер должен начислить работнику заработную плату за прошедший месяц, т.е. сформировать обязательство работодателя перед работником. На эту же дату - последний день месяца, за который начисляется заработная плата, формируется обязательство работника перед бюджетом - исчисляется сумма НДФЛ.

Таким образом, налоговый агент производит исчисление НДФЛ со всей суммы заработной платы один раз - в последний день месяца, за который начислена оплата труда и также однократно удерживает налог - при фактической выплате заработной платы за вторую половину месяца (письма минфина от 10.07.2014 N 03-04-06/33737 и др.).

В то же время ст. 136 Трудового кодекса РФ требует от работодателя выплаты заработной платы работникам не реже чем каждые полмесяца, что приводит к следующему: оплата труда за первую половину месяца не может быть начислена, поскольку табель учета рабочего времени еще не "закрыт". Таким образом, за первую половину месяца производится выплата не начисленной заработной платы, а как правило, фиксированной суммы, называемой "авансом".

Поскольку день выплаты аванса по заработной плате предшествует дате получения дохода, установленной п. 2 ст. 223 НК РФ, налоговая база по НДФЛ не может быть сформирована, а значит, не производится исчисление налога. При этом особые правила обусловлены не названием выплаты - "аванс", а только тем, что соответствующая сумма выплачивается без начисления в силу требований ст. 136 ТК РФ, не исполнить которые работодатель не имеет права.

Если же авансом называется иная сумма, выплачиваемая, например, исполнителю в рамках договора гражданско-правового характера, то она считается полученной в день фактической выплаты из кассы или в день перечисления денежных средств на расчетный счет исполнителя в банке (п. 1 ст. 223 НК РФ). Именно в этот день налоговый агент (заказчик) обязан произвести исчисление, удержание и перечисление НДФЛ с данной выплаты в бюджетную систему РФ (письмо минфина от 28.08.2014 N 03-04-06/43135).

При этом не имеет значения факт и объем выполнения работ (оказания услуг) по договору, наличие подписанного акта сдачи-приемки работы и любые другие условия. Более того, в соответствии с п. 2 ст. 711 ГК РФ подрядчик (исполнитель по договору подряда) не имеет права требовать выплаты ему аванса, если договором не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или ее отдельных этапов. Другими словами, в отличие от работодателя, обязанного производить выплату заработной платы до фактического ее начисления, заказчик по договору гражданско-правового характера вправе изначально не предусматривать возможности авансовых выплат при заключении договора.

Если предусмотренная договором гражданско-правового характера работа не выполнена и исполнитель возвращает заказчику полученный ранее аванс, то производится возврат суммы НДФЛ исчисленной, удержанной из суммы аванса и перечисленной в бюджетную систему РФ. В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. Возврат указанной суммы производится за счет сумм НДФЛ, удержанных налоговым агентом из доходов других налогоплательщиков (например, работников организации) и подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ, в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке. Обращаться в налоговый орган за разрешением произвести указанный возврат налоговый агент не должен.

- Всегда ли работодатель должен удерживать НДФЛ с суммы прощенного долга работнику?

personal photo

В программе Бухгалтерия цепочка НДФЛ состоит из звеньев:

Документы начисления (Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный) - Ведомость на выплаты - Выплата работнику - Уплата НДФЛ (Списание с расчетного счета, выдача наличных). Все они формируют движения по регистрам НДФЛ.

Также не следует забывать, что в программе могут находиться документы ручных операций (Операции – Операции, введенные вручную), которые также могут содержать движения по регистрам НДФЛ и выплат.

Чем отследить неверные движения

Для того, чтобы получить детальную информацию о движениях налога по конкретным сотрудникам, а также документам-регистраторам этих движений нам потребуется воспользоваться аналитическим отчетом Анализ НДФЛ по месяцам. В программе уже настроено несколько его вариантов, но мы немного доработаем их, убрав лишнюю информацию и добавив то, что нужно нам для удобства поиска. Также вы получите навык работы с любыми другими отчетами в 1С, так как принципы их построения и редактирования во всех конфигурациях примерно одинаковы.

Но если времени разбираться в этом нет, мы прилагаем по данной ссылке уже сохраненный вариант настроенного отчета и здесь же в инструкции покажем, как его открыть в своей конфигурации, чтобы обойтись без настройки. Для этого перейдите к описанию как загрузить уже готовый вариант отчета.

Для создания такого расширенного отчета вам необходимо зайти:

В Бухгалтерии 3.0 – Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Анализ НДФЛ по месяцам

В ЗУП 3.0 – Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Анализ НДФЛ по месяцам

1. Нажимаем кнопку Настройки

2. Нажимаем кнопку Расширенный

3. Заходим на вкладку Структура

Нажимая и удерживая левую кнопку мыши на элементе ИФНС, перетаскиваем его на поле Строки. Обратите внимание, что с элементом перетаскиваются и все подчиненные ему.

Исправление учета по НДФЛ

4. Выбираем поле Организация и нажимаем иконку Удалить (или Delete на клавиатуре). Точно также обратите внимание – удаляются также все подчиненные элементы.

Исправление учета по НДФЛ

5. Выбрав строку По сотрудникам нажимаем Добавить и выбираем поле Регистратор.

Исправление учета по НДФЛ

6. Устанавливаем флаг на самой строчке По сотрудникам. Проваливаемся в нее и внутри добавляем поле Код дохода. Нажимаем Выбрать.

Исправление учета по НДФЛ

7. Ниже в списке Колонки флагами отмечаем те поля, которые хотим видеть в отчете. Мы рекомендуем набор как на рисунке ниже. Поля Осталось удержать и Осталось перечислить будут сигнализировать о том, что налог был удержан/перечислен не в полном соответствии с суммами исчисленного. В корректных ситуациях эти поля будут пустыми

Исправление учета по НДФЛ

Исправление учета по НДФЛ

9. Также для облегчения зрительного восприятия отчета мы можем добавить выделение жирным для сотрудников, которые будут выведены в отчете на 3-м его уровне. На вкладке Оформление нажмите Добавить. Уже в открывшейся таблице на вкладке Оформление найдите строчку Шрифт и провалившись в ее значение, нажмите флаг Полужирный.

Исправление учета по НДФЛ

10. На вкладке Условие нажмите Добавить и выберите Системные поля – Уровень.

Исправление учета по НДФЛ

11. В получившейся записи добавим цифру 3 напротив поля Уровень. Нажмем Ок.

Исправление учета по НДФЛ

12. Напоследок, на вкладке Оформление снимем флаг Заголовок Анализ НДФЛ по месяцам, чтобы несколько расширить место для полезной информации в отчете.

Исправление учета по НДФЛ

13. Теперь сохраним измененный нами отчет для дальнейшего пользования. Прибавим к его названию какое-либо слово для удобства.

Исправление учета по НДФЛ

Исправление учета по НДФЛ

Как созданный отчет отображает движения НДФЛ

Исправление учета по НДФЛ

Как сохранить свой вариант отчета в файл и загрузить уже сохраненный вариант из файла

Для тех, кому некогда разбираться, как настраивать отчет с нуля, мы предлагаем воспользоваться этой возможностью – загрузить уже созданные нами расширенные варианты отчетов с помощью действий, показанных на рисунке ниже.

Для того, чтобы сохранить свой вариант отчета вам необходимо нем нажать Еще – Варианты отчета – Сохранить в файл. Обратите внимание, что любой отчет всегда сохраняется с неизменным названием ReportOptions, поэтому сразу при выборе папки щелкните дважды мышью на эту строчку, что приведет к ее выделению, и внесите свое название отчета.

Исправление учета по НДФЛ

Для того, чтобы загрузить чей-то сохраненный вариант отчета вам необходимо выбрать обычный предустановленный отчет Анализ НДФЛ по месяцам в программе и в нем нажать Еще – Варианты отчета – Обновить из файла. После чего не забудьте сохранить его, как было рекомендовано ранее.

Исправление учета по НДФЛ

Исправление учета по НДФЛ

Наиболее частые причины несовпадения сумм исчисленного и удержанного налога

1. Отсутствует ведомость с конечной выплатой из-за перекрывающего выплату аванса

Ведомость на выплату зарплаты в программе есть, а вот конкретный сотрудник в нее не попал. В Бухгалтерии 3 можно это проверить в Зарплата и кадры – Ведомости в банк (Ведомости в кассу), введя в поле поиска фамилию сотрудника, что также выполнит отбор по тем ведомостям, где он упоминается. Чаще всего такие ситуации возникают из-за того, что ранее выплаченный аванс данного сотрудника перекрыл все имеющиеся у него суммы к выплате. А так как аванс в программе как окончательная выплата не принимается и никаких движений по НДФЛ не делает, такой сотрудник просто не попадает в ведомость на окончательную выплату, а в последующем месяце у него ко всему прочему будет пересчет с вычетом суммы аванса прошлого месяца и начислением части зарплаты, не учтенной когда положено.

Исправление, 2 варианта:

1. При возможности убирать сотрудника из ведомости на аванс и добавлять эту выплату в ведомость на конечную выплату. Тогда НДФЛ корректно учтется.

2. Если уже нет возможности изменить документы выплат, оставляем сотрудника в ведомости на аванс, но в ведомость на конечную выплату добавляем его принудительно, хотя бы с нулевой суммой, но в расшифровке НДФЛ в обязательном порядке вручную через Добавить прописываем все необходимые для удержания налога сведения регистра: дата получения дохода, код дохода, сумма налога, ставка, подразделение, ИФНС.

Исправление учета по НДФЛ

Исправление учета по НДФЛ

2. В ведомости суммы выплаты сотруднику есть, но отсутствует ссылка на документ-основание.

Исправление: Два пути.

1. Заново подтянуть сотрудника еще раз в ведомость. Если помимо данной ведомости ошибок нет, он должен подтянуться с привязкой к нужному документу-основанию и налогом. Если же он не подтягивается, а налог удержать все же надо, используем второй вариант.

2. Провалиться сразу в пустующее поле Документ-основание и выбрать его. Например, мы знаем, что данная сумма, это выплата по отпуску. Проваливаемся, выбираем тип документа Отпуск – программа при этом даст нам выбрать из списка конкретный документ отпуска. После чего нажимаем внизу Ок, выходим из расшифровки, правой клавишей мыши нажимаем на сумму налога и нажимаем Обновить НДФЛ..

3. Некорректное отражение в ведомости на конечную выплату суммы уже выплаченного аванса

Большинство ошибок имеют причину в некорректном заполнении Ведомости.

Ведомость (за исключением авансовых) должна:

Содержать сумму НДФЛ

Содержать в расшифровке ссылку на документ-основание (их может быть несколько (Начисление зарплаты, Премия и.т.д.) и тот самый вид дохода, который используется в документе, который рассчитал этот налог

В расшифровке суммы НДФЛ должна быть ссылка на ИФНС (самая последняя колонка)

Если был выплачен аванс, в расшифровке суммы на конечную выплату должна быть отдельная строка документа-основания с отрицательной суммой

Когда аванс был выплачен, а в конечной ведомости расшифровка содержит только сумму к текущей выплате:

Программа уменьшит НДФЛ пропорционально сумме выплаты

НДФЛ удержанный рассчитается не со всей суммы а лишь с суммы выплаты без учета аванса

В Ведомости за следующий месяц будет сумма НДФЛ прошлого периода, которая не попала в прошлую Ведомость за вычетом НДФЛ

Правильным будет такой набор строк в расшифровке:

Строка с отрицательной суммой уже выплаченного аванса

Строка (строки) с документом-основанием с полной суммой причитающихся доходов за вычетом НДФЛ

Исправление:

1. Быстро: Распроводим связанную с ведомостью выплату (Списание с расчетного счета, Выдача наличных), чтобы исключить обнуление НДФЛ при изменении суммы. Вручную добавляем в расшифровку выплаты в ведомости нужную строку отрицательной суммы аванса, а в строке с документом-основанием для выплаты изменяем сумму выплаты на полную за вычетом НДФЛ.

2. Точно. Распроводим последующие ведомости. Распроводим связанные с ними выплаты (Списание с расчетного счета, Выдача наличных), Заново подтягиваем сотрудника в данную ведомость. Проверяем корректность суммы и ее расшифровку. Обратно проводим ведомости и затем связанные выплаты (Списание с расчетного счета, Выдача наличных).

4. Правки начислений задним числом

В документе начислений задним числом уже после заполнения ведомости были внесены изменения, а ведомость по сотруднику не перезаполнили и НДФЛ там не обновился.

Исправление: Распроводим связанную с ведомостью выплату (Списание с расчетного счета, Выдача наличных), чтобы исключить обнуление НДФЛ при изменении суммы. Правой клавишей мыши нажимаем на сумму налога и нажимаем Обновить налог. Обратно проводим связанный документ выплаты (Списание с расчетного счета, Выдача наличных).

5. Налог был исчислен по одной ИФНС, а удержан по другой.

Ситуация актуальна для организаций, которые либо имеют обособленные подразделения, либо в середине года просто меняли ИФНС и что-то оформили в программе неверно.

Исправление: Проверив в каких месяцах и по каким документам имеется расхождение, делаем следующее:

1. Проверяем в настройках имеющихся регистраций ИФНС с какого месяца они будут применены к конкретному подразделению/всей организации. Если этот месяц указан неверно, то дальнейшие действия успехом не увенчаются. Главное – Организации – находим Налоговая инспекция – нажимаем ссылку История.

Исправление учета по НДФЛ

Именно в этом окне вы увидите, с какого месяца будет регистрироваться НДФЛ по новой ИФНС по основному подразделению.

Исправление учета по НДФЛ

Точно такая же ссылка История есть и в карточке обособленных подразделений (Главное – Организации – Подразделения)

2. Все затронутые ошибкой документы начислений просто перепроводим, этого достаточно для обновления привязки к нужной ИФНС.

3. Документы ведомостей перепровести недостаточно, привязку к ИФНС нужно обновить внутри них. Предварительно надо будет распровести (а после исправлений обратно провести) связанные с ведомостью документы выплат (Списание с расчетного счета, Выдача наличных). Есть два варианта исправления:

Второй: Выделяем в ведомости строки с проблемными доходами, нажимаем правой кнопкой мыши на сумму налога – нажимаем Обновить налог. ИФНС по таким доходам сменится на правильную, но, учтите, что это может привести к изменению удержанного налога, если присутствовали иные проблемы с его удержанием.

6. Несоответствие дат предполагаемой выплаты в документе-основании и ведомости.

Так, налог с премии, в документе которой указана дата выплаты 15 марта, не будет удержан ведомостью с датой 10 марта. Программа не сможет произвести выплату раньше начисления, соответственно, и налог по конкретному документу-основанию удержать не сможет. Причем в этой ситуации, программа даже не скорректирует вам данную сумму НДФЛ в следующих месяцах.

В документе Отпуск нажимаем Еще – Изменить форму

Исправление учета по НДФЛ

Находим ветку Главное – там строку Дата выплаты, ставим флаг. Нажимаем Ок

Исправление учета по НДФЛ

7. Движения налога продублированы другими документами помимо ведомостей и документов начислений.

Уже есть документы Операции - Операции, введенные вручную или Зарплата и кадры – Все документы по НДФЛ - Операция учета НДФЛ, в которых есть либо движения исчисления налога, либо движения удержания, либо внесены данные по регистрам НДФЛ, и эти движения накладываются на движения документов, которые вы сами создаете в программе. Как правило, расширенный отчет Анализ НДФЛ по месяцам, который мы настроили ранее, без труда эти документы покажет, и останется лишь выбрать, какие движения оставить, а какие удалить.

Общая схема исправления учета НДФЛ

Данный вариант исправления подходит для исправления большинства ситуаций.

1. Заходим в Банк и Касса, где распроводим все документы выплат по зарплате. Чаще всего, если речь только про доходы штатных сотрудников, достаточно выбрать способ выплаты перечисление заработной платы и сделать отбор списаний только по нему, это облегчит работу.

Исправление учета по НДФЛ

2. Распроводим все ведомости до первой проблемной.

3. Проверяем корректность исчисленного НДФЛ пользуясь данными о налоговой базе из нашего расширенного отчета Анализ НДФЛ по месяцам.

4. Если исчисленный налог рассчитан неверно, заходим в документы начислений и проверяем суммы НДФЛ. Если есть необходимость пересчета, в документах Начисление зарплаты нажимаем Еще – Пересчитать НДФЛ

5. Далее выделяем в ведомости проблемных сотрудников, нажимаем для любого из них правой клавишей мыши на сумму НДФЛ и нажимаем Обновить НДФЛ.

Исправление учета по НДФЛ

6. Проверяем отчетом Анализ НДФЛ по месяцам, равна ла в данном месяце сумма удержанного налога налогу исчисленному.

7. Если равенства нет, пробуем перезаполнить в ведомости проблемных сотрудников. При этом обращаем внимание на то, не изменятся ли суммы к выплате и не появятся ли в расшифровках выплаты дополнительные пересчеты и строки. При необходимости после перезаполнения сохранить сумму выплаты неизменной не меняем общую сумму выплаты в ведомости! Это приведет к тому, что программа пропорционально изменит в расшифровке ВСЕ составляющие выплаты, включая и сумму выплаченного аванса. Проваливаемся в расшифровку (пустое поле справа от суммы выплаты) и там вручную изменяем необходимые суммы, чтобы выйти на требуемую сумму выплаты в итоге.

8. Действия 2-6 повторяем по всем последующим ведомостям последовательно, проводя их затем по очереди.

Читайте также: