Организация электронного документооборота между участниками налоговых отношений

Обновлено: 28.05.2024

В целях эффективного управления процессами и оптимизации работы Федеральной налоговой службы приказываю:

1. Утвердить Положение об Управлении электронного документооборота Федеральной налоговой службы согласно приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 28.04.2020 N ЕД-7-26/293@ "Об утверждении Положения об Управлении электронного документооборота Федеральной налоговой службы".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

приказом ФНС России

от "__" ______ 2020 г. N ___

ОБ УПРАВЛЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

1. Общие положения

1.1. Управление электронного документооборота (далее - Управление) является самостоятельным структурным подразделением Федеральной налоговой службы (далее - Служба).

1.2. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, другими федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, Положением о Федеральной налоговой службе, приказами и распоряжениями Службы, решениями руководства Службы, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

2.1. Методологическое и организационное обеспечение взаимодействия налогоплательщиков со Службой по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота.

2.2. Методологическое обеспечение создания и поддержания актуальности форматов электронных документов, используемых при взаимодействии между хозяйствующими субъектами.

2.3. Методологическое обеспечение порядка обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами Российской Федерации.

2.4. Методологическое обеспечение процесса хранения электронных документов хозяйствующими субъектами.

2.5. Методологическое обеспечение порядка обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами Российской Федерации с хозяйствующими субъектами иных государств.

2.6. Совершенствование нормативно-правовой базы обеспечения электронного документооборота.

2.7. Оценка эффективности деятельности Службы в целом и применительно к территориальным налоговым органам, а также подведомственным организациям в части вопросов, входящих в компетенцию Управления.

2.8. Внедрение и методологическое обеспечение работы технологических процессов по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

2.9. Методологическое сопровождение вопросов применения средств электронной подписи и электронной доверенности в процессе электронного документооборота между хозяйствующими субъектами, а также при взаимодействии в электронной форме налогоплательщиков и хозяйствующих субъектов со Службой.

3. Основные функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1.1. Организацию работ по развитию процесса взаимодействия налогоплательщиков с налоговыми органами по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота;

3.1.2. Согласование форматов документов, представляемых налогоплательщиками в Службу;

3.1.3. Ведение справочников форм и форматов, используемых для приема документов от налогоплательщиков по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота;

3.1.4. Заключение договоров с операторами электронного документооборота и публикацию соответствующей информации на официальном сайте Службы в сети Интернет;

3.1.5. Методологическое обеспечение ведения разделов на официальном сайте Службы в сети Интернет, посвященных взаимодействию налогоплательщиков со Службой по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота, а также взаимодействию хозяйствующих субъектов между собой в электронной форме;

3.1.6. Методологическое сопровождение наполнения и использования информационного ресурса "Доверенность";

3.1.7. Методологическое сопровождение наполнения и использования информационного ресурса, обеспечивающего хранение и применение информации о сертификатах ключей электронной подписи налогоплательщиков для взаимодействия с налоговыми органами в электронной форме;

3.1.8. Разработка и согласование технологических требований, связанных с обменом электронными документами между хозяйствующими субъектами, а также при взаимодействии налогоплательщиков с налоговыми органами по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота;

3.1.9. Взаимодействие с операторами электронного документооборота, обеспечивающими обмен документами в электронной форме между хозяйствующими субъектами;

3.1.10. Организацию процесса включения операторов электронного документооборота в перечень доверенных операторов Службы, ведения реестра доверенных операторов Службы и его публикацию на официальном сайте Службы в сети Интернет;

3.1.11. Подготовку и внедрение форматов электронных документов, которые могут использоваться хозяйствующими субъектами при взаимодействии друг с другом, а также для последующего представления таких документов в контролирующие органы, в том числе Службу;

3.1.12. Разработку нормативных правовых актов, создающих условия, позволяющие повысить привлекательность применения электронного документооборота хозяйствующими субъектами;

3.1.13. Организационно-методологическое обеспечение порядка применения электронной подписи в рамках электронного документооборота, в том числе между хозяйствующими субъектами, а также при взаимодействии в электронной форме налогоплательщиков и хозяйствующих субъектов со Службой;

3.1.14. Методологическое сопровождение процесса признания средств криптографической защиты информации иностранного государства в целях возможности обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами;

3.1.15. Методологическое сопровождение вопроса долгосрочного хранения хозяйствующими субъектами электронных документов с сохранением юридической значимости;

3.1.16. Взаимодействие с органами исполнительной власти, ассоциациями и иными общественными организациями, аккредитованными удостоверяющими центрами, разработчиками криптографического программного обеспечения и оборудования, разработчиками учетных систем и электронными торговыми площадками по вопросам совершенствования электронного документооборота;

3.1.17. Участие в семинарах и конференциях по вопросам развития электронного документооборота, а также изучения причин, препятствующих внедрению электронных документов в повседневную деятельность хозяйствующих субъектов;

3.1.18. Организацию профильных исследований;

3.1.19. Организационно-методическое обеспечение работ по повышению информированности налогоплательщиков в части вопросов организации и применения электронного документооборота между хозяйствующими субъектами, а также при взаимодействии с налоговыми органами по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота;

3.1.20. Разработку форм статистической налоговой отчетности о результатах работы налоговых органов при осуществлении взаимодействия с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота;

3.1.21. Обеспечение методического руководства работы налоговых органов по порядку формирования указанной статистической налоговой отчетности;

3.1.22. Анализ результатов работы налоговых органов по взаимодействию с налогоплательщиками по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота.

3.2. Изучает и обобщает зарубежный опыт в области организации электронного документооборота.

3.3. Организует внутренний контроль деятельности налоговых органов по направлениям деятельности налоговых органов, относящимся к компетенции Управления, в том числе разрабатывает методические документы и технологические решения по организации системы внутреннего контроля, и участвует в его проведении.

3.4. Участвует в обучении работников налоговых органов, проводит совещания, семинары, оказывает практическую помощь налоговым органам по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.5. Подготавливает материалы по вопросам, находящимся в компетенции Управления, для публикации в средствах массовой информации и размещения на официальном сайте Службы в сети Интернет.

3.6. Анализирует, обобщает, готовит ответы на поступившие в Управление предложения, заявления и запросы территориальных налоговых органов по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.7. В установленном порядке рассматривает обращения, заявления налогоплательщиков и готовит ответы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3.8. Представляет интересы Службы в федеральных органах государственной власти по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3.9. Обеспечивает базовый, расширенный и специальный уровни профессиональных знаний и навыков государственных гражданских служащих в области информационно-коммуникационных технологий в части деятельности Управления.

3.10. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту государственной, налоговой и иной охраняемой законом тайны, персональных данных.

3.11. Обеспечивает контроль исполнения законодательства и нормативных правовых актов по противодействию коррупции, соблюдению государственными гражданскими служащими запретов, ограничений, обязательств и правил служебного поведения в части деятельности Управления.

3.12. Ведет в установленном порядке делопроизводство и хранение документов Управления, осуществляет их передачу на архивное хранение.

3.13. Участвует в обеспечении мобилизационной подготовки центрального аппарата и территориальных налоговых органов к деятельности в военное время и в условиях военного и чрезвычайного положений.

3.14. Организует и выполняет мероприятия по мобилизационной подготовке Управления к деятельности в военное время и в условиях военного и чрезвычайного положений.

3.15. Участвует в организации и обеспечении выполнения предусмотренных законодательством Российской Федерации мероприятий по поддержанию готовности территориальных налоговых органов к ведению гражданской обороны.

3.16. Организует и выполняет предусмотренные законодательством Российской Федерации мероприятия по вопросам поддержания готовности Управления к ведению гражданской обороны.

3.17. Осуществляет иные функции по поручению руководства Службы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4. Права при реализации основных функций Управления

Управление для осуществления своих основных функций имеет право:

4.1. Вносить руководству Службы предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

4.2. Знакомиться с документами, необходимыми для выполнения возложенных на Управление задач, в подразделениях Службы.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от подразделений центрального аппарата Службы и ее территориальных органов, федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организаций, независимо от их организационно-правовой формы, материалы, необходимые для решения вопросов, входящих в компетенцию Управления.

4.4. Привлекать в установленном порядке специалистов научно-исследовательских и иных организаций, готовить материалы для заключения договоров с этими организациями на проведение и выполнение работ по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

4.5. Вести в установленном порядке переписку с организациями по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

4.6. Готовить проекты нормативных правовых актов, приказов и других документов по функциям в соответствии с функциями Управления и направлять их на заключение соответствующим подразделениям Службы.

4.7. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений Службы к подготовке проектов документов, справочной информации и других материалов по поручению руководства.

4.8. Изучать зарубежный опыт по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

4.9. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на осуществление необходимых для выполнения своих задач закупок программных, технических средств и расходных материалов.

4.10. Осуществлять взаимодействие в пределах своей компетенции с международными организациями по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.11. Осуществлять иные полномочия, входящие в компетенцию Управления.

5. Организация деятельности Управления

5.1. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями и подведомственными организациями Службы, с соответствующими подразделениями федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественными объединениями и другими организациями на основе планов, составленных в соответствии с основными направлениями работы Службы, приказов Службы, мероприятий, утверждаемых руководством Службы.

5.2. Структура Управления и численность его работников устанавливаются руководителем Службы в соответствии с утвержденной структурой и численностью работников центрального аппарата Службы.

Для выполнения задач, возложенных на Управление, в его составе создаются соответствующие отделы.

5.3. Работники Управления несут персональную ответственность за выполнение обязанностей, возложенных на них в установленном порядке.

5.4. Руководство Управлением осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем Службы в соответствии с действующим законодательством.

5.5. Назначение на должности сотрудников Управления осуществляется руководителем Службы по представлению начальника Управления в соответствии с действующим законодательством.

Освобождение от замещаемой должности сотрудников Управления осуществляется руководителем Службы в соответствии с действующим законодательством.

5.6. Начальник Управления:

5.6.1. Осуществляет общее руководство Управлением, организует его работу, устанавливает круг вопросов, относящихся к компетенции его заместителей, утверждает положения об отделах, регламенты и должностные регламенты гражданских служащих, осуществляет контроль за их выполнением.

5.6.2. Вносит в установленном порядке предложения о назначении, перемещении и увольнении работников Управления, наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших должностной проступок, а также о поощрении работников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей.

5.6.3. Принимает участие в совещаниях, проводимых руководством Службы, вносит предложения по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

5.6.4. Организует в установленном порядке совещания и семинары с участием территориальных налоговых органов и находящихся в ведении Службы организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, принимает участие в работе совещаний и семинаров, организуемых другими подразделениями центрального аппарата Службы.

5.6.5. Дает сотрудникам Управления обязательные для них письменные и устные указания по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, в пределах их должностных обязанностей и требует от них отчет об исполнении этих указаний.

5.6.6. Представляет в установленном порядке Службу по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, в федеральных органах государственной власти, органах власти субъектов Российской Федерации.

5.6.7. В установленном порядке отвечает на письма структурных подразделений центрального аппарата Службы и ее территориальных органов, организаций и граждан, организует прием граждан и должностных лиц организаций и в соответствующих случаях осуществляет их личный прием.

5.6.8. В установленном порядке получает от других подразделений центрального аппарата, территориальных налоговых органов и организаций, находящихся в ведении Службы материалы и документы, необходимые для деятельности Управления.

5.6.9. Проводит служебные совещания с работниками Управления.

5.6.10. Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

5.6.11. Организует делопроизводство в Управлении.

5.6.12. Осуществляет сотрудничество с государственными органами, научными, учебными, общественными и другими организациями, внебюджетными фондами, ассоциациями, представителями государств - участников СНГ, с зарубежными экспертами и международными организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

5.7. Начальник Управления несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на Управление настоящим Положением, за соблюдение действующего законодательства, приказов и распоряжений Минфина России и руководства Службы, сохранность имущества и документов, находящихся в ведении Управления, обеспечение соблюдения работниками Управления внутреннего трудового распорядка Службы и исполнительской дисциплины.

5.8. Заместители начальника Управления несут персональную ответственность за работу курируемых отделов Управления, координируют их деятельность по поручениям начальника Управления или руководства Службы, обеспечивают своевременную подготовку соответствующих материалов.

Подача документов в ФНС – процесс трудоемкий и строго регламентированный. Перевести его на электронные рельсы – мечта любой организации. Заинтересованы в этом и сами налоговики, которые активно ведут кампанию по переводу отчетности в электронный вид. Как устроен электронный документооборот с фискальными органами – разбираемся в этой статье.

По данным издания EMC-journal, ежегодно объем рынка юридически значимого (ЮЗ) ЭДО в России растет примерно вдвое. Например, за 2018 год число юридически значимых документов, переданных через сервисы электронного обмена, выросло на 100%.

Правила игры на рынке ЭДО:

6,5 руб. – средняя по российскому рынку стоимость передачи одного электронного документа.
Оплачиваются только исходящие документы.

В ФНС передача отчетности в электронной форме происходит по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через операторов электронного документооборота. ЭДО с налоговой службой является юридически значимым (ЮЗ), то есть осуществляется только при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи. Поможем выбрать ЭЦП для документов!

Кто участвует в обмене документами с ФНС:

налоговые органы,
налогоплательщик,
плательщики сборов,
налоговые агенты,
представители налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов,
операторы ЭДО.

В чем преимущества электронного обмена с ФНС.

Необходимо отметить, что налоговая служба продолжает прием документов и на бумаге. Бумажный документооборот законодательно разрешен, однако с каждым годом растет список документов и компаний, сдавать документацию которым можно только в электронном виде. Например, сдача деклараций по НДС и связанных с налогом на добавленную стоимость документов (книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур), а также отправка налоговикам пояснений к отчетности по НДС предусмотрена в электронном виде. Из последних нововведений в этом вопросе – введение с 1 января 2020 года обязательной сдачи экземпляра бухгалтерской (финансовой) отчетности в ФНС в электронном виде. Проверьте, готовы ли вы к переходу на ЭДО?

В чем преимущества сдачи отчетности в ФНС в электронном виде:

Возможность избежать личного контакта. Нет риска попасть под плохое настроение налогового инспектора.
Экономия времени. Не нужно ехать в инспекцию, ждать в очереди.
Сокращается число ошибок в отчетности. Отчетность формируется с использованием средств выходного контроля, за счет этого идет автоматическая проверка правильности заполнения документа.
Актуальность форм отчетности. Программы операторов ЭДО позволяют оперативно обновлять форматы отчетности в случае их обновления или изменения.
Гарантия доставки документов. Получение подтверждения доставки документов, возможность в течение одних суток получить подтверждение выполнения обязательств, а также возможность быстро посмотреть свою личную карточку, не нужно дожидаться актов сверки.
Защита от попадания документов в чужие руки. Отсутствует возможность просмотреть или внести изменения в документацию непричастным лицам.
Возможность оперативного получения данных от ФНС. Возможность получить в электронном виде справки от ФНС о состоянии расчетов с бюджетом, выписки по операциям, акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам и т.п.

Преимущества ЭДО в цифрах:

в 10 раз снижается стоимость отправки документов по сравнению с почтой,
в 100 раз снижается стоимость отправки документов по сравнению с курьерской доставкой,
на 80% дешевле обходится хранение электронных документов,
30% - экономия времени на поиск и согласование электронных документов,
6% документов на бумаге теряются.

Источник: аналитические данные ФНС. Закажите бесплатный просчет выгод перехода на электронный документооборот!

ФНС. Какие документы в ЭДО:

Регулярная отчетность. Основные правила электронного документооборота между ФНС и налогоплательщиками прописаны в приказе № ММВ-7-6/398@ от 2014 года. В документе утверждены методические рекомендации при предоставлении расчетов в налоговую службу в электронном виде.
Запросы со стороны налогоплательщика (информационные выписки, обращения). Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронной форме по ТКС регламентировано Приказом ФНС России от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@.
ФНС. Документы по требованию. Приказ ФНС № ММВ-7-2/149@ от 2015 года регламентирует общий порядок работы с требованиями. В приказе содержится полный список документов, которые могут истребовать налоговые органы. В этом списке более 50 видов документации.

Пошаговый алгоритм передачи документа по ЭДО в ФНС.

В зависимости от того, какой тип документации передается или запрашивается у ФНС, реализуется определенный алгоритм движения документа. В данной статье разберем наиболее сложный и распространенный алгоритм - передачи отчетности. А также рассмотрим пошагово, как выглядит отправка обязательного экземпляра бухотчетности в ФНС на новый ресурс налоговой инспекции под названием ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности).

10 возможных шагов при отправке электронной отчетности в ФНС:

Шаг 1. Налогоплательщик готовит и отправляет отчетный документ. Формируется отчет, подписывается электронной подписью, шифруется и отправляется в ФНС. Если отчет отправляет уполномоченный представитель, то к отчету прилагается соответствующее информационное письмо о представительстве, в котором обязательно указываются данные из доверенности.

Шаг 2. Подтверждение даты отправки оператором ЭДО. Как только оператор ЭДО получает отчет, он формирует подтверждение даты отправки, которое отправляется налогоплательщику, а также подтверждение вместе с отчетом отправляется в налоговую инспекцию.

Шаг 3. Подпись извещения о получении подтверждения даты отправки. Налогоплательщик и налоговая инспекция, получив подтверждение даты отправки от оператора ЭДО, автоматически подписывают извещение и отправляют его оператору ЭДО.

Шаг 4. Налоговая извещает о получении первичного документа. Получив отчет, налоговая через оператора ЭДО отправляет налогоплательщику извещение о получении документа. Его отправка осуществляется автоматически, извещение свидетельствует о том, что документ доставлен на приемный комплекс ИФНС.

Шаг 6. Положительный результат приема документа. В случае прохождения документом входного контроля, программа ФНС автоматически формирует квитанцию о приеме документа. Квитанция через оператора ЭДО отправляется налогоплательщику. Квитанция подтверждает факт приема документа, но не является подтверждением, что отчетность сдана.

Шаг 7. Извещение о получении результата приема оператором. При получении уведомления об отказе или квитанции о приеме оператор автоматически отсылает извещение о получении результата приема документа в адрес ИФНС.

Шаг 9. Налоговая подтверждает правильность заполнения отчета. Инспекция проверяет отчетность, если все верно – через оператора ЭДО налогоплательщику отправляется извещение о вводе данных отчета в базу данных ФНС. Получение именно этого документа означает, что отчетность принята.

Шаг 10. Налогоплательщик информирует инспекцию о получении извещения о вводе данных или о получении уведомления об уточнении. При получении налогоплательщиком уведомления об уточнении или извещения о вводе данных, в адрес ФНС автоматически отсылается через оператора ЭДО извещение о получении информации.

Алгоритм отправки бухотчетности в ГИР БО:

Отправка бухотчетности на информационный ресурс БО.
Подтверждение даты отправки электронного документа.
Получение квитанции о приеме бухотчетности.
Уведомление об отказе в приеме бухотчетности.
Извещение о получении электронного документа.
Уведомление об уточнении бухотчетности.
Извещение о вводе сведений.

Более миллиона компаний в качестве партнера по юридически значимому ЭДО выбирают СБИС Электронный документооборот. В нем автоматизированы самые распространенные процессы документооборота, также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. Решение имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильную версию.

Сервис СБИС Бухгалтерия и Учет позволяет вести полный цикл учета: от ввода первичных документов до закрытия периода и формирования отчетов. Причем, делать это можно как на стационарном рабочем месте, так и удаленно.

Подробнее о том, как с помощью СБИС вести электронный документооборот с ФНС, готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи через специального оператора. Еще недавно это казалось сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много ресурсов. Но практика показывает: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. В настоящей статье специалисты системы электронного документооборота Контур.Диадок расскажут о том, как работает ЭДО, и в чем его выгода для бизнеса.

Про электронный документ и электронную подпись

Электронный документооборот (ЭДО) можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет контрагенту файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.

Систему пересылки электронных документов организуют операторы ЭДО — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

СПРАВКА

Как это работает?

сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
формат документов;
соответствие данных в конкретном документе.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, то документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Плюсы и минусы ЭДО

Первый вопрос, который возникает: а зачем это? Закона о всеобщем переходе на электронный документооборот не существует, государство не обязывает бизнес отказываться от бумаги. Почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Преимущества электронного документооборота

2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

3. Юридическая значимость документов. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью, которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

4. Прозрачность документооборота. При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

5. Безопасность документооборота. Злоумышленники могут взломать e-mail и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

6. Сокращение затрат. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле.

7. Освобождение времени для более серьезных задач. В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты.

8. Удобное хранение документов. По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, а получить доступ к ним можно из любой точки мира.

Недостатки ЭДО — мифы и реальность

Некоторые налогоплательщики не переходят на электронный документооборот, поскольку уверены потому что видят в нем недостатки.

4. Госорганы не примут электронные документы. Законодательство уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи.

СПРАВКА

Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.

Что такое электронный документооборот

Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?

Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).

Нормативная база для электронного документооборота

Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:

Снижение затрат: не нужно приобретать бумагу, принтеры, расходные материалы и т.п.
Экономия времени: любой ЭД можно найти практически мгновенно, а затем так же быстро переслать контрагенту, где бы тот не находился.
Повышение эффективности работы сотрудников.
Защита от несанкционированного доступа.
Нет необходимости в организации бумажного архива.

Но, разумеется, у ЭДО есть и отрицательные стороны:

Основные виды электронных документов

Любые взаимоотношения в бизнесе начинаются с заключения договора. Его единой типовой формы не существует, что вполне естественно. Ведь различных видов сделок очень много, и каждой из них соответствует свой договор. Отличие договора, направляемого в рамках ЭДО, от обычного будет только в том, что к нему добавляется электронная подпись.

Итоги работы компании отражаются в ее отчетах. Если порядок обмена данными с контрагентами выбирает сама организация, то предоставление отчетов в онлайн-формате является обязательным для большинства бизнесменов.

Пример

Все плательщики НДС должны сдавать декларацию по данному налогу только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ). Обязанность сдавать в онлайн-режиме остальные налоговые отчеты установлена для тех налогоплательщиков, численность сотрудников у которых превышает 100 чел. (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Однако, начиная с отчетности за 2019 год, установлен обязательный порядок сдачи баланса и других форм финансовых отчетов в электронном виде. Исключение сделано только для малых предприятий, которые перейдут на обязательный электронный формат годом позднее (п. 4 ст. 2 закона от 28.11.2018 № 444-ФЗ).

Электронная подпись

Как было сказано выше, все документы в рамках ЭДО нужно заверять электронной подписью (ЭП). Это определенным образом закодированная информация, которая позволяет идентифицировать как сам документ, так и лицо, подписавшее его. Закон № 63-ФЗ определяет для ЭП три уровня:

Простая.
Усиленная неквалифицированная
Усиленная квалифицированная

Квалифицированная ЭП обеспечивает максимальную защиту данных и обладает следующими характеристиками:

Получена с применением средств криптографии, соответствующих требованиям закона № 63-ФЗ.
Дает возможность идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Позволяет отследить изменения в документе.
Ключ проверки указан в специальном сертификате.

Квалифицированная ЭП по умолчанию соответствует подписи на бумажном документе (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Важно!

Неквалифицированную подпись организация может создать самостоятельно, используя специальное ПО. Для получения квалифицированной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который должен быть аккредитован в Минсвязи РФ. Стоимость этой услуги начинается от 1000 руб.

Как направлять документы в рамках ЭДО

Порядок обмена данными при ЭДО зависит от категории документа. Отчетность обязательно необходимо направлять по защищенным каналам связи. Их предоставляют специализированные сервисы — операторы документооборота.

Важно!

Поступать так довольно опасно. Ведь многие организации не имеют в штате специалистов по защите информации. Поэтому лучше всю электронную документацию отправлять через операторов, тем более что расценки на их услуги не так уж и высоки. Отправка одного документа будет стоить, в зависимости от тарифного плана, в среднем от 5 до 10 рублей.

Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании

Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.

Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?

Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.

Вывод

Электронный бухгалтерский документооборот позволяет во многих случаях упростить работу с документами и снизить затраты на ведение учета.

Решение о переходе на обмен данными со своими контрагентами в режиме онлайн организация принимает добровольно. Для этого необходимо, чтобы обе стороны использовали электронные подписи.

А вот сдача в онлайн-формате налоговой отчетности (а с 2019 года — и бухгалтерской) является обязательной для большинства бизнесменов, кроме малых предприятий.

Читайте также: