Нужно ли сшивать опись вместе с документами в налоговую
Обновлено: 02.07.2024
При передаче документов в налоговую инспекцию или контрагентам необходимо зафиксировать этот момент на бумаге. Если документ передается только один, то на его втором экземпляре можно поставить штамп о приеме. Но если передается пакет документации, то так уже поступить нельзя. И в этом случае требуется составлять опись.
Зачем формировать опись передаваемых документов
Цель формирования описи документов — фиксация факта передачи документов адресату (госорганам или контрагентам). Обычно опись составляют в случаях, когда необходимо передать не один документ, а сразу несколько в комплекте.
Наиболее часто опись создается при работе с бумажными документами. Но она может формироваться и при пересылке сведений в электронном формате, особенно если обмен производится через обычную электронную почту.
Нормы формирования описи документов
Каких-либо законодательных норм или требований по заполнению описи документов нет. Соответственно, в зависимости от цели подачи документов могут применяться как унифицированные формы описи, так и разработанные самостоятельно принимающей или передающей стороной.
Однако в описи документов обязательно должна быть информация о наименовании и реквизитах каждого передаваемого документа, а также сведения о количестве экземпляров. Кроме того, вполне можно указать и иную необходимую информацию — количество листов в документе, общее количество листов всех документов, основания передачи и др.
Опись документов для ИФНС
При взаимодействии с ИФНС опись нужно составлять только при передаче бумажных документов. Каких-то особых требований к ней в законодательстве не установлено, поэтому опись можно составлять в произвольном виде.
При этом опись может быть или отдельным документом, или включаться в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@).
Важно! Если в ИНФС направляются электронные документы, опись не составляется, поскольку состав документов фиксируется используемым программным обеспечением.
В содержании описи желательно указать не только сведения о передаваемых документах (наименование, реквизиты, количество), но и информацию относительно оснований их передачи, а также отправителя и адресата. Следовательно, в описи будут данные о компании или ИП, которые передают документы, а также реквизиты требования или иного документа ИФНС, на основании которого нужно предоставить передаваемые документы, указанные в описи.
Также целесообразно не просто составить список передаваемых документов, но и пронумеровать их.
Сформированная таким образом опись будет дополнительно включать реквизиты компании или ИП, а также документа налоговой инспекции, по которому пакет документации передается. Грамотное оформление описи поможет в случае возникновения претензий или споров с налоговиками сориентироваться в перечне документов и оперативно подать требуемые пояснения или возражения.
Опись документов для архива
Если требуется составить опись документов для их передачи в архив, то по каждому делу формируется внутренняя опись включенных в дело документов. Форму этой описи можно посмотреть в приложении № 27 к правилам, утвержденным Приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526. Правила оформления данной описи регламентированы п. 3.6.17 Правил работы архивов компаний, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
К примеру, в правилах сказано, что опись составляется на отдельном листе и подписывается составителем. Внутренняя опись дела включает информацию о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов. В конце описи указывается итоговая запись с цифрами и прописью количества включенных документов и листов внутренней описи.
Однако в архивной описи не нужно указывать конкретное содержание документов. В дело включаются документы, имеющие одну и ту же разновидность, а потому вполне хватит заголовка (названия контрагента, ФИО сотрудника и т.д.).
Опись документов для контрагента
Для такой описи не установлено каких-либо особых правил ее формирования. Стороны могут согласовать форму описи, например, в качестве приложения к договору. Или же передающая сторона может разработать эту форму самостоятельно. Но обязательное требование к описи — в ней должно быть понятно, какое количество документов передается, в связи с чем, от кого и кому.
В описи могут быть не только реквизиты документов, но и дополнительная информация, к примеру, об основаниях передачи. Для этого можно сделать ссылку на пункт договора или на переписку. Чтобы заверить опись документов, нужно указать ФИО, должность и подпись составителя, а также дату формирования описи.
Опись документов для отправки почтой
Внимание! Опись по форме 107 нужно заполнить в 2-х экземплярах — оба подписываются отправителем.
Внимание! Бланк описи по форме 107 можно заполнить и распечатать на сайте Почты России.
Читайте также: